Vertragsmanagement für SAP
Vertragsarbeit in SAP clever gestalten
Verträge sind die Sprache der Geschäftswelt. Mit easy contract for SAP® Solutions beherrschen Sie und Ihre Mitarbeiter das Management Ihrer Verträge aus dem Effeff. Unternehmensweit und mobil nutzbar, lassen Sie Grenzen von Raum und Zeit hinter sich – dank der leichten Nutzbarkeit des Vertragsmanagements durch SAP Fiori-Benutzeroberflächen.
Intelligentes Vertragsmanagement in SAP
Mit SAP lassen sich fast alle Aufgaben in einem Unternehmen sehr effizient digitalisieren. Das unternehmensweite Management von Verträgen war jedoch lange Zeit eine Schwachstelle im SAP-System. Das hängt sicherlich auch damit zusammen, dass das Vertragswesen generell zu einem der letzten Bereiche zählt, die bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in vielen Unternehmen durch das Raster gefallen sind.
Das muss jedoch nicht so bleiben. Denn es gibt längst ganzheitliche Lösungen, die das Vertragsmanagement in SAP effizient und benutzerfreundlich gestalten. In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie von der durchgehenden unternehmensweiten Digitalisierung des Vertragsmanagements profitieren und worauf Sie bei der Auswahl einer geeigneten Lösung achten müssen, wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit SAP arbeiten.
Das Beste vorweg: Mit easy contract for SAP Solutions setzen Sie auf eine Vertragsmanagement-Lösung, die auf einem Single-Source-of-Truth-Ansatz basiert.
Unternehmensweit und über Standorte hinweg sorgt easy contract so für einen einheitlichen Datenbestand in Sachen Vertragsangelegenheiten. Ungereimtheiten und sich widersprechende Vertragsversionen und -dubletten werden so bereits im Ansatz vermieden. Aber auch bei der alltäglichen Vertragserstellung in SAP unterstützt Sie easy contract: Ihre Rechtsabteilung gibt geprüfte Textbausteine über die Vertragsbibliothek zur Verwendung frei, anhand derer Sie und Ihre Teams Verträge in SAP mit Leichtigkeit erstellen. Ein auf gängigen Geräten – von Smartphones/Tablets bis Desktop – gut zu benutzendes User-Interface (SAP Fiori) unterstützt Sie dabei an allen Orten.
So macht Vertragsmanagement in SAP wieder Spaß
Das perfekte Beispiel für eine „Best in Class“-Software für ganzheitliches Contract Lifecycle Management ist easy contract for SAP. Das modulare Add-On für SAP S/4HANA unterstützt nicht nur unternehmensweit alle Vertragsarten, arbeitet mit dem „Single Point of Truth“-Ansatz und funktioniert als SAP-zertifizierte End-to-End-Lösung. Es führt die Benutzer auch mit zahlreichen benutzerfreundlichen Features und Funktionen durch den gesamten CLM-Workflow.
Gerade durch die individualisierbaren Dashboards sehen Nutzer nur die in deren Aufgabenbereich fallenden Verträge und Angelegenheiten. Vertragsfristen verpassen – das gehört mit easy contract zur Vergangenheit. Ein ausgeklügeltes Fristenmanagement erinnert Ihre Nutzer automatisiert an bevorstehende Vertragsfristen – und durch die tiefe Integration in kaufmännische Prozesse erreichen Nutzer Rechnungen und Verträge etc. direkt aus dem SAP Fiori Launchpad. So macht Vertragsmanagement in SAP wieder Spaß.
Direkt nach dem ersten Einstieg begrüßt Sie das bekannte Fiori Launchpad. Aufgeräumt und übersichtlich gestaltet, bringt Sie easy contract for SAP Solutions auf den Stand der Dinge. Überall und jederzeit. Auf nahezu jedem Device. Jede Fiori Kachel stellt einen Inhaltstyp zur Verwaltung wichtiger unternehmerischer Vertragsangelegenheiten bereit – von Termin- und Fristenmanagement übers Monitoring wichtiger KPIs bis hin zum Prozess-Journal. Letzteres lässt Sie in die Vergangenheit Ihrer Vertragsprozesse reisen; so bleiben Entscheidungen auch Jahre später bis ins Detail nachvollziehbar.
easy contract for SAP® Solutions verwandelt Ihr Vertragswesen in eine Effizienzzentrale. Vertragsarten, derer viele existieren, ordnen Sie verschiedenen Vertragsgruppen zu. Diese Vertragsgruppen können Sie individuell auf Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen. Das beschleunigt die tägliche Arbeit ungemein. Wichtige Vertragsgruppen stellen Sie Ihren Key-Usern in übersichtlicher Weise als Fiori Kachel im Launchpad von easy contract bereit. Der Clou daran: Bei der Anlage eines Vertrags kann direkt der Bezug zu einem SAP-Objekt, z. B. zu einer Bestellung oder Rechnung, hergestellt werden. Diese SAP-Objekte erreichen Sie dann direkt aus dem jeweiligen Vertrag – einfach per Mausklick. Zudem können Nutzer des Vertragsmanagements in SAP auch direkt aus dem Fiori Launchpad in die SAP Business-Objekte abspringen.
Bei Anlage eines neuen Vertrages erstellt easy contract die dem Vertrag zugehörige Vertragsakte in SAP. Bildlich gesprochen fasst diese Akte als digitale Klammer alle vertragsbegleitenden Dokumente zusammen. So bleibt der Kontext erhalten. Das erzeugt Struktur und verschafft Ihnen den Überblick. Bei Betrachtung eines Vertrags in easy contract erhalten Sie Absprungoptionen zu „Grunddaten zum Vertrag“, hin zu „Vertragspartnern (Debitoren, Kreditoren)“, zu korrespondierenden E-Mails, zum Zahlungsplan oder zum Geltungsbereich etc.
Alle Freigabeprozesse zu Vertragsdokumenten lassen sich in Workflows definieren und organisieren. easy contract for SAP Solutions nutzt dabei die Technologie der SAP. Beim Einrichten und Erstellen von Workflows wird jedoch eine eigene Oberfläche genutzt, die dies nochmals deutlich vereinfacht. Kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, lassen sich fest an Mehr-Augen-Workflows koppeln. So bleiben Sie Compliance-konform.
Verpassen Sie kein Ereignis mehr rund ums Thema Verträge. easy contract for SAP Solutions erinnert Sie automatisch an Verträge, die gekündigt werden können und an befristete Verträge, deren Vertragslaufzeit demnächst endet. Darüber hinaus ermöglicht easy contract individuelle Wiedervorlagen und vieles andere mehr. Für die Vertragssuche steht eine Standardselektion zur Verfügung. Ein Anwender kann weitere Suchfelder aus einem Feldvorrat einblenden und eigene Suchsichten anlegen. So zeigt die Ergebnisliste nur Verträge, für die ein Anwender eine entsprechende Berechtigung besitzt.
Gelungenes Vertragsmanagement besticht durch dessen tiefe Prozessintegration in die SAP-Vertragsakte. Auf diesem Weg verbindet easy contract for SAP Solutions die SAP-Standardmodule aus dem Controlling, dem Vertrieb, dem Finanzwesen etc. mit dem Vertragsmanagement. Durch diese prozessuale Verbindung lässt easy contract einen Kontext zu Kosten- und Buchungs-, Vorgangs- und anderen Vertragsprozessen in SAP entstehen. Der direkte Zugriff auf Ihre Verträge ist so jederzeit aus verschiedenen Kontexten möglich: so z.B. im Prozess der Rechnungsprüfung bei Preisabweichungen oder in der Angebotsphase oder in der Vertragsverhandlungsphase – alle Vertragsmanagement in SAP durch easy contract gestaltet sich so spielend leicht.
Gut zu Wissen
Die wichtigsten Anforderungen an ein Vertragsmanagement in SAP
SAP fokussierte sich über Jahre in erster Linie auf die Digitalisierung des Vertragsmanagements einzelner Anwendungs- und Geschäftsbereiche – zum Beispiel mit Blick auf den Einkauf. So werden in SAP-Modulen wie Material Management (MM) oder Immobilienmanagement (RE-FX) bis heute nur Verträge unterstützt, die mit dem jeweiligen Bereich verknüpft sind. Dieser Ansatz ermöglicht zwar bereichsbezogene Verbesserungen des Vertragsmanagements. Für Unternehmen, die eine einheitliche Steuerung des Vertragsmanagements im gesamten Unternehmen anstreben, stellt er jedoch keine befriedigende Lösung dar.
Aus unternehmensstrategischer Perspektive hat eine ganzheitliche Lösung für das Vertragsmanagement in SAP vier Aufgaben:
- Erstens muss das Vertragsmanagement für alle Abteilungen des Unternehmens zentral an einem virtuellen Ort durch eine Software zusammengefasst werden.
- Zweitens muss sich das Contract Lifecycle Management dabei nahtlos in die bestehenden SAP-Systeme einbinden lassen.
- Drittens muss sich das Vertragsmanagement in der Praxis an die Arbeitsroutinen der Benutzer anpassen.
- Viertens müssen alle Prozesse, die den Lebenszyklus von Verträgen betreffen, in einheitliche Workflows überführt werden – welche wiederum aus einer Anwendung heraus gesteuert werden, benutzerfreundlich aufgebaut sind und alle notwendigen Funktionen abdecken.
Um diese Aufgaben zu erfüllen, muss eine Workflow-gestützte Lösung für das Vertragsmanagement in SAP abteilungsübergreifend möglichst tief in die Infrastruktur des bestehenden SAP-Systems integriert werden – damit Ihr führendes ERP System weiterhin die Single Source/Point of truth ist.
Single Point of Truth: Alle Daten an einem Ort
Für die nahtlose Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind konsistente Daten unerlässlich. Um dieses Ziel zu erreichen, sollten alle Softwareanwendungen eines Unternehmens, die mit Daten arbeiten, ihre Informationen über eine gemeinsame Plattform austauschen. Dies verhindert, dass fehlerhafte, redundante oder widersprüchliche Daten im Unternehmen verarbeitet werden und Medienbrüche bei der Informationsübermittlung entstehen, die die Effizienz der Prozesse beeinträchtigen können.
Ein wichtiger Ansatz für sauberes Datenmanagement ist der „Single Point of Truth“. Dabei kennen alle Programme, die mit Daten arbeiten, nur eine einzige zentrale Datenquelle. Dies ist besonders beim Vertragsmanagement von Bedeutung, da hier mit Stammdaten wie Adressen von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten gearbeitet wird. Wenn solche Daten außerhalb des Vertragswesens aktualisiert werden, müssen sie einheitlich im System hinterlegt sein, um bei der automatisierten Erstellung von Verträgen korrekt verwendet zu werden.
Vertragsmanagement als SAP-basierte End-to-End-Lösung
Sauberes Datenmanagement allein garantiert jedoch noch kein „Best in Class“ Contract Lifecycle Management in SAP. Denn ein ganzheitliches Vertragsmanagement lässt sich in SAP noch wesentlich tiefer integrieren: als eine SAP-basierte und von SAP zertifizierte End-to-End-Lösung. Die SAP-Zertifizierung beweist, dass sich die Technologie reibungslos in SAP-Lösungen integriert. Für die Benutzer bedeutet das, sie bleiben in der vertrauten SAP-Umgebung:
- Alle Elemente der CLM-Software funktionieren unter der SAP Fiori-Benutzeroberfläche.
- Das gesamte Rollen- und Rechtemanagement kann für alle Workflows mit dem SAP-Berechtigungswesen geplant werden.
- Der Zugriff auf die Software kann unternehmensweit auch mobil erfolgen.
- Die Implementierung der Software ist nicht von der Art der SAP-Installation – On-Premise, Cloud oder Mischform – abhängig.
Dieser Ansatz ermöglicht in Ihrer Organisation von Anfang an eine nahtlose Benutzererfahrung, weil die neue Software zu einhundert Prozent die bereits verinnerlichten Design- und Usability-Vorgaben von SAP erfüllt: die Benutzer bleiben im bekannten SAP-Universum. Das ist besonders beim Vertragsmanagement ein großer Vorteil, weil abteilungsübergreifend sehr unterschiedliche Personengruppen an Verträgen arbeiten.
6 Vorteile des Vertragsmanagement in SAP im Überblick
Effizienz entsteht aus Transparenz
Verwalten Sie Verträge in SAP standortunabhängig. Sie legen fest, wer auf welche Verträge in easy contract for SAP Solutions zugreifen darf. Definierte Vertreter aus den zuständigen Fachabteilungen verfügen so jederzeit an jedem Ort über den Zugriff auf Verträge im Vertragsmanagement in SAP.
Management von Fristen
Mehrstufige Fristenkalender mit Eskalationsmechanismen sorgen durch automatisch versendete Erinnerungen dafür, dass Fristversäumnisse der Vergangenheit angehören. Automatisierte Workflows erinnern Sie automatisch an Verträge, die gekündigt werden können. Ebenso an befristete Verträge, die auslaufen. Zusätzlich werden individuelle Wiedervorlagen und vieles mehr ermöglicht, sodass Sie compliance-konform bleiben.
Vertrags-lebenszyklus – End-to-End
easy contract for SAP Solutions unterstützt und begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages – von der Vertragsanbahnung und Erstellung, über Verhandlungen von Nachträgen bis zur Vertragskündigung und Archivierung der abgeschlossenen Verträge. Vertragsmanagement in SAP® – gelingt so einfach reibungslos.
Mobiles Arbeiten
Der Zugriff auf easy contract for SAP Solutions erfolgt Endgeräte-übergreifend über SAP® Fiori® – für den schnellen Zugriff via PC oder Smartphone/Tablet. easy stellt für das Vertragsmanagement die Lösung bereit – optimiert für den On-Premises-Betrieb im SAP®-Umfeld. Gleich, wann und wo – bleiben Sie immer auf dem Laufenden mit unserer Vertragsverwaltung für SAP®.
Revisionssicherheit
Steigen Sie im Vertragsmanagement in SAP ein in die wirklich effiziente Art der Erzeugung von Verträgen. Bereits formulierte und geprüfte Textbausteine für verschiedene Dokument- und Vertragsarten sowie ein hinterlegtes Regelwerk automatisieren die Texterstellung – gleich ob Miet-, Pacht- oder Service-Verträge etc. Das spart Zeit und rechnet sich.
Praktische Suche
Für die Vertragssuche steht eine Standardselektion zur Verfügung. In der Ergebnisliste werden nur Verträge angezeigt, für die ein Anwender entsprechende Berechtigungen hat. Weitere Suchfelder lassen sich aus einem Feldvorrat einblenden und eigene Suchsichten anlegen. Darüber hinaus ist eine Suche nach Vertragspartnern ebenso möglich wie die schnelle Draufsicht über alle Verträge zu einem Vertragspartner. In unserem Vertragsmanagement für SAP® besteht natürlich auch die Option, die Beziehungen zwischen Verträgen zu pflegen.
Chancen
Potenziale im Vertragsmanagement Prozess in SAP
Nutzen Sie die Chancen des digitalen Vertragsmanagements in SAP®: Behalten Sie den Überblick auf alle angelegten Verträge – jeder Vertrag ist nur einen Mausklick entfernt, gleich, wo Sie sich befinden, ob Sie per Desktop, Smartphone oder Tablet zugreifen. Endlich gelingt das Einhalten von Fristen und Terminen im Handumdrehen.
- Einsparpotenziale: Laut einer Studie von Price Waterhouse Coopers können bis zu 2 % aller Unternehmensausgaben durch die Einführung eines Vertragsmanagementsystems in SAP reduziert werden. Darüber hinaus kommen die Autoren dieser Studie zum Ergebnis, dass durch ein digitales, ganzheitliches Vertragsmanagement in SAP insgesamt auch die Compliance und vertragskonformes Verhalten steigt.
- Qualitätssteigerungen im Vertragsmanagement: Mit easy contract for SAP Solutions, dem Vertragsmanagement in SAP, erhöhen Sie die Qualität der gesamten Vertragsunterlagen: easy bietet Ihnen jederzeit die Ansicht auf korrekte Vertragsinhalte, überwacht die Einhaltung definierter Abläufe und bietet eine Übersicht auf Soll- und Ist-Zustände des Vertrags.
- Freigabeworkflows: Alle Freigabeprozesse zu Vertragsdokumenten lassen sich in Workflows definieren und organisieren. easy contract for SAP Solutions nutzt dabei die Technologie der SAP. Beim Einrichten und Erstellen von Workflows wird jedoch eine eigene Oberfläche genutzt, die dies deutlich vereinfacht. Kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, lassen sich fest an Mehr-Augen-Workflows koppeln.
- Usability is key – auch im Vertragsmanagement in SAP: Mobiles Arbeiten gehört mittlerweile längst zum Standard. So auch in easy contract for SAP Solutions. Ihre Verträge haben Sie von nun stets dabei, auf dem Smartphone oder auf dem Tablett – und durch die Oberflächen in SAP Fiori müssen Sie nichts an Funktionalität vermissen.
Fragen und Antworten
FAQ zum Vertragsmanagement in SAP
Ist die Bedienung bzw. das Aussehen benutzerfreundlich?
Durch den Einsatz von SAP Fiori® samt Einhaltung der entsprechenden Design- und Usability-Vorgaben der SAP wird die Lösung von den Anwendern als nutzerfreundlich empfunden.
Welche Sprachen werden unterstützt?
Das Produkt wird in deutscher und englischer Sprache ausgeliefert. Für die Sprachen Französisch und Niederländisch wird ein Übersetzungstemplate (Oberfläche) bereitgestellt. Dieses kann im Projekt erweitert und angepasst werden. Die Oberfläche kann in weitere Sprachen übersetzt werden; dies erfolgt i.d.R. mit dem Kunden zusammen.
Was ist der Vorteil gegenüber einer NON-SAP-Lösung?
easy contract for SAP Solutions ist vollständig in SAP® integriert. Es werden keine Schnittstellen zu weiteren Systemen benötigt und die Vertragsdaten nicht in andere Systeme kopiert. Der Anwender bleibt zudem in der vertrauten SAP®-Umgebung und die Integration von SAP®-Daten gelingt einfacher. Auch kann das SAP®-Berechtigungskonzept übernommen werden; das doppelte Pflegen von Rollen und Berechtigungen entfällt.
Ist das Vertragsmanagement modular aufgebaut?
Ja, es gibt Basis-Module und Module für die fachliche Ausprägung. Es werden nur die Module installiert, die der Kunde für das jeweilige Projekt benötigt. So können Kunden zu Beginn nur den vorkonfigurierten Process2Go installieren. Der Kunde entscheidet, welche Funktionen er aus diesem Process2Go nutzen möchte. Weitere Funktionen können jederzeit hinzufügt werden. Die Nutzung des Dokumenten-Konverters für die Thumbnail-Erstellung ist im Process2Go inbegriffen. Der Kunde kann den Konverter auch zu einem späteren Zeitpunkt implementieren. Gleiches gilt für die Konvertierung in das Langzeitformat PDF/A. Dieses ist ggf. lizenzpflichtig. Das Produkt beinhaltet Programme, die nachträglich die Thumbnails und/oder die PDF-Konvertierung für bereits abgelegte Dokumente durchführen.
Wie unterscheidet sich easy contract for SAP Solutions von der SAP-Lösung?
Mit easy contract for SAP Solutions können alle Verträge in einem Unternehmen verwaltet und bewirtschaftet werden. SAP® hat keine eigene, vergleichbare Lösung für das Vertragsmanagement im Produktstandard, die alle Verträge beinhaltet. Im SAP® MM finden sich nur einkaufsrelevante Verträge, im Immobilienmanagement (RE-FX) entsprechend nur die Verträge zu den Gebäuden, Mietverträge etc.
Was sind die größten Vorteile von easy contract for SAP Solutions?
easy contract for SAP Solutions ist einfach für die Anwender zu bedienen und es bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, alle Verträge zentral zu verwalten. Letzteres ist gerade für die Geschäftsführung sehr wichtig. Dabei erleichtert die strukturierte Dokumentenablage die tägliche Arbeit ungemein und bietet eine auf Ihre Bedürfnisse hin anpassbare, allgemeine Aktenstruktur an. Eine Volltext-Dokumentensuche (SAP TREX vorausgesetzt) unterstützt Sie während der Dokumenten-Recherche mit treffsicheren Suchergebnissen. Auch bei der Dokumentenerstellung unterstützt Sie easy contract for SAP Solutions: Dokumente erzeugen Sie von nun an mit wenigen Klicks; dazu werden standardisierte Vorlagen mit allen relevanten Textblöcken sowie den nötigen Daten aus dem SAP ERP-System bezogen.
Kann der Kunde sein bestehendes Archiv weiterhin nutzen?
Ja, alle easy for SAP Solutions-Produkte unterstützen die Schnittstelle SAP® ArchiveLink. So kann jedes bereits am SAP®-System angeschlossene Archiv genutzt werden. Empfehlung für das Vertragsmanagement in SAP: einen eigenen Bereich (Content Repository) für das Vertragsmanagement einrichten zu lassen.
Bietet easy Fiori– / SAP-UI5-Apps für easy contract for SAP Solutions an?
Seit Q4/2017 wird ein endgeräteübergreifender Zugriff über SAP® Fiori® / HTML5 bereitgestellt – auch für reine On-Premises-Installationen.
Kann easy contract for SAP Solutions unter SAP S/4HANA betrieben werden?
Ja, easy contract for SAP Solutions unterstützt SAP® S/4HANA® und ist für S/4HANA zertifiziert.
Wird das SAP Organisationsmanagement unterstützt?
Diese Frage wird häufig im Zusammenhang mit der Zuordnung der Verträge zu Verantwortlichen und Abteilungen gestellt. Ja, das SAP® Organisationsmanagement wird genutzt. Allerdings existiert hier häufig auch ein Aber: Sehr selten ist das SAP® Organisationsmanagement bei den Kunden so tiefgehend ausgeprägt, dass es für die Zuordnung im Vertragsmanagement genutzt werden kann. Alternativ kann im Vertragsmanagement eine Liste aller Abteilungen gepflegt werden. Diese kann alternativ für die Berechtigungsprüfung genutzt werden.