{"id":210540,"date":"2025-01-20T17:17:59","date_gmt":"2025-01-20T16:17:59","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/references\/terminal-for-kids\/"},"modified":"2025-07-03T10:23:03","modified_gmt":"2025-07-03T08:23:03","slug":"terminal-for-kids","status":"publish","type":"referenzen","link":"https:\/\/easy-software.com\/at\/referenzen\/terminal-for-kids\/","title":{"rendered":"Terminal for Kids"},"content":{"rendered":"
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Referenz-Story<\/p>\n\n\n\n

Terminal for Kids<\/mark><\/em> setzt auf easy invoice in der Cloud<\/h1>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n
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Inhalt<\/p>\n\n\n

\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Rechnungsverarbeitung – easy invoice in der Cloud<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Eine neue Eingangsrechnungsverarbeitung muss her<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Der kurze Weg zu easy invoice<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Einfacher, schneller, weniger Aufwand<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Flexible, unproblematische Anpassungen<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>F\u00fcr alle Seiten ein voller Erfolg<\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n
\n\nStory herunterladen<\/span>\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n
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\u00dcber Terminal for Kids<\/em><\/h2>\n\n\n\n

Wenn Sie bei \u201eTerminal for Kids\u201c an ein Empfangsgeb\u00e4ude f\u00fcr Kinder an einem Flughafen denken, liegen Sie falsch. Denn das 2006 gegr\u00fcndete Unternehmen ist zwar eine 50-prozentige Tochter der Fraport AG, der Betreiberin des Flughafen Frankfurt. Das Gesch\u00e4ftsfeld von Terminal for Kids ist jedoch nicht der Flugverkehr, sondern die Kinderbetreuung: Das Unternehmen ist ein gemeinn\u00fctziger Tr\u00e4ger, der an verschiedenen Standorten im Rhein-Main-Gebiet f\u00fcr mehr als 2000 Kinder im Alter von acht Wochen bis zum Schuleintritt zust\u00e4ndig ist. Zum weit gef\u00e4cherten Portfolio von Terminal for Kids (TfK) z\u00e4hlen Kinderkrippen und Kitas, die zwischen 16 und 148 Kindern besuchen und die sowohl als \u00f6ffentliche Einrichtungen als auch als Betriebskinderg\u00e4rten gef\u00fchrt werden.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Rechnungsverarbeitung – easy invoice in der Cloud<\/h2>\n\n\n\n

Im Jahr 2021 ben\u00f6tigte Terminal for Kids, ein gro\u00dfer gemeinn\u00fctziger Tr\u00e4ger von Kinderbetreuungseinrichtungen, m\u00f6glichst schnell ein neues System f\u00fcr die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Zwei engagierte Mitarbeiterinnen berichten, wie sie sich auf die Suche nach einer L\u00f6sung machten, die zu einer schlanken Verwaltung passt und die sie auch bei der Bearbeitung von nicht immer ganz einfachen Rechnungen optimal unterst\u00fctzt. Die Cloud-L\u00f6sung von easy invoice wurde f\u00fcr sie zum perfekten Match.<\/p>\n\n\n\n

Bei Terminal for Kids dreht sich also alles um Kinder. Es geht darum, f\u00fcr die Kleinen und Kleinsten in unserer Mitte durch eine m\u00f6glichst hohe Betreuungsqualit\u00e4t die bestm\u00f6gliche Entwicklung sicherzustellen. Daf\u00fcr besch\u00e4ftigt das Unternehmen etwa 1000 Mitarbeitende \u2013 haupts\u00e4chlich P\u00e4dagogen \u2013 und bietet Programme wie eine bilinguale Erziehung oder eine tiergest\u00fctzte P\u00e4dagogik an. Damit das reibungslos funktioniert, braucht es eine schlanke, aber effektive Verwaltung, die im Hintergrund den P\u00e4dagogen die Arbeit erm\u00f6glicht. Zu diesen \u201eEnablern\u201c z\u00e4hlen auch B\u00e4rbel Hentrich, die im Herbst 2020 bei der TfK angefangen und 2023 die Leitung der Kreditorenabteilung \u00fcbernommen hat, und Simone Albert, die sich seit April 2022 unter anderem um die vorbereitende Buchhaltung und die Rechnungsbearbeitung k\u00fcmmert.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Eine neue Eingangsrechnungsverarbeitung muss her<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Das erste gro\u00dfe Projekt, das B\u00e4rbel Hentrich bei TfK in Angriff nahm, betraf die Eingangsrechnungsverarbeitung. Hintergrund war, dass sich das Unternehmen zu der Zeit umstrukturierte: Lange Zeit nutzte Terminal for Kids das Rechnungssystem einer anderen Fraport-Tochter, die jedoch von dem gemeinn\u00fctzigen Unternehmen abgespalten wurde. Damit war eine dr\u00e4ngende Deadline verkn\u00fcpft, aber auch eine Chance verbunden:<\/p>\n\n\n\n

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“Das alte Rechnungssystem war f\u00fcr uns sehr aufw\u00e4ndig und kompliziert, da es genau auf die Anforderungen dieser anderen Fraport-Tochter zugeschnitten und f\u00fcr uns somit einfach niemals wirklich praktikabel war”, so Hentrich.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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Als technische Voraussetzung kam hinzu, dass sich die neue L\u00f6sung in das vorhandene ERP-System von SAP einf\u00fcgen musste.<\/p>\n\n\n\n

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easyinvoice<\/mark><\/p>\n\n\n\n

Lassen Sie sich die Software zeigen<\/p>\n\n\n\nDemo buchen<\/span>\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span><\/a>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Der kurze Weg zu easy invoice<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Nach einer kurzen, aber intensiven Recherche entschieden sich Hentrich und ihr Team sehr schnell f\u00fcr easy invoice for SAP:<\/p>\n\n\n\n

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“Also zum einen gab es Anbieter, die kein gro\u00dfes Interesse an der Zusammenarbeit mit einem Unternehmen unserer Gr\u00f6\u00dfe hatten, w\u00e4hrend easy von Beginn an an einer Zusammenarbeit interessiert war. Zum anderen hat uns gleich gefallen, wie sich easy vorgestellt hat und wie motiviert die Kollegen von easy an das Projekt herangegangen sind.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Es folgte ein gemeinsamer Workshop mit dem Managed Service und einem IT-Experten von easy:<\/p>\n\n\n\n

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“Das war toll. Wir haben am ersten Tag geguckt, welchen Ist-Zustand wir hinsichtlich Technik und Prozessen haben. Am n\u00e4chsten Tag sind wir schon rangegangen und haben von dort den weiteren Weg f\u00fcr die Umstellung der Eingangsrechnungsverarbeitung auf easy invoice mit Blick auf unsere Bed\u00fcrfnisse vorgezeichnet. Und das dort Besprochene wurde sp\u00e4ter auch genauso umgesetzt.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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Nach dem ersten Kontakt zwischen easy und Terminal for Kids im Sommer 2021 startete das eigentliche Projekt Anfang Oktober 2021. Zu den ersten Schritten geh\u00f6rte nach der Aufnahme der technischen und prozessualen Rahmenbedingungen die Ausarbeitung eines Pflichtenheftes. Dazu gab es w\u00f6chentliche Termine:<\/p>\n\n\n\n

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“Eigentlich wollten wir schon Anfang Januar live gehen mit der neuen L\u00f6sung, aber das stellte sich als utopisch heraus, weil wir auf unserer Seite die Verwaltung, die Einrichtungen und zum Schluss noch die Buchhaltung mit den Personalbelegen einbinden mussten. Live gegangen sind wir dann am Anfang von Q2 2022.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Dass es insgesamt so schnell gehen konnte, lag neben dem Engagement der Beteiligten auch daran, dass sich Hentrich in Absprache mit ihrer IT-Abteilung f\u00fcr die Cloud-Version von easy invoice entschieden hat.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Einfacher, schneller, weniger Aufwand<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Im Ergebnis hat die Kreditorenbuchhaltung von Terminal for Kids so nicht nur sehr schnell ein neues Programm zur Verarbeitung der Eingangsrechnungen erhalten, sondern konnte mit easy invoice auch die daran gekoppelten Workflows stark vereinfachen und viel besser auf die eigenen Bed\u00fcrfnisse zuschneiden. Zusammen mit dem Programm richtete easy auch noch eine Archivierungsl\u00f6sung f\u00fcr SAP ein, um alle Rechnungen automatisch revisionssicher zu archivieren. Im neuen Workflow werden die Rechnungen zun\u00e4chst \u00fcber einen digitalen Belegleser als strukturierte Daten in easy invoice eingespeist. Dabei hat es sich als gro\u00dfe Erleichterung herausgestellt, dass dieser gesamte Prozessschritt bei der \u00fcberwiegenden Mehrzahl der Rechnungen ganz ohne manuelle Eingriffe abl\u00e4uft. So sch\u00e4tzen Hentrich und Albert, dass mittlerweile etwa 80 Prozent aller Rechnungen automatisch ins System einlaufen.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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Begeistert zeigen sich die Rechnungsprofis auch, wenn es um die Prozesse geht, die mit der eigentlichen Eingangsrechnungsverarbeitung zusammenh\u00e4ngen. Dank easy invoice konnten die damit verbundenen Schritte ebenfalls stark vereinfacht und beschleunigt werden. Zumal sich mit easy invoice der gesamte Prozess mit der Zeit immer weiter verfeinern und an die Bed\u00fcrfnisse der einzelnen Mitarbeitenden anpassen und automatisieren l\u00e4sst: Beispielsweise ordnet das Programm nun allen Kreditoren sogleich die richtige IBAN-Nummer, Adresse sowie das passende Zahlungsziel zu. Bei der Auswahl einer Kostenstelle werden automatisch die entsprechenden Verantwortlichen f\u00fcr die sachliche Freigabe ausgew\u00e4hlt. \u00dcberschreitet ein Rechnungsbetrag eine zuvor definierte H\u00f6he, w\u00e4hlt das Programm im Freigabeprozess die speziell daf\u00fcr vorgesehenen Verantwortlichen aus.<\/p>\n\n\n\n

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\"Eingangsrechnungsprozess\"<\/figure><\/div>\n<\/div>\n\n
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Flexible, unproblematische Anpassungen<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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“Ich mache in der Regel nur noch zwei Klicks, gehe zur sachlichen Pr\u00fcfung und mehr muss ich eigentlich gar nicht mehr machen. Das ist wirklich sehr weit optimiert”,<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

fasst Hentrich die Verarbeitung der Eingangsrechnungen aus der Nutzerperspektive ihrer Abteilung zusammen. Dabei hat es sich als praktisch erwiesen, dass es in easy invoice m\u00f6glich ist, die Workflows weitgehend selbst zu pflegen. Denn es geh\u00f6rt zum Alltag eines Betreibers einer solchen Anzahl an Einrichtungen, dass es vor Ort von Zeit zu Zeit personelle Rotationen gibt. Wechselt eine Einrichtungsleitung, lassen sich jetzt die Rechnungsl\u00e4ufe mit easy invoice von Mitarbeitenden in der Kreditorenabteilung selbst\u00e4ndig an die neuen Gegebenheiten anpassen.<\/p>\n\n\n\n

In diesem Zusammenhang hebt Hentrich als positiv hervor, dass auch nach der Einrichtung des Programms weiterhin die M\u00f6glichkeit bestand, das Programm mit easy zusammen noch besser auf die Bed\u00fcrfnisse ihrer Abteilung abzustimmen:<\/p>\n\n\n\n

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“Wenn wir eine Idee hatten: Ach, k\u00f6nnten wir hier nicht noch mal an dem R\u00e4dchen drehen und k\u00f6nnten wir da nicht noch einmal etwas machen, war das nie ein Problem. Uns wurden immer alle W\u00fcnsche erf\u00fcllt.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

So f\u00fcgten die IT-Experten von easy beispielsweise bei bestimmten Kreditoren einen festen Buchungstext und ein festes Konto hinzu und erg\u00e4nzten die \u00dcbersicht um ein neues Feld, das den Status \u201eRechnung bezahlt am\u201c anzeigt, da diese Information zuvor nur \u00fcber SAP einsehbar war.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n\n

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F\u00fcr alle Seiten ein voller Erfolg<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Auf einem ganz anderen Gebiet hat sich die Umstellung auf easy invoice ebenfalls als Gl\u00fccksgriff erwiesen. So berichten die beiden erfahrenen Mitarbeiterinnen, dass ihre Arbeit f\u00fcr das gemeinn\u00fctzige Unternehmen nicht nur \u00e4u\u00dferst erf\u00fcllend ist, sondern auch seine eigenen professionellen Herausforderungen mit sich bringt:<\/p>\n\n\n\n

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“P\u00e4dagogen sind ein ganz anderer Schlag Mensch, die einfach offener sind und sich \u00fcber Rechnungen und solche Sachen nicht gro\u00dfartig Gedanken machen. Sie sehen sinnvolle Sachen f\u00fcr ihre Kinder und wollen das f\u00fcr ihre Arbeit nutzen. Das kann auch schon einmal ein Miethuhn f\u00fcr das Tiergehege ihrer Einrichtung sein”, erz\u00e4hlt Simone Albert lachend<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Der Umstieg auf easy invoice erwies sich auch an dieser Stelle als voller Erfolg. Die einfache Bedienung und die Option, Rechnungen \u00fcber das Smartphone in einer vereinfachten Nutzeransicht freizugeben, macht die Zusammenarbeit mit den Fachkr\u00e4ften vor Ort noch besser:<\/p>\n\n\n\n

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“Die haben sich alle \u00fcber das neue System gefreut, weil sie jetzt wirklich nur noch ein, maximal zwei Klicks machen m\u00fcssen.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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Aber auch \u00f6konomisch hat sich easy invoice f\u00fcr die gemeinn\u00fctzige GmbH ausgezahlt: Hentrich sch\u00e4tzt, dass sie mit dem Umstieg auf die neue Software in ihrer Abteilung bei einem Volumen von 1300 bis 1400 Rechnungen pro Monat etwa eine Stelle eingespart hat. So wundert es nicht, dass das n\u00e4chste gemeinsame Projekt mit easy software auch schon in den Startl\u00f6chern steht: Es betrifft die anstehende Umstellung der Buchhaltung auf die E-Rechnung, die bekanntlich ab 2025 in Deutschland umgesetzt werden muss.<\/p>\n\n\n\n

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Webinar-Aufzeichnung<\/p>\n\n\n\n

jetzt die zukunft entdecken \u2013 e-rechnungspflicht 2025<\/h2>\n\n\n\n

Erfahren Sie alles Wesentliche, was Sie \u00fcber das Wachstumschancengesetz und dessen Auswir\u0002kungen auf die Eingangsrechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen wissen m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\nWebinar ansehen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Uns sind in der Zusammenarbeit mit easy immer wieder alle W\u00fcnsche erf\u00fcllt worden, sofern es irgendwie machbar war. Aus anderen Projekten kannte ich das so nicht, das muss ich wirklich hervorheben.<\/h3>\n\n\n
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B\u00e4rbel Hentrich,<\/strong>
Leiterin Kreditorenabteilung | Terminal f\u00fcr Kids<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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Simone Albert,<\/strong>
Buchhaltung | Terminal f\u00fcr Kids<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Terminal for Kids, eine gemeinn\u00fctzige Organisation f\u00fcr Kinderbetreuungseinrichtungen, fand mit der Cloud-L\u00f6sung von easy invoice das perfekte System f\u00fcr die effiziente Bearbeitung von Eingangsrechnungen.<\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":210542,"parent":0,"menu_order":0,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_links_to":"","_links_to_target":""},"regions":[1440],"branchen":[1360],"einsatzbereich":[1863],"produkt":[1866],"class_list":["post-210540","referenzen","type-referenzen","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","regions-deutschland-at","branchen-offentlicher-dienst-und-verbande-at","einsatzbereich-eingangsrechnungen","produkt-easy-invoice-at","no-featured-image-padding","resize-featured-image"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/referenzen\/210540","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/referenzen"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/types\/referenzen"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/media\/210542"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=210540"}],"wp:term":[{"taxonomy":"regions","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/regions?post=210540"},{"taxonomy":"branchen","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/branchen?post=210540"},{"taxonomy":"einsatzbereich","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/einsatzbereich?post=210540"},{"taxonomy":"produkt","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/produkt?post=210540"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}