Executive Team Assistant / Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)
Zur Unterstützung unseres Executive Managements suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Executive Team Assistant (m/w/d) für unsere Unternehmenszentrale in Essen.
DEINE AUFGABE
- Du unterstützt aktiv unseren Vorstand bei allen operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Du organisierst und überwachst die Kalender und Termine des Vorstandes, bereitest diese vor und stellst sicher, dass zu den jeweiligen Terminen alle notwendigen Informationen und Dokumente vorliegen
- Im Auftrag des Vorstandes überwachst Du diverse Freigabeprozesse (Urlaubsanträge, Bedarfsmeldungen, Rechnungen, Verträge, etc.) mit Hilfe unserer internen Systeme
- Du sorgst für einen reibungslosen Büroablauf, z.B. inklusive aller anfallenden Korrespondenzen mit internen und externen Stakeholdern, der Nachverfolgung von Wiedervorlagen, sowie der Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen des Vorstandes
- Du übernimmst die Koordination von General Affairs Projekte (u.a. Abstimmung und Steuerung mit externem Partner in den Bereichen Fuhrparkverwaltung, Jobradverwaltung, Korrespondenz mit Outscourcing Partner und Facility Management) in enge Abstimmung mit anderen Abteilungen wie der Leitung von People & Organisation, Finance etc.
DEINE QUALIFIKATION
- Du verfügst ideralerweise über relevante Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion
- Deine Persönlichkeit ist geprägt durch ein freundliches und sicheres Auftreten mit einem hohen Maß an Kommunikations- und Organisationsgeschick
- Du zeichnest dich durch eine eigenverantwortliche und gewissenhafte, strukturierte, zielorientierte und durch Eigeninitiative angereicherte Arbeitsweise aus
- Du bist flexibel, loyal, absolut diskret und gehst professionell mit den unterschiedlichen Anforderungen und Arbeitssituationen um
- Einen sicheren Umgang mit den MS-Office-Anwendungen setzen wir voraus
- Neben sehr guten Deutschkenntnissen verfügst Du über ebenso gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
DEINE CHANCE
Wir bieten Dir ein eigenverantwortliches und abwechslungsreiches Arbeitsfeld in einer familiären Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und der Möglichkeit, Dich stetig weiterzuentwickeln. Ein modernes Arbeitsumfeld mit sehr guter Ausstattung ist für uns selbstverständlich. Wenn Du gerne flexibel arbeitest, dann freuen wir uns auf deine aussagefähige Bewerbung auf unserer Homepage.
Bei uns genießt du diese Vorteile
Wir sind davon überzeugt, dass Arbeit Spaß machen muss. Wir wollen das Arbeiten mit Informationen leichter machen und glauben, dass jeder Mensch und jedes Unternehmen dadurch sein Potenzial erweitern kann.
Die EASY SOFTWARE AG ist einer der führenden Anbieter zukunftsweisender, erfolgreicher Softwareprodukte und Servicelösungen mit einem besonderen Fokus auf Digitalisierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse. Wir entwickeln Lösungen rund um die Themen Enterprise Content Management sowie Cloud und Mobilität.
Rückfragen
Marcel Maranca
People & Organisation Business Partner