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title: Lieferschein
date: 2025-10-20T09:00:03Z
modified: 2025-10-20T09:40:42Z
permalink: "https://easy-software.com/de/glossar/lieferschein/"
type: glossar
status: publish
excerpt: Ein Lieferschein begleitet eine Warenlieferung und dokumentiert, was geliefert wurde.
wpid: 220610
timestamp: 2025-10-20T09:40:42Z
tags: []
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Oft als Warenbegleitschein bezeichnet, dokumentiert der jedoch nicht, was berechnet wird. Das Dokument dient als Nachweis für den Wareneingang und hilft, Lieferungen intern zu prüfen und zu verbuchen.

## Was ist ein Lieferschein?

Der Lieferschein ist ein Begleitdokument zur Lieferung von Waren. Er enthält typischerweise:

- das **Lieferdatum**,
- **Artikelbezeichnungen** und **Mengen**,
- ggf. **Seriennummern** oder **Chargen**,
- **Absender**– und **Empfängerinformationen**.

Der Warenbegleitschein wird vom Lieferanten erstellt und liegt der Ware bei. Der Empfänger nutzt ihn zur Kontrolle: Wurde alles geliefert? Stimmen die Mengen? Gibt es Abweichungen zur Bestellung?

Im Versand- und Logistikbereich ist die Bezeichnung „Warenbegleitschein“ besonders verbreitet, z.B. bei Palettenlieferungen oder Teillieferungen. Im kaufmännischen Alltag hingegen ist „Lieferschein“ die gängigere Formulierung.



## Muss ich Warenbegleitscheine aufbewahren?

Das hängt davon ab, wie der Lieferschein verwendet wird.

### 1. Lieferschein als Buchungsbeleg

Wird der Warenbegleitschein zur buchhalterischen Dokumentation genutzt – etwa zur Belegprüfung oder als Nachweis für die Lieferung – gilt die steuerliche Aufbewahrungspflicht:
**➔ 8 Jahre** (§ 147 Abgabenordnung).

### 2. Lieferschein als Geschäftsbrief

Wird der Warenbegleitschein als handelsüblicher Schriftverkehr eingestuft, nämlich als Geschäftsbrief, greift das Handelsgesetzbuch:
**➔ 6 Jahre** (§ 257 Handelsgesetzbuch).

**Entscheidend ist also die Funktion im Unternehmen – nicht das Dokument an sich.**

## Lieferscheine ohne Belegfunktion – keine Aufbewahrungspflicht

Wird der Warenbegleitschein **nicht** zur Buchung verwendet und besitzt er auch keine rechtliche Relevanz als Geschäftsbrief, besteht **keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht**.

Das kann z. B. bei internen Lieferungen, Mustersendungen oder Retouren der Fall sein. Dennoch kann es sinnvoll sein, Lieferscheine temporär aufzubewahren – etwa zur Klärung von Rückfragen oder Reklamationen.

## Lieferschein vs. Rechnung – Was ist der Unterschied?

Der Lieferschein – auch als **Warenbegleitschein** bezeichnet – dokumentiert die Lieferung von Waren, nicht aber die Zahlungsforderung. Die Rechnung hingegen enthält alle preis- und steuerrelevanten Angaben und dient als Grundlage für die Buchung und Zahlung.



| **Lieferschein / Warenbegleitschein** | Eingangsrechnung |
| --- | --- |
| **Dokumentiert die Lieferung** | Dokumentiert die **Zahlungspflicht** |
| **Preise sind nicht erforderlich** | Preise und Steuern sind **Pflichtangaben** |
| **Dient zur Kontrolle** | Dient zur **Buchung und Zahlung** |

Der Begriff „Warenbegleitschein“ wird vor allem im Versand oder bei Spediteuren verwendet, z.B. bei Palettenlieferungen oder Teillieferungen. Im kaufmännischen Alltag ist „Lieferschein“ die gebräuchlichere Bezeichnung.

### Sonderfall: Lieferschein als Rechnung

In Ausnahmefällen wird ein Warenbegleitschein auch als [Eingangsrechnung](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/elektronische-eingangsrechnung.md) verwendet, z.B. bei Direktlieferungen oder in vereinfachten Prozessen. Damit das rechtlich zulässig ist, muss das Dokument alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten:

- vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger,
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID,
- Rechnungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände,
- Entgelt und Steuerbetrag,
- Liefer- bzw. Leistungsdatum.

Fehlen diese Angaben, ist der Vorsteuerabzug gefährdet, und das Dokument gilt nicht als rechtsgültige Rechnung.

## Rolle des Lieferscheins im digitalen Prozess

Trotz E-Rechnungspflicht bleibt der Lieferschein ein zentrales Element in digitalen Geschäftsprozessen, z.B. im [Purchase-to-Pay](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/glossar/purchase-to-pay-prozess.md). Das Dokument beschreibt die tatsächliche Lieferung und dient als Kontrollinstrument – insbesondere im Zusammenspiel mit Bestellung und Rechnung.

Typische Aufgaben im digitalen Workflow:

- **[Wareneingangskontrolle](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/glossar/wareneingangskontrolle.md)**: Wurde geliefert, was bestellt wurde?
- **Abweichungsprüfung**: Stimmen Mengen, Artikelnummern und Chargen?
- **Prozessverknüpfung**: Der Lieferschein wird mit Bestellung und Rechnung verknüpft und verglichen – oft im Rahmen eines sogenannten [Three-Way-Match](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/glossar/three-way-match.md).

So bleibt der Lieferschein operativ relevant, auch wenn er keine buchungsrelevante Funktion mehr erfüllt.





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