Ganzheitliche eAkten-Lösungen

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Die Stadt Gelsenkirchen setzt auf
das DMS von EASY

Wie viele große Städte hat auch die Stadtverwaltung Gelsenkirchen im Ruhrgebiet ihren eigenen Dienstleister für IT. Die gkd-el (Gelsenkirchener Kommunale DatenzentraleEmscher-Lippe) ist eineeigenbetriebsähnliche Einrichtung und entwickelt seit über 20 Jahren kontinuierlich die digitale Hard- und Softwareinfrastruktur der Verwaltung und der ihr angegliederten kommunalen Betriebe in Richtung Zukunft. Ein wichtiger Baustein ist auf diesem Weg der Anwendungsbereich Dokumentenmanagement und Archivierung. Dieser gewinnt aktuell erheblich an Bedeutung – unter anderem durch die Anforderungen, die zum Beispiel die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) oder die Flexibilisierung der Arbeitsumgebung für Mitarbeiter*innen der Verwaltung mit sich bringen.  

 

Auf diesem Gebiet verfolgt die gkd-el eine langfristige Strategie, die vor 15 Jahren mit einer strategischen Entscheidung in Richtung der EASY Produktfamilie begann. Auf dieser Basis wurde im Jahr 2007 ein erstes größeres Projekt umgesetzt. Seinerzeit musste die Abteilung Verkehrszulassungen in ein neues Gebäude umziehen. 

Weil dort keine Räumlichkeiten mehr für ein Papierarchiv verfügbar waren, mussten die vorhandenen Papierakten (Hängeregister) digitalisiert werden. Der Umfang wurde auf 2.500.000 Seiten geschätzt.  

 

„Für die Digitalisierung und sichere Ablage mussten wir damals eine zukunftsfähige Lösung finden. Dass ein digitales Archiv auch finanziell die sinnvollste Lösung sein würde, war eindeutig“, sagt Hans-Jürgen Reinhard, heute Leiter des Teams Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement sowie seinerzeit Projektverantwortlicher der gkd-el. So wanderten circa 3 Millionen Datensätze aus dem alten Gebäude ins rechts- und revisionssichere Archivsystem von EASY. Die Papierakten wurden nach sorgfältiger Prüfung und Qualitätssicherung vernichtet. 

 

Seitdem ist dieses digitale Archiv um weitere 1,5 Millionen Datensätze auf 4,5 Millionen gewachsen. Wichtig ist dabei: Ein Datensatz kann aus nur einer Seite bestehen, kann aber auch genauso gut hunderte Seiten umfassen. Ohne die Suchfunktion des digitalen Archivs wäre ein Überblick über potentiell mehrere zehn Millionen Seiten nahezu unmöglich. 

Weitere Projektinformationen

Die gkd-el digitalisierte nachfolgend die Steuerakten für die Grundbesitzabgaben, die Gewerbesteuer, Hundesteuer und Vergnügungssteuer. Die Archivlösung galt in das SAPbasierte Verfahren des kommunalen Finanzwesens zu integrieren. Über dieses Verfahren werden allein in jedem Januar rund 75.000 Jahresbescheide über die Grundbesitzabgaben produziert. Diese werden im laufenden Betrieb – das heißt parallel zum Druck – automatisiert in das EASY Archive übernommen. 

Dadurch haben die Mitarbeiter*innen unter anderem den Vorteil, bei Rückfragen der Steuerpflichtigen einheitliche Informationen auf einen Blick zur Verfügung zu haben. Im Vergleich zur Darstellung im Fachverfahren ist dies deutlich übersichtlicher – und im seinerzeit gültigen Corporate Design. Weil auch der sonstige Schriftverkehr – eingehend wie ausgehend – gescannt und demselben Archiv zugeführt wird, braucht es heute keine Papieraktenhaltung mehr. 

Bei der Entwicklung dieser zweiten Verfahrensstufe stand der Bedienungskomfort an erster Stelle. Mit dem EASY4SAPModul wurde das EASY Archive nahtlos an das SAPSystem angebunden. Dadurch können die archivierten Bescheide direkt aus der SAPAnwendung aufgerufen werden, ohne dass die Mitarbeiter*innen die SAPGUIAnwendung verlassen müssen. Die Übergabe der Dokumente zwischen EASY Archive und SAP erfolgt für Anwender*innen völlig transparent. 

Mitarbeitende können digitale Dokumente binnen Sekunden einander weiterreichen. Auch der zusätzliche Schritt, mehrere hunderte Seiten pro Tag für die Papierakte auszudrucken, entfällt komplett. 

Zuletzt ermöglicht das revisionssichere digitale Archiv im Falle von Rechtsstreitigkeiten auch eine gerichtsfeste Aktenreproduktion – für Verwaltungsvorgänge stets eine unverzichtbare Anforderung.   

Und die dritte Verfahrensstufe für die eAkte Steuern ist schon in der Entwicklung: 
Die im Archiv befindlichen Dokumente sollen über das Serviceportal der Stadt Gelsenkirchen und der dort integrierten Dokumentensafe-Funktion auch den Bürger*innen in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. So könnte – zumindest in Teilen – sogar auf den Druck und die Zustellung der Bescheide zukünftig verzichtet werden.

Das Steueraktenprojekt zeigte, dass es im kommunalen Umfeld nicht mehr genügt, Dokumente massenhaft zu scannen und in einem elektronischen Archiv sicher zu verwahren. Dort sind sie für die Mitarbeitenden eine Wand voller Regale, dessen oberste Fächer kaum eine Leiter erreicht. Die Dokumente müssen dort verfügbar sein, wo sie im Tagesgeschäft benötigt werden. 

Jedes Referat einer Stadtverwaltung nutzt heute dedizierte digitale Lösungen für seine eigenen Prozesse. Das Standesamt für das Personenstandsrecht, die Bauverwaltung für die Bauordnung, den Verkehr oder die Umwelt und viele mehr. Für all die vielschichtigen Aufgabengebiete einer Kommunalverwaltung existieren spezifische SoftwarelösungenDie gkd-el steht vor der Herausforderung, die Archivlösung sinnvoll an diese vielen Fachverfahren anzubinden und alle Fäden zu einem Strang zu verbinden. 

herr-reinhard-gkd-el

Mit Eigeninitiative auf beiden Seiten erreichten wir mit EASY eine eigens angepasste Lösung, die unseren komplexen Anforderungen gerecht wird“

Hans-Jürgen Reinhard, Teamleiter​ und Projektmanager
bei der Gelsenkirchener Kommunale Datenzentrale Emscher-Lippe

Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Abhilfe, um die erforderlichen Verknüpfungen zwischen Anwendungen und Archiv herzustellen und mit zusätzlichen Funktionen zur Unterstützung der Prozesse und Workflows anzureichern.   

In einem ersten umfassenden DMSProjekt verknüpfte die gkd-el zu diesem Zweck das im Referat für Soziales eingesetzte Fachverfahren AKDN-Sozial mit dem EASY DMS. Seit der erfolgreichen Anbindung wandern die hierbei entstehenden Falldaten und Dokumente als eAkten über eine Schnittstelle aus dem Fachverfahren direkt ins Dokumentenmanagementsystem. Im nächsten Projektschritt werden abgeschlossene eAkten an das revisionssichere Archiv übergeben. 

Wichtig ist dabei, dass – trotz der Masse der Dokumente – die Berechtigungen der einzelnen Bearbeitungsteams jederzeit klar geregelt sind. Eine Mitarbeiterin der Abteilung A darf aus Rechts- und Datenschutzgründen keinen uneingeschränkten Zugriff auf Dokumente der Abteilung B haben. Um dieses Problem zu lösen, erweiterte die gkd-el das DMS in enger Zusammenarbeit mit der EASY SOFTWARE AG um entsprechende spezielle Suchkriterien, die auf einer Berechtigungsstruktur fußen. Das digitale System erfasst diese Kriterien für jedes Dokument, das ins System übernommen wird, automatisch. Die Kriterien können außerdem genutzt werden, um später präziser nach dem Dokument zu suchen. 

„Der öffentliche Sektor mit seinen vielen Einzellösungen ist ein schwieriges Feld für eine einheitliche Anbindung an Dokumentenmanagementsysteme. Mit Eigeninitiative auf beiden Seiten erreichten wir mit EASY eine eigens angepasste Lösung, die unseren komplexen Anforderungen gerecht wird“, sagt dazu Hans-Jürgen Reinhard. 

Parallel zur eAkte „Soziales“ führte die gkd-el im Referat Personal und Organisation die eAkte „Personal“ ein. Basis ist hier eine spezifische Anwendungslösung von EASY. Diese digitale Personalakte umfasst eine zentrale Ablage für alle Daten und zugehörigen Dokumente, um Personalstammdaten effizient zu verwalten. Die digitale Rechtevergabe von Einsichten in Personalakten entlastet die Mitarbeiter*innen von ihren operativen Aufgaben und steigert damit ihre Performance. 

Für die eAkte „Personal“ hat die gkd-el einen gesonderten DMSServer aufgesetzt. Durch die direkte Verknüpfung mit dem SAP-HR-System werden Stammdaten transparent gepflegt und ausgetauscht. Auch die Berechtigungsmodelle wurden durchgängig abgebildet. 

Die elektronische Personalakte ersetzt bereits die Papierakte. Die Altakten wurden von einem externen Dienstleister digitalisiert und nach Vorgaben der Fachabteilung mit Metadaten versehen. 

Ob ganzheitliche eAkten-Systeme mit Anbindung an kommunale Fachanwendungen oder aufgabenbezogene Workflows im funktional vorgelagerten DMS-System – das alles ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Allein die Aufnahme und spätere Umsetzung der individuellen Prozesse kostet viel Zeit. Bei der gegebenen Ressourcensituation würde es viele Jahre dauern, um nach diesem Muster und mit dieser Qualität die gesamte Verwaltung mit ihren circa 40 Organisationseinheiten zu bedienen. Diese Zeit steht der gkd-el aber nicht zur Verfügung! 

Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und die Flexibilisierung der Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter*innen der Verwaltung erfordernkurzfristig ein verwaltungsweit nutzbares Dokumentenmanagement- und Archivsystem anzubieten. 

Die Entwicklung einer universellen Standard-eAkte ist folgerichtig der nächste Schritt in der DMS-Strategie der gkd-elSie verfolgt diesen Ansatz aktuell gemeinsam mit EASY und mit höchster Priorität 

Das System soll ein dreistufiges Ablagesystem (Dokument – Mappe – Ordner) und Basisworkflows wie Unterschrifts- und Genehmigungsprozesse beinhalten. Es wird derzeit in den Referaten Recht und Rechnungsprüfung pilotartig umgesetzt, danach abstrahiert und den interessierten Verwaltungsdienststellen zur Nutzung angeboten. Die einfache und gleichsam flexible Struktur der StandardeAkte wird zusätzlich eine begrenzte Anpassung an die Prozesse der Fachabteilungen zulassen. 

Für eingehende Papierpost wird die Lösung außerdem eine Scanstrecke umfassen. Post wird mit dem EASY Capture Programm gescannt und nach der Digitalisierung mit Metadaten versehen. Zudem wird die Post in einem automatischen Ablauf in ein durchsuchbares PDF umgewandelt und dann signiert, bevor sie im DMS hinterlegt wird. 

Für die langfristige und revisionssichere Ablage wird das DMS an den zentralen Archivserver angebunden. Hier werden auch elektronische Signaturen und Siegel zur Verfügung stehen.  

Perspektivisch sollen die einzelnen eAkten-Systeme der Fachreferate in einem verwaltungsumfassenden Dokumentenmanagementsystem zusammengeführt werden.  

Dieses System wird gleichsam die technische Basis zur Umsetzung des Verwaltungsziels, den zentralen städtischen Posteingang zu digitalisieren. Dort noch in Papierform eintreffende Dokumente sollen an zentraler Stelle digitalisiert und über das verwaltungsweite DMS-System den Fachreferaten zugestellt werden. 

Diese Referenzen könnten Sie auch interessieren:

Pegasus Airlines

Zusammen mit EASY und mit Hilfe von Technologien wie Blockchain oder Künstlicher Intelligenz zielt die Digitalisierungsstrategie der Pegasus Airlines nicht nur darauf ab, das Kundenerlebnis zu verbessern, sondern auch die internen Prozesse der Mitarbeitenden.

Amey

Als Amey erstmals SAP als sein Finanzen- und Ressourcenmanagementsystem einführte, investierte es zur Erfassung und Verwaltung eingehender Kreditorendokumente in die SAP Erfassung und Archivierung von EASY SOFTWARE.

Lemken

Dank digitaler Archivierung muss LEMKEN papierbasierte Akten nicht länger vor Ort lagern. Stattdessen werden Akten einmalig gescannt und stehen fortan jederzeit im System zur Verfügung.
Jetzt teilen
Recent Posts