Referenz-Story
mit easy archive wird der ERP-rollout für Halfar eine „runde geschichte“
Über Halfar System GmbH
Die Halfar System GmbH mit Sitz in Bielefeld ist ein etablierter Taschen-Hersteller, der sich auf zwei Hauptbereiche konzentriert: Werbetaschen und Spezialtaschen.
Seit 1986 entwickelt das Unternehmen ein breites Sortiment an Rucksäcken und Taschen als Werbeartikel oder Merchandising. Gleichzeitig fertigt es maßgeschneiderte, technische Spezialtaschen und Gurtsysteme für besondere Anforderungen, etwa für medizinische Geräte oder Werkzeuge. Das Unternehmen beschäftigt am Standort Bielefeld ca. 120 Mitarbeiter.
taschenspezialist aus ostwestfalen
Halfar System GmbH aus Bielefeld ist ein hochspezialisiertes, stark qualitätsorientiertes Unternehmen, das in seinem Marktsegment große Kompetenz besitzt. Die Kernkompetenz des ostwestfälischen Familienunternehmens sind Taschen. Diese werden für zwei sehr unterschiedliche Märkte designt, produziert und vertrieben: zum einen als preisbewusste Werbemittel mit individuell gestaltbaren Logos, zum anderen als maßgeschneiderte High-End-Lösung für Spezialanwendungen.
Um im Wettbewerb bestehen zu können, stehen bei Halfar Werte wie Qualität, Nachhaltigkeit und Innovation hoch im Kurs. Weitsichtig zu handeln und am Puls der Zeit zu bleiben, ist auch für die IT maßgeblich, berichtet Olaf Werner, der als Projektleiter im Team Digital Development für die Einführung der Cloud-basierten ERP-Lösung Microsoft Dynamics Business Central verantwortlich ist.
an der migration von easy in die
cloud führte kein weg vorbei
Nachdem Halfar bereits mit der unternehmensweiten Einführung von Microsoft OFFICE365 inkl. Teams bereits den Weg für die Einführung einer ebenfalls cloud-basierten ERP-Lösung geebnet hatte, stand auch fest, dass parallel dazu das Archiv ebenfalls in die Cloud verlegt werden sollte. Schließlich ist das Dokumentenmanagement einer der zentralen Geschäftsprozesse bei Halfar und in den Prozessen eng mit dem ERP-System verknüpft.
easy musste sich für die cloud neu bewerben
Halfar hatte das Dokumentenmanagement bereits 2011 mit der On-Premises-Version von easy archive digitalisiert: von der Beschaffung über die Logistik bis hin zu Kundenbestellungen werden dort alle relevanten Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder E-Mails revisionssicher und DSGVO– konform abgelegt. Da Olaf Werner mit seinem Team entschieden hatte, das Archiv in der Cloud komplett neu aufzusetzen, sahen sie jedoch grundsätzlich keine technische Notwendigkeit, mit easy weiter zusammenzuarbeiten. Deshalb wurde zum Beginn des Projekts der Markt an Archivlösungen für die Cloud noch einmal eruiert. Dass sich Halfar am Ende dieses Prozesses erneut für easy entschied, hatte mehrere Gründe:
“Zunächst hat uns die komplette, wirklich gut funktionierende Integration von easy archive in Business Central überzeugt. Das boten andere Anbieter zwar auch, aber wir wollten eine Best-Practice-Lösung, die revisionssicher ist und von der wir sichergehen können, dass sie über die kommenden Jahre weiterentwickelt wird, zukunftsfähig und innovativ ist. Und nicht zuletzt stimmte auch das Preis-Leistungs-Verhältnis bei easy mit unseren Vorstellungen überein. So war easy archive als Cloud-Lösung für uns das einzige Paket, das uns voll überzeugt hat.”
so einfach ist die installation von easy archive in der cloud
Ein Vorteil der Cloud-Lösung zeigte sich schon bei der Installation der Software: Das Programm zum Start von easy archive konnte sich die Halfar-IT ganz einfach über den Microsoft App Store herunterladen und anschließend sofort mit der Einrichtung des Programms beginnen:
“Wir benötigten dabei nur einen kurzen Termin mit einem easy-Berater, der uns bei der Konfiguration geholfen hat.”
Dazu wurde easy archive zunächst in einer abgesicherten Umgebung, einer Sandbox, installiert und im Rahmen der ERP-Workshops getestet. Nachdem diese Tests positiv verlaufen waren, konnte das Cloud-Archiv live gehen. Olaf Werner ist noch heute davon begeistert, wie einfach dieser finale Schritt war:
“Uns standen alle Standardfunktionen, die wir zum Start benötigten, sofort zur Verfügung, sodass von easy nichts zusätzlich programmiert oder angepasst werden musste. Wir haben nicht einmal eine Schulung benötigt, das war einfach ‚Look and Feel‘. Auf diese Weise war das gesamte System innerhalb weniger Stunden eingerichtet und nutzungsfähig.”
Auch später vorgenommene weitere Anpassungen an Business Central gestalteten sich sehr einfach:
“Wir haben im Rahmen des Projektes neue Objekte und Funktionen in Business Central angelegt, die in easy archive von Haus aus nicht zur Verfügung stehen. Es ist aber sehr einfach die easy-Software entsprechend anzupassen. Wir konnten das mit einer kleinen Programmierung selbst umsetzen, sodass wir auch bei diesen neuen Funktionalitäten die Archivierungen in easy durchführen können. Das hat uns sehr beeindruckt.”
am ende steht die überzeugung, den richtigen schritt gemacht zu haben
In die betrieblichen Geschäftsprozesse ist die Cloud-Version von easy archive bei Halfar genauso eingebunden, wie das bei der On-Premises-Version der Fall war. In der Praxis bedeutet das: die Dokumente werden – ob in der Buchhaltung, in der Logistik oder in der Kundenbetreuung – ins Archiv übermittelt und dort nach den jeweiligen rechtlichen Bestimmungen abgelegt. In Zahlen sind das jährlich etwa 10.000 Eingangsrechnungen, 20.000 Verkaufsaufträge, 25.000 Lieferungen und 25.000 Verkaufsrechnungen.
Hinzu kommen noch einige tausend Dokumente, die aus dem E-Mail- und Schriftverkehr, Verträgen und weiteren Vorgängen ins System wandern.
Zusätzlich hat die Umstellung auf die Cloud-Version des Archivs für die Mitarbeiter bei Halfar eine positive Veränderung mit sich gebracht: Durch die nahtlose Einbindung des Archivs in Microsoft Business Central funktioniert die manuelle Datenablage nun direkt aus der Benutzeroberfläche des ERP-Systems heraus. Dadurch wird die Arbeit mit dem Archiv bei vielen Vorgängen noch übersichtlicher, weil die Anwender keine neuen Fenster oder Programme öffnen müssen, um auf bestimmte Informationen zugreifen zu können. Deshalb waren am Ende auch die täglichen Anwender des Archivs bei Halfar von der Umstellung begeistert, wie Olaf Werner resümiert.
Aber auch in der IT ist man mit diesem Umzug in die Cloud mehr als zufrieden. Zum einen, weil das gesamte System von easy Software als Managed Service zur Verfügung gestellt und gewartet wird – Olaf Werner beziffert den internen Wartungsaufwand für das Archiv auf „etwa eine Stunde pro Monat“. Zum anderen hat Halfar das Gefühl, mit der Migration in die Cloud zugleich bei größeren Anbietern wie Microsoft oder easy einen sicheren Hafen für ihre Daten gefunden zu haben.
Währenddessen erfüllt das alte Archiv bei Halfar seinen Sinn: Da die Daten nicht ins neue System migriert wurden, läuft es auf den firmeneigenen Servern so lange weiter, bis die letzten Dokumente, die dort archiviert werden, aus rechtlichen Gründen gelöscht werden können.
das archiv ist ein ganz wichtiger baustein bei unserer EPR-implementierung gewesen und wir sind sehr froh, dass wir dafür easy archive gefunden haben. es war wirklich beeindruckend, wie einfach die installation war und wie schnell wir das programm ans laufen bekommen haben. auch die zusammenarbeit mit easy war super. das ganze projekt war so einfach eine runde geschichte!
Olaf Werner,
Projektleiter IT | Halfar System GmbH