--- title: Archivierung in SAP date: 2024-11-19T09:34:23Z modified: 2026-08-06T12:51:11Z permalink: "https://easy-software.com/de/easy-archive/archivierung-sap/" type: page status: publish excerpt: "Archivierung in SAP ist das Rückgrat: Dokumente ✓ Rechnungen ✓ Gehaltsabrechnungen ✓ revisionssicher und wieder auffindbar." wpid: 134312 translation_priority: - Optional featured_image: "https://easy-software.com/wp-content/uploads/easy-archive-avatar_working_11_s.jpg" timestamp: 2026-08-06T12:51:11Z tags: - Optional --- Add-On # easy archive for _SAP Solutions_ Archivierung in SAP Nahtlose SAP-Integration Revisionssichere Archivierung & umfassende Compliance Ganzheitliches Information Life Cycle Management (ILM) Flexible Bereitstellungsoptionen [easy](#top)[contract](#top) [Funktionen](#features) [Vorteile](#benefits) [FAQ](#faq) [ ![demo anfordern →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-343585321164.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLJRB7jAAw%2BJHUj1e3bllagz8yTpZjcIXezfB9PnYRU%2FB2h2kMiEzob5KuLjJ37d7V1xFuFM2gQq3BRJJCj%2BEbp9oE8Bx2LfT%2Bzg%2B9r%2FvmVhoLok858n3VwGhAmNP9YH1q6lTvpzVithluOnFx1dQ0skGVbKkt2VSSphliRyQ42oyknN1SEoRHtKKXsYOlfTA4PdUDHyDSO%2FY3Cte3xQpD3Ydgr%2BVgX5xmo0FMQ%3D&webInteractiveContentId=343585321164&portalId=3973635) ## jedes Dokument in _SAP_ archivieren easy archive for SAP® Solutions ist das Bindeglied zwischen Ihrem SAP-System, den Dokumenten in Ihrem Unternehmen und dem Archiv. Das zugrundeliegende easy archive verarbeitet nicht nur die Daten und Dokumente aus Ihrem SAP-System, sondern auch all jene, die in anderen Anwendungen generiert werden. Das schafft die Basis für zahlreiche Funktionen der easy-Lösung, die über die reine Ablage hinausgehen. [mehr erfahren](#features) ## Funktionen easy archive for SAP Solutions kommt hervorragend mit Ihrem SAP-System zurecht. Das ist kein Zufall, denn easy legt großen Wert auf die strikte Integration von SAP-Dokumenten nach SAP-Standard. Die Integration wurde bereits mehrfach für die jeweils aktuellen SAP-Versionen zertifiziert. Als unabhängige Zusatzkomponente stellt die Archivierungslösung in SAP sicher, dass SAP-Dokumente unabhängig vom eigentlichen SAP-System abgelegt sind. ![SAP Zertifizierung für S/4HANA](https://easy-software.com/wp-content/uploads/sap-zert-hana.png) ### Archivieren von _SAP_-Belegen Mit der Lösung easy archive for SAP Solutions können Ein- und Ausgangsbelege direkt und nativ aus dem SAP-System heraus archiviert werden. Der Zugriff erfolgt vollständig integriert über den SAP-Client, sodass die Benutzeroberfläche unverändert bleibt und keine separate Anwendung erforderlich ist. Die Archivierung läuft im Hintergrund über ein externes Archivsystem, das für die Anwender unsichtbar bleibt. Diese nahtlose Integration sorgt für eine störungsfreie Benutzererfahrung und gewährleistet eine reibungslose Einbindung in bestehende SAP-Prozesse. Dadurch werden Abläufe bei der Dokumentenablage deutlich beschleunigt und manuelle Aufwände reduziert. **SAP-native Integration** **Ein- & Ausgangsbelege** **Zugriff über SAP-Client** „unsere _SAP_-Anwender archivieren und greifen direkt aus der gewohnten _SAP_ Oberfläche auf Belege zu – ohne das separate Archivsystem zu bemerken.“ ### Integration externer Dokumente Mit SAP Retrieval können Nicht-SAP-Belege und externe Unternehmensdokumente direkt in das SAP-System integriert werden. Dadurch entsteht eine dem Dokumentenmanagement ähnliche Funktionalität innerhalb von SAP, ohne dass die Performance des ERP-Systems beeinträchtigt wird. Die Lösung erweitert die SAP-Wissensbasis um zusätzliche, kontextrelevante Informationen und schafft eine logische Verknüpfung zwischen SAP-Daten und externen Inhalten. Dies verbessert die Informationsverfügbarkeit und ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf geschäftsrelevante Vorgänge. **Nicht-SAP-Dokumente** **Dokumentenmanagement** **SAP Wissensdatenbank** ### Information Life Cycle Management (_ILM_) Mit SAP ILM können Aufbewahrungsrichtlinien für Daten und Dokumente gesetzeskonform definiert und verwaltet werden. Es unterstützt das regelbasierte Sperren und Löschen von Informationen gemäß den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere der DSGVO, sowie unternehmensinternen Vorgaben. Durch die automatisierte Umsetzung dieser Richtlinien werden Compliance-Vorgaben eingehalten und eine effiziente Verwaltung wachsender Datenmengen ermöglicht. ILM trägt somit zur rechtssicheren Archivierung und nachhaltigen Datenhygiene im SAP-Umfeld bei. **Aufbewahrungsrichtlinien** **Sperren & Löschen (DSGVO)** **Compliance** Für _IT-Verantwortliche_ hat die revisionssichere Archivierung höchste Priorität. Mit easy erfüllen wir _GoBD_– und _DSGVO_-Anforderungen und bleiben jederzeit auditfähig. ## mit easy & _CMIS_ in die Zukunft Die [SAP zertifizierte Schnittstelle](https://sapblobs.blob.core.windows.net/csd-live/easy-archive-cmis-service-10-certificate-a2bfd410-a2ac-11ef-8a1c-cf24e66807e7), easy archive CMIS Service, revolutioniert die flexible Nutzung von easy Anwendungen in der **SAP S/4HANA Cloud**. Vereinfachen Sie Ihre Prozesse und machen Sie Ihr Ablagesystem zur Informationszentrale. [Factsheet lesen ](https://easy-software.com/wp-content/uploads/easy_CMIS-Schnittstelle_DE.pdf) ## Erweiterungen für die Archivierung in _SAP_ SmartAttach ### Automatisierte Zuordnung von Dokumenten zu _SAP_-Belegen easy SmartAttach verbindet abgelegte Dokumente mit einem bestehenden SAP-Datensatz (SAP Business Object). easy SmartAttach for SAP Solutions ist eine Massenlösung zur Verknüpfung von externen Dokumenten mit SAP-Buchungen. So können Sie z.B. Servicescheine Ihren Ausgangsrechnungen zuordnen und können so jederzeit ihre erbrachte Leistung nachweisen. [](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-webdav-for-sap-ilm.md)WebDAV for SAP ILM ### _EU-DSGVO_-konforme Archivierung von Dokumenten und Daten [easy WebDAV for SAP ILM](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-webdav-for-sap-ilm.md) (SAP ILM) erfüllt alle Anforderungen an die SAP ILM-fähige Ablage von Archivdaten und Archivdokumenten. Mit dieser Integration erhalten Sie die Grundlage für ein nachhaltiges Lebenszyklusmanagement Ihrer Daten und sind bestens auf die Anforderungen der Digitalisierung eingestellt. So werden die von Ihnen in ILM eingerichteten Aufbewahrungsrichtlinien und Sperrfristen mit den Löschvorgängen im Archiv transparent verknüpft. Zusätzlich erfüllt Ihr Unternehmen die Vorgaben der DSGVO. SING ### Dokumentenindexierung für Zugriffe ohne _SAP_-Zugang Das Modul SING erweitert die abgelegten Originaldokumente um weitere Geschäftsmetadaten. Dadurch erlangen Sie den Zugriff und die Recherchemöglichkeit all Ihrer SAP-Dokumente über den easy archive-Client. Sie nutzen die komfortable Volltextsuche, unabhängig vom SAP-System. Doch der eigentliche Vorteil besteht in der Möglichkeit, direkt aus dem SAP-Userinterface heraus andere Systeme zu durchsuchen und darüber hinaus aus dem WebClient über mehrere Systeme hinweg zu recherchieren. Retrieval ### Universeller Zugriff auf Archive über _SAP_-Systeme easy Retrieval ermöglicht es den Benutzern des SAP-Systems in ihrer gewohnten Umgebung, leicht auf alle in easy archive gespeicherten Firmendokumente (SAP- und Non-SAP-Dokumente) zuzugreifen. Beispielsweise können Sie bei der Erstellung von Versandpapieren auf Prüfzeugnisse zugreifen, die in einem separaten easy archive abgelegt sind. Webinar-Aufzeichnung ## Ressourcen sparen mit easy archive for _SAP Solutions_ in der Cloud - Vorteile hybrider Szenarien: On-premise, Private oder Public Cloud in S/4HANA - Wie Sie DSGVO-konforme Projekte mit dem zertifizierten [easy WebDAV for SAP ILM](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-webdav-for-sap-ilm.md) umsetzen - Wie Ihnen easy Managed Services bei Migrationen von Fremdarchiven den Rücken freihalten - Wie Sie mit easy durch CMIS in der SAP Public Cloud profitieren [ ![mehr erfahren →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-359947114705.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLLmoyuLPcd9j705d128ceEyEN8UU7eHT%2FCP21IA4hIM8GTkEpceXPH9t%2FS4TGMIZqpSkcANleAidPwFFExcxoGPclvrLyRP%2FMfTAgq7GEGgVEPPb4guSdATM4UPBr9CdcqiVwZWfyPIp%2B9Th0Ba5q%2BKnaojuIIgBLO%2BULSHM1JkEcTWLRchKpT2%2FuGFmE5hTGW6OnJLHzXABfcjPSGAaxxfsi%2Frs0MSfe0sJx5G9QOjIRqWGsKTgr4ILDMuD66cW3s%2FvGDW4uxS7EYsVpLoLhvkRt7D&webInteractiveContentId=359947114705&portalId=3973635) ## Vorteile der Archivierung in _SAP_ ### Erhöhte Prozess-Transparenz und Effizienz in _SAP_ **Die nahtlose Integration in das SAP-System schafft umfassende Transparenz über den gesamten Prozess – von der Belegerfassung bis zur Archivierung.** SAP-Anwender können schneller und flexibler arbeiten, da sich die Suchzeiten für Informationen erheblich reduzieren und alle relevanten Dokumente direkt im SAP-Client verfügbar sind. Dies senkt den manuellen Verwaltungsaufwand, vermeidet redundante Daten und Dokumente und optimiert betriebliche Abläufe durch die Einbeziehung weiterer Unternehmensapplikationen nachhaltig. ### Rechtssichere und papierlose Archivierung **Die zertifizierte, revisionssichere Archivierung gewährleistet höchste Compliance und Auditfähigkeit.** Durch Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der Dokumente werden Standards wie GoBD und DSGVO erfüllt. Detaillierte Migrationsprotokolle und integrierte Revisionssicherheit erleichtern Prüfungen. Zudem unterstützt die Lösung den Übergang zu papierlosen Prozessen, vermeidet Medienbrüche, senkt die Kosten und verbessert die Umweltbilanz. ### Entlastung des _SAP_-Systems **Die Archivierung entlastet das Produktivsystem nachhaltig, indem sie das unnötig Ressourcen bindende Datenvolumen reduziert und so die Performance der SAP-Module sichert.** Zudem werden Kosten für In-Memory-Datenbanken gespart. Gleichzeitig ermöglicht die Lösung einen standortunabhängigen Zugriff auf archivierte Dokumente. Ein übergreifendes Archiv senkt zudem die Lizenz- und Administrationskosten in der gesamten IT-Landschaft. ### Flexibler Datenzugriff **Das Archiv ermöglicht einen einfachen und vielseitigen Zugriff auf alle relevanten Informationen.** SAP-Anwender greifen direkt aus ihrer gewohnten SAP-Oberfläche auf archivierte Belege zu, ohne ein separates Archivsystem zu bemerken. Gleichzeitig sichert die Lösung den standortunabhängigen Zugriff auf alle Dokumente. Mediathek ## Tipps für die Archivierung Checkliste ****clean core readiness für S/4HANA**** Die Umstellung auf S/4HANA ist kein reines IT-Upgrade. Sie ist eine strategische Weichenstellung für die nächsten Jahre. Diese Checkliste hilft Ihnen, genau diese Risiken frühzeitig zu erkennen – bevor sie Teil Ihres neuen Systems werden. [ ![checkliste sichern →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-363514883310.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLK6w6JuIcvBODPTa4Q1R0uLpIlBniNIUr9JFkf4vgUPQEEBwWiJS%2F8VknkvGwQ5IgAMcZlzgFyy4FVJl%2BfUnvK7EdEkQ6jZnYv4PFGtwlSNSbMblDpCWDbNa7j2huT8kdFr2JQokqtcykhr6UI7hU1t6OaKS6MbBmumV9x8RFbE6Q4jbUkkHP6l%2BFE%2B4FlhMHjga5uAHp96jZGSPlRaKoANOx3%2Fkktqzw%3D%3D&webInteractiveContentId=363514883310&portalId=3973635) Factsheet **5 gründe, vor der S/4HANA migration zu archivieren** Erfahren Sie kompakt, warum Archivierung vor der Migration entscheidend ist, um Risiken zu senken, Kosten zu reduzieren und einen echten Clean Core zu schaffen: Weniger Datenvolumen, Schnellere und sichere Migration, Upgrade‑ und cloudfähige Architektur. [ ![factsheet lesen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-363515119826.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLJiMIb5cj4oMYA7LvC8xhpe09F9rcL3FQdDitZoLYGxKwnjtgF0wcmEvsoOQ9Y9Ibq9t52zT%2FoOm4aOKVdtXgW2btVqrKhf3bJ7pKiwlcdr8P%2BoKW9CjBzrkoSU%2Bh39UBCEiItLyXHfP7QrnE%2Fp%2F%2BN7cUxCLCwExzPk%2BeAo%2BnHKq3pciW05j0SgenKQsaH0Iro%2BNmyPWxivlzVCZllpYrGOy2gdLQOdx4qtehqdLc503qQewk1FE%2FTX&webInteractiveContentId=363515119826&portalId=3973635) Whitepaper **Clean Core beginnt mit Archivierung** Erfahren Sie praxisnah, wie Unternehmen ihre SAP-S/4HANA-Migration planbar, risikoarm und kosteneffizient gestalten – mit Archivierung als erstem Schritt zu einem nachhaltigen Clean Core. [ ![whitepaper lesen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-363515646157.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLIngYyMTS%2B1EKE6MibK3jSHyYgI0W0YomBYzFgX4cVuQCvEVCufgeenJvbL1pFSniCtTRRmWVXBa3jtv%2FBoS992TQ58Vp68qHXEHY8TG%2FGGHATFSA0Sw30rdZnPMtISiSK6am44HlUL9BmuuMiVctFvAcQ6tkyuYgP52vS8Q9I533E0DoLLXp8170VtPh4TW%2BWmii0yQskBOrEuvtdMKs0yQNMqltHiF2Q%2B&webInteractiveContentId=363515646157&portalId=3973635) [Mediathek entdecken](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/downloads.md) ## wie easy Unternehmen weiter voranbringt [ ![kontakt aufnehmen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-343498945753.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLInCfJGM1aiptQG3CoSwpiLyMjvLTH2CILVCbB%2Bx53Pnfwh615drCCtGaa2ljpNYTGNcgKcOQHjTnJLlIpCo2dLAHou8ifmLJJAvmwI%2FpCHujrIKQv9QCYHNTOoMpHpr%2F294tITLwRAl3ZPmgEmZ6lYZohPOsPu4HSCXZXDzqosmiWJjF7kdHw%3D&webInteractiveContentId=343498945753&portalId=3973635) ## _FAQ_ – Häufig gestellte Fragen ### Wie ist die Sicherheit der Daten in der Cloud gewährleistet? Das easy archive ist in Deutschland beheimatet und ISO 27001-zertifiziert. Der Betrieb erfolgt im 24×7-Rechenzentrumsbetrieb über mehrere Brandabschnitte hinweg. Es gibt einen Notfall-Support sowie selbstverständlich eine Datensicherung und optional eine georedundante Datensicherung. easy archive ist vom Bundesverband IT-Mittelstand e.V. mit den Gütesiegeln [„Software Made in Germany“](https://easy-software.com/de/glossar/software-made-in-germany-bitmi-guetesiegel/) und [„Software Hosted in Germany“](https://easy-software.com/de/glossar/software-hosted-in-germany-bitmi-guetesiegel/) zertifiziert. Darüber hinaus kann easy archive for SAP Solutions auch On-Premises betrieben werden. ### Wie funktioniert die Migration unserer bestehenden _SAP_-Archivdaten in die Cloud? Die Migration erfolgt in wenigen Schritten: Zunächst benötigt easy archive einen lesenden Zugriff auf das SAP-System, um die TOA-Tabellen auszulesen. Diese enthalten Informationen über bisher archivierte Dokumente. Anschließend wird lesend auf das Bestandsarchiv zugegriffen und jedes Dokument einzeln migriert. Nach der Verifikation der migrierten Daten wird ein Migrationsprotokoll erstellt. Dieses ist auch für Wirtschaftsprüfer relevant, um die Nachvollziehbarkeit der SAP-Datenmigration und somit die Auditfähigkeit zu sichern. Nach der Validierung des Protokolls wird die Verbindung zum Altsystem gelöst und alle neuen Archivierungsoperationen laufen über die Cloud. ### Welche Bereitstellungsoptionen gibt es für die easy archive for _SAP Solutions_? Es gibt die Flexibilität, easy archive for SAP Solutions entweder aus der Cloud zu beziehen oder sie On-Premises im eigenen Rechenzentrum zu betreiben. Die Cloud-Lösung ist aktuell vorrangig in Deutschland angesiedelt, optional auch in der Schweiz oder den USA verfügbar. So kann die Bereitstellungsstrategie optimal an die Unternehmensrichtlinien und Infrastruktur angepasst werden. ### Wie sieht das Preismodell für die easy archive aus? Die Cloudversion von easy archive basiert auf einem verbrauchsabhängigen Preismodell. Um eine erste Preisindikation für ein spezifisches SAP-Migrationsprojekt oder eine neue Archivierungslösung zu erhalten, kontaktieren Sie uns gerne. ### Werden zukünftige Technologien wie KI genutzt, um Mehrwerte aus archivierten _SAP_-Daten zu generieren? Die Vision von easy sieht vor, mithilfe von KI-Prozessen künftig Mehrwerte aus digital archivierten Dokumenten zu schaffen. Das digitale Ablegen von Dokumenten ist der erste Schritt, um auf Basis dieser Daten ein digitales Datenherz innerhalb Ihrer Organisation zu entwickeln. ### Unterstützt die Lösung auch andere _SAP_-Module über die klassische Archivierung hinaus? Das Portfolio von easy basiert auf einem elektronischen Archivierungssystem und umfasst zusätzlich Dokumentenmanagement- und Workflow-Systeme, die spezifische Themenbereiche wie [easy hr](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/digitale-personalakte-sap.md), [easy invoice](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/eingangsrechnungen-sap.md) und [easy contract](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/vertragsmanagement-sap.md) abdecken. Somit lässt sich die Archivierungslösung vielseitig in verschiedenen SAP-Modulen und Geschäftsprozessen einsetzen. SAP Add-ons ## Add-ons für Ihr _SAP_ Entdecken Sie die leistungsstarken SAP-Add-ons von easy, die Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und optimieren. Mit unseren SAP-zertifizierten Lösungen reduzieren Sie Komplexität, steigern Effizienz und sorgen für Stabilität und Investitionssicherheit. Erfahren Sie mehr über unsere maßgeschneiderten und schnell implementierbaren Add-ons für Ihr SAP-System. [alle Add-ons](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/sap.md)