--- title: Dokumentenmanagement date: 2025-07-08T12:27:50Z modified: 2026-08-20T08:23:21Z permalink: "https://easy-software.com/de/dokumentenmanagementsystem/" type: page status: publish excerpt: Wie funktioniert ein DMS? ✔ Dokumentenmanagement & Archivierung ✔ Anbindung an ERP ✔ Workflows ✔ Vorteile ➔ Jetzt mehr erfahren! wpid: 27217 translation_priority: - Optional featured_image: "https://easy-software.com/wp-content/uploads/easy-dms-hero-avatar_office_4_s.jpg" featured_image_alt: Mann arbeitet mit easy DMS timestamp: 2026-08-20T08:23:21Z tags: - Optional --- [⌂ Home](https://easy-software.com/de/) › easy for Dynamics 365 BC E4BC 25.3.250121.0 Dokumenten­managementsystem # Dokumenten­­management­: Alles zum _DMS_ Das Erfassen, Verteilen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten gehören als feste Prozess­bestand­teile zum täglichen Dokumentenmanagement in Organisationen. Inhalt [ Was ist Dokumentenmanagement?](#definition)[ Vorteile von Dokumentenmanagement](#vorteile-dokumentenmanagement)[ Was ist ein DMS?](#was-ist-ein-dms)[ Wie funktioniert ein DMS?](#wie-funktioniert-dms) [ DMS Funktionen](#dms-funktionen)[ Was ist beim DMS zu beachten?](#dms-was-beachten)[ Dokumentenmanagement Software](#dms-software)[ FAQ](#faq) ## Was ist digitales Dokumenten­management? Digitales Dokumentenmanagement umfasst die Verwaltung und Organisation von Dokumenten in digitaler Form. Alles, was an Office-Dokumenten, PDFs, E-Mails, CAD-, Grafik- und Audio-Dateien in Unternehmen anfällt, stellt das Dokumentenmanagement bereit. Gleichzeitig organisiert es den Zugriff (wer darf welches Dokument sehen und/oder bearbeiten) sowie die Integration vor- und nachgelagerter Geschäftsprozesse bis hin zur [Archivierung](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/archivierung.md) der Dokumente. ## Vorteile von digitalem Dokumenten­management - **Mehr Transparenz:** strukturierte Ablage aller Informationen und Dokumente durch [DMS-Software](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-dms.md) - Dokumentenmanagement steht für höhere **Prozesseffizienz:** einfaches Auffinden und schnelles Weiterleiten von Informationen - Bessere **Zusammenarbeit:** zentrale Datenhaltung ermöglicht gemeinsame Nutzung der Dokumente - Hohe **Nachvollziehbarkeit** durch Versionierung der Dokumente und Protokollierung - SLAs sicher einhalten dank **Fristenmanagement** mit mehreren **Eskalationsstufen** - **Schnelle Einarbeitung:** nach kurzer Einführung arbeiten auch neue Mitarbeiter sicher mit dem DMS - Durch eine DMS-Software zu mehr **Flexibilität:** Informationen stehen überall zur Verfügung – rund um die Uhr - **Geringer Pflegeaufwand:** dank zentraler Administration des Dokumentenmanagements - **Hohe Sicherheit** der abgelegten Dokumente durch ein fein abgestuftes Rechtekonzept und detaillierte Protokollierung innerhalb der DMS-Software ## Was ist ein Dokumenten­management­system (_DMS_)? Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind zumeist datenbankgestützte Software-Systeme und kümmern sich um die Organisation von elektronischen Dokumenten – unabhängig von Format und Inhalt. Die Hauptaufgabe eines DMS besteht darin, Schriftstücke aufzunehmen, aufzubewahren und organisationsweit bereitzustellen. Ein DMS ist damit als Erweiterung zum [Archiv](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/archivierung.md) zu sehen. Zum Dokumentenmanagement gehören ebenfalls: das Löschen von und die Suche nach Dokumenten. ![Suche nach Dokumenten im easy DMS](https://easy-software.com/wp-content/uploads/dms-suche.png) Suche nach Dokumenten im DMS, z.B. Verträgen Grundsätzlich lassen sich vier verschiedene Formen des DMS unterscheiden: 1. Fileserver als DMS 2. Datenbankgestützte Dokumentenmanagementsysteme 3. Monolithische DMS 4. DMS als Service (SaaS/Cloud) Gewissermaßen zeichnet sich durch diese Unterscheidung die kleine Historie des Dokumentenmanagements ab. Gleichzeitig werden Vor- und Nachteile der vier DMS-Verfahren deutlich. Fileserver als _DMS_ vs. datenbankgestützte _DMS_Die Ablage von Dokumenten in baumstrukturierten Speicherorten, wie z.B. auf Fileservern, Netzwerklaufwerken, Inboxen und dergleichen mehr, tauscht ein Problem gegen ein anderes: ein papierenes gegen ein digitales. So verschwinden Dokumente in unübersichtlichen Verzeichnisstrukturen. Und allein schon die Dokumentenablage erfordert Disziplin – vom vereinbarten Namensschema für Dateien über den richtigen Ablageort bis hin zur Verschlagwortung, sofern diese überhaupt möglich ist. DMS-Software dieser Art erweist sich in der Regel als unzureichend für das tägliche Dokumentenmanagement. Derartige Systeme als Ersatz für ein Dokumentenmanagementsystem zu nutzen, wirkt sich kontraproduktiv aus. Die Inhalte der Dokumente sind oft nicht durchsuchbar, Metadaten fehlen, von Workflows, Versionierung etc. ganz zu schweigen. Als Informationsträger dienen lediglich Dateinamen und Verzeichnispfade. **Zusammengefasst:** - Metadaten, Workflows, Versionierung fehlen - Unübersichtliche Verzeichnisstrukturen - Dokumentenablage erfordert Disziplin - Dokumente sind oft nicht durchsuchbar ![Beispiel unübersichtlicher Verzeichnisstrukturen](https://easy-software.com/wp-content/uploads/DMS_Filesystems.png) Bild: Ein Beispiel für unübersichtliche Strukturen, welche oft nicht durchsuchbar sind. Monolithische _DMS_ vs. _DMS_ als ServiceHeutige Dokumentenmanagementsysteme arbeiten nach folgendem Schema: Ein Dokument wird erfasst, bestimmte Dokumentinformationen werden ausgelesen, eine Dokument-ID wird vergeben. Das Dokument und die Metadaten werden in einer Datenbank gespeichert. Der große Vorteil: Über die Dokumenten-ID bleibt das Dokument klar identifizierbar und geht im DMS nicht verloren. Der Nachteil: Für den Zugriff auf das DMS benötigt man eine auf dem lokalen Rechner installierte DMS-Software. Ausnahmen bestätigen allerdings die Regel. So existieren Dokumentenmanagementsysteme, die dem Anwender für die tägliche Arbeit einen browserbasierten DMS-Webclient bereitstellen. Eine Installation von Software auf dem lokalen Rechner ist damit überflüssig. Für ein DMS in der Cloud gilt dies in jedem Fall. So ist der Zugriff auf das DMS über den Browser von überall möglich, auch über Smartphone/Tablet. Ein Cloud-DMS bietet aber noch weitere Vorteile: Wie bei vielen anderen Software-as-a-Service-Angeboten (SaaS) übernimmt der Anbieter auch die Wartung des Cloud-DMS und sorgt im Idealfall für einen reibungslosen Betrieb des Dokumentenmanagementsystems, indem er beispielsweise regelmäßige, automatisierte Backups durchführt. Insofern sind mit einem Cloud-DMS auch geringere IT-Kosten verbunden. Entscheidend ist jedoch die inhaltliche Ausgestaltung der Serviceverträge. Laufzeiten, Anzahl der Nutzer, verbrauchtes Datenvolumen etc. sind wesentliche Faktoren, die die Kosten des Cloud-DMS bestimmen. **Zusammengefasst:** - Dokumenten-ID macht ein Dokument klar identifizierbar - Zugriff auf das DMS über lokale Software oder Webclient - Bei einem SaaS-DMS bzw. Cloud-DMS übernimmt der Anbieter die Wartung und den Betrieb ![Beispiel übersichtlich abgelegter Dokumente im DMS](https://easy-software.com/wp-content/uploads/2019/07/clouddms.png) Bild: Im digitalen Dokumentenmanagementsystem sind die Dokumente übersichtlich abgelegt und jederzeit auffindbar. Je nach genutztem [DMS-System](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-dms.md) verfügt ein elektronisches Dokumentenmanagement über verschiedene weitere Funktionen. Als wichtige, häufig verwendete DMS-Funktionen sind zu nennen: - [Revisionssicherheit](https://easy-software.com/de/glossar/revisionssicherheit/) - Versionierung - [Archivierung](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/archivierung.md) - Voraussetzungen zur Datenschutzkonformität - [Workflows](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/workflow-management-system.md) - gruppenbasierte Berechtigungen Gerade für verteilte Organisationen, also Unternehmen mit mehreren Standorten, vereinfacht und beschleunigt ein Dokumentenmanagementsystem die tagtägliche Arbeit ungemein. Whitepaper ### Wie finde ich das richtige _DMS_? Worauf muss ich bei der Auswahl eines _DMS_ achten? - Was sind die aktuellen **Trends** auf dem DMS-Markt? - Welche **Features** lösen welches Problem in Unternehmen? - Kostenlose **Vorlage**: Vergleichen Sie bis zu zehn Anbieter - **Bewerten** Sie die vorhandenen Leistungen aufgrund Ihrer Anforderungen [ ![whitepaper lesen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-359732496597.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLId3z9%2FqL%2FfAGWeubx44zsq%2Bhll9Bxy9IIGm9ZcmiUv3WlaDb%2Bwx8LSbBqP77F6a0QxccnfhatXOYLWkgWQ5%2BkI2kLEZy5UkkIlHQRUOEsZiwTkZpsmMX6ZZTo8HWrYUYMjRPG%2F2BCcIBtBDomWoqFHOY6fTbZTOTxfeQkG%2B7GAEHWNUeAa0RfGhdpTRg4zfhQ7V%2F28PrXBxWqxVWpES2v%2BzCHE19RN3YY9&webInteractiveContentId=359732496597&portalId=3973635) Gut zu wissen ## Wie funktioniert ein _DMS_? Dokumente oder allgemeiner gesprochen: Informationen liegen unternehmensseitig in zwei verschiedenen Formen vor: schon elektronisch oder noch in Papierform. Diese Informationen müssen zunächst in das Dokumentenmanagementsystem eingespeist werden – aber wie funktioniert das und was passiert dann im DMS? ### Erfassen von Informationen im Dokumenten­management­system Je nach Medienart nimmt das Erfassen von Dokumenten unterschiedliche Wege im DMS. Liegen die Informationen bereits in elektronischer Form vor, sind Dokumentenmanagementsysteme in der Lage, diese Informationen weitgehend automatisch in das DMS zu überführen. Je nach Dokumententyp – oder allgemeiner: Informationstyp – gibt es dafür bestimmte Formate. Um dagegen papierbasierte Dokumente zu erfassen, nutzt ein DMS in der Regel einen Scanner für die [digitale Belegerfassung](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/digitale-belegerfassung.md). Scannen und Erkennen ist der übliche Weg für Informationen in Papierform in das Dokumentenmanagementsystem. Das heißt, die Dokumente müssen erst digitalisiert werden. Wichtig an dieser Stelle: Die Scansoftware des Scanners oder eine nachgelagerte Software muss zwingend über eine Optical-Character-Recognition ([OCR](https://easy-software.com/de/glossar/ocr-optical-character-recognition/)) verfügen. Auf diese Weise werden die textuellen Elemente des Dokuments erfasst und im Idealfall entsprechend klassifiziert – und das ist bei diesem Medium die wichtigste Informationsquelle für ein DMS. In der Regel sind diese Verfahren zur Erfassung von Inhalten über Jahre gereift, verbessert und damit sehr genau geworden – immer unter der Voraussetzung, dass die Daten auf dem Dokument konsistent bleiben. Dies ist leider nicht immer der Fall und stellt insofern ein kleines Hindernis für den nachfolgenden Workflow dar. ![Auslesen von Dokumenten Informationen](https://easy-software.com/wp-content/uploads/DMS_Texterkennung_DE_Desktop.png "Erkennen von Informationen eines Dokuments, z.B. einer Rechnung") ### Verteilen von Informationen im Dokumenten­management­system Von nun an bleibt alles digital und Medienbrüche finden nicht mehr statt. Ein großer Vorteil eines DMS besteht darin, dass alle Dokumente und Informationen automatisiert an die zuständigen Unternehmensabteilungen geleitet werden. Wohin die Dokumente und Informationen schließlich transportiert werden, entscheidet das DMS aufgrund der getroffenen Kategorisierung. Anhand der erkannten und ausgelesenen Informationen entscheidet das Dokumentenmanagementsystem, ob es sich bei einem Dokument z.B. um einen [Lieferschein](https://easy-software.com/de/glossar/lieferschein/), eine Eingangsrechnung, einen Vertrag handelt. Genau an dieser Stelle spielt ein DMS einen wichtigen Vorteil aus: Denn nun können in einem modernen Dokumentenmanagementsystem sogenannte [Workflows](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/workflow-management-system.md) greifen. ![Verteilen von Informationen im DMS](https://easy-software.com/wp-content/uploads/DMS_Zuweisung_DE_Desktop.png "Verteilen von Informationen im Dokumenten­management­system") Features ## Funktionen: Was muss ein gutes Dokumenten­management­system können? Ein zeitgemäßes Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollte eine Vielzahl von Funktionen bieten, um den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Es ist mehr als ein digitaler Aktenraum. Hier sind die wichtigsten Merkmale, über die ein gutes DMS verfügen sollte: ### _DMS_-Kernfunktionen - **Dokumentenspeicherung und -archivierung:** Ein DMS muss eine sichere und effiziente Speicherung sowie die einfache Wiederauffindbarkeit von Dokumenten ermöglichen. - **Zentrale Dokumentenablage**: Dokumente müssen zentral an einem Ort abgelegt werden, sodass sie jederzeit und standortunabhängig zugänglich sind. So schafft ein DMS einen [Single-Point-of-Thruth](https://easy-software.com/de/glossar/single-point-of-truth-spot/). - **Versionierung**: Die Fähigkeit, verschiedene Versionen eines Dokuments zu verwalten und Änderungen nachzuverfolgen, ist essenziell. - **Zugriffssteuerung**: Ein gutes DMS muss es ermöglichen, festzulegen, wer auf welche Dokumente zugreifen, diese lesen und bearbeiten darf. - **Workflow-Management**: Gerade im Dokumentenmanagement ist die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen durch Workflows ein großer Vorteil: Workflows unterstützen im DMS durch Automatisierung die Bearbeitung, Freigabe und Archivierung von Dokumenten. Das beschleunigt den Ablauf von Geschäftsprozessen, minimiert manuelle Eingriffe und somit auch Fehlerquellen. - **Integration mit anderen Systemen**: Ein DMS muss sich nahtlos in andere Unternehmenssoftware integrieren lassen, wie z.B. ERP- oder CRM-Systeme. Daraus entstehen ein vereinheitlichter Überblick und andere Synergieeffekte. Sicherheitsmerkmale - **Verschlüsselung:** Dokumente sollten im Ruhezustand verschlüsselt im DMS vorliegen und müssen mindestens bei der Übertragung verschlüsselt werden, um die Sicherheit zu gewährleisten. - **Zugriffskontrollen:** Dokumentenmanagement muss Mechanismen beherrschen, um unbefugten Zugriff zu verhindern, wie z.B. Zwei-Faktor-Authentifizierung. - **Sicherheitskopien:** Regelmäßige Backups sind wichtig, um Datenverlust zu vermeiden. Benutzerfreundlichkeit - **Intuitive Benutzeroberfläche**: Ein DMS muss einfach zu bedienen sein, um die Akzeptanz bei den Nutzern zu erhöhen. - **Mobile Zugänglichkeit**: Die Möglichkeit, von verschiedenen Geräten und Standorten aus auf das System zuzugreifen, gilt heutzutage als unerlässlich. - **Suchfunktionen**: Leistungsstarke Suchfunktionen unterstützen Nutzer dabei, Dokumente schnell und effizient zu finden. ## Was ist bei einem _DMS_ zu beachten? Natürlich müssen auch und gerade Dokumentenmanagementsysteme die Voraussetzungen mitbringen, bestimmten gesetzlichen Anforderungen zu genügen. In Deutschland sind an dieser Stelle mehrere wichtige Gesetzestexte und andere Details zu nennen. Alles dreht sich dabei um Aufbewahrungspflichten und Datenschutz. Bei alledem ist klar, dass an dieser Stelle keine Rechtsberatung erfolgt; es soll nur für die umfangreiche Situation sensibilisiert werden. _DMS_ und ArchivierungIn den meisten Fällen verfügt eine [DMS-Software](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-dms.md) ebenfalls über ein Archiv bzw. über eine Schnittstelle zwischen Dokumentenmanagementsystem und [Archiv-System](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-archive.md). Auf diese Option sollten Sie unbedingt achten. Der Grund liegt auf der Hand: Einerseits möchten Sie das Dokumentenmanagementsystem entlasten. Andererseits stehen Sie vor der Aufgabe, bestimmte Dokumentenarten für sechs bzw. zehn Jahre archivieren zu müssen. Als Faustregel gilt, dass alles, was nicht mehr für die tagtägliche Arbeit benötigt wird, aus dem DMS ins Archiv wandert. So entlasten Sie das Produktivsystem. Dokumente dieser Art wären dann zum Beispiel Lohnzahlungen, Personalakten, Jahresabschlüsse, Rechnungen und vieles andere mehr. > Zeitgemäße Systeme fürs Dokumentenmanagement besitzen die Funktion zur Archivierung bzw. der Anbindung an ein Archiv. Ziemlich leicht gestaltet sich auch der tägliche Umgang mit dem Archiv: Denn die Suche (auch Information Retrieval genannt) nach archivierten Inhalten starten Sie direkt aus der DMS-Anwendung. Dank der Verschlagwortung sowie vorhandener Metadaten und der aus Volltextverfahren (OCR) gewonnenen Informationen kommen Sie beschleunigt zum exakten Suchergebnis im Dokumentenmanagementsystem. Aufbewahrungs­pflichten von Dokumenten innerhalb des _DMS_Zunächst: Für wen gilt die Aufbewahrungspflicht? Jeder, den das Handels- oder Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet, ist auch zur Aufbewahrung derselben verpflichtet. Näheres klären die Abgabenordnung (AO) § 147, das Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 sowie Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14b. Stellt sich sofort die nächste Frage: [Welche Art von Dokumenten müssen wie lange im Dokumenten-Management-System aufbewahrt werden?](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/archivierung.md#aufbewahrungsfristen-dokumente) _DSGVO-Konformität_ im DokumentenmanagementsystemNach Ablauf der Zweckbindung (hier: Aufbewahrungspflichten) regiert die DSGVO – mit der Folge, dass ein Dokumentenmanagementsystem in der Lage sein muss, bestimmte Dokumente und Daten mit Personenbezug zu löschen. Ein modernes DMS muss diese Löschfunktion beherrschen. Darüber hinaus verlangt die DSGVO aber auch, dass das Dokumentenmanagementsystem in der Lage ist, einem Kunden jederzeit ein Auskunftsersuchen zu ermöglichen: Es geht also um die Klärung der Frage, ob und zu welchem Zweck personenbezogene Daten gespeichert sind – und wenn ja, um welche Daten es sich handelt. Kurz: Das DMS-System muss die Möglichkeit bieten, dem Auskunftssuchenden diese Daten zur Verfügung zu stellen. _DMS und GoBD-Konformität_Auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) stellen bestimmte Anforderungen an ein elektronisches Dokumenten-Management-System. Das jeweilige DMS sollte natürlich die Voraussetzungen mitbringen, um die [Anforderungen der GoBD](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/archivierung.md#gesetzliche-vorschriften-archivierung) zu erfüllen. Checkliste So führen Sie ein _DMS_ erfolgreich in Ihrem Unternehmen ein - Welches DMS ist das **Richtige** für mein Unternehmen? - Worauf muss ich bei der **Auswahl** des Anbieters achten? - Wie kann ich das **Projekt** organisieren, damit es reibungslos und ohne Verzögerungen abläuft? [ ![kostenlose checkliste →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-359313484996.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLILdtmPT3u8MPzHlXiEbb%2Br3IgiuMZpXGvNkac4puFZ0BDLBY2nmf6kYf3fJw4X6T6D8Gky59I%2FHDCKs%2BZcgLVf7h9TfmzUMRu%2FkcU7uhXchVJcWmBFKacjIJAYqNFHSIcvqSfqr%2F4xmonZ8PWve8dPVslXtX8HVeCaEBwGMALLzc7KeNsq5TF9MjiljdhIl9Xw4EmHtuawwje%2FJ4PAnxSVTJ7gVKH7XTV9%2B%2BgGMWvk08PJvovYc0o9r6xkX3igQB4JbyJ%2BZQ%3D%3D&webInteractiveContentId=359313484996&portalId=3973635) ## easy DMS ### Dokumenten­­management mit easy Sobald das Dokumentenmanagementsystem als Basis der fachspezifischen Anwendung dient, spielt diese Kombination ihre Stärken für den jeweiligen Geschäftsprozess voll aus. So auch bei [easy DMS](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-dms.md): mit easy invoice, easy contract, easy hr und easy archive vereinfacht easy die Zusammenarbeit aller Abteilungen. Ideal für eine standortunabhängige Zusammenarbeit. [easy DMS entdecken ](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-dms.md) [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-archive.md)easyarchive easy archive ist Ihr Allrounder für rechtskonforme Datenarchivierung nach GoBD und DSGVO. easy archive entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-invoice.md)easyinvoice easy invoice verkürzt Ihren Rechnungsprüfungsprozess von der Erfassung bis zur Freigabe. easy invoice entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-contract.md)easycontract Verträge und Fristen im Überblick, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Verträge digital unterschreiben. easy contract entdecken [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-hr.md)easyhr Mit HR-Automation, Self-Services und Datenmanagement nach DSGVO, GoBD und ISO 27001 mehr Zeit für strategische Themen. easy hr entdecken ## _FAQ_ zu digitalem Dokumenten­management ### Was bedeutet Dokumentenmanagement? Dokumentenmanagement ist die systematische Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen oder Organisationen. Es umfasst das Erfassen, Speichern, Ablegen, Organisieren, Bereitstellen sowie das Verteilen und Bearbeiten von Dokumenten, sowohl in digitaler als auch in physischer Form. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die softwarebasierte Umsetzung dieses Konzepts. ### Was ist ein Dokument im Kontext des _DMS_? Ein Dokument kann eine Rechnung, ein Vertrag, ein Arbeitszeugnis usw. sein. Grundsätzlich enthält ein im DMS-System abgelegtes Dokument natürlich noch mehr Informationen als nur den reinen Dokumenten-Inhalt – Metadaten z.B.: ![Dokumenten-Metadaten](https://easy-software.com/wp-content/uploads/2019/07/metadata.png "Metadaten") Zusätzliche Informationen, die das Dokument begleiten, werden als Metadaten bezeichnet. Diese werden ebenfalls dem Dokument zugeordnet, wie z.B. - Projektnummer und -bezeichnung - Erstelldatum - Version - Status - Kostenstelle - Prüfer etc. Diese Metadaten können entweder automatisiert aus dem Dokument bezogen oder aber durch manuelle Verschlagwortung zum DMS hinzugefügt werden. Konsequent und einheitlich durchgeführt, hilft dies bei der schnellen Suche nach Dokumenten. Darüber hinaus lassen sich Dokumente eines Vorganges ohne Weiteres in sogenannten Mappen, auch [elektronische Akten](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/e-akte.md) genannt, zusammenfassen. Sehr deutlich wird an dieser Stelle, dass ein Dokumentenmanagementsystem schnell den Status des heiligen Grals der Information einnimmt. ### Was ist ein _DMS_? Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung zur Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten in digitaler Form. ### Wer braucht Dokumentenmanagement? Dokumentenmanagement ist für jede Organisation oder jedes Unternehmen von Bedeutung, das große Mengen an Dokumenten verwalten muss. Das DMS stellt die dazu nötigen Werkzeuge und Methoden bereit. Überlegtes digitales Dokumentenmanagement mit System schafft dann die Voraussetzungen für: 1. Effizienzsteigerung: Schnellere und einfachere Verwaltung von Dokumenten. 2. Kostenreduktion: Reduzierung des Papierverbrauchs und der physischen Lagerkosten. 3. Erhöhte Sicherheit: Schutz sensibler Informationen durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung. 4. Bessere Zusammenarbeit: Ermöglicht mehreren Benutzern den gleichzeitigen Zugriff und das Editieren von Dokumenten. ### Warum überhaupt digitales Dokumentenmanagement? Digitales Dokumentenmanagement gehört zum unverzichtbaren Bestandteil moderner Unternehmensführung. Im Vergleich zum papierbasierten Management bietet ein Dokumentenmanagementsystem erhebliche Vorteile, indem es die Anforderungen nach Flexibilität und ortsunabhängiger Zusammenarbeit erfüllt und Prozessabläufe beschleunigt. Somit ist Dokumentenmangement mehr als eine zeitgemäße Lösung, sondern auch eine strategische Entscheidung mit langfristigen Vorteilen. Es verbessert die Effizienz, Sicherheit und Zusammenarbeit im Unternehmen und trägt zur Kostenersparnis bei. ### Wie lässt sich ein _DMS_ in bestehende Unternehmenssysteme integrieren? #### Dokumentenmanagementsysteme und die _ERP_-Anbindung Den vollen Nutzen entfaltet ein DMS erst durch eine Koppelung an Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP). Deshalb ist bei der Auswahl des Dokumentenmanagementsystems darauf zu achten, dass das DMS über die passenden Schnittstellen bzw. APIs zu den genutzten ERP-Systemen verfügt. Denn: Beide Systeme, DMS- und ERP-System, ergänzen sich an dieser Stelle gegenseitig. #### Wie funktioniert das und welcher Vorteil ergibt sich daraus? Zur Verdeutlichung: Während das ERP über Stammdaten von Lieferanten verfügt, gelangt eine Eingangsrechnung zum Beispiel über das Dokumentenmanagementsystem ins Unternehmen. Nun kann es unter Umständen passieren, dass bestimmte Daten auf dem Eingangsrechnungsdokument fehlen. Die Folge: Der Eingangsrechnungsworkflow könnte genau aus diesem Grund nicht starten bzw. bliebe an einer sehr frühen Stelle stehen. Durch Rückgriff auf das ERP-System vervollständigen sich die fehlenden Daten und der Workflow kann im DMS weiterlaufen. Das Ganze lässt sich auch vollautomatisiert abbilden: Aus der Eingangsrechnung im DMS und dem inhaltlichen Abgleich mit den Stammdaten des ERP-Systems kann zusammen mit einer rechnerischen Prüfung der Summen und ob zur Rechnung eine Bestellung vorliegt, ein vollautomatisierter Workflow entstehen. An dessen Ende steht die Weitergabe der Daten an die Buchung im ERP. Darüber hinaus lassen sich auch alle im ERP-System erzeugten Dokumente schließlich im DMS-System [revisionssicher](https://easy-software.com/de/glossar/revisionssicherheit/) archivieren sowie gleichzeitig mit anderen Dokumenten innerhalb des DMS zu einem Vorgang bündeln und zusammenführen. Die Kombination aus Dokumentenmanagementsystem und ERP-System schafft also eine enorme Automatisierung von Workflows. #### Anbindung des _dms_-systems an die _Microsoft Office_ Welt Eine nahtlose Anbindung an die gängigen Microsoft-Produkte (Word, Excel, Outlook etc.) gehört zum Pflichtprogramm eines modernen Dokumentenmanagementsystems. Allein schon aus Anwendersicht, denn wer will heutzutage schon ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln? Niemand. Im Idealfall verbindet das DMS-System die genannten Anwendungen so gut, dass beispielsweise ein Word-Dokument direkt in der Dokumentenmanagement-Anwendung geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden kann. #### Anbindung an Signatur-Dienstleister Um Ihre Arbeitsprozesse durchgehend digital zu halten, lässt sich die Möglichkeit zur [elektronischen Unterschrift, etwa mit easy eSignature](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/dokumente-digital-unterschreiben.md), problemlos an das DMS anbinden. Damit lassen sich Dokumente unabhängig von Zeit und Ort digital signieren und versenden – und das rechtsgültig und sicher. So beschleunigen Sie nicht nur Ihre Prozesse, sondern sorgen außerdem für mehr Transparenz. ### Welche Aufgaben hat ein Dokumentenmanagementsystem? Ein Dokumentenmanagementsystem besitzt die Kernaufgabe, Dokumente abzulegen, zu sichern, zu verwalten und wiederzufinden. Als Organisationstool automatisiert das DMS Prozesse, verbessert die Zusammenarbeit und stellt sicher, gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Hier sind die Kernaufgaben im Überblick: - Dokumente in Geschäftsprozessen organisieren und strukturieren - Zugriffskontrollen etablieren, Sicherheit gewährleisten - Dokumente versionieren und den Verlauf der Änderungen dokumentieren - Prozesse durch Workflow-Management optimieren - Gesetzliche Vorschriften einhalten (z.B. Revisionssicherheit nach GoBD) - Zusammenarbeit und Kommunikation fördern - Suche und Abruf von Dokumenten vereinfachen und optimieren ### Was gehört in ein Dokumentenmanagementsystem? Ein Dokumentenmanagementsystem umfasst verschiedene Komponenten und Funktionen. Alle dienen der effizienten und sicheren Dokumentenverwaltung. Hier sind die wesentlichen Bestandteile eines DMS: **Kernkomponenten** - Dokumentenerfassung: Dies umfasst das Scannen, Hochladen oder Importieren von Dokumenten über verschiedene Kanäle in das Dokumentenmanagementsystem. - Dokumentenablage: Sicheres speichern von Dokumenten für leichteren Zugriff und bessere Auffindbarkeit. - Organisieren und struktieren: Dokumente organisiert das DMS in einer logischen Struktur, oft in Form von Ordnern und Kategorien. - Versionierung und Verlaufsdokumentation**:** Versionsmanagement von Änderungen an Dokumenten, sodass frühere Versionen wiederhergestellt werden können. - Workflow-Management: hilft bei der strukturierten Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten, besonders bei der Prozess-Automation. - Revisionssicherheit und Compliance: Das DMS bietet die Voraussetzung, gesetzliche Vorschriften und interne Richtlinien einzuhalten. - Kollaboration und Kommunikation: DMS-Funktionen fürs gemeinsame Bearbeiten und Kommentieren von Dokumenten verbessert die Zusammenarbeit im Team. **Extrakomponenten** - Mobile Zugänglichkeit: Ein ausgereiftes Dokumentenmangement lässt Nutzer auch mit mobilen Geräten auf das DMS zugreifen. Das erhöht die Flexibilität und Produktivität. - Künstliche Intelligenz und Automatisierung: KI-gestützte Funktionen wie automatische Klassifizierung, Texterkennung (OCR) und Workflow-Automatisierung steigern die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentenverwaltung erheblich. - Integration mit anderen Systemen: Das Dokumentenmanagement sollte sich nahtlos in andere Unternehmenssoftware (ERP-, ECM-, FiBU-Systeme usw.) integrieren. Dazu muss es über passende Schnittstellen verfügen. Das Resultat: ein besserer Überblick und ein Plus an Effizienz.