--- title: Ersetzendes Scannen (BSI TR-03138) date: 2025-12-17T09:22:01Z modified: 2026-01-20T14:42:40Z permalink: "https://easy-software.com/de/glossar/ersetzendes-scannen-bsi-tr-03138/" type: glossar status: publish excerpt: Ersetzendes Scannen ist ein rechtssicherer Prozess zur Digitalisierung von Papierdokumenten. Nach dem Scan darf das Original vernichtet werden, ohne dass der Beweiswert des erzeugten digitalen Dokuments verloren geht. wpid: 223533 timestamp: 2026-01-20T14:42:40Z tags: [] --- Grundlage ist die Technische Richtlinie BSI TR-03138, kurz: RESISCAN. Diese Richtline definiert Anforderungen an Technik, Organisation und Dokumentation, um die Integrität des Digitalisats sicherzustellen. ## RESISCAN: Was steckt hinter dem Akronym? „Ersetzendes Scannen“ wird oft durch das Akronym **RESISCAN** abgekürzt, das direkt vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ins Leben gerufen wurde. RESISCAN steht für **RE**chtlich **SI**cheres ersetzendes **SCAN**nen. Die Bezeichnung bringt den Kern der Sache prägnant auf den Punkt: Es geht nicht nur ums Scannen, sondern darum, ein **vertrauenswürdiges Digitalisat** zu schaffen. ## Die technische Richtlinie TR-03138 als Fahrplan Das BSI erkannte die Unsicherheit vieler Anwender und schuf mit der **Technischen Richtlinie 03138** einen klaren Fahrplan. Sie definiert die notwendigen technischen und organisatorischen **Mindestanforderungen** an den Digitalisierungsprozess für das ersetzende Scannen. Nur wer diesen Plan befolgt, kann das Originaldokument tatsächlich vernichten. ## Wie sichert RESISCAN die Glaubwürdigkeit des digitalen Dokuments? Die Richtlinie (BSI TR-03138) stellt sicher, dass das digitale Abbild **bildlich und inhaltlich** exakt dem Original entspricht und auf seinem Weg ins digitale Archiv keiner Manipulation unterlag. Diese **Integritätssicherung** ist zentral. Die TR-03138 regelt dabei detailliert: - **Den Scan-Ablauf:** Wie bereiten Sie die Dokumente für die [Scanstraße](https://easy-software.com/de/newsroom/wie-sie-grosse-mengen-von-dokumenten-digitalisieren-die-scanstrasse/?output_format=md) vor? Welche Kontrollen sind während des Scannens durchzuführen? - **Die Technik-Anforderungen:** Welche Qualitätsmerkmale müssen Scanner und Software erfüllen, damit kein Informationsverlust entsteht? - **Die Unverfälschtheit:** Der Einsatz von [qualifizierten elektronischen Siegeln](https://easy-software.com/de/glossar/elektronische-siegel/?output_format=md) **oder Zeitstempeln** beweist, dass das Dokument ab einem bestimmten Zeitpunkt unverändert vorliegt. - **Den Transfervermerk:** Dieses Protokoll begleitet das Dokument. Es bescheinigt die **ordnungsgemäße Durchführung** des Scanvorgangs und macht ihn lückenlos nachvollziehbar. - **Die Vernichtung:** Klare Regeln für die rechtskonforme und datenschutzgerechte Entsorgung des Papieroriginals (z. B. nach DIN 66399). ## Ist BSI TR-03138 in der Wirtschaft zwingend Pflicht? An dieser Stelle ist eine wichtige Unterscheidung zum ersetzenden Scannen nötig: 1. **Für Behörden und Justiz** ist die Einhaltung der TR-03138 oft gesetzlich vorgeschrieben, da sie den **„Stand der Technik“** für die **elektronische Aktenführung** ([E-Akte](https://easy-software.com/de/e-akte/?output_format=md)) definiert. 2. **Für Unternehmen** gilt die Richtlinie formal **nicht als Pflicht**, sondern als etablierter Standard. Doch aufgepasst: - Das Wirtschaftsprüfer verlangen im Rahmen der **GoBD** (_Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung_) einen **nachvollziehbaren und sicheren Digitalisierungsprozess**. Die Einhaltung der TR-03138 ist dabei der einfachste und sicherste Weg, um diese **GoBD-Konformität** zu belegen. Die Einhaltung der Richtlinie ist daher ein starkes Argument für Rechtssicherheit. ## Verfahrensdokumentation: Nachweis des RESISCAN-Prozesses Das eigentliche Herzstück des ersetzenden Scannens ist die **Verfahrensdokumentation**. Dieses zentrale Dokument beschreibt von A bis Z, wie der Scanprozess organisiert ist. Sie ist der **Beweis für die Glaubwürdigkeit** des Digitalisats. Hier ist detailliert festzuhalten: - **Die Verantwortlichkeiten:** Wer darf welche Schritte durchführen? - **Die Technik:** Welche Hard- und Software kommt zum Einsatz? - **Die Kontrollen:** Wie wird die Qualität geprüft, um Lesbarkeit und Vollständigkeit zu sichern? - **Die Archivierung:** Wie werden die Daten gespeichert, gesichert und später gelöscht? Die [Verfahrensdokumentation](https://easy-software.com/de/newsroom/verfahrensdokumentation-nach-gobd-welche-pflichten-bestehen-fur-unternehmen/?output_format=md) macht den gesamten Prozess für einen sachverständigen Dritten (wie den Prüfer oder Richter) jederzeit transparent und nachvollziehbar. ## Ausblick: Ersetzendes Scannen mit Resican Überall dort, wo große Mengen an Dokumenten über lange Zeiträume aufbewahrt werden, ist RESISCAN ein essenzieller **Game Changer**: - **Buchhaltung und Finanzen:** Durch die GoBD ist die Digitalisierung von Rechnungen und Belegen mit anschließender Vernichtung möglich. - **Personalwesen:** Die Archivierung von Personalakten, Verträgen und Zeugnissen. - **Öffentliche Verwaltung:** Die Umstellung auf die elektronische Akte im Sinne des E-Government. - **Gesundheitswesen:** Die langfristige und sichere Archivierung von Patientenunterlagen. Mit BSI TR-03138 und ersetzendem Scannen verabschieden Sie sich von der Papierflut und schaffen den Einstieg in optimierte, vollständig digitale Prozesse. [](https://easy-software.com/de/easy-archive/?output_format=md)## easyarchive Daten sicher und rechtskonform ablegen. easy archive entdecken [](https://easy-software.com/de/easy-invoice/?output_format=md)## easyinvoice Rechnungen digital prüfen und freigeben. easy invoice entdecken