STFA Construction Group

Komplexe Projekte = komplexe Dokumente

Die Zahlen machen schwindlig: STFA errichtete bereits mehr als 32 Kilometer Dämme und beweg­te über die Jahre 12 Millionen Kubikmeter Sand, um dem Meer Land abzutrotzen. Allein die Brü­cken und Viadukte, die STFA errichtete – darunter die Neue Galatabrücke in Istanbul – summieren sich auf 90 Kilometer, die vom Konzern gegrabe­nen Tunnel auf 100 Kilometer. Und alle Wohn- und Nutzgebäude, bei deren Entstehung das Unterneh­men Regie führte, bedecken gemeinsam eine Flä­che von 1,7 Millionen Quadratmetern.

Das Dokumenten-Management der EASY für den perfekten Brückenschlag

Wenn Fußballfans aus aller Welt im Jahr 2022 ins Emirat Katar reisen, um ihren Idolen zuzujubeln und jedes Tor zu feiern wie den Titel, können viele mit der neuen „Gold Line“ zum Stadion in Doha fahren. Die Metro-Strecke in der Hauptstadt des Wüsten­staats entsteht eigens für das Großereignis. Unter Mitwirkung der STFA, eines der führenden Entwick­ler, Planer und Umsetzer von Bauprojekten in Nah­ost und Nordafrika. Um die schiere Komplexität die­ses und ähnlicher Großprojekte zu managen, setzt STFA auf EASY SOFTWARE.

Im Jahr 1938 gründeten zwei türkische Ingenieu­re das Unternehmen STFA. Weltweit anerkannte Brücken wollten sie errichten und andere Bau­werke. Heute ist die Vision der beiden Gründer, deren Initialen den Firmennamen prägen – Sezai Türkes und Feyzi Akkaya – längst Wirklichkeit. In der MENA-Region (Middle East and North Africa) zählt STFA zu den führenden Adressen, wenn es um Mammutprojekte geht.

Das Unternehmen ver­steht sich als Full-Service-Dienstleister, unterhält Niederlassungen unter anderem in Katar, Dubai, Libyen, Tunesien und China sowie eine Vielzahl an Tochterfirmen, mit denen es jedes Projekt schlüs­selfertig abliefern kann. Von der geologischen Ana­lyse über die Entwicklung und Planung bis hin zur Durchführung: Unter der Regie der STFA entstehen längst nicht mehr nur Brücken, sondern auch Stra­ßen, Tunnel, Wohnanlagen, Hotels, Krankenhäuser, Flughäfen, Dämme, Häfen, Wasseraufbereitungs­anlagen, Stromtrassen und sogar Kraftwerke oder Pipelines. Im Grunde gibt es nichts, was die STFA nicht bauen kann – oder nicht bereits gebaut hat. Europaweite Beachtung fand zuletzt der Melen­Bosporus-Tunnel: Durch ihn werden die Bewohner im europäischen Teil Istanbuls mit Wasser aus dem Fluss Melen versorgt, der auf der asiatischen Seite des Bosporus liegt. Der Tunnel verläuft in einer Tie­fe von 135 Metern unter dem Meeresspiegel – eine ingenieurstechnische Meisterleistung.

Dank EASY SOFTWARE haben wir nicht nur an unternehmerischer Sicherheit gewonnen, sondern bereits viel Geld gespart.“

Mehmet Timuçin Erdoğu, IT-Leiter STFA

Mehmet Timuçin Erdoğu IT-Leiter STFA

Projekte wie dieses erfordern nicht nur eine minutiöse Planung. Sie be­nötigen insbesondere absolute Transparenz und eine perfekte Ablage, denn die Dokumente, die während jedes einzelnen Vorhabens anfallen – Planungsunterlagen, Zeitpläne, geologische Studien, Anträge, Bewil­ligungen, Prüfungs- und Abnahmeunterlagen, Lieferantenverträge und -vereinbarungen, und vieles, vieles mehr erreichen schnell ein Ausmaß, das mit reinen Papierarchiven und ohne digitalen Workflow kaum noch zu managen ist. Zumal insbesondere in der Baubranche extremer Ter­mindruck herrscht und selbst bei hervorragender Planung höchste Fle­xibilität in der Umsetzung gefordert ist.

Das wurde Ende der ersten Dekade im neuen Millennium besonders deut­lich: STFA hatte viele Ausschreibungen gewonnen und wuchs schneller als je zuvor in der über 70-jährigen Firmengeschichte. STFA IT-Leiter Mehmet Timuçin Erdogu erinnert sich: „Noch 2007 waren die Mitarbei­terinnen und Mitarbeiter unserer Bauunternehmungen gut elf Millionen Personenstunden im Einsatz. 2008 betrug diese Zahl bereits knapp 18,5 Millionen und stieg 2009 nochmals auf 26 Millionen. Uns war klar: Um dieses Wachstum kontrolliert zu gestalten und zu gewährleisten, dass Projekte transparent ablaufen, dass erfolgskritisches Wissen und rele­vante Informationen jederzeit schnell für die Menschen verfügbar sind, die sie benötigen, musste ein entsprechendes System her. Wir gingen auf die Suche nach einem leistungsfähigen Dokumenten-Management.“

Projektinformationen

EASY SOFTWARE sticht 29 Konkurrenten aus

Bei der Suche ging STFA ebenso geplant zu Werke wie beim Bau eines neuen Hafens: In einer ersten Runde identifizierte Erdogus Bereich dreißig potenzielle Kandidaten und nahm ihre Produkte unter die Lupe. „Für uns gab es dabei ein Knock-out-Kriterium“, so der IT-Spezia­list: Die Lösung musste einfach und flexibel sein, um in unserem oft hektischen Alltag beste­hen zu können.“ So entstand eine Shortlist von vier Firmen, die ihre Produkte präsentieren durften. STFA sprach in der Phase mit Referenzkunden der infrage kommenden Anbieter – darunter auch die EASY SOFTWARE Kunden Hayat und Toyota Tsusho. In die Endrunde schafften es zwei Firmen, eine davon EASY SOFTWARE aus Mülheim an der Ruhr. STFA bat nun um eine „Live Demo“. Der Clou: Um die Flexibilität des Produktes zu prüfen, änderte STFA in letzter Sekunde das Szenario für die Live-Vorführung. Nur EASY SOFTWARE konnte die kurzfristige Änderung umsetzen – damit war die Wahl getroffen.

DMS managt Daten unterschiedlichster Art und Herkunft

Heute unterstützt das Dokumenten-Management von EASY SOFTWARE das Un­ternehmen STFA in der Bewältigung internationaler Projekte. Alle relevanten Do­kumente der Bauprojekte des Konzerns bildet es in einer vorab gemeinsam mit STFA definierten Struktur in digitalen Akten ab. Unmittelbar nach dem Scannen von Papierdokumenten erkennt das System dabei automatisch, in welchen „Aktenord­ner“ welches Schriftstück gehört und legt es dort revisionssicher ab. Darüber hi­naus ermöglicht es den direkten Export wichtiger Dokumente und E-Mails aus der E-Mail-Anwendung des Unternehmens sowie aus Microsoft Office-Umgebung oder Druckströmen.

Ein Vorzug der Komplettlösung: Alle EASY SOFTWARE-Module sind optimal aufeinander abgestimmt und arbeiten perfekt zusammen. Sonderanpassungen oder Individuallösungen waren bei der Implementierung nur in äußerst gerin­gem Umfang notwendig. Lediglich die Benutzeroberfläche galt es, möglichst funktional und nutzerfreundlich an die Gewohnheiten der User vor Ort anzupas­sen.

Dank einer übersichtlichen Struktur und umfangreicher Recherchemöglich­keiten stehen Daten zu jedem wichtigen Großprojekt nun jedem, der über die entsprechende Berechtigung verfügt, binnen kürzester Zeit zur Verfügung. Die Reaktionsfähigkeit des Konzerns hat sich bereits verbessert. „Mehr als 14 inter­nationale Großprojekte laufen derzeit, die meisten davon in der MENA-Region. Jedes Vorhaben stellt unterschiedliche Anforderungen an unsere Mitarbeiter. Mit Hilfe der EASY Lösungen sind wir nun in der Lage, innerhalb von nur drei bis vier Werktagen alle Anforderungen des entsprechenden Projektes zu analysie­ren und eine Lösung zu entwickeln.“

Neben den Daten aus den Bauprojekten migrierte man übrigens bereits Doku­mente aus dem Vertrags- und Risiko-Management, der Personalplanung und den Gesundheits- und Sicherheitsanwendungen des Unternehmens in die EASY Lösung. Als äußerst nützlich erweist sich zudem die SAP-Integration. „Die EASY Lösung verfügt über eine SAP-zertifizierte Schnittstelle, für uns als SAP-An­wender ein klarer Mehrwert, denn beide Systeme tauschen äußerst verlässlich Daten aus“, so Erdogu.

Software von EASY vielseitig einsetzbar

Die EASY SOFTWARE-Erfolgsgeschichte im Hause STFA geht weiter: „Dank EASY SOFTWARE haben wir nicht nur an unternehmerischer Sicherheit gewonnen, sondern bereits viel Geld ge­spart“, so Erdogu. „Aktuell setzen wir Software von EASY in unserer Bau-Sparte ein. Hier ar­beiten wir derzeit an einer mobilen Lösung, die unsere Mitarbeiter im Projekteinsatz unterstützt – wo auch immer das Projekt sie hinführt. Doch wir werden definitiv weitere Lösungen imple­mentieren – auch in anderen Unternehmensbereichen. Denn wir haben festgestellt, dass Soft­ware von EASY eine ideale Plattform nicht nur für das Dokumenten-Management ist, sondern gleichzeitig ein hervorragendes Archiv- und Workflow-System bereitstellt.“

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