Leistungbeschreibung easy archive
1. Allgemeine Informationen
1.1 Überlick
easy archive bietet Ihnen die GoDB konforme Langzeit-Archivierung Ihrer Dokumente und Daten in der Cloud.
1.2 Betrieb
easy archive wird aus einem ISO 27001 Rechenzentrum des EASY SOFTWARE AG 100% betrieben. Mehr Informationen zum Hosting
1.3 Clients
easy archive ist erreichbar über eine Web App sowie eine Mobile App für iOS und Android (aktuell in BETA). Ein zusätzlicher Upload Client steht auch für MacOS und Windows zur Verfügung. Der Upload Client dient nur als Upload Möglichkeit und dient nicht als Suche oder Admin-Oberfläche.
1.4 Konnektoren
Bestimmte Konnektoren können über die Admin-Oberfläche verwaltet werden, aber andere werden von easy verwaltet. Die Konfiguration von easy verwalteten Konnektoren findet in der Abstimmung mit easy statt.
2. Produktspezifikationen
2.1 easy archive
| Feature | Description | Included | Product Codes |
|---|---|---|---|
| Revisionsichere Archivierung mit Versionierung | easy archive bietet die Möglichkeit an, daten und Dokumente revisionsichere nach GoBD & DSGVO abzulegen. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Volltextsuche | Suchen Sie durch archivierten Dokumente mit einem Volltext Suche. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Datenmodelierung mit Schemen | Modelieren Sie ihre eigene Dokumenttypen mit Schemen. Schemen können verschiedene Metadaten beinhaltet so wie ihre eigene Zugfriffsbedienungen, Aufbewahrungspflichten usw.) | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Automatische und anpassbare Retentionperioden | Rentionenperiod sind auf standard Dokumente automatisch hinterlegt. Setzten Sie ihre eigene Aufbewahrungsfristen für jede Scheme. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Audit Log | Audit Log zeichnet aus, welche User documente erstellt, bearbeitet und auch gelöscht hat. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Ordner Strukturen | Sortien Sie Dokumenten im einem Ordnerstruktur. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Upload Client (MacOS, Windows) | Archivieren Sie automatisch alle neue und geänderte Dokumenten in ausgewählten Ordner aus dem localen Filesystem. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Hybrid Connector | Verbinden Sie ihre on-premises oder externe easy archive und easy DMS um über das Client zu suchen. Das Hybrid-Connector stellt eine RFP Client zur Verfügung, um sicher auf easy archive und easy DMS zuzugreifen. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Role-based Access Control Rights | Setzen Sie auf jede Dokumentscheme Rollen-basierten Zugriffsrechten fest. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Web Client | Erreichbar unter https://archive.easy-software.com/archivelogin | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Native Mobile App für iOS & Android (BETA) | Archivieren Sie Dokumente und Photos dirket vom nativen App aus. Benötigen Konfigeration von easy in der Beta Phase. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| SSO Authentifizierung mit OpenID Connect, Microsoft Entra AD (Azure AD) | Nutzen Sie SSO mit Microsoft Entra AD oder einem anderen OpenID Connect System. OpenID Connect System bzw. Entra AD muss Zugriff auf Applikation erlauben. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Basic Authentifizierung (E-Mail und Passwort) | Optional, kann vom easy eingerichtet werden. | Optional | |
| easy dm CLI | Verwalten Sie ihre Archiv mit unserem CLI Tool. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| OData Schnittstelle | Eine RESTful Webservice nachdem Odata Standard. | Optional | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Content Webservices & Spooler Import Service | Eine RESTful Webservice für das easy archive. | ✔ 50.000 API Calls im Jahr | 5_dm_101700GBMS |
| easy archive User | easy archive User sind Named-User, die Zugriff auf das easy archiv Web und Mobile App zugriff haben. | ✔ | 5_dm_101700US |
| E-Mail Postfach | Ein Postfach für easy for Exchange. | Optional, benötigt entsprechenden Setup Service | |
| ArchiveLink | Unterstützung für die Archiverung aus SAP über das ArchiveLink. | Optional, benötigt entsprechenden Setup Service | 5_dm_10170300 |
| easy for BC | easy for BC erweitert Microsoft Dynamics 365 BC um Funktionen für die revisionsichere Archivierung von Dokumenten und Daten. | Optional, benötigt entsprechenden Setup Service | 5_dm_10170612 |
| easy for BC User | easy for BC user ist ein Named User für easy for BC innerhalb Microsoft Dynamics 365 BC. Direkt aus Microsoft BC können per Drag-and-Drop außerdem gescannte Dokumente, Dateien, E-Mails und andere digitale Informationsträger in den für die betrieblichen Abläufe relevanten Seiten wie z.B. Kreditoren, Debitoren, Artikeln, Anlagen, Aufträgen und Projekten zu Datensätzen hinzugefügt werden. | Optional | 5_dm_10170610 |
| easy for Exchange | easy for Exchange erweitert Microsoft Exchange Online um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung und bildet die Basis für eine weitreichende Automatisierung von Unternehmensprozessen. | Optional, benötigt entsprechenden Setup Service | |
| easy for SAP | easy for SAP – Archiving ist die komplementäre Schnittstelle zu SAP ArchiveLink. Sie ist funktional durch SAP zertifiziert. Diese Schnittstelle ermöglicht unter anderem die Ablage und Recherche jeder Art von Ausgangs- (Kundenrechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Gehaltsabrechnungen) und Eingangsdokumenten (z.B. Eingangsrechnungen, Gutschriften, Kundenaufträge, technische Zeichnungen, Mitarbeiterzeugnisse, Produktdatenblätter), Drucklisten (z.B. Journale, Kontenlisten, Auswertungen), Dateien aus der SAP-Datenarchivierung sowie DART-Extrakte zur Erfüllung der Vorschriften von Finanzbehörden. | Optional, benötigt entsprechenden Setup Service | |
| easy for SAP User | easy for SAP User ist ein Named User im SAP die auf Dokumenten und Daten aus dem easy archive zugreift. | Optional | 5_dm_10170320 |
| easy for SAP Smart Attach | easy archive for SAP – SmartAttach verbindet abgelegte Dokumente mit einem bestehenden SAP Datensatz (SAP Business-Objekt). easy archive for SAP – SmartAttach stellt eine massentaugliche Lösung zur Verknüpfung von (SAP-) externen Dokumenten an SAP-Buchungen dar. | Optional, benötigt entsprechenden Setup Service & dediziertes easy archive | 5_dm_10170302 |
| easy for SAP SING | easy for SAP – SING ergänzt (mit easy for SAP – Archiving) abgelegte Dokumente im Archiv um betriebswirtschaftliche Daten. So attributiert können Dokumente unabhängig von SAP nach klaren betriebswirtschaftlichen Kriterien gefunden werden. Für Anwender stehen alle easy Funktionen zur Verfügung. Komplette Prozessketten (wie z.B. Bestellvorgänge) werden als Akten abgebildet und können einfach überblickt werden. SAP-Dokumente stehen zusammen mit anderen Unternehmensinformationen an einer Stelle übersichtlich geordnet zur Verfügung. | Optional, benötigt entsprechenden Setup Service | 5_dm_10170303 |
| easy for SAP Retrieval | easy for SAP – Retrieval ermöglicht für alle SAP-Anwender den Zugriff auf sämtliche Unternehmensdokumente (SAP-eigen und SAP-fremd), die in easy archive abgelegt werden. | Optional, benötigt entsprechenden Setup Service | 5_dm_10170304 |
| easy for SAP for ADK | easy for SAP for ADK unterstützt die SAP ADK Schittstelle. | Optional, benötigt entsprechenden Setup Service | 5_dm_10170306 |
| easy for SAP WebDAV for SAP ILM | easy WebDAV for ILM erweitert die easy for SAP um das SAP Information Life Cycle (ILM) und ILM-compatiable Archive Storage zu unterstützen. | Optional, benötigt entsprechenden Setup Service & dediziertes easy archive | 5_dm_10170336 |
3. Beschreibung notwendiger kundenspezifischer individueller Einstellungen
Folgende Einstellungen müssen Kunden-individuell vorgenommen werden:
- Corporate Design (Farben und Logos) einstellen
- Authentifizierung mittels OpenID Connect Systemen außer Microsoft Entra ID (Azure AD)
- Aufbau und Implementierung eigener Rollen
- Implementierung von Zugriffsberechtigungen
- Individuelle Schemen, Sichten und Ordnerstrukturen
- Aufbau des Hybrid Connectors und Anbindung von on-premises easy Archiven
4. Verwaltung von Kontingenten
4.1 Archiv GB
Bei der Bestellung von easy archive bucht der Kunde ein bestimmtes Volumen an GB-Speicher (jeweils für 12 Monate). Weitere GB werden zum GB-Preis abgerechnet. Die aktuell verwendete GB im Archiv findet man auf dem Dashboard.
4.2 User
Im der Sicht sind die angelegten Users-Accounts zu finden. Weitere angelegte User werden abgerechnet.
4.3 API Calls
Für die Schnittstelle sind die ersten 50.000 API Calls im Jahr kostenfrei. Weitere API Calls können in Blöcken erworben werden.
5. Support und Service Levels
- Der Support von easy archive unterliegt der „Richtlinie für Wartung und Support“.
- Support gemäß dem Supportlevel „Standardpflege“ ist in den buchbaren Cloud-Services enthalten.