Information Lifecycle Management – stets DSGVO-konforme Datenarchivierung

– SAP® ILM nutzen: Mit EASY WebDAV for ILM –

Seit dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten Europäischen Union eine einheitliche Regelung zum Schutz persönlicher Daten: die EU-Datenschutzgrundverordnung. SAP hat mit SAP ILM sehr schnell eine Lösung bereitgestellt, die diese Anforderungen umsetzen. Gerade Unternehmen müssen nun, falls noch nicht geschehen, sich mit dem Thema intensiv beschäftigen. Dies betrifft insbesondere Unternehmen, deren Fokus auf digitalisierten Geschäftsprozessen liegt.

 

Sie benutzen ein SAP ERP-System in Verbindung mit SAP ILM und sind darauf angewiesen, Ihre Daten und Dokumente DSGVO-konform zu archivieren? Dann hat Ihre Suche ein Ende gefunden. Die EASY SOFTWARE verfügt über die passende Schnittstelle zwischen EASY Archive und dem führenden SAP ERP-System und SAP ILM: EASY WebDAV for ILM

 

Sie wollen wissen, wie EASY WebDAV for ILM in Kombination mit SAP ILM funktioniert?

DSGVO-konform mit EASY Archive

Viele, wenn nicht die meisten Daten an zahlreichen Stellen in SAP, haben einen Personenbezug oder lassen sich fallweise auf Personen beziehen. Stammdaten wie der zentrale Geschäftspartner, der Kunde, Lieferant und Mitarbeiter, enthalten in aller Regel identifizierende Merkmale, wie z.B. Namen, Anschriften und Telefonnummern. Somit unterliegen diese Daten und Dokumente in SAP den Anforderungen der DSGVO.

Infolgedessen muss der Kunde technische Maßnahmen umsetzen, die den Anforderungen des Löschens und oder Sperrens von solchen personenbezogenen Daten gerecht werden. Diese technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) beinhalten konkret die Implementierung des SAP Information Lifecycle Management – kurz: SAP ILM. Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung führt kein Weg mehr daran vorbei.

Die Zukunft beginnt jetzt – der Hintergrund: die Datenschutz-Grundverordnung erläutert

Die DSGVO sorgte in den vergangenen Monaten für eine gewisse Spannung. Unternehmen sahen und sehen sich neuen Herausforderungen gegenübergestellt. Immerhin drohen bei Nichtbeachtung der DSGVO empfindliche Sanktionen.
Details zur Datenschutz-Grundverordnung im Kontext von EASY WebDAV ILM und SAP ILM erfahren Sie im Whitepaper:

EASY WebDAV for ILM: die bidirektionale Schnittstelle zwischen SAP ILM und EASY Archive

Idealerweise unterstützt das von Ihnen benutzte SAP-System schon SAP ILM. Weitere Voraussetzungen für den reibungslosen Einsatz von EASY WebDAV for ILM entnehmen Sie folgender Übersicht.

Was sind die Voraussetzungen für EASY WebDAV for ILM?

  1. Ein konfiguriertes SAP ILM System
  2. EASY for SAP
  3. EASY Archive
  4. EASY WebDAV for ILM als Erweiterungsmodul zu EASY for SAP

SAP Information Lifecycle Management näher betrachtet

Sämtliche personenbezogene Daten verfügen über einen Lebenszyklus. SAP Net Weaver ILM (SAP NetWeaver Information Lifecycle Management) ergänzt die SAP-Standardauslieferung um die Fähigkeit, den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten und Dokumente aufgrund von Regeln zur erweiterten Datenarchivierung und Datenvernichtung zu verwalten. SAP NetWeaver ILM nutzt die SAP ILM-spezifisch erweiterten Funktionen der Datenarchivierung.

So funktioniert’s: Die Mechanik zwischen SAP ILM, EASY WebDAV for ILM & EASY Archive

Mit dem Einsatz von EASY WebDAV for ILM als Ergänzung zu SAP ILM erhalten Sie die Fähigkeit, allen umfassenden Anforderungen an die verbindliche Umsetzung der DSGVO zu entsprechen. Insbesondere erfüllt EASY WebDAV for ILM die Anforderung, eine ILM-fähige Ablage für Archivdaten und Archivdokumente bereitzustellen.  Das folgende Schaubild veranschaulicht das Zusammenspiel von SAP ILM, EASY WebDAV for ILM und EASY Archive.

Was leistet EASY WebDAV for ILM für das Information Lifecycle Management in EASY Archive?

EASY WebDAV for ILM beinhaltet die ILM-fähige Dokumenten-Archivablage über einen EASY WebDAV-Server. Damit erfüllt EASY WebDAV for ILM alle Anforderung von SAP an eine ILM-fähige Ablage:

  • Definition und Verwaltung von Aufbewahrungsrichtlinien
  • Speicherung und Aufbewahrung von Informationen in Dateisystemen
  • Vereinfachtes Sperren und Löschen von Daten und Dokumenten (als Teilfunktionalität des Information-Retention-Management-Szenarios (IRM) von SAP ILM)
  • Vernichtung von Daten oder Dokumenten aus dem Archiv oder einer Datenbank
  • Einrichten außerordentlicher Sperrfristen, einschließlich der Unterstützung von Beweissicherungsverfahren
Dokumentenmanagement DSGVO konform

SAP ILM: Problem erkannt, Problem gebannt

Mit der Erstellung eines vollumfänglichen Sperr- und Löschkonzeptes, der Definition eines validen Lifecycle Management von Daten und Dokumenten und dem Einsatz von SAP ILM erhält das Unternehmen die Fähigkeit, den Anforderungen zur verbindlichen Umsetzung der DSGVO zu entsprechen. Somit lassen sich Bußgelder für bestimmte Datenschutzverstöße dauerhaft vermeiden und finanzielle Risiken minimieren.

Darüber hinaus erhält das Unternehmen mit SAP ILM ein nachhaltiges Lifecycle Management seiner Daten, und kann damit den Anforderungen der Digitalisierung viel stärker gerecht werden.

Was zeichnet EASY SOFTWARE aus?

Seit 1990 auf dem Markt

Ca. 300 Mitarbeiter

Entwicklung und Support in Deutschland

Über 1.000 SAP Kunden weltweit

Über 13.000 EASY Installationen weltweit

In ca. 60 Ländern vertreten

Über 100 Partner

Zertifizierte Lösungen

Schell, sicher, zuverlässig

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