Leistungbeschreibung easy contract

Allgemeine Informationen

easy contract ist Ihre Lösung für die digitale Vertragsverwaltung. 

Verträge werden zentral und sicher gespeichert, inklusive aller relevanten Stammdaten Ihrer Vertragspartner. Über flexible Suchfunktionen mit kombinierbaren Such-Kriterien finden Sie Ihre Verträge schnell und zuverlässig. Ein integriertes Fristenmonitoring sorgt dafür, dass Sie wichtige Termine wie Verlängerungen, Kündigungen oder Vertragsenden nie verpassen. Durch das Berechtigungskonzept kann der Zugriff auf Vertragsarten und einzelne Verträge genau gesteuert werden. Zusätzlich unterstützt ein Vertragscontrolling mit Kostenerfassung und Berichtsoptionen Ihre Auswertungen. Unterstützt wird das Vertragsmanagement Tool durch Dokumentenmanagement-Funktionen wie eine OCR, der Versionierung der Verträge und eine sichere Ablage: das easy archive. 

Mit der mobilen App greifen Sie auch unterwegs auf Ihre Verträge zu. Die App ist für iOS und Android verfügbar.  

Hochgeladene Verträge können nach frei wählbaren Kategorien strukturiert werden. Für Leasingverträge steht eine IFRS-16-Bestandsanalyse bereit. Risiken werden über ein konfigurierbares Assessment erfasst und bewertet, inklusive Ampelsteuerung. 

easy contract digitalisiert Ihre Vertragsprozesse und stellt sicher, dass Akten nach Ihren Vorgaben durchlaufen. Ein konfigurierbarer Genehmigungsworkflow ist integriert. 

Lizenzen

Einzellizenz | Named User

Die Einzellizenz berechtigt einen namentlich benannten Benutzer zur Anmeldung an easy contract. Sie ist für Anwender vorgesehen, die einen durchgehenden Zugriff auf das System benötigen. 

1:9 Lizenz | Concurrent User

Diese Lizenz ermöglicht mehreren Benutzern den Zugriff auf easy contract, ohne dass für jeden eine eigene Lizenz erforderlich ist. Die Nutzung erfolgt nach dem Concurrent-User-Prinzip: Eine Lizenz wird für die Dauer der Sitzung belegt und nach der Abmeldung sofort wieder freigegeben.

Module

Archive Option

Mit der easy contract Archive Option lassen sich Vorgänge aus easy contract revisionssicher in einem vorhandenen easy archive speichern. Archivierungsvorgänge können automatisiert oder manuell durch den Benutzer erfolgen. Die Konfiguration erfolgt komfortabel durch den Fachadministrator. Voraussetzung ist ein bereits implementiertes easy archive mit EBIS Schnittstelle.

Drop

Das Office Drop-Modul wird in den Windows-Desktop und die Microsoft-Office-Anwendungen Word und Outlook (auch Microsoft 365) integriert. Dokumente, Texte und E-Mails werden in easy contract übertragen. In der Gegenrichtung dient easy contract als Datenquelle und stellt Dokumente als Anhänge für E-Mails bereit. Die Erweiterung kann per Scripting angepasst werden kann. Zur Nutzung können ausschließlich Hauptanwender-Einzellizenzen (Named User Lizenzen) verwendet werden.

Mobile App

Die App „easy mitarbeiter“ ist über den Apple-Store (iOS) und Google Play (Android) verfügbar. Mit der App können vorhandene Akten aus easy contract auf den mobilen Endgeräten der Anwender angezeigt oder neue Akten erstellt werden. Ausschließlich Named User Lizenzen können die App verwenden.

SIGN

Das Modul “SIGN” ist eine Schnittstelle zwischen easy contract und elektronischen Unterschriftenplattformen wie easy eSignature, DocuSign, FP Sign oder Adobe Sign. Die Schnittstelle ermöglicht eine digitale Unterschrift von Dokumenten in easy contract. Nach Unterzeichnung ordnet easy contract das Dokument der entsprechenden Akte zu.  

Hinweis: Die Lizenz für das Modul “SIGN” erwerben Sie bei der easy software AG oder ihren Partnern. Preise für Transaktionen / Transaktionsvolumen müssen selbständig mit dem jeweiligen Anbieter vereinbart werden. Dieses Modul stellt den Kontakt her.  

AI Toolkit | KI-Integration

Das AI Toolkit-Modul integriert eine Dialogkomponente in die Fachakten von easy contract. Der Benutzer stellt dem Dialog Daten aus Feldern und Dateien der Akte zur Verfügung. Das AI Toolkit analysiert die Daten und unterbreitet Vorschläge zur Befüllung der Felder. Häufige Anfragen und Routinen können als Prompts im AI Toolkit hinterlegt werden, allgemeine Regeln (z.B. Playbooks) werden als Wissensbeiträge automatisch übermittelt. Zur Nutzung können ausschließlich Hauptanwender-Einzellizenzen (Named User Lizenzen) verwendet werden.

AI Toolkit | Hauptanwender

Pro Benutzer wird eine monatliche Gebühr für die Nutzung des Copilot-Moduls erhoben. Zur Nutzung können ausschließlich Hauptanwender-Einzellizenzen (Named User Lizenzen) verwendet werden. 

AI Toolkit | Gelegenheitsanwender

Monatliche Nutzungsgebühr je Gelegenheitsanwender-Lizenz (Concurrent-User-Lizenz) für das Copilot-Modul. Zu beachten: Eine Lizenzierung ist nur möglich, wenn für alle Gelegenheitsanwender-Lizenzen Copilot-Lizenzen erworben werden.