--- title: Digitale Personalakte SAP date: 2023-07-28T14:21:19Z modified: 2026-08-06T12:53:25Z permalink: "https://easy-software.com/us/easy-hr/digital-personnelfile-sap/" type: page status: publish excerpt: "Schluss mit Suchen: Mit der digitalen Personalakte für SAP HCM ✓ Erhöhte Effizient ✓ Sichere Zugriffsrechte ✓ DSGVO-konform ✓ Mobiler Zugriff." wpid: 73158 translation_priority: - Optional featured_image: "https://easy-software.com/wp-content/uploads/easy-hr-avatar_office_02_s.jpg" timestamp: 2026-08-06T12:53:25Z tags: - Optional --- Add-On # easy _Employee File_ for _SAP Solutions_ Die digitale SAP Personalakte 100% SAP-Technologie & SAP-zertifiziert Personalakten jederzeit und überall verfügbar Rollenbasierter Zugriff und verschlüsselte Datenhaltung Workflows & Self-Services entlasten HR [easy](#top)[contract](#top) [Demo](#demo)[Funktionen](#features)[Vorteile](#benefits)[FAQ](#faq) [ ![demo anfordern →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-343498948853.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLIk71Zd6oTrsCN%2FcQun7AZGn3I3nU%2BpAvRsuHsfiwnyUWDKA%2BIkUnlaHisPfvTAPNv6L2MeQLjCxyb82M4HTCIShPbvuuPQIM78hQiOwxWTZ786xew8IClaz9vqrmyBs5KJPCb1NU3lJ6%2F0QWvUr68pKYT3smidm4f0hYGG1FSvkmL3%2BcEy6hDXKnb6PAHziGxg%2BJdGMvJUkYassarL%2BhiSHdX8b8hs&webInteractiveContentId=343498948853&portalId=3973635) ## Digitale Personalakte für _SAP_ Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstammdaten – die SAP-basierte digitale Personalakte easy Employee File for SAP® Solutions liefert Informationen über jeden Mitarbeiter. Sie bündelt alle relevanten Daten und Dokumente und ist eng mit SAP verzahnt. Ein ausgefeiltes Sicherheitskonzept auf Basis des SAP-Berechtigungsmanagements sorgt dafür, dass sensible Personaldaten optimal geschützt sind. [mehr erfahren](#features) ### easy _Employee File for SAP Solutions_ easy speichert jedes Dokument und jede Personalakte datenschutzkonform in SAP. Mit Self-Services können Ihre Mitarbeiter jederzeit auf Personaldokumente zugreifen und Infos einreichen. [ ![demo anfordern →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-343593915629.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLKX%2FUaMfUk19jo5uUvbXUmh4gLbheCSAAURVyR6X9FS%2FY7AkH29pjO2SpIQtPtkaAkQsitqcTGRbtjIC%2FJR%2Fp%2FF%2FqRmFrI0nVz2zfYE4wSWcGNmEWdmmGWyByakD3OFFyyZtaXklmrbvSlCeBqJ5Z0dzVUv9CBf5IbP%2BsycVqdKjU3fY1%2BYewHE4modB7MLFRM3kOQm0VjesxLPpX5Bc3%2Bga%2BsRup05&webInteractiveContentId=343593915629&portalId=3973635) ## wie easy Unternehmen weiter voranbringt [ ![kontakt aufnehmen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-343498945753.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLInCfJGM1aiptQG3CoSwpiLyMjvLTH2CILVCbB%2Bx53Pnfwh615drCCtGaa2ljpNYTGNcgKcOQHjTnJLlIpCo2dLAHou8ifmLJJAvmwI%2FpCHujrIKQv9QCYHNTOoMpHpr%2F294tITLwRAl3ZPmgEmZ6lYZohPOsPu4HSCXZXDzqosmiWJjF7kdHw%3D&webInteractiveContentId=343498945753&portalId=3973635) ## Funktionen Mit der digitalen Personalakte haben Sie alle relevanten Personalinformationen immer im Überblick. Alle Daten und Dokumente sind zentral und sicher abgespeichert und sie nutzen das SAP Rollenkonzept zur effizienten Rechtevergabe. ![SAP Zertifizierung für S/4HANA](https://easy-software.com/wp-content/uploads/sap-zert-hana.png) ### Individuelles Aktenmodell gestalten Die digitale Personalakte lässt sich flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. So können Kategorien, Dokumenttypen und Ablageregeln individuell definiert werden. Eine integrierte Versionierung sorgt dafür, dass alle Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. So entsteht direkt im SAP-System ein strukturiertes HR-Datenmodell. **Individuelle Struktur** **Dokumenttypen definieren** **SAP-konforme Ablageregeln** ### Dokumente einfach hinzufügen Dokumente können per Drag-and-Drop, Scan oder Upload hinzugefügt werden. Das Input-Management unterstützt verschiedene Arten von Unterlagen, wie beispielsweise Bescheinigungen oder Bewerbungen. Für Papierdokumente gibt es Early-/Late-Scanning (inklusive Barcode). E-Mails lassen sich direkt am Personalstammsatz ablegen und elektronische Dokumente werden automatisch aus SAP HCM for SAP S/4HANA übernommen. Ein Bulk-Import ermöglicht zudem die schnelle Digitalisierung großer Bestände für eine vollständige Dokumentation im SAP-System. Dabei ist die Langzeitarchivierung in sicheren Formaten gewährleistet. **Drag & Drop** **Dokumenten-Bulk-Upload** **SAP HCM Integration** „Mit der mobilen Verfügbarkeit kann auch unterwegs oder im Homeoffice jederzeit auf wichtige Personalinformationen in _SAP_ zugegriffen werden.“ ### Vollständigkeit einfach sicherstellen Dank der integrierten Vollständigkeitsprüfung behalten Sie den Überblick über fehlende oder unvollständige Dokumente. Automatische Prüfmechanismen zeigen sofort an, welche Unterlagen ergänzt werden müssen. Dadurch wird die Einhaltung von Compliance-Vorgaben deutlich erleichtert. **Vollständigkeitsprüfung** **Compliance-Sicherheit** **Automatische Kontrolle** ![](https://easy-software.com/wp-content/uploads/easy_employee_file_for_sap_solutions_vollstaendigkeitspruefung.png) ### Automatisierte _SAP_ Workflows Digitale Workflows organisieren Genehmigungen, die Erzeugung von Dokumenten, das Fristenmanagement sowie die automatische Löschung von Dokumenten gemäß Aufbewahrungsfristen. Spezielle Vier-Augen-Workflows sichern das Löschen und Verschieben sensibler Dokumente zusätzlich ab. Sie definieren Verantwortlichkeiten und sorgen für eine zügige Bearbeitung. Behalten Sie den Überblick über wichtige Aufgaben und Termine mit intelligenten Wiedervorlagen. Ergänzen Sie Dokumente oder Akten mit Notizen für schnelle interne Kommunikation. **Aufgaben & Eskalationen** **Transparente Statusverfolgung** **Wiedervorlagen & Notizfunktionen** „Die automatisierten Workflows entlastet das _HR_-Team enorm. Routineaufgaben laufen jetzt im Hintergrund, sodass es sich auf strategische _HR_-Themen konzentrieren können.“ ### Dokumente und Personalakten schnell finden Die intuitive Volltextsuche ermöglicht das schnelle Auffinden von Personalakten und Dokumenten anhand von Begriffen, Namen oder Daten. Das spart Zeit und erleichtert die Informationsbeschaffung im SAP-System. Die Suche ist direkt in die Benutzeroberfläche integriert und unterstützt somit effizientes Arbeiten. Zusätzlich können häufig verwendete Suchanfragen als Schnellfilter gespeichert und über eine eigene Kachel direkt aufgerufen werden, was für noch mehr Effizienz im Arbeitsalltag sorgt. **Intuitive Suche** **Schneller Zugriff** **SAP UI Integration** „Dank der digitalen Personalakte sind in _SAP_ alle Mitarbeiterdokumente innerhalb von Sekunden zu finden. Das spart täglich wertvolle Zeit.“ ### _SAP_ Self-Services (_ESS/MSS_) Mitarbeitende verwalten ihre personenbezogenen Daten selbstständig und können Dokumente anfordern. Führungskräfte steuern teambezogene HR-Prozesse direkt, einschließlich der Aktenausleihe mit zeitlich befristetem und protokolliertem Zugriff. Dadurch werden Rückfragen reduziert und die Personalabteilung entlastet. **Employee Self-Services (ESS)** **Manager Self-Services (MSS)** **Delegation & Vertretung** [](https://easy-software.com/at/referenzen-at/oebb/)##### „EASY schafft bei uns die Basis für transparente, flexible und effiziente Personalprozesse – von der Einstellung bis zum Ruhestand.“ **Werner Teufner,** Human Resources (HR) Österreichische Bundesbahnen ## Vorteile der Personalakten in _SAP_ ### Effiziente _HR_-Prozesse durch _SAP_-Integration **Die vollständige Integration in SAP S/4HANA ermöglicht eine direkte Verknüpfung mit den bestehenden HR-Daten und -Prozessen von SAP HCM.** Auch Daten und Dokumente aus SAP SuccessFactors können mittels API integriert werden. Die Lösung basiert zu 100 % auf SAP-Technologie und ist SAP-zertifiziert. Dadurch entfällt die Notwendigkeit zusätzlicher Systeme und Schnittstellen. Die intuitive SAP-Fiori-Benutzeroberfläche nach modernsten SAP-Standards erspart Schulungsaufwand und beschleunigt die Einführung. Das spart Ressourcen und erhöht die Prozesssicherheit. ### Datensicherheit und Compliance **Rollenbasierte Zugriffsrechte, verschlüsselte Kommunikation und Audit-Funktionen gewährleisten maximale Sicherheit.** Ein Prozessjournal sowie detaillierte Protokolleinträge sorgen für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge. Die Lösung erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutzverordnung (DSGVO). Vertrauliche Mitarbeiterdaten sind jederzeit geschützt und die besonderen Sicherheitsanforderungen, die bei der Bearbeitung von Akten und Dokumenten im Personalmanagement gelten, lassen sich mit der digitalen Personalakte mühelos erfüllen. So lassen sich etwa die Zugriffsrechte über das SAP-Rollen- und Rechtemanagement hinaus bis auf die Ebene einzelner Dokumente nach dem „Need-to-know“-Prinzip steuern. ### Zeitersparnis durch automatisierte Workflows **Genehmigungen, die Erstellung von Dokumenten und das Fristenmanagement laufen automatisiert ab.** Dadurch werden manuelle Tätigkeiten reduziert und Fehlerquellen minimiert. So gewinnt dein HR-Team Zeit für strategische Aufgaben. ### Flexibilität durch mobilen Zugriff **Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice: Die digitale Personalakte ist überall und jederzeit verfügbar.** Die Lösung unterstützt Desktop-, Web- und mobile Endgeräte. Der Zugriff ist über SAP GUI, das SAP Fiori Launchpad sowie ESS-/MSS-Szenarien möglich. Der parallele Zugriff mehrerer Berechtigter erhöht die Transparenz und die Geschwindigkeit. So lassen sich HR-Prozesse auch außerhalb des Arbeitsplatzes effizient steuern Whitepaper ## Die digitale Personalakte in _SAP_ - Welche Herausforderungen moderne Arbeitsumgebungen für HR mit sich bringen – und wie die digitale Personalakte hilft. - Wie die digitale Personalakte Ihre Arbeit erleichtert – sicher & DSGVO-konform. - Wie Sie Ihre digitale Personalarbeit nach dem Ende der SAP ERP HCM-Wartung erfolgreich fortführen. [ ![whitepaper lesen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-359084795086.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLLr9dPalZ87FS26ZJNSUSTbXCDQc1FkO7VYzoG3FfF2zqfV1jCN3rQsXzr8KF2VOYV5TWdEve9BKwKiDKhNQW6wIEzA5JwmmRb3Ipcu93XwYFiD8q5mntbf5Fnoht9uU1HKhJFVXycpX4Q3YLu4JVyqvS7vJS0NFxQXh6l49rtSXxb1N1tWgE8YM6LN1VrnGoUUsgJifwR9Og7IYUfdIHm9TP4kpE%2BvOBftfW6AchYwCw%3D%3D&webInteractiveContentId=359084795086&portalId=3973635) ## _FAQ_ – Häufig gestellte Fragen ### Wie erfolgt die Integration in _SAP S/4HANA_? Die digitale Personalakte ist vollständig in SAP HCM für SAP S/4HANA integriert. Sie nutzt die bestehenden Datenstrukturen und Benutzeroberflächen. ### Welche Dokumente können in der digitalen Personalakte gespeichert werden? Alle relevanten HR-Dokumente, darunter Arbeitsverträge, Zeugnisse und Stammdaten, lassen sich strukturiert ablegen und verwalten. Input‑Management ermöglicht u. a. das einfache Einfügen von ärztlichen Bescheinigungen oder Bewerbungsunterlagen per Drag‑and‑Drop. ### Kann ich auch mobil auf die Personalakten zugreifen? Ja, die Lösung unterstützt Desktop-, Web- und mobile Endgeräte und ermöglicht flexibles Arbeiten unabhängig vom Standort. Mehrere berechtigte Personen können parallel arbeiten; Versionierung sorgt für Transparenz. ### Unterstützt die Lösung _ESS/MSS_? Ja. Employee Self Services (ESS) und Manager Self Services (MSS) entlasten HR, indem Standardprozesse direkt von Mitarbeitenden und Führungskräften erledigt werden. Sie können Mitarbeitern und Führungskräften sowohl Einsicht in die Akte gewähren, als auch über die Aktenausleihe eine zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränktem und protokolliertem Zugriff steuern. Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre Daten direkt bearbeiten oder Führungskräfte Genehmigungen erteilen. ### Wie wird die Datensicherheit gewährleistet? Ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz wird durch rollenbasierte Zugriffsrechte, verschlüsselte Kommunikation und umfassende Audit-Funktionen garantiert. Vier-Augen-Workflows sichern Löschungen und Übernahmen von Dokumenten und Personalakten zusätzlich ab. Zugriffsrechte sind über das SAP Rollen- und Rechtemanagement hinaus bis auf die Ebene einzelner Dokumente steuerbar. Zudem werden alle Vorgänge in der digitalen Personalakte für SAP lückenlos protokolliert. Es ist eine vollständige Historie der zuletzt geöffneten Akten(-inhalte) einsehbar. Eine Gesamtübersicht über alle Akten-Prozesse ermöglicht maximale Transparenz. ### Ist die Lösung für internationale Unternehmen geeignet? Ja, die Benutzeroberfläche und Dokumentation sind internationalisiert und für globale Kunden lokalisiert. Standardmäßig werden Deutsch und Englisch unterstützt, weitere Sprachen sind kundenindividuell umsetzbar. ### Gibt es externe Bewertungen oder Zertifizierungen? Ja, die Lösung ist SAP-zertifiziert und wurde auf funktionale Korrektheit anhand realer Geschäftsszenarien getestet – ein wichtiger Nachweis für Qualität und Compliance-Konformität. easy invoice ist vom Bundesverband IT-Mittelstand e.V. mit den Gütesiegeln [„Software Made in Germany“](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/glossar/software-made-in-germany-bitmi-guetesiegel.md) und [„Software Hosted in Germany“](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/glossar/software-hosted-in-germany-bitmi-guetesiegel.md) zertifiziert. SAP Add-ons ## Add-ons für Ihr _SAP_ Entdecken Sie die leistungsstarken SAP-Add-ons von easy, die Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und optimieren. Mit unseren SAP-zertifizierten Lösungen reduzieren Sie Komplexität, steigern Effizienz und sorgen für Stabilität und Investitionssicherheit. Erfahren Sie mehr über unsere maßgeschneiderten und schnell implementierbaren Add-ons für Ihr SAP-System. [alle Add-ons](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/sap.md)