Leistungbeschreibung easy HR

1. Allgemeine Informationen

1.1 easy hr Basisinformationen

• easy hr ist die effiziente Lösung für die Digitale Personalakte, das digitale Ausschreibungs- und Bewerbermanagement, das Seminar- und Ausbildungsmanagement sowie elementare HR-Abläufe in modernen Unternehmen. Die Lösung kann darüber hinaus einfach und flexibel um weitere Funktionen und Prozesse aus dem Personalmanagement erweitert werden. So fügt sie sich harmonisch in ein bestehendes IT-System ein, arbeitet mit gängigen Entgeltabrechnungslösungen zusammen und wächst mit dem Unternehmen.
  Die Personalabteilungen moderner Unternehmen werden heute wie kaum zuvor mit wachsenden Anforderungen an größere Effizienz, verbesserten Service und kürzere Reaktionszeiten konfrontiert. Hohe gesetzliche Anforderungen und eine gestiegene Datensensibilität erhöhen den Druck hinsichtlich der Zugriffskontrolle und der Dokumentation vertraulicher Informationen zusätzlich. Der Einsatz von HR knüpft an diesen Herausforderungen, indem es die Personalabteilung nachhaltig entlastet und damit die Effizienz des gesamten Unternehmens spürbar unterstützt.
  easy hr überzeugt durch die benutzerfreundliche und intuitive Menüführung, den protokollierten und standortunabhängigen Zugriff auf Informationen sowie deutliche Zeiteinsparungen bei Ablage und Suche.
• easy hr cloud ist die standardisierte „Out of the Box“-Lösung von easy hr (s.o.). Sie ermöglicht es die elektronische Personalakte in der easy Cloud einzusetzen. Mit wenigen Konfigurations-Schritten, durch Consultants, erhalten Kunden eine komplette Personallösung.

1.2 easy hr cloud

1.2.1 Betrieb

Der Betrieb der Lösung easy hr cloud sowie der Extraktionskomponenten findet ausschließlich auf der Plattform der EASY SOFTWARE AG (easy Cloud) statt und wird durch das Managed Service Team der easy software betreut.

1.2.2 Konfigurationsmöglichkeiten

Bei easy hr cloud stehen Anpassungsmöglichkeiten einzig auf Basis der Konfigurationsmasken zur Verfügung. Weitere Anpassungen sind nicht vorgesehen.

1.2.3 Updates & Upgrades

Für easy hr cloud wird immer die aktuelle, von der easy Entwicklung freigegebene Version von easy hr eingesetzt.

1.2.4 Add Ons & Konnektoren

Die Anbindung an Jobportale und Recruiting-Seiten muss durch ein gesondertes Consulting-Projekt bewertet und umgesetzt werden.

2. Produktspezifikationen

2.1 Digitale Personalakte

• Intuitive Benutzung und übersichtliche Darstellung aller Informationen und Dokumente
• Erweiterbare Aktenstruktur
• Darstellung der Organisationsstruktur
• Freigabe der Akte für den Mitarbeiter
• Freigabe der Akte oder von Teilen der Akte für Vorgesetzte (dauerhaft oder temporär)
• Fristen und Wiedervorlagen
• Mussbestandteile
• Einfaches Hinzufügen von Dokumenten (Dropzone)
• Automatische oder halbautomatische Löschung von Dokumenten gemäß DSGVO
• Geführtes On-Boarding
• Gehaltsentwicklung
• Firmenakte/Mandantenakte
• Erweiterbare Aktenstruktur
• Strukturierte und zentrale Ablage von übergreifenden Informationen
  • Formulare
  • Betriebsvereinbarungen
  • Handbücher
  • Policies
• Fristen und Wiedervorlagen
• Automatische oder halbautomatische Löschung von Dokumenten (Lebenszykluskonzept)

2.2 Ausschreibungsmanagement

• Ausschreibung auf Organisationsebene 
• Informationen zur Ausschreibung
• Erstellung der Vorgaben für den Bewerber (mit Auswahllisten) für Ausbildung und Qualifikationen
• Einfache Erstellung von Ausschreibungen auf Basis von
  • Templates und Textbausteinen
  • Stellenbeschreibungen
• Vergabe von Soll/Muss-Kriterien
• Vergabe für späteres Ranking (Punktesystem)
• Definition des Workflows
• Prozessgestütze Erstellung von Ausschreibungen
• Anbindung an Jobportale und Recruiting-Seiten (projektspezifisch)

2.3 Bewerbermanagement

• Workflowgesteuertes Bewerbermanagement
• Transparentes Statusmanagement
• Zuweisung von Aufgaben (Prüfung und Rückmeldung)
• Soll-Ist-Vergleich des Skillprofils
• Anbindung CV-Parser (optional)
• Anbindung Online Assessment (optional)
• Sichere Prozessdokumentation (z.B. für Compliance, AGG)

2.4 Aus-, Weiterbildungs-, Seminarmanagement

• Für alle Arten von Schulungen (Einmalschulung, wiederkehrende Schulungen, Zertifizierungen, Online-Trainings, …)
• Management von Ressourcen (Räume, Ausstattung, Trainingsmaterialien, Videotrainings, interaktive Schulungsangebote, …)
• Verwaltung der Teilnehmer
• Management von Trainern (intern, extern)
• Festlegung von Entwicklungspfaden/Karrierepfaden
• Auswertungen
• Online-Buchung
• Terminmanagement, Wiedervorlagen
• Erinnerung bei Ablauf von Zertifikaten
• Dokumentation

3. Beschreibung notwendiger kundenspezifischer individueller Einstellungen

Folgende Einstellungen müssen Kunden-individuell vorgenommen werden:

• Anbindung des E-Mail-Postfachs
• Kundenspezifische System- und Kommunikations-Einstellungen
• Aufbau der Organisationsstruktur
• Berechtigungen
• Fristen und Wiedervorlagen
• Formulare
• Anbindung CV-Parser (optional)
• Anbindung Online Assessment (optional)
• Anbindung easy archive (optional)
• Anbindung an Jobportale und Recruiting-Seiten (projektspezifisch)

4. Verwaltung Kontingent Personalakten

4.1 Aktive Personalakten

• Bei der Bestellung von easy invoice smart cloud bucht der Kunde ein bestimmtes Volumen an aktiven Personalakten (jeweils für 12 Monate).
• Als aktive Personalakte im Sinne der Metrik zählt jede Personalakte, die nicht komplett archiviert ist.

4.2 Übersicht über aktive Personalakten

• Der Kunde erhält zu Beginn jeden Monats eine Aufstellung über die im zurückliegenden Monat aktiven Personalakten.
• Dabei reduziert sich das Volumen an aktiven Personalakten mit jeder angelegten Personalakte. Die komplette Archivierung einer Personalakte erhöht das Volumen.

4.3 Überschreiten der gebuchten aktiven Personalakten

• Bei Erreichen von 90% der gebuchten aktiven Personalakten erhält der Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail auf seinen eingetragenen Account.
• Bei Erreichen von 100% der gebuchten aktiven Personalakten erhält der Kunde eine weitere Benachrichtigung per E-Mail auf seinen eingetragenen Account.
• Für jede weitere angelegte aktive Personalakte wird dann der Preis für Additional Personalakte im entsprechenden Paket (gemäß Angebot) berechnet und mit der nächsten Monatsmeldung in Rechnung gestellt.

5. Support und Servicelevel

• Der Support von easy hr cloud unterliegt der „Richtlinie für Wartung und Support“.
• Support gemäß dem Supportlevel „Standardpflege“ ist in den buchbaren Cloud-Services enthalten.