Leistungbeschreibung easy contract

easy contract ist Ihre Lösung für die digitale Vertragsverwaltung. Verträge werden zentral und sicher gespeichert, inklusive aller relevanten Stammdaten Ihrer Vertragspartner. Über flexible Suchfunktionen mit kombinierbaren Suchkriterien finden Sie Ihre Verträge schnell und zuverlässig. Ein integriertes Fristenmonitoring sorgt dafür, dass Sie wichtige Termine wie Verlängerungen, Kündigungen oder Vertragsenden nie verpassen. Durch das Berechtigungskonzept kann der Zugriff auf Vertragsarten und einzelne Verträge genau gesteuert werden. Zusätzlich unterstützen Reporting-Grundfunktionen und Listenexporte Ihre Auswertungen. Unterstützt wird das Vertragsmanagement durch Dokumentenmanagement-Funktionen wie OCR, Versionierung und Check-in/out (lokal). Mit der mobilen App greifen Sie auch unterwegs auf Ihre Verträge zu. Die App ist für iOS und Android verfügbar. Hochgeladene Verträge können nach frei wählbaren Kategorien strukturiert werden. Für Leasingverträge steht eine IFRS-16-Bestandsanalyse bereit. easy contract digitalisiert Ihre Vertragsprozesse und stellt sicher, dass Akten nach Ihren Vorgaben durchlaufen.

easy contract ist in den Editionen Standard und Enterprise verfügbar.

Standard eignet sich für Organisationen, die Verträge zentral erfassen, strukturieren und sicher überwachen wollen, ohne komplexe Organisationslogiken, Korrespondenzbäume oder Risiko-Assessment zu benötigen.

Enterprise eignet sich für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften, Bereichen oder Fachabteilungen, in denen Verträge entlang der Organisationsstruktur gesteuert, differenziert berechtigt und über Reports sowie Korrespondenzprozesse begleitet werden sollen.

Ein Überblick über den Funktionsumfang der beiden Editionen kann der folgenden Aufstellung entnommen werden.

Editionen-Features	Standard	Enterprise
Vertragsmanagement und digitale Vertragsakten	✔	✔
Individuelle Vertragsarten und Felder	✔	✔
Workflowbasierte Fristenüberwachung	✔	✔
Vertragspartner und Ansprechpartner	✔	✔
Dokumentenmanagement inkl. OCR, Versionierung und Check-in/out (lokal)	✔	✔
Reporting-Grundfunktionen und Listenexporte	✔	✔
Berechtigungen auf Einzelverträge	✔	✔
Berechtigungen auf Vertragsarten	✔	✔
AD / LDAP bzw. standardisierte Benutzerverzeichnisse	✔	✔
Organisationseinheiten		✔
Berechtigungen auf Organisationseinheiten		✔
Dokumentenbaum zur Vertragskorrespondenz		✔
Risiko-Assessment		✔
Konfigurierbarer Freigabeprozess		✔
(optional) Check-in/out von Dokumenten (cloud)		✔
(optional) Revisionssichere Archivierung nach IDW-PS 880 (Archive Option)		✔

Relevante Mehrwerte von easy contract Standard:

• Zentrale digitale Vertragsakten: Verträge werden an einem Ort gespeichert – inklusive Stammdaten zu Vertragspartnern und Ansprechpartnern. Die Ablage lässt sich über individuelle Vertragsarten, Felder und frei wählbare Kategorien an die eigenen Prozesse anpassen.
• Schnelle Auffindbarkeit: Über flexible Suchfunktionen mit kombinierbaren Kriterien in Stammdaten und Dokumenten finden Sie Verträge zuverlässig wieder. OCR und Textindexierung machen auch den Inhalt gescannter Unterlagen durchsuchbar.
• Workflowbasierte Fristenüberwachung: Verlängerungen, Kündigungen und Vertragsenden werden überwacht. Wiederkehrende Fristen, Eskalationen und ein Fristenkalender sorgen dafür, dass Termine nicht untergehen.
• Gesteuerter Zugriff: Berechtigungen lassen sich auf Vertragsarten und auf einzelne Verträge vergeben. Benutzer und Rollen können an AD/LDAP bzw. standardisierte Benutzerverzeichnisse angebunden werden.
• Dokumentenmanagement in der Akte: OCR, Versionierung und lokales Check-in/out unterstützen die Arbeit am Vertragsdokument. Dokumente bleiben damit nachvollziehbar und bearbeitbar, ohne die Akte zu verlassen.

Zusätzliche Mehrwerte von easy contract Enterprise:

• Organisationsstruktur: Firmen und Unterfirmen bzw. Organisationseinheiten können angelegt und Verträge daran ausgerichtet werden. Die Vertragsablage ist nicht nur nach Vertragsarten, sondern auch entlang der Unternehmensstruktur steuerbar.
• Berechtigungen auf Organisationseinheiten: Zugriffsrechte lassen sich zusätzlich entlang dieser Organisationsstruktur vergeben.
• Dokumentenbaum zur Vertragskorrespondenz: Die digitale Vertragsakte wird um Begleitdokumente und Korrespondenz mit eigenen Stammdaten, individuellen Dokumentenkategorien, Fristen an Korrespondenzdokumenten sowie Dokumentberechtigungen ergänzt.
• Risiko-Assessment: Risiken können über Fragebögen bewertet, gewichtet, protokolliert und als Ampel am Vorgang bzw. an der externen Firma sichtbar gemacht werden.
• Konfigurierbarer Freigabeprozess: Neben Ad-hoc-Prozessen lassen sich Freigabeprozesse konfigurierbar abbilden.
• Cloud-Check-in/out: Dokumente können zusätzlich in eine cloudbasierte Ablage ausgecheckt und wieder eingecheckt werden.
• Archive Option: Revisionssichere Archivierung nach IDW-PS 880 direkt aus dem Vertragsmanagement heraus (siehe Modul Archive Option).

Lizenzen

Einzellizenz | Named User
Die Einzellizenz berechtigt einen namentlich benannten Benutzer zur Anmeldung an easy contract. Sie ist für Anwender vorgesehen, die einen durchgehenden Zugriff auf das System benötigen.

1:9 Lizenz | Concurrent User
Diese Lizenz ermöglicht mehreren Benutzern den Zugriff auf easy contract, ohne dass für jeden eine eigene Lizenz erforderlich ist. Die Nutzung erfolgt nach dem Concurrent-User-Prinzip: Eine Lizenz wird für die Dauer der Sitzung belegt und nach der Abmeldung sofort wieder freigegeben.

Module

Archive Option
Mit der easy contract Archive Option lassen sich Vorgänge aus easy contract revisionssicher in einem vorhandenen easy archive speichern. Archivierungsvorgänge können automatisiert oder manuell durch den Benutzer erfolgen. Die Konfiguration erfolgt komfortabel durch den Fachadministrator. Voraussetzung ist ein bereits implementiertes easy archive mit EBIS-Schnittstelle. Die Archive Option ist nur in der Edition Enterprise verfügbar.

Drop

Das Office Drop-Modul wird in den Windows-Desktop und die Microsoft-Office-Anwendungen Word und Outlook (auch Microsoft 365) integriert. Dokumente, Texte und E-Mails werden in easy contract übertragen. In der Gegenrichtung dient easy contract als Datenquelle und stellt Dokumente als Anhänge für E-Mails bereit. Die Erweiterung kann per Scripting angepasst werden. Zur Nutzung können ausschließlich Hauptanwender-Einzellizenzen (Named User Lizenzen) verwendet werden.

Mobile App

Die App „easy mitarbeiter“ ist über den App Store (iOS) und Google Play (Android) verfügbar. Mit der App können vorhandene Akten aus easy contract auf den mobilen Endgeräten der Anwender angezeigt oder neue Akten erstellt werden. Ausschließlich Named User Lizenzen können die App verwenden.

SIGN

Das Modul “SIGN” ist eine Schnittstelle zwischen easy contract und elektronischen Unterschriftenplattformen wie easy eSignature, DocuSign, FP Sign oder Adobe Sign. Die Schnittstelle ermöglicht eine digitale Unterschrift von Dokumenten in easy contract. Nach Unterzeichnung ordnet easy contract das Dokument der entsprechenden Akte zu.

Hinweis: Die Lizenz für das Modul “SIGN” erwerben Sie bei der easy software AG oder ihren Partnern. Preise für Transaktionen / Transaktionsvolumen müssen selbstständig mit dem jeweiligen Anbieter vereinbart werden. Dieses Modul stellt den Kontakt her.

CREATOR

Das Modul CREATOR dient der automatisierten Erstellung von Vertragsdokumenten aus der digitalen Akte. Einmalig wird in Vorlagen die Struktur des späteren Dokuments festgelegt. Der CREATOR erzeugt daraus individuell abgestimmte Dokumente anhand der Feldinhalte der Akte. Bibliotheken für Vorlagen und Klauseln setzen Texte im Hintergrund nach definierten Regeln zusammen. So können auch Mitarbeiter ohne juristische Ausbildung standardisierte, rechtssichere Verträge erstellen. Welche Klauseln in welchem Vertrag verwendet wurden, dokumentiert das System automatisch. Versionsmanagement und Protokollierung der verwendeten Elemente sorgen für Nachvollziehbarkeit. Das erzeugte Dokument kann direkt an der Akte gespeichert werden. CREATOR ist lizenz- und editionsunabhängig als kostenpflichtige Erweiterung verfügbar (Standard und Enterprise).

AI Toolkit | KI-Integration

Das AI Toolkit-Modul integriert eine Dialogkomponente in die Fachakten von easy contract. Der Benutzer stellt dem Dialog Daten aus Feldern und Dateien der Akte zur Verfügung. Das AI Toolkit analysiert die Daten und unterbreitet Vorschläge zur Befüllung der Felder. Häufige Anfragen und Routinen können als Prompts im AI Toolkit hinterlegt werden, allgemeine Regeln (z.B. Playbooks) werden als Wissensbeiträge automatisch übermittelt. Zur Nutzung können ausschließlich Hauptanwender-Einzellizenzen (Named User Lizenzen) verwendet werden.