Beim Begriff Archiv denken viele Menschen nach wie an Eigenschaften wie „verstaubt“ oder „veraltet“. Dabei gehört die Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten im Kontext des Dokumentenmanagements zu den wichtigsten Themen in der IT-Welt, weshalb die Eigenschaften veraltet und verstaubt in unserem Fall eindeutig unpassend sind. Ein Archiv ist unserem Kontext keine reine Ablagehalde für Dokumente. Und das auch gutem Grund: Auch und gerade Archivdokumente müssen eine besondere Behandlung erfahren.

Gute Gründe für den Export

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wann Sie Ihr Archiv teilweise oder ganz exportiert sollten? Nun, nach meiner Erfahrung sind folgende Anlässe relevant dafür:

  1. Sie wollen gemeinsame Daten Ihrer Firma separieren, z. B. weil das Unternehmen oder die Abteilung sich aufspaltet. Es verbleibt ein Teilarchiv und ein weiteres muss physikalisch umziehen und eventuell neu erstellt werden.
  2. Ein Projekt ist abgeschlossen und bereits veraltet. Das Archiv wird jedoch weiter für aktuelle Projekt verwendet. Die Dokumente aus dem alten Projekt sollen exportiert und danach aus dem Archiv entfernt werden.
  3. Es gibt aktuelle Projektdaten, die sich für den geplanten Einsatz nicht online anzeigen lassen. Also werden die benötigten Dokumente exportiert, damit sie später als Kopie vorliegen.
  4. Es gibt sehr viele veraltete Dokumente, die das Archiv sehr groß bzw. unübersichtlich machen. Ein Export der gewünschten Daten dient dann als Quelle für ein neues Archiv und das alte Archiv wird in der Folge komplett entfernt.
  5. Bestimmte Daten erfahren eine externe Validierung respektive Verifizierung. Hierfür erfolgt im Vorfeld der Export der betroffenen Dokumente. Im Nachgang werden die validierten Dokumente dann mit einem speziellen Validierungskennzeichen wieder importiert.
  6. Einige dieser Vorgänge müssen in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, um bestimmte Fristen einzuhalten.
  7. Der Export von Dokumenten wird für ein selbsttragendes Teilarchiv verwendet. Je nach Anwendungsfall besteht die Möglichkeit, dass die bestehenden Daten entweder verbleiben oder entfernt werden.

Die Ziele des Exports von Archivdokumenten

Egal, welche Beweggründe es für einen Export von Archivdokumenten auch geben mag. Sie alle eint, dass es zwei unterschiedliche Ziele bei dem Export gibt:

a) Es gilt, eine Kopie der betreffenden Dokumente zu erstellen:

Hier ist das Ziel, dass sich die Dokumente als Datei leicht öffnen und ohne großen Aufwand auffindbar sind. Die Dateien der Dokumente müssen so konvertiert und abgelegt werden, dass durch Ordnerstrukturen und Dateinamensgebung eine gute Orientierung gegeben ist. Das Ziel sollte sein, dass die Konvertierung der Anhänge eines Dokuments in eine Datei erfolgt – vorzugsweise im PDF-Format. Die Indexbegriffe sollten auf einer Seite innerhalb der PDF-Datei erscheinen, falls gewünscht. Damit erreichen Sie, dass sich die Belege im Windows Explorer als auch per Handy leicht betrachten lassen.

 

b) Sie möchten das Archiv so teilen, dass ein Teil verbleibt und Sie einen Teil exportieren und anschließend löschen können:

Das Ziel heißt in diesem Fall: Export der Daten in einem Format, das sich leicht in das Zielsystem importieren lässt. Hier ist also ein technisches Zielformat wünschenswert.

Dazu müsste man im Vorhinein wissen, welche Formate von Nöten sind. Da dies nicht leicht möglich ist, sollten Sie ein Export-Tool mit Scripting realisieren. Die betreffenden Dokumente könnten zunächst in einer Referenzliste vorliegen. Beim Exportieren bzw. beim Durchlaufen der einzelnen Referenzzeilen könnten CSV oder XML-ähnliche Formate durch Parametrierung konfiguriert werden. Ist ein anderes Format notwendig, kann je Dokumentfeld ein Pre-/Post-Ereignis ein Script aktivieren, der die Formatierung geeignet durchführt.

Wie Sie sehen können die Gründe für einen Export von Archivdokumenten mannigfaltig sein. Höchste Zeit also, dass Sie sich von der Vorstellung eines Archivs als Ablagehalde endgültig zu verabschieden.

Checkliste: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

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Über Klaus Handschuh
Klaus Handschuh ist bei EASY im Bereich der Integrationsentwicklung tätig. Als musikalischer Mensch widmet er einen Großteil seiner Freizeit dem Spielen der Bassgitarre.
Klaus Handschuh

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