Digitales Business

ECM im Handel

Denkt man an „DEN“ Handel, kommen einem automatisch Bilder von überfüllten Geschäften und strikt getakteten Einkaufs- und Verkaufsprozessen in den Kopf. Fakt ist: Die Kunden von heute sind anspruchsvoll und die Möglichkeit des schnellen Anbieterwechsels zwingt die Händler dazu, schnell, präzise und mit hoher Qualität zu agieren. Die Preissensibilität der Kunden lässt dem Handel häufig nur geringen finanziellen Spielraum zwischen dem Ein- und Verkauf der Produkte. Um in diesem Umfeld erfolgreich zu agieren ist es zwingend notwendig, die Service- und Verwaltungsprozesse im Griff zu haben.

 

Das ECM als Erfolgsbasis…

Enterprise Content Management (ECM) mit seinen Möglichkeiten zur Erfassung, Bearbeitung, Workflow und Archivierung von dokumentenintensiven Prozessen bildet hierfür eine wichtige Basis. Denn: Das häufig umfangreiche Sortiment erfordert auf der Handelsseite eine umfassende Dokumentation aller Einkaufsaktivitäten. Die Verhandlungen für den Einkauf neuer Produkte oder das Anpassen des Sortiments in den Verkaufsstellen sorgt für ständige Bewegung von Mitteilungen an die Verkaufsverantwortlichen vor Ort.

 

…richtig einsetzen

Das hohe Belegvolumen durch den Online-Verkauf oder den stationären Handel erzeugt auf der anderen Seite eine Vielzahl von Verkaufsbewegungen bis die Ware den POS oder den Kunden erreicht. Wo und wie lässt sich ECM hier richtig einsetzen? Zwei Beispiele zeigen die Möglichkeiten exemplarisch auf.

 

Beispiel Baustoffhandel

Betrachten wir einen Baustoffhandel, der als Zentralregulierer für viele seiner Märkte agiert. Das Einkaufsvolumen ist typischerweise hoch und die Nachlässe bei den Hauptlieferanten durch den Zentraleinkauf attraktiv. Die Weiterbelastung erfolgt täglich über die Zentrale an die Märke. In Spitzenzeiten bucht, erfasst und berechnet das Unternehmen bis zu 25.000 Eingangsrechnungen weiter. Dieser Prozess war bis vor wenigen Jahren durch viele manuelle Tätigkeiten geprägt.

Insbesondere die Verbuchung der Rechnungen und das papierhafte Versenden der Belastungsanzeigen hat in diesem Beispiel eine zweistellige Anzahl an Personen gebunden. Mit Hilfe intelligenter Lösungen zur automatisierten Rechnungsbearbeitung und Abgleich mit dem Bestellsystem ließ sich die Erfassungszeit auf weniger als ein Fünftel der bisherigen Zeit reduzieren.

 

Spaß an der Arbeit, Geld in der Kasse

Mit der Bereitstellung eines Onlineportals und dem Zugriff auf die elektronischen Belastungsanzeigen entfiel auch das aufwendige Versenden. Die durch den Abbau der manuellen Tätigkeiten entstandenen Vorteile, die höhere Prozessqualität und die gewonnene Transparenz, liegen auf der Hand und – monetär betrachtet – letztendlich wieder in der Kasse des Baustoffhändlers. So macht sogar die Eingangsrechnungsbearbeitung Spaß.

 

Beispiel Handelsbetrieb

Das zweite Beispiel berichtet von einem europaweit tätigen Handelsbetrieb aus dem Food- und Non-Food-Bereich mit einer vierstelligen Zahl an Geschäftsstellen.

Hier bestand die Anforderung darin, das ECM bereits bei der Suche von neuen Standorten als Teil der Immobilienakte zu integrieren. Ziel war es, von Beginn an Ordnung an den neuen Standorten zu schaffen.

 

Reporting-Funktion inklusive

Im Rahmen des Geschäftsstellenbetriebes muss zudem eine Vielzahl von Verträgen geschlossen werden. Vom Mietvertrag bis hin zur Wartung der elektronischen Einrichtungen sind Fristen zu beachten und Konditionen zu verwalten. Auch hier kann das Vertragsmanagement als Teil der ECM-Lösung wertvolle Hilfe leisten, etwa, um den Überblick zu behalten, wann Verträge auslaufen. Die integrierten Reporting-Funktionen bieten hervorragende Möglichkeiten für die zentrale Verhandlung mit Lieferanten. Ganz nebenbei entfallen die aufwendige Suche und die kostspielige Ablage für einen Großteil der bisher gelagerten Papierdokumente.

 

Optimierung mit überschaubaren Mitteln

Die Beispiele zeigen wie sich mit überschaubaren Mitteln wesentliche Optimierungen in puncto Effizienz und Transparenz bei dokumentenintensiven Prozessen erreichen lassen. Konkret entstehen zudem größere Verhandlungsspielräume mit dem Handel, das Eingangsrechnungs-Volumen sinkt.

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