--- title: Immobilien date: 2026-10-07T09:37:39Z modified: 2026-10-13T15:08:10Z permalink: "https://easy-software.com/de/branchen/immobilien/" type: page status: publish excerpt: Digitalisieren Sie Immobilienakten, Verträge und Rechnungen effizient und transparent. GoBD-konforme DMS-Lösungen für Hausverwaltungen & Wohnungsunternehmen. wpid: 232360 translation_priority: - Optional featured_image: "https://easy-software.com/wp-content/uploads/GettyImages-22854061381.jpg" featured_image_alt: Branche Immobilienwirtschaft timestamp: 2026-10-13T15:08:10Z tags: - Optional --- [⌂ Home](https://easy-software.com/de/) ![Software Hosted in Germany](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Software-Hosted-in-Germany-2026.png) ![Software Made in Germany](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Software-Made-in-Germany-2026_Deutsch.png) ![ISO/IEC 27001](https://easy-software.com/wp-content/uploads/iso-iec-27001_233x233.png) Branche › Immobilien # Dokumentenprozesse in der Immobilienwirtschaft Ob Vertragsmanagement, digitale Immobilienakten oder automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung: Mit easy software digitalisieren Immobilienunternehmen ihre Dokumentenprozesse effizient und transparent. In der Immobilienwirtschaft entstehen Dokumente in großer Zahl: Miet- und Gewerbeverträge, Eingangsrechnungen, Wartungsaufträge, Eigentümerkorrespondenz. Sie entstehen verteilt, müssen aber zentral auffindbar sein – für Verwalter, Eigentümer und Mieter gleichermaßen. easy software unterstützt Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen dabei, diese Prozesse zu digitalisieren und transparent zu machen. [ Demo vereinbaren](https://microsite.easy-software.com/de/demo) ## Typische Herausforderungen in der Immobilienwirtschaft ### Verträge liegen verteilt in Abteilungen und Systemen Mietverträge, Gewerbeverträge, Wartungsverträge – verwaltet von verschiedenen Bereichen, abgelegt auf unterschiedlichen Servern oder in Papierordnern. Fristen werden verpasst, [Vertragsinformationen](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/vertragsmanagement.md) müssen mühsam aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht werden. easy software bringt alle Verträge an einen zentralen Ort, mit automatischer Fristenüberwachung und klaren Zugriffsrechten. ### Anfragen und Aufträge gehen im Tagesgeschäft unter Wenn ein Mieter einen Schaden meldet, muss der Vorgang schnell bearbeitet, nachverfolgt und dokumentiert werden. Ohne digitale Wiedervorlagen und Auftragsdatenbank verlieren sich Anfragen im Tagesgeschäft – mit direktem Einfluss auf die Kundenzufriedenheit. easy software bildet Anfragen und Aufträge digital ab, mit automatischer Wiedervorlage und nachvollziehbarem Status. ### Immobilienakten sind nicht standortübergreifend verfügbar Wer ein großes Immobilienportfolio mit mehreren Standorten oder regionalen Einheiten verwaltet, kennt das Problem: Dokumente zu einer Immobilie liegen verteilt, sind schwer auffindbar und nicht zentral verfügbar. Reporting erfordert manuelles Zusammensuchen aus verschiedenen Quellen. easy software bündelt alle immobilienbezogenen Dokumente in einer digitalen Immobilienakte, standortübergreifend und direkt abrufbar. ### Eingangsrechnungen und Betriebskosten müssen effizient verarbeitet werden Rechnungen von Handwerkern, Versorgern und Dienstleistern müssen geprüft, freigegeben und korrekt zugeordnet werden. Ohne digitalen Prozess entstehen Verzögerungen, Fehler bei der Kostenzuordnung und manuelle Nacharbeit. easy software automatisiert den [Rechnungseingang](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/elektronische-eingangsrechnung.md) und sorgt für eine korrekte, nachvollziehbare Kostenzuordnung. ## Typische Anwendungsfälle in der Immobilienwirtschaft ### Zentrales Vertragsmanagement mit easy contract Eine Wohnungsbaugesellschaft mit tausenden Miet-, Gewerbe-, Wartungs- und Dienstleistungsverträgen kann sich keine verteilten Insellösungen leisten. easy contract bündelt alle Verträge in einer durchsuchbaren, zentralen digitalen Akte. Fristen werden automatisch überwacht, Reporting ist ohne manuelles Zusammensuchen möglich. Die [Gewobag](https://easy-software.com/de/referenzen/gewobag/) nutzt easy contract seit 2011 für ihre Immobilienakte und hat damit Insellösungen verschiedener Bereiche abgelöst. ### Digitales Anfragen- und Auftragsmanagement mit easy _DMS_ Wenn ein Mieter einen Schaden meldet, startet sofort ein digitaler Vorgang: Anfrage erfassen, Angebot einholen, Auftrag vergeben, Erledigung dokumentieren. easy DMS bildet diesen gesamten Prozess ab – mit digitaler Wiedervorlage, damit keine Frist verpasst wird. [Becker & Döring](https://easy-software.com/de/referenzen/becker-und-doering-gmbh/) hat damit interne Prozesse beschleunigt und gleichzeitig die Transparenz gegenüber Eigentümern und Mietern erhöht. ### Revisionssichere Archivierung mit easy archive Alle immobilienbezogenen Dokumente – Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Wartungsnachweise, Bauakte – werden GoBD-konform archiviert, automatisch aus dem laufenden System heraus. Belege sind sofort auffindbar, unveränderbar gespeichert und bei Prüfungen vollständig verfügbar. ## Wie die Lösungen von easy software die Immobilienwirtschaft unterstützen Für jede dieser Herausforderungen hat easy software eine passende Lösung. Das Portfolio deckt die dokumentenintensiven Prozesse in Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen ab – vom Vertragsmanagement bis zur digitalen Immobilienakte. Alle Lösungen lassen sich einzeln einsetzen und miteinander kombinieren. [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-contract.md)### easycontract Miet-, Gewerbe- und Wartungsverträge zentral verwalten, Fristen automatisch überwachen und digital signieren. easy contract entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-dms.md)### easy DMS Dokumente zentral verwalten, Anfragen und Aufträge digital abbilden und Zugriffsrechte steuern. Branchenspezifische Prozesse wie Schadensmeldungen oder Eigentümerkorrespondenz lassen sich direkt im System abbilden. easy DMS entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-archive.md)### easyarchive Belege und Dokumente GoBD-konform archivieren, automatisch aus dem laufenden System heraus, standortunabhängig abrufbar. easy archive entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-invoice.md)### easyinvoice Eintreffende E-Rechnungen von Handwerkern, Versorgern und Dienstleistern automatisch erfassen, prüfen und freigeben, mit korrekter Kostenzuordnung. easy invoice entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-hr.md)### easyhr Digitale Personalakte für Mitarbeitende in Verwaltung und Objektbetreuung, DSGVO-konform und standortübergreifend. easy hr entdecken Referenzen ## Immobilienunternehmen, die easy software vertrauen [](https://easy-software.com/de/referenzen/gewobag/)![Logo der Gewobag](https://easy-software.com/wp-content/uploads/2018/05/gewobag_logo.jpg) „Vertragsrelevante Daten und Unterlagen sind bequem am Computerbildschirm einsehbar und müssen nicht erst in den Unterlagen gesucht werden.“ Die **Gewobag,** kommunale Wohnungsbaugesellschaft mit rund 72.600 Wohnungen, bündelt mit **easy contract** alle Miet- und Gewerbeverträge in einer digitalen Immobilienakte – seit 2011 im Einsatz. Referenz lesen [](https://easy-software.com/de/referenzen/becker-und-doering-gmbh/)![Becker & Döring GmbH](https://easy-software.com/wp-content/uploads/2018/05/logo_rgb.jpg) „Wir können mit dem System alle Anforderungen von damals problemlos abbilden und haben inzwischen weitere Workflows umgesetzt, an die wir zum Zeitpunkt der Einführung von easy DMS noch nicht einmal dachten.“ **Becker & Döring Hausverwaltungen** nutzt **easy DMS** für Anfragen, Aufträge und interne Prozesse – mit digitaler Wiedervorlage und beschleunigten Abläufen. Referenz lesen [](https://easy-software.com/de/referenzen/mess-profis/)![Referenzkunde Mess-Profis](https://easy-software.com/wp-content/uploads/2024-Die-Messprofis-LOGO-FINAL-01-3-5-scaled-e1767348866690.png "2024 Die Messprofis LOGO FINAL-01 (3) ") „Ohne ein digitales Archiv könnten wir unsere Prozesse nicht mehr aufrechterhalten. Schon aus dem einfachen Grund, weil es heutzutage so viele Daten gibt, die verarbeitet werden und so viele Vorschriften, die dabei beachtet werden müssen.“ Bei den **Mess-Profis** treffen heutzutage alle relevanten Dokumente, die über E-Mails in der Firma ein und werden automatisch in das **easy archive** übernommen. Referenz lesen [Alle Immobilien-Referenzen ](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/referenzkunden.md) ## Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung in der Immobilienwirtschaft ### Wie lässt sich das Vertragsmanagement in einer Wohnungsbaugesellschaft mit großem Immobilienportfolio zentralisieren? Mit easy contract lassen sich Miet-, Gewerbe- und Wartungsverträge zentral und durchsuchbar verwalten. Das System überwacht Fristen automatisch und stellt Vertragsdaten für Auswertungen und Reportings bereit. So behalten Wohnungsunternehmen auch bei großen Immobilienbeständen den Überblick über Verträge, Laufzeiten und damit verbundene Dokumentationspflichten. Die Gewobag setzt easy contract seit 2011 ein und hat damit dezentrale Insellösungen verschiedener Unternehmensbereiche abgelöst. ### Wie können Hausverwaltungen Anfragen und Aufträge digital nachverfolgen? Mit easy DMS bilden Hausverwaltungen den gesamten Vorgang digital ab, von der Angebotsanfrage bis zur Auftragserteilung, Dokumentation und Schadensmeldungen. Digitale Wiedervorlagen stellen sicher, Fristen und offene Aufgaben im Blick zu behalten. Gleichzeitig bleiben Bearbeitungsschritte und zugehörige Dokumente zentral nachvollziehbar, was die Erfüllung von Dokumentationspflichten erleichtert. Becker & Döring hat damit interne Abläufe beschleunigt und zugleich die Transparenz gegenüber Eigentümern erhöht. ### Welche Archivierungspflichten gelten in der Immobilienwirtschaft? Immobilienunternehmen müssen je nach Dokumentenart unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten beachten. Das betrifft beispielsweise steuerlich relevante Unterlagen und Abrechnungen, aber auch Verträge und Nachweise, die für die Verwaltung einer Immobilie benötigt werden. Mit easy archive lassen sich Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Wartungsnachweise und weitere Dokumente zentral und nachvollziehbar archivieren. Für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen unterstützt easy archive eine GoBD-konforme Archivierung. easy archive ist zudem nach [IDW PS 880](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/glossar/idw-ps-880-pruefung.md) geprüft. ### Wie lassen sich Immobilienakten für ein Portfolio mit mehreren Standorten zentral verfügbar machen? Mit easy archive und easy DMS werden alle Dokumente zu einer Immobilie, unabhängig von Standort oder Abteilung, an einem zentralen Ort zusammengeführt. Berechtigte Mitarbeitende haben standortübergreifend Zugriff, ohne physische Dokumente suchen oder anfordern zu müssen. ### Welche DMS-Lösung eignet sich für Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen? easy software bietet mit easy DMS und easy contract speziell für die Immobilienwirtschaft relevante Lösungen – für Anfragen- und Auftragsmanagement, Vertragsmanagement und Immobilienakten. Die Lösungen sind ohne großen Einführungsaufwand nutzbar und lassen sich an branchenspezifische Prozesse anpassen, wie Becker & Döring und Gewobag zeigen. ## Nächste Schritte [Alle Immobilien-Referenzen ](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/referenzkunden.md) [Passende Lösung finden ](#produkte) [Demo vereinbaren ](https://microsite.easy-software.com/de/demo)