--- title: Industrie date: 2026-10-02T15:31:39Z modified: 2026-10-13T15:07:28Z permalink: "https://easy-software.com/de/branchen/industrie/" type: page status: publish excerpt: "Digitalisieren Sie Dokumentenprozesse in der Industrie: Automatisierte Rechnungsverarbeitung, GoBD-Archivierung & Vertragsmanagement mit ERP-Anbindung." wpid: 232214 translation_priority: - Optional featured_image: "https://easy-software.com/wp-content/uploads/GettyImages-2228051438.jpg" featured_image_alt: Mitarbeiter in der Industrie Fertigung und Produktion timestamp: 2026-10-13T15:07:28Z tags: - Optional --- [⌂ Home](https://easy-software.com/de/) ![Software Hosted in Germany](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Software-Hosted-in-Germany-2026.png) ![Software Made in Germany](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Software-Made-in-Germany-2026_Deutsch.png) ![ISO/IEC 27001](https://easy-software.com/wp-content/uploads/iso-iec-27001_233x233.png) Branche › Industrie # Dokumentenprozesse in der Industrie Ob Eingangsrechnungen, Qualitätsdokumente oder Lieferantenverträge: Mit easy software digitalisieren Industrieunternehmen ihre Dokumentenprozesse effizient und skalierbar. In Fertigungs- und Produktionsunternehmen entstehen täglich Dokumente in großer Menge – Bestellvorgänge, Eingangsrechnungen, Wartungsprotokolle, Qualitätsdokumente, Verträge. Sie entstehen in verschiedenen Abteilungen, auf verschiedenen Systemen und müssen trotzdem revisionssicher zusammengeführt und abrufbar sein. easy software begleitet Industrieunternehmen dabei, diese Prozesse zu strukturieren, zu digitalisieren und langfristig skalierbar zu machen. [ Demo vereinbaren](https://microsite.easy-software.com/de/demo) ![Adam Hall Referenkunde](https://easy-software.com/wp-content/uploads/adam-hall.png "adam-hall") ![](https://easy-software.com/wp-content/uploads/dk-logo-vorschaubild.png "dk-logo-vorschaubild") ![](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Referenz_hama.png "Referenz_hama") ![](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Referenz_Lemken.png "Referenz_Lemken") ![Loparex](https://easy-software.com/wp-content/uploads/2020/06/loparex_logo.png "loparex_logo") ## Typische Herausforderungen in der Industrie ### Rechnungen hängen im Freigabeprozess [Eingangsrechnungen](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/elektronische-eingangsrechnung.md) kommen per Post, E-Mail oder EDI – aus verschiedenen Quellen, in verschiedenen Formaten. Ohne strukturierten Workflow weiß die Finanzbuchhaltung nicht, wo eine Rechnung gerade liegt. Ist der zuständige Prüfer krank oder auf Dienstreise, bleibt die Rechnung liegen – mit allen Konsequenzen für Zahlungsfristen und Skonti. easy software leitet Rechnungen automatisch in den richtigen Freigabe-Workflow, mit Eskalationsroutinen bei Verzögerungen. ### Dokumente wandern durch Abteilungen – und gehen verloren Wenn ein physisches Dokument von der Arbeitsvorbereitung in den Einkauf und weiter in die Buchhaltung wandert, existiert es nur einmal. Wer es gerade nicht hat, kann nicht damit arbeiten. Dokumente werden gesucht, sind nicht auffindbar oder tauchen an der falschen Stelle wieder auf – ein strukturelles Problem, das mit wachsender Unternehmensgröße nicht besser wird. easy software zentralisiert [alle Dokumente an einem Ort](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/dokumentenmanagementsystem.md), mit standortunabhängigem Zugriff und klaren Berechtigungen. ### _GoBD_-konforme Archivierung ist aufwändig und fehleranfällig Fertigungsunternehmen unterliegen strengen [Aufbewahrungspflichten](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/archivierung.md#aufbewahrungsfristen-dokumente) – für Buchhaltungsbelege, aber je nach Branche auch für Produktionsprotokolle, Qualitätsdokumentationen und Liefernachweise. Eine sachgemäße Archivierung in Papierform oder auf lokalen Laufwerken ist fehleranfällig und bei Prüfungen riskant. easy software archiviert Dokumente automatisch aus dem ERP heraus, revisionssicher und jederzeit prüfungsbereit. ### Verträge liegen verteilt in Abteilungen und Ordnern In einem Industrieunternehmen gibt es Lieferantenverträge, Wartungsverträge, Dienstleistungsverträge – verwaltet von verschiedenen Abteilungen, abgelegt auf unterschiedlichen Servern, ohne einheitliche Struktur. Fristen werden verpasst, Verträge verlängern sich automatisch, und niemand hat den vollständigen Überblick. easy software bringt alle Verträge an einen zentralen, durchsuchbaren Ort, mit automatischer Fristenüberwachung. ## Typische Anwendungsfälle in der Industrie ### Digitaler Rechnungseingang mit easy invoice Rechnungen aus verschiedenen Quellen werden von easy invoice automatisch erfasst und in den richtigen Freigabe-Workflow geleitet. Rechnungen, die über definierten Beträgen liegen, werden automatisch an weitere Instanzen weitergeleitet, inklusive Eskalationsroutinen. Das Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, keine Skontoverluste und klare Verantwortlichkeiten. ### _GoBD_-konforme Langzeitarchivierung mit easy archive easy archive archiviert Dokumente automatisch beim Abschluss eines Vorgangs im ERP, ohne manuelle Eingriffe. Das Archiv ist revisionssicher, [GoBD-konform](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/glossar/gobd.md) und direkt aus der ERP-Oberfläche heraus abrufbar. Auch nach Jahren sind alle Dokumente vollständig und unveränderbar vorhanden. ### Zentrales Vertragsmanagement mit easy contract easy contract bringt alle Verträge an einen zentralen, durchsuchbaren Ort – weltweit verfügbar für international tätige Industrieunternehmen, die bisher mit unterschiedlichen lokalen Systemen und aufwändigen Abstimmungsprozessen arbeiten. Fristen werden automatisch überwacht, zuständige Personen rechtzeitig erinnert. Eine integrierte Übersetzungsfunktion stellt sicher, dass alle Beteiligten Verträge in ihrer bevorzugten Sprache verstehen – das reduziert Verhandlungszeiten erheblich. ## Wie die Lösungen von easy software die Industrie unterstützen Für jede dieser Herausforderungen hat easy software eine passende Lösung. Das Portfolio deckt den gesamten dokumentenintensiven Alltag in Fertigungs- und Produktionsunternehmen ab – vom Rechnungseingang bis zum Vertragsmanagement. Jede Lösung ist einzeln einsetzbar und lässt sich mit den anderen kombinieren. Alle integrieren sich in bestehende ERP-Systeme wie [SAP](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/sap.md), [Microsoft Dynamics](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/microsoft-dynamics-schnittstelle.md) oder Oracle. [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-invoice.md)### easyinvoice Eingangsrechnungen automatisch erfassen, prüfen und freigeben – mit ERP-Abgleich und konfigurierbaren Freigabe-Workflows, auch für komplexe Genehmigungsregeln und standortübergreifende Teams. easy invoice entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-archive.md)### easyarchive Belege und Dokumente GoBD-konform archivieren – automatisch aus dem laufenden ERP-Prozess heraus, ohne manuelle Ablage. Im Industrieumfeld zählen dazu auch branchenspezifische Dokumententypen: Produktionsprotokolle und Qualitätskontrollberichte gemäß GMP-Richtlinien, Sicherheitsdatenblätter und Risikobewertungen nach REACH-Verordnung sowie Rückruf- und Wartungsdokumentationen in der Automobilindustrie. easy archive entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-dms.md)### easy DMS Dokumente zentral verwalten, Workflows abbilden und Zugriffsrechte steuern – für alle Abteilungen und Standorte eines Fertigungsunternehmens. easy DMS entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-contract.md)### easycontract Lieferanten-, Wartungs- und Dienstleistungsverträge zentral und durchsuchbar verwalten, Fristen automatisch überwachen und digital signieren. easy contract entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-hr.md)### easyhr Digitale Personalakte für gewerbliche und kaufmännische Mitarbeitende – DSGVO-konform, mit Self-Services und standortübergreifendem Zugriff. easy hr entdecken Referenzen ## Industrieunternehmen, die easy software vertrauen [](https://easy-software.com/de/referenzen/adam-hall/)![Adam Hall Logo](https://easy-software.com/wp-content/uploads/Adam_Hall_Logo.png "Adam_Hall_Logo") „Für uns war es naheliegend, für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung auf easy software zuzugehen, da wir schon das Archiv von easy hatten.“ **Adam Hall** setzt **easy archive, easy invoice** und **easy contract** ein. Skonti werden zuverlässig genutzt, zehntausende Seiten Papier jährlich eingespart. Referenz lesen [](https://easy-software.com/de/referenzen/hama/)![hama Logo](https://easy-software.com/wp-content/uploads/hama-logo.png "hama-logo") „easy software passte mit ihren Lösungen am besten zu unseren konkreten Anforderungen.“ **Hama** hat mit **easy archive** das gesamte papierbasierte Beleg- und Archivwesen abgelöst, GoBD-konform und direkt ins ERP integriert. Referenz lesen [](https://easy-software.com/de/referenzen/schone-bruns-gmbh-co-kg/)![Schone & Bruns Logo](https://easy-software.com/wp-content/uploads/SBM_Logo_Schone-Bruns-e1784273400503.png "SBM_Logo_Schone-Bruns") „Der wesentliche Vorteil ist, dass man von mehreren Stellen aus auf Daten zugreifen kann, ohne telefonische Rückfragen stellen zu müssen.“ **Schone & Bruns** hat mit **easy DMS** einen aktiven Beschaffungsworkflow aufgebaut, mit lückenloser digitaler Akte pro Bestellvorgang. Referenz lesen [Alle Industrie-Referenzen ](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/referenzkunden.md) ## Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung in der Industrie ### Wie verhindert ein Fertigungsunternehmen, dass Rechnungen im Freigabeprozess hängenbleiben? Der entscheidende Hebel ist ein klar definierter digitaler Freigabe-Workflow mit automatischen Eskalationsroutinen. easy invoice leitet Rechnungen automatisch an die zuständigen Prüfer weiter – und eskaliert, wenn eine Rechnung zu lange wartet. Überschreitet eine Rechnung einen definierten Betrag, werden automatisch weitere Freigabeinstanzen eingebunden. So ist zu jedem Zeitpunkt klar, wo eine Rechnung liegt und wer sie als nächstes bearbeiten muss – unabhängig davon, ob jemand im Urlaub oder auf Dienstreise ist. ### Wie lässt sich Vertragsmanagement in einem Industrieunternehmen mit mehreren Abteilungen zentralisieren? Mit easy contract werden alle Verträge – Lieferanten-, Wartungs- und Dienstleistungsverträge – unabhängig von der Abteilung an einem zentralen, vollständig durchsuchbaren Ort abgelegt. Ein feingranulares Berechtigungskonzept stellt sicher, dass jede Abteilung nur die für sie relevanten Verträge sehen und bearbeiten kann. Fristen werden automatisch überwacht und die zuständigen Personen rechtzeitig erinnert. Adam Hall hat diesen Weg gewählt und verwaltet damit unternehmensübergreifend alle Verträge an einem Ort. ### Wie sorgen Produktionsunternehmen für _GoBD_-konforme Langzeitarchivierung ihrer Geschäftsdokumente? GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass Dokumente unveränderbar, vollständig, jederzeit lesbar und innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar sein müssen. easy archive erfüllt diese Anforderungen und ist nach [IDW PS 880](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/glossar/idw-ps-880-pruefung.md) geprüft. Die Archivierung erfolgt automatisch – direkt aus dem ERP-Prozess heraus, ohne manuelle Eingriffe. Das gilt für klassische Buchhaltungsbelege ebenso wie für branchenspezifische Dokumententypen in der Pharma-, Chemie- oder Automobilindustrie. ### Welche DMS-Lösung eignet sich für Industrieunternehmen mit _Microsoft Dynamics oder SAP?_ easy software bietet [zertifizierte Integrationen für SAP](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/sap.md) und [Microsoft Dynamics](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/microsoft-dynamics-schnittstelle.md). Dokumente können direkt aus der ERP-Oberfläche heraus archiviert und abgerufen werden – ohne separate Oberfläche und ohne manuelle Datenübertragung. Loparex hat diese Integration mit Oracle Financials umgesetzt, Adam Hall sowie Schone und Bruns mit Microsoft Dynamics. ### Wie reduziert ein Industrieunternehmen den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung? Der größte Hebel liegt in der Automatisierung des gesamten Eingangsrechnungsprozesses – von der Erfassung bis zur Buchung. easy invoice übernimmt die automatische Erkennung, Klassifizierung und Weiterleitung von Rechnungen, gleicht sie gegen Bestellungen im ERP ab und reduziert so den manuellen Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung erheblich. Mitarbeitende können sich auf Ausnahmen konzentrieren, statt jeden Beleg manuell anzufassen. Bei Adam Hall hat das nicht nur Zeit gespart, sondern auch zehntausende Seiten Papier jährlich reduziert. ## Nächste Schritte [Alle Industrie-Referenzen ](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/referenzkunden.md) [Passende Lösung finden ](#produkte) [Demo vereinbaren ](https://microsite.easy-software.com/de/demo)