easy hr
Intelligente Personalmanagement-Software die den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus abdeckt.
Die Digitale Personalakte bündelt Mitarbeiterinformationen zentral und sicher
Datenschutz und DSGVO-konforme Löschkonzepte integriert
Selbst entscheiden, wo die Daten liegen: vor Ort, in der Cloud oder sicher kombiniert
Workflows und Self-Services schaffen Freiraum für strategische HR-Arbeit
priorität perspektiven
Die Personalmanagement-Software easy hr deckt den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus ab: von der ersten Stellenausschreibung bis hin zur langfristigen Personalentwicklung. Die Digitale Personalakte nimmt Ihnen die Verwaltung ab, damit Sie mehr Zeit für das Wichtigste haben: die Menschen in Ihrem Unternehmen.
easy hr in einer Minute
easy hr speichert jedes Dokument und jede Personalakte datenschutzkonform. Mit Self-Services können Ihre Mitarbeiter jederzeit auf Personaldokumente zugreifen und Infos einreichen.
Prompt-Book Reihe
die wichtigsten KI-prompts für das personalwesen
- Ihr Werkzeugkasten für effiziente HR-Arbeit mit Künstlicher Intelligenz
- Jeder Prompt ist praxiserprobt und sofort einsetzbar
- Lernen Sie außerdem die acht Grundregeln für bessere Prompts kennen
- Sichern Sie sich wichtige Tipps & Empfehlungen zur professionellen Anwendung von KI-Tools
Funktionen
Digitale Personalakte: Datenschutz von Anfang an mitgedacht
easy hr bietet Ihnen eine skalierbare Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Es kombiniert Innovation (KI) mit zertifzierter Sicherheit und sorgt dafür, dass Ihre HR-Abteilung nicht mehr in administrativen Aufgaben versinkt, sondern die Zukunft des Unternehmens strategisch aktiv mitgestalten kann. easy hr fungiert als Ihr digitaler Assistent, der administrative Hürden abbaut, damit Sie sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
- Digitale Personalakte mit erweiterbarer Aktenstruktur
- Sichere Zugriffssteuerung, starkes und flexibles Berechtigungswesen
- Intuitive Benutzeroberfläche für die Administration durch die Fachabteilung
- KI-gestützte Datenextraktion aus PDF oder Word
- Zuverlässige Erinnerung an Ereignisse und ToDos
- Ausschreibungsmanagement & Bewerbermanagement
- Aus-, Weiterbildungs-, Seminarmanagement
- Mitarbeiter Self Service Portal
Digitale Personalakte
In easy hr sind alle Informationen zu Ihren Mitarbeitern sicher und übersichtlich gespeichert. Das Herzstück von easy hr ist die digitale Personalakte, die alle Dokumente strukturiert bündelt.
Zentrale Digitale Personalakte
Sichere Mitarbeiterdaten
Strukturierte Dokumentenverwaltung
Stellenanzeigen & Vorlagen
Erstellen Sie hochwertige Anzeigen direkt aus Ihren Positionsbeschreibungen. Mit fertigen Bausteinen veröffentlichen Sie diese sofort auf Jobbörsen oder der eigenen Website und sorgen für eine gleichbleibend hohe Qualität.
Stellenanzeigen-Vorlagen
Standardisierte Qualität
Schnelle Veröffentlichung
Bewerbungen intelligent erfassen
Dank KI-gestützter Datenextraktion „liest“ easy hr Lebensläufe (als PDF oder Word) selbstständig. Informationen wie Name, Qualifikationen und weitere Daten werden automatisch erkannt und an der richtigen Stelle gespeichert, sodass Sie nichts mehr mühsam abtippen müssen. Das spart teure Arbeitszeit und verhindert Fehler bei der Dateneingabe.
KI‑gestützte Bewerbungserfassung
Automatische Datenextraktion
Zeitsparende Erfassung
Arbeiten ohne Wartezeit
PDF-Dokumente wie Arbeitsverträge oder Zeugnisse werden Dokumente innerhalb der Akte jederzeit angezeigt, sodass Sie ohne Verzögerung von überall darauf zugreifen können. Sie haben den gesamten Werdegang eines Mitarbeiters – von der Einstellung bis zur Rente – jederzeit im Blick.
Sofortiger Dokumentenzugriff
Durchgängige Mitarbeiterhistorie
Direkter Zugriff von überall
Mitdenkender Kalender
easy hr erinnert Sie zuverlässig an Fristen, Termine, Geburtstage oder Jubiläen, sodass nichts mehr untergeht. Ein zentrales Dashboard und ein HR-Kalender sowie E-Mail-Benachrichtigungen stellen sicher, dass Sie an Termine, Deadlines oder Wiedervorlagen erinnert werden.
Zentrales HR‑Dashboard
Automatische Erinnerungen
Keine Fristen mehr verpassen
Mitarbeiter einbinden
Angestellte können jederzeit und von überall auf ihre eigenen Dokumente zugreifen, Urlaubsanträge stellen oder Krankmeldungen einreichen. Mitarbeiter Self-Services entlasten die Personalabteilung massiv von Routineanfragen. Ein interaktiver KI-Chat beantwortet Fragen Ihrer Mitarbeiter sofort und hilft dabei, einfache Aufgaben direkt per Texteingabe zu erledigen.
Mitarbeiter‑Self‑Services
Mobiler Dokumentenzugriff
KI-Chat
Personal entwickeln
Erkennen Sie für jeden Mitarbeiter auf einen Blick Position, Entwicklungspotentiale, Weiterbildungsbedarfe, Unternehmenszugehörigkeit, Gehaltsentwicklung und vieles mehr. Seminare und Fortbildungen können direkt über easy hr angeboten und gebucht werden. Nach Abschluss landet das Zertifikat automatisch in der digitalen Personalakte. So können Sie Mitarbeiter zielgerichtet und individuell fördern.
Gezielte Mitarbeiterentwicklung
Transparente Kompetenzübersicht
Weiterbildungsmanagement
Datenschutz mitgedacht
Ihre sensiblen Daten sind in sicheren Händen, denn easy hr erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Automatisierte Löschkonzepte, eine fein abgestufte rollenbasierte Zugriffskontrolle und ein vollständiger Audit-Trail garantieren einen gesetzeskonformen Umgang mit sensiblen Daten. So können nur berechtigte Personen Bewerber- und Personaldaten einsehen, und Dokumente werden nach Ablauf gesetzlicher Fristen automatisch gelöscht. Bei organisatorischen Veränderungen passen Sie die Rechte im Handumdrehen an.
DSGVO‑konforme Datensicherheit
Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Automatisierte Lösch- & Audit‑Prozesse
Beste Verbindung
easy hr lässt sich problemlos über REST-Webservices mit Drittsystemen verbinden, die Sie bereits nutzen (z.B. SAP, Microsoft Entra ID oder elektronische Signaturlösungen). Dank modernster Verschlüsselung (SHA2) und einer stabilen technischen Basis ist easy hr abgesichert.
Nahtlose Systemintegration
Sichere REST‑Schnittstellen
Moderne Verschlüsselung
Flexible Bereitstellung
Sie entscheiden, ob Sie die Software über die Cloud nutzen oder auf Ihren eigenen Firmen-Servern (On-Premises) betreiben möchten. easy hr kann somit je nach Ihren Anforderungen in der Cloud, oder hybrid betrieben werden. So einfach, so sicher.
Cloud- oder On‑Premises‑Nutzung
Individuelle Betriebsmodelle
Sicher & anpassbar bereitgestellt
archivierung
Personalakten automatisch archiviert
Regelkonforme & rechtssichere Archivierung leicht gemacht: easy hr speichert jede E-Mail, jeden Anhang und jede Datei automatisch in easy archive. Damit Sie alle gesetzlichen Vorschriften einhalten – und alles ganz einfach wiederfinden.
wie easy hr Unternehmen weiter voranbringt
Konnektoren / Add-ons
Systeme ganz easy einbinden
easy hr ist einfach integrierbar mit einer Vielzahl von Drittsystemen.
Die Add-ons für SAP schließen Ihre digitalen Lücken im SAP-System und lassen Sie den Durchblick behalten – und das ohne Excel-Listen. Binden Sie Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter über Self-Services ein.
Mit der digitalen Personalakte in SAP haben Sie alle Personalinformationen im Blick. Daten und Dokumente sind sicher abgespeichert und sie nutzen das SAP Rollenkonzept zur effizienten Rechtevergabe.
Informationssicherheit & Compliance
easy hr erfüllt höchste Anforderungen an Informationssicherheit, Datenschutz und Compliance. Die Entwicklung und der Betrieb der Lösung erfolgen auf Basis eines nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS).
Die ISO/IEC 27001-Zertifizierung gilt für die Entwicklung und den Betrieb der easy Softwarelösungen gemäß definiertem Zertifizierungsumfang. Sie ist kein produktspezifisches Einzelzertifikat.
Das bedeutet für unsere Kunden:
- Geprüfte Sicherheitsprozesse für die Verarbeitung und Archivierung besonders schützenswerter HR-Daten.
- Strikte Zugriffs- und Berechtigungskonzepte für Personalakten und personenbezogene Informationen.
- Dokumentierte und auditierbare Prozesse für eine rechtssichere Personalverwaltung.
- DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten über den gesamten HR-Lebenszyklus.
Mediathek
Impulse für HR
Schluss mit Papierkrieg in der Personalabteilung! Erfahren Sie, wie Sie mit digitalen Signaturen Ihre HR-Prozesse revolutionieren und im Kampf um die besten Talente den entscheidenden Vorsprung gewinnen.
Vorteile
weniger verwalten, mehr entwickeln
easy hr ist das Werkzeug für die strategische Transformation Ihrer Personalarbeit: Weg von reiner Verwaltung, hin zur Gestaltung und Entwicklung Ihres Teams. Besonders für mittelständische Unternehmen mit wachsender Komplexität bietet easy hr passende Funktionen, um Zeitverluste durch manuelle Prozesse zu stoppen. Dadurch können Sie sich vollkommen auf die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter konzentrieren.
Neue Mitarbeiter: finden, einstellen, onboarden
Neue Talente und Fachkräfte effizienter gewinnen und gewinnbringend einsetzen. Zwischen Personalbedarf und Arbeitsalltag gibt es für Personaler viel administrative Arbeit. Mit easy hr stellen Sie sicher, dass Sie über den gesamten Prozess hinweg maximal effizient arbeiten – vom Recruiting über die Einstellung bis zum Onboarding.
Personalkräfte: steuern, schulen, ausbilden
Mitarbeiter und ihre Entwicklung im Blick behalten und gezielt fördern. Mit easy hr wird das Bearbeiten von Personalakten zum kleinsten Teil Ihrer HR-Arbeit. Rücken Sie stattdessen strategische Aufgaben wie die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter langfristig in den Fokus: Wünsche und Ziele? Erfragt. Die nächsten Karriereschritte? Geplant. Die passende Schulung zum richtigen Zeitpunkt? Angeboten.
employee self-sevices: mehr freiräume & transparenz
Mitarbeiter über Self-Services überall und jederzeit einbinden. Geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Eigenverantwortung und entlasten Sie gleichzeitig die Personalabteilung. easy hr bietet ein Mitarbeiter-Portal sowie eine App, um Belegschaft und Führungskräfte direkt in die Prozesse einzubinden. Mit den Employee Self-Services von easy hr können Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall auf Personaldokumente zugreifen, Informationen einreichen oder HR-Arbeitsabläufe starten. Mitarbeiter sind digitale Dienste gewöhnt und nutzen sie gern: Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft durch moderne, digitale Wege.
Strategische Wahlfreiheit
Flexible Bereitstellung & nahtlose Integration: Durch die Wahlfreiheit zwischen Cloud-, On-Premises- oder Hybrid-Betrieb integriert sich die Lösung nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Das ermöglicht eine nachhaltige Budgetplanung, die sich flexibel an das Wachstum Ihres Unternehmens anpasst.
dateien & persönliche daten: sicher & dsgvo-konform
Mitarbeiterdokumente schützen und dediziert freigeben. Gerade wenn die rechtlichen Anforderungen steigen, bietet easy hr Schutz vor organisatorischen Risiken. easy hr erfüllt höchste Ansprüche an den Datenschutz und die technische Konnektivität. Mit easy hr kommen der Schutz und das Management von Daten out of the box – und DSGVO-konform. Ganz gleich, ob für Bewerber, Mitarbeiter oder Ehemalige: easy hr sorgt dafür, dass Ihre Abteilung alle Anforderungen des Datenschutzes einfach und rechtssicher umsetzen kann – von Anfang an mitgedacht.
Profitieren Sie von Rechtssicherheit und Transparenz durch:
- Verschlüsselung: Sichere Datenübertragung und -speicherung
- Rechte- und Rollenkonzept: Klar definierte Zugriffsrechte für sensible Daten
- Nachvollziehbare Prozesse: Transparente Dokumentation aller Datenverarbeitungsvorgänge
- Audit-Trail: Vollständige Protokollierung aller Zugriffe und Aktionen
- Datenschutz-Workflows: Strukturierte Verfahren für Auskunftsersuchen und Datenverarbeitung
- Automatisierte Löschkonzepte: Termingerechte Löschung von Daten gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Häufig gestellte Fragen zu easy hr
Was ist easy hr und welchen Bereich deckt die Software ab?
easy hr ist eine intelligente Personalmanagement-Software, die den gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus abbildet. Von der ersten Stellenausschreibung über das Bewerbermanagement bis hin zur langfristigen Personalentwicklung und dem Ruhestand bietet die Lösung alle notwendigen Werkzeuge. Das Herzstück ist die digitale Personalakte, in der alle Informationen zentral, strukturiert und sicher gespeichert werden.
Welche Funktionen bietet die digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte bündelt alle Mitarbeiterdokumente, verfügt über eine erweiterbare Aktenstruktur und ein flexibles Berechtigungswesen. Sie ermöglicht den sofortigen Zugriff auf Dokumente wie Arbeitsverträge oder Zeugnisse von überall aus. Darüber hinaus verfügt sie über Funktionen wie eine KI-gestützte Datenextraktion aus Dokumenten, eine zuverlässige Terminerinnerung und ein integriertes Aus- und Weiterbildungsmanagement.
Wie unterstützt easy hr das Recruiting und Bewerbermanagement?
Die Software ermöglicht die schnelle Erstellung von Stellenanzeigen aus Positionsbeschreibungen mithilfe von Vorlagen und deren Veröffentlichung auf Jobbörsen oder der eigenen Website. Mithilfe der KI-gestützten Bewerbungserfassung liest das System Lebensläufe (PDF oder Word) selbstständig aus und erkennt Informationen wie Namen und Qualifikationen automatisch.
Welche Dokumentenarten werden durch die KI-gestützte Datenextraktion verarbeitet?
Die KI „liest“ Lebensläufe in PDF- oder Word-Formaten und überträgt Daten wie Namen und Qualifikationen automatisch in das System, was manuelles Abtippen überflüssig macht.
Wie gewährleistet easy hr die Einhaltung des Datenschutzes?
easy hr ist DSGVO-konform und bietet automatisierte Löschkonzepte, die Dokumente nach Ablauf gesetzlicher Fristen entfernen. Ein fein abgestuftes, rollenbasiertes Zugriffskonzept und ein vollständiger Audit-Trail garantieren, dass nur berechtigte Personen sensible Daten einsehen können. Zudem erfolgt der Betrieb auf Basis eines nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems.
Wie geht easy hr mit den Daten ausgeschiedener Mitarbeiter um?
Dank des flexiblen Rechtesystems können Zugriffsrechte bei organisatorischen Veränderungen „im Handumdrehen“ angepasst werden. easy hr ist für den gesamten Lebenszyklus konzipiert, was auch Abteilungswechsel und „Ehemalige“ einschließt. Sensible Daten werden durch automatisierte Zugriffs- und Löschkonzepte geschützt, die sicherstellen, dass Dokumente exakt nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden.
Was sind Mitarbeiter-Self-Services (ESS)?
Über ein Portal oder eine App können Mitarbeiter und Führungskräfte direkt in HR-Prozesse eingebunden werden. Angestellte können jederzeit auf ihre eigenen Dokumente zugreifen, Urlaubsanträge stellen oder Krankmeldungen einreichen.
Welche Betriebsmodelle stehen zur Auswahl?
Unternehmen haben die strategische Wahlfreiheit: easy hr kann als Cloud-Lösung, auf eigenen Firmen-Servern (On-Premises) oder in einem hybriden Modell betrieben werden. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung an die jeweilige IT-Infrastruktur und Budgetplanung.
Kann easy hr in bestehende IT-Systeme integriert werden?
Ja, die Software lässt sich über REST-Webservices problemlos mit Drittsystemen verbinden, beispielsweise mit SAP, Microsoft Entra ID oder Lösungen für elektronische Signaturen. Für SAP-Nutzer stehen zudem spezielle, zertifizierte Add-ons zur Verfügung, um die digitale Personalakte nahtlos in das bestehende SAP-System zu integrieren.
