Alle Informationen zentral

paralleler Zugriff inklusive

Sicher zu effizienten Personalprozessen in SAP

Die Stadtwerke München (SWM) sind das kommunale Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen der Landeshauptstadt München und ihrer Region. Eigentümerin der SWM ist zu 100 Prozent die Landeshauptstadt München. Vom Eigenbetrieb der LH München (bis 1998) haben sich die SWM zu einem rechtlich selbständigen kundenorientierten Dienstleister entwickelt. Als siebtgrößtes deutsches Energieversorgungsunternehmen und eines der größten kommunalen Unternehmen Deutschlands, zählen die SWM heute rund 10.000 Beschäftigte.

 

Diese Vorgabe genießt in jedem Unternehmen höchste Priorität: Personaldaten müssen sicher verwahrt und jederzeit abrufbar sein. Wie sich ein solches Personal-Management-Projekt in Sachen Datensicherheit und Datenschutz absolut „wasserdicht“ managen lässt, zeigt das Beispiel der Stadtwerke München GmbH (SWM). Das Unternehmen ging dabei derart gründlich vor, dass es die Einführung des digitalen Personal-Managements sogar um vier Monate verschob, um wirklich alle Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen. Seit April 2013 arbeitet der Bereich Personal der SWM nun zentral mit EASY nextPCM Personnel File, der SAP-integrierten Personal-Management-Lösung der EASY SOFTWARE AG.

Die Ausgangslage: Getrennte Papierakten und Redundanzen

 

Der Unternehmensbereich Personal und Soziales der Stadtwerke München betreut die rund 8.100 Beschäftigten aller SWM-Gesellschaften. Vor Einführung der EASY Lösung lagen die Informationen zu den Mitarbeitern in verteilter Form vor: die Dokumente in Papierform in getrennten Personal- und Abrechnungsakten; die Personalstamm-, Entgeltabrechnungs- und Zeitwirtschaftsdaten in SAP ERP HCM. Dies führte zu Redundanzen im Daten-Management und zu einer aufwändigen täglichen Suche nach Informationen. „Allein für die Dokumente unserer aktiven Beschäftigten mussten wir sechs Lagerräume anmieten“, erzählt Jürgen Wolf vom Service Center Personal der SWM. „Bei rund 300 beschrifteten Seiten in der Personal- und Abrechnungsakte jedes Einzelnen waren über 2,4 Millionen Seiten Papier zu verwalten.“

weitere Projektinformationen

Weil die zentrale Personalverwaltung eines schnellen und parallelen Aktenzugriffs bedürfte, entschloss sich die Unternehmensleitung im Jahr 2012, die verteilten Papierarchive aufzulösen und ein digitales Personal-Management und eine einheitliche Abrechnungsakte einzuführen. Die Wahl der Münchener fiel auf EASY nextPCM Personnel File. „Die Personal-Management-Lösung von EASY nextPCM ist ein fachlich und technisch sehr ausgereiftes Produkt. Im Gegensatz zu anderen Lösungen ist sie komplett in SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) integriert und verfügt außerdem über eine Standardanbindung an unsere Archiv-Lösung“, ergänzt Jürgen Wolf. „Durch ihre hohe Kundenorientierung, gerade im Umgang auch mit kritischen Fragestellungen, haben sich die Projektmitarbeiter von EASY nextPCM zur guten Zusammenarbeit empfohlen.“

Im Mai 2012 begann EASY nextPCM bei den Stadtwerken mit der Integration der digitalen Personal-Management-Lösung in SAP ERP HCM und dem Anlegen von Aktentypen und Dokumentenarten. Ursprünglich sollte die EASY Lösung ab Dezember einsatzbereit sein. Es dauerte dann noch einmal weitere vier Monate, und zwar aus Gründen der Datensicherheit und des Datenschutzes. Diese spielen im Personalbereich eine ganz besondere Rolle und das Ergreifen der damit verbundenen Maßnahmen kostet Zeit, die es sich jedoch zu investieren lohnt, um zu einer Lösung zu kommen, die höchsten Ansprüchen an Datenschutz und Datensicherheit genügt. Die Art und Weise, in der sich Stadtwerke diesem Thema widmeten, darf als beispielhaft für vergleichbare Vorhaben gelten. Das Projekt-Team ergriff verschiedenste Maßnahmen, um einen nach Stand der Technik optimalen Grad der Datensicherheit und des Datenschutzes für das digitale Personal-Management zu erreichen. So erhielten alle Beschäftigten des internen Scan-Dienstleisters neben der üblichen Unterzeichnung der Datenschutzverpflichtung nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes eine besondere Datenschutzunterweisung.

Die Gestaltung für erlaubte Aktenzugriffe galt es aus dem SAP-ERP-HCM-Berechtigungskonzept auf die EASY Lösung zu übertragen. Für die Datenverschlüsselung galt es entsprechende Software-Programme anzuschaffen, eine Arbeits- und Verfahrensanweisung für die verantwortlichen Beschäftigten des Personalbereichs für den Umgang mit Personaldaten zu erarbeiten und ein Service-Vertrag mit dem internen Scan-Dienstleister abzuschließen. „Wir mussten außerdem eine Konzernbetriebsvereinbarung treffen unter Einbeziehung der Betriebsräte, der Datensicherheits- und Datenschutzbeauftragten, der Rechtsabteilung und der Konzernrevision“, erklärt Jürgen Wolf. Im Zuge dessen war ein zusätzliches Sicherheitskonzept notwendig. Ein externes Beratungsunternehmen nahm darin die aktenbezogenen Prozesse auf, glich sie mit dem Grundschutz-Gefährdungskatalog des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BS) ab und erstellte eine Risikoanalyse. Die daraus abgeleiteten Maßnahmen hinsichtlich Ver- und Entschlüsselung der Daten beim Scannen und der Ablage im Archiv galt es in das Fachkonzept, das technische sowie das Berechtigungskonzept zu integrieren. Erst danach schloss das Unternehmen die Betriebsvereinbarung erfolgreich ab. Das digitale Personal-Management konnte schließlich zum Mai 2013 produktiv gehen.

0 Mitarbeiter (Dezember 2020)
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Alle waren motiviert, weil EASY nextPCM Personnel File eine deutliche Erleichterung des Arbeitsalltags darstellt.“

Jürgen Wolf
Service Center Personal Stadtwerke München (SWM)

Gewiss – auf den ersten Blick ein erheblicher Aufwand. Den Verantwortlichen der Stadtwerke München war jedoch bewusst: die Erfüllung höchster Sicherheitsanforderungen hat ihren Preis und die Einführung einer digitalen Personal-Management-Lösung erfordert ebenso viel Sorgfalt wie Präzision. Der Mühen „Lohn“: Ein ausgefeiltes Sicherheitskonzept sorgt dafür, dass der Übertrag der papierbasierten Dokumente aktuellen Datenschutzkriterien entspricht und auch künftig kein Unbefugter Zugriff auf die Personaldaten hat. Inzwischen sind bislang getrennte Dokumente neu strukturiert und sicher in digitalen Akten hinterlegt. Das erhöht Transparenz und Auskunftsfähigkeit.

In EASY nextPCM Personnel File haben die SWM eine Struktur geschaffen, anhand der die Personalinhalte nun eindeutig und standardisiert gegliedert sind, anders als bisher in Papierform. Dabei verschmolzen auch die beiden früher getrennten Personal- und Abrechnungsdokumente in einem gemeinsamen Archiv. Schwerpunkte wie Werdegang, Qualifikation oder Abrechnung wurden als Oberpunkte festgelegt und eine Unterdokumentenart „Bestandsakte“ eingerichtet.

Seit Start der Lösung ist das interne Scan-Center damit beschäftigt, die Bestandsakten der aktiven Beschäftigten zu digitalisieren und in EASY nextPCM Personnel File zu importieren. Hierfür kommt die EASY nextPCM Integration Engine zum Einsatz. Sie überwacht den Import der Steuerinformationen, prüft diese auf Konsistenz, Vollständigkeit und Sortierung, ermittelt sowie behebt Fehler und regelt die Ablage der PDF-Dokumente. Jürgen Wolf: „Die Bestandsakten werden damit direkt, mittels Hinterlegen eines Barcodes und der Personalnummer, gleich der richtigen Akte zugewiesen. Das spart viel Bearbeitungszeit.“

Mittlerweile sind alle Abrechnungsakten digitalisiert und das Scan-Center ist mit den Personalakten beschäftigt. Über SAP ERP HCM sind also zunächst die aktuellen Personaldokumente recherchierbar, ihre An- zahl wird im Laufe der Wochen und Monate aber durch Einbringen der Bestandsakten immer umfangreicher.

Entstehen neue Schriftstücke, so erstellen die SSC-Kräfte diese in SAP ERP HCM mittels Dokumentvorlagen über eine Verknüpfung zu Microsoft Word. Die Schriftstücke werden derzeit noch ausgedruckt und für das elektronische Archiv wieder eingescannt. Der Grund: Die Stadtwerke München arbeiten nicht mit der digitalen Signatur. In Fällen, bei denen eine handschriftliche Unterschrift nötig ist, ist dieser Medienbruch deshalb unumgänglich.

Der zuständige Sachbearbeiter bekommt das neue PDF in seinem SAP-Arbeitsplatz angezeigt und es öffnet sich automatisch eine Indizierungsmaske. Er gibt die Personalnummer ein und wählt über ein Roll-down- Menü Dokumentenart, Datum und weitere Indexkriterien. Anschließend wird das neue Dokument der Akte hinzugefügt. Andere in der SAP-Lösung erzeugte Dokumente ohne Unterschriftserfordernis, etwa Bescheinigungen, werden automatisch im angeschlossenen Archivsystem abgelegt und von dort mit der entsprechenden Akte verlinkt.

„Für uns im Personalbereich ist das Personal-Management von EASY nextPCM hinsichtlich der Effizienz eine äußerst hilfreiche Ergänzung der Oberfläche von SAP-ERP-HCM, die uns einige Erleichterungen bietet“, erklärt Ulrike Zoller, Sachbearbeiterin des Personalbereichs. Sie und ihre 30 Kollegen/innen haben nun alle Informationen zu jedem Beschäftigten gesammelt und einen parallelen Zugriff. Aus den Personalstammdaten in SAP ERP HCM können sie direkt in die EASY Lösung abspringen. Dabei haben sie eine umfassende Berechtigung für das Einbringen und Ausdrucken von Dokumenten.

Auch die 24 Personal-Manager aus den Fachabteilungen sowie die Rechtsabteilung benötigen oft gleichzeitig Zugriff auf die Personaldaten eines Mitarbeiters. Diesen haben sie nun, und zwar mit abgestuften Einschränkungen entsprechend ihres jeweiligen Zuständigkeitsbereiches, geregelt über das Berechtigungskonzept von SAP ERP HCM. Für den Fall, dass jemand mehr Informationen einsehen muss als er laut Berechtigung darf, kann der Personalbereich über die Aktenausleihe-Funktion von EASY nextPCM Personnel File umfangreichere Daten auch temporär freischalten.

„Die Einführung des digitalen Personal-Managements von EASY nextPCM hat im gesamten Haus große Zustimmung erfahren“, bilanziert Jürgen Wolf, „alle waren motiviert, weil die Lösung eine deutliche Erleichterung des Arbeitsalltags darstellt.“ Voraussetzung für diesen Erfolg war allerdings, dass das Unter- nehmen auch die Bedenken der Arbeitsrechtler hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit von Anfang an ernst genommen hat und im Einführungsprozess berücksichtigte. Die Stadtwerke München haben dies beherzigt und damit den Grundstein für ein langfristig erfolgreiches Projekt gelegt.

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