{"id":219181,"date":"2025-09-03T17:07:10","date_gmt":"2025-09-03T15:07:10","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/references\/strenge\/"},"modified":"2025-09-03T17:07:10","modified_gmt":"2025-09-03T15:07:10","slug":"strenge","status":"publish","type":"referenzen","link":"http:\/\/easy-software.com\/at\/referenzen\/strenge\/","title":{"rendered":"Strenge"},"content":{"rendered":"
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Referenz-Story<\/p>\n\n\n\n

Strenge:<\/em><\/mark> easy invoice beendet die Rechnungs\u00adarchivierung auf Paletten<\/h1>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n
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Inhalt<\/p>\n\n\n

\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Die Archivierung mit dem Gabelstapler hat ein Ende<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Optimales Zusammenspiel aus Rechnungs\u00adverarbeitung und Archiv<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Nahtlose Integration der Systeme<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Mehr Transparenz<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Mit kleinen Schritten und offenen Augen zum Erfolg<\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n
\n\nStory herunterladen<\/span>\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n
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\u00dcber Strenge<\/em><\/h2>\n\n\n\n

Strenge wurde 1961 als Handelsvertretung in G\u00fctersloh gegr\u00fcndet und ist in seiner \u00fcber 60-j\u00e4hrigen Geschichte zu einem europaweit anerkannten B2B-Gro\u00dfh\u00e4ndler geworden. Das ostwestf\u00e4lische Unter\u00adnehmen wird heute in zweiter Generation von den drei S\u00f6hnen des Firmengr\u00fcnders Hans Martin Strenge geleitet. Neben einem Online-Shop und einem E-Procurement-System f\u00fcr MRO-Artikel entwickelt und fertigt Strenge auch Kartonagen, bietet einen Reparatur- und Wartungsservice an und verf\u00fcgt \u00fcber eine eigene Logistikabteilung. Die etwa 150 Mitarbeitenden sind an drei Standorten in der Region t\u00e4tig.<\/p>\n\n\n\n

Ob Verpackungs- und B\u00fcromaterialien, Arbeitskleidung oder Reini\u00adgungsmittel \u2013 jedes Unternehmen ben\u00f6tigt MRO-Artikel (Maintenan\u00adce, Repair, and Operations). Kein Wunder also, dass der MRO-Markt allein in Europa mehrere Hundert Milliarden Euro schwer ist. Die Strenge GmbH aus G\u00fctersloh vor den T\u00fcren Bielefelds hat sich in diesem Segment besonders auf das Thema Verpackungen speziali\u00adsiert und spielt mit dieser Gesch\u00e4ftsstrategie schon seit Jahrzehnten erfolgreich auf dem Markt mit.<\/p>\n\n\n\n

Um im Internetzeitalter in so einem kompetitiven Gesch\u00e4ftsfeld be\u00adstehen zu k\u00f6nnen, setzt das traditionsreiche Familienunternehmen besonders auf Servicequalit\u00e4t und effiziente Betriebsabl\u00e4ufe. Folge\u00adrichtig geh\u00f6rt die Digitalisierung von Gesch\u00e4ftsprozessen quasi zur DNA des ostwestf\u00e4lischen Gro\u00dfh\u00e4ndlers. So ist das Unternehmen schon seit Jahren im Online-Business aktiv und bietet seinen Kunden E-Procurement-L\u00f6sungen an, mit denen Unternehmen ihren Beschaf\u00adfungsprozess digitalisieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Buchen Sie jetzt einen kostenfreien Termin<\/p>\n\n\n\ntermin buchen<\/span>\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n\n

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Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses<\/h2>\n\n\n\n

Ein weiteres Beispiel f\u00fcr diese vorausschauende Firmenpolitik ist das Rechnungsmanagement. Strenge hat bereits 2012 damit begonnen, die Eingangsrechnungsverarbeitung mit easy invoice in Verbindung mit easy archive von einem analogen auf einen digitalen Workflow umzustellen. Verantwortlich f\u00fcr das Projekt war schon damals Dr. Frank Bettenworth, der als IT-Leiter seit 19 Jahren die Digitalisierung im Hause Strenge vorantreibt:<\/p>\n\n\n\n

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„Im analogen Prozess mussten bestellbezogene und kostenbezogene Rechnungen \u2013 etwa f\u00fcr Handelsware, Versicherungen oder die Fahrzeugflotte \u2013 unterschiedlich behandelt werden. Durch die Digitalisierung entf\u00e4llt dieser manuelle Aufwand: Alle Rechnungen lassen sich heute einheitlich und effizient verarbeiten.“<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Besonders aufwendig war die Bearbeitung der Rechnungen ohne Bestellbezug, weil die Papierrechnungen zum Abzeichnen sehr aufwendig im Haus verteilt werden mussten:<\/p>\n\n\n\n

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„Wir haben die Rechnungen noch handschriftlich unterschrieben, sind damit anschlie\u00dfend in die Buchhaltung gegangen und haben sie zum Verbuchen abgegeben.“<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Waren Mitarbeitende im Urlaub, blieben die Rechnungen liegen und zum Ende des Urlaubs hatte sich ein Stapel Rechnungen auf dem Schreibtisch angeh\u00e4uft, die erst einmal abgearbeitet werden mussten.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Die Archivierung mit dem Gabelstapler hat ein Ende<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Probleme, die jedes Unternehmen kennt, in dem die Rechnungen manuell durch die B\u00fcros bewegt und abgezeichnet werden m\u00fcssen. Was die Situa\u00adtion bei Strenge als Gro\u00dfh\u00e4ndler damals aber noch versch\u00e4rft hat, war die schiere F\u00fclle an Material, die daraus entstand:<\/p>\n\n\n\n

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„Damals gingen noch etwa 85 bis 90 Prozent der Rechnungen per Post ein“, erz\u00e4hlt Frank Bettenworth.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Strenge besch\u00e4ftigte deshalb lange Zeit einen Mitarbeiter, dessen haupts\u00e4chliche T\u00e4tigkeit darin bestand, die anfallenden Papierrechnungen zur Archivierung in Aktenordner einzusortieren und nach einem Jahr in einer Lagerhalle auf dem Firmencampus in Folie verschwei\u00dft auf Paletten einzulagern:<\/p>\n\n\n\n

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„Wurde eine dieser Rechnung ben\u00f6tigt, rief man in der Logistik an, und dort hat sich ein Lagerarbeiter einen Gabelstapler genommen, den entsprechenden Ordner gesucht und die Rechnung herausgenommen.“<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Fr\u00fcher musste j\u00e4hrlich mindestens eine struktu\u00adrierte Palette eingelagert werden \u2013 auf Dauer ein erheblicher Platzverbrauch. Durch die digitale Archivierung werden Lagerfl\u00e4chen freigegeben und Entsorgungskosten nach Ablauf der Aufbe\u00adwahrungsfrist komplett eingespart.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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easyinvoice<\/mark><\/p>\n\n\n\n

Lassen Sie sich die Software zeigen.
easy invoice verk\u00fcrzt Ihren gesamten Rechnungpr\u00fcfungsprozess von der Erfassung bis zur Freigabe<\/p>\n\n\n\n

<\/path><\/svg><\/span>Workflowgest\u00fctztes Rechnungsmanagement<\/span><\/p>\n\n\n\n

<\/path><\/svg><\/span>Effiziente Erfassung der Rechnung (analog oder digital)<\/span><\/p>\n\n\n\n

<\/path><\/svg><\/span>Verarbeitung von eRechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT)<\/span><\/p>\n\n\n\n

<\/path><\/svg><\/span>und viele weitere Vorteile<\/span><\/p>\n\n\n\nDemo buchen<\/span>\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span><\/a>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Optimales Zusammenspiel aus Rechnungs\u00adverarbeitung und Archiv<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Seit der Digitalisierung geh\u00f6ren diese Zust\u00e4nde aber l\u00e4ngst der Vergangenheit an. Wie wertvoll dieser Schritt war, wurde bei Strenge nicht zuletzt w\u00e4hrend der Corona-Pandemie deutlich:<\/p>\n\n\n\n

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„Das hat uns gerade in dieser Zeit richtig nach vorne gebracht“, so Frank Bettenworth.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Durch das Zusammenspiel von easy invoice mit dem easy archive k\u00f6nnen alle Sachbearbeiter auf jeden Vorgang selbst\u00e4ndig zugreifen und schnell bearbeiten. Um diesen Prozess noch weiter zu vereinfachen, werden bei Strenge mit easy neben den Rechnungen auch alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System archiviert: \u201eSei es ein Angebot, eine Auftragsbest\u00e4\u00adtigung oder ein Lieferschein.\u201c<\/em> Hat zum Beispiel ein Kunde Nachfragen zu einer Bestellung, kann der Sachbearbeiter den Vorgang im Archiv schnell auffinden und die entsprechenden Dokumente per E-Mail verschicken. F\u00fcr Strenge ist das auch deshalb enorm wichtig, weil es auf den Service-Aspekt einzahlt, der f\u00fcr einen mittelst\u00e4ndischen Gro\u00dfh\u00e4ndler im Wettbewerb heutzutage \u00fcberlebenswichtig ist.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n\n

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Nahtlose Integration der Systeme<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Ein entscheidender Erfolgsfaktor f\u00fcr die Effizienz der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bei Strenge ist die reibungslose Integration zwischen dem Archivsystem, dem ERP-System und der Finanzbuchhaltung. \u00dcber durchdachte Schnittstellen ist sichergestellt, dass jederzeit direkt aus den Fachanwendungen auf archivierte Belege zugegriffen werden kann \u2013 ohne Systemwechsel und ohne aufwendige Suchvorg\u00e4nge.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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Ganz gleich, ob ein Sachbearbeiter in der Warenwirtschaft, im Kundenservice oder in der Buchhaltung arbeitet: Der Zugriff auf die relevanten Dokumente erfolgt schnell, sicher und kontextbezogen. Diese tiefe Systemvernetzung erh\u00f6ht nicht nur die Geschwindigkeit im Tagesgesch\u00e4ft, sondern tr\u00e4gt auch zur Fehlervermeidung und zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen bei.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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E-Rechnung: Tipps zur Umstellung<\/h2>\n\n\n\n

<\/path><\/svg><\/span>Wie Sie Kompatibilit\u00e4tsprobleme erkennen<\/span><\/p>\n\n\n\n

<\/path><\/svg><\/span>Wie Sie Fehlern in der XML-Struktur und in -Datenfeldern auf die Schliche kommen<\/span><\/p>\n\n\n\n

<\/path><\/svg><\/span>Warum Sie Ihre E-Rechnungssteller einbeziehen m\u00fcssen<\/span><\/p>\n\n\n\n

<\/path><\/svg><\/span>Welche Vorgehensweise sich hier f\u00fcr Sie anbietet<\/span><\/p>\n\n\n\nLesen & durchstarten<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Mehr Transparenz<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Als weiteren gro\u00dfen Vorteil hat sich f\u00fcr Strenge der enorme Gewinn an Transparenz erwiesen, der mit easy invoice in die Buchhaltung eingezogen ist. Fr\u00fcher kam es bei dem Gro\u00dfh\u00e4ndler oft vor, dass die Ware vor der Rechnung das Unternehmen erreichte, weil der Postweg der Rechnung l\u00e4nger dauerte als die Warenlieferung. Seitdem Rechnun\u00adgen elektronisch versendet werden, hat sich das jedoch gedreht. Jetzt ist die Rechnung in der Regel vor der Ware da. Dank easy invoice l\u00e4sst sich viel einfacher pr\u00fcfen, ob die Ware auch wirklich einge\u00adtroffen ist, bevor die \u00dcberweisung raus geht.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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Transparenz ist auch das Stichwort, wenn es generell um die Zahlungsl\u00e4ufe im Unternehmen geht: Da mit der Digitalisierung jede Rechnung mit dem Eingang automatisch erfasst wird, hat die Buchhaltung gerade bei den Rechnungen
ohne Bestellbezug jederzeit genau im Blick, wie hoch die Au\u00dfenst\u00e4nde hier sind. Dabei spielt der Finanzbuchhaltung in die H\u00e4nde, dass sie mit der Software genau kontrollieren kann, an welcher Stelle eine Rechnung eventuell im Freigabeprozess h\u00e4ngengeblieben ist, und den Prozess bei Bedarf zus\u00e4tzlich ansto\u00dfen kann.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n\n

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Mit kleinen Schritten und offenen Augen zum Erfolg<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Um so weit zu kommen, hat Frank Bettenworth darauf geachtet, die Software in kleinen Iteratio\u00adnen einzuf\u00fchren und dabei auch darauf geschaut, wie sich die alten eingespielten Prozesse mit dem neuen System verbessern lassen. Dabei gilt es auch, den menschlichen Faktor nicht zu vernach\u00adl\u00e4ssigen. Denn bei solchen Projekten ist besonders am Anfang auch viel \u00dcberzeugungsarbeit gefragt. Sein Rat dazu lautet:<\/p>\n\n\n\n

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„Fr\u00fchzeitig die Kollegen aus dem Fachbereich mit an Bord zu holen und die Transformation mit ihnen gemeinsam gestalten.“<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Zum Erfolg hilft auch ein pragmatischer Umgang mit Ver\u00e4nderungen. So hat es sich f\u00fcr die Buch\u00adhaltung als sinnvoll herausgestellt, dass die Sach\u00adbearbeiter mit der Umstellung auf die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung einen zweiten Bildschirm bekommen. So konnten sie auf dem einen Monitor den Beleg aufrufen und auf dem zweiten Monitor die Buchung in der Software vor\u00adnehmen.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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Der Personal\u00adaufwand hat sich etwa halbiert<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ein weiterer Aspekt, auf den sich die Digitalisierung der Eingangsrechnungen positiv ausgewirkt hat, betrifft die Effizienz des gesamten Prozesses. Frank Bettenworth sch\u00e4tzt, dass sich der gesamte Arbeitsaufwand f\u00fcr die Bearbeitung und Archivie\u00adrung der Rechnungen allein auf Seiten der Buch\u00adhaltung seit Einf\u00fchrung der Software etwa halbiert hat.<\/p>\n\n\n\n

Dabei ist es wichtig zu betonen, dass die Effizienz\u00adgewinne eines digitalen Rechnungseingangs mit der Zeit wachsen: So ist die Buchhaltung bei Strenge mittlerweile in der Lage, zahlreiche Rechnungen mit Bestellbezug als sogenannte Dunkelbuchungen \u2013 also ganz ohne menschliche Eingriffe \u2013 durch den Rechnungsprozess zu f\u00fchren. Das System f\u00fchrt dazu einen automatischen Abgleich zwischen Rechnung und Bestellung durch und leitet bei einer hundertprozentigen \u00dcberein\u00adstimmung selbst\u00e4ndig den \u00dcberweisungsvorgang ein.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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„Der Arbeitsaufwand f\u00fcr die Bearbeitung und Archivierung der Rechnungen allein auf Seiten der Buchhaltung hat sich seit Einf\u00fchrung der Software etwa halbiert.“<\/h3>\n\n\n\n

Dr. Frank Bettenworth,<\/strong>
IT Manager | Strenge<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Strenge optimiert den Eingangsrechnungsprozess mit easy invoice und easy archive. Digitale Workflows sorgen f\u00fcr Effizienz, Transparenz und reduzierte Kosten.<\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":219183,"parent":0,"menu_order":0,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_links_to":"","_links_to_target":""},"regions":[1440],"branchen":[1799,1369],"einsatzbereich":[1857,1863,1858],"produkt":[1865,1866],"class_list":["post-219181","referenzen","type-referenzen","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","regions-deutschland-at","branchen-handel-at","branchen-logistik-und-transport-at","einsatzbereich-archivierung","einsatzbereich-eingangsrechnungen","einsatzbereich-workflow","produkt-easy-archive-at","produkt-easy-invoice-at","no-featured-image-padding","resize-featured-image"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/referenzen\/219181","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/referenzen"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/types\/referenzen"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/media\/219183"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=219181"}],"wp:term":[{"taxonomy":"regions","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/regions?post=219181"},{"taxonomy":"branchen","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/branchen?post=219181"},{"taxonomy":"einsatzbereich","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/einsatzbereich?post=219181"},{"taxonomy":"produkt","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/at\/wp-json\/wp\/v2\/produkt?post=219181"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}