Beim Begriff Archiv denken viele Menschen nach wie an Eigenschaften wie „verstaubt“ oder „veraltet“. Dabei gehört die Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten im Kontext des Dokumentenmanagements zu den wichtigsten Themen in der IT-Welt, weshalb die Eigenschaften veraltet und verstaubt in unserem Fall eindeutig unpassend sind. Ein Archiv ist unserem Kontext keine reine Ablagehalde für Dokumente. Und das auch gutem Grund: Auch und gerade Archivdokumente müssen eine besondere Behandlung erfahren.

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wann Sie Ihr Archiv teilweise oder ganz exportiert sollten? Nun, nach meiner Erfahrung sind folgende Anlässe relevant dafür:

  1. Sie wollen gemeinsame Daten Ihrer Firma separieren, z. B. weil das Unternehmen oder die Abteilung sich aufspaltet. Es verbleibt ein Teilarchiv und ein weiteres muss physikalisch umziehen und eventuell neu erstellt werden.
  2. Ein Projekt ist abgeschlossen und bereits veraltet. Das Archiv wird jedoch weiter für aktuelle Projekt verwendet. Die Dokumente aus dem alten Projekt sollen exportiert und danach aus dem Archiv entfernt werden.
  3. Es gibt aktuelle Projektdaten, die sich für den geplanten Einsatz nicht online anzeigen lassen. Also werden die benötigten Dokumente exportiert, damit sie später als Kopie vorliegen.
  4. Es gibt sehr viele veraltete Dokumente, die das Archiv sehr groß bzw. unübersichtlich machen. Ein Export der gewünschten Daten dient dann als Quelle für ein neues Archiv und das alte Archiv wird in der Folge komplett entfernt.
  5. Bestimmte Daten erfahren eine externe Validierung respektive Verifizierung. Hierfür erfolgt im Vorfeld der Export der betroffenen Dokumente. Im Nachgang werden die validierten Dokumente dann mit einem speziellen Validierungskennzeichen wieder importiert.
  6. Einige dieser Vorgänge müssen in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, um bestimmte Fristen einzuhalten.
  7. Der Export von Dokumenten wird für ein selbsttragendes Teilarchiv verwendet. Je nach Anwendungsfall besteht die Möglichkeit, dass die bestehenden Daten entweder verbleiben oder entfernt werden.

 

Mehr zum Thema Archivdokumente erfahren Sie im zweiten Teil

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Über Klaus Handschuh
Klaus Handschuh ist bei EASY im Bereich der Integrationsentwicklung tätig. Als musikalischer Mensch widmet er einen Großteil seiner Freizeit dem Spielen der Bassgitarre.
Klaus Handschuh

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