--- title: "Digitaler Produktpass: Welche Rolle spielen DMS und Archivsysteme?" date: 2026-10-06T10:26:07Z modified: 2026-10-14T15:26:33Z permalink: "https://easy-software.com/de/newsroom/digitaler-produktpass-welche-rolle-spielen-emdms-em-und-archivsysteme/" type: post status: publish excerpt: Der Digitale Produktpass führt Produktdaten und Nachweise aus unterschiedlichen Systemen zusammen, wobei DMS- und Archivsysteme dazu beitragen können, dokumentenbasierte Informationen strukturiert, nachvollziehbar und langfristig verfügbar zu halten. wpid: 232248 categories: - Archivierung translation_priority: - Optional download_type: - Blog featured_image: "https://easy-software.com/wp-content/uploads/GettyImages-1804741927-scaled.jpg" featured_image_alt: Frau nutzt ein Smartphone vor einem Produktregal, um Informationen über einen Digitalen Produktpass abzurufen. timestamp: 2026-10-14T15:26:33Z tags: - Archivierung - Optional - Blog --- Das Wichtigste kompakt zusammengefasst - Der Digital Product Passport (DPP) macht **relevante Produktinformationen** über den gesamten Lebenszyklus digital zugänglich. - DPP-relevante Daten und Nachweise stammen **aus unterschiedlichen Systemen** wie ERP, PLM, Qualitätsmanagement oder DMS. - **Dokumente** wie Zertifikate, Prüfberichte und technische Dokumentationen können wichtige Produktinformationen belegen. - **DMS- und Archivsysteme** ersetzen keine DPP-Plattform, unterstützen aber die strukturierte Zuordnung, Versionierung und langfristige Verfügbarkeit von Dokumenten. - Eine **verlässliche, vernetzte Informationsbasis** schafft wichtige Voraussetzungen für zukünftige DPP-Initiativen. Der Digitale Produktpass soll mehr Transparenz über Produkte und ihren Lebenszyklus schaffen. Doch bevor Unternehmen Produktinformationen digital bereitstellen können, müssen sie eine grundlegende Frage beantworten: Wo liegen diese Informationen heute und wie lässt sich nachweisen, dass sie aktuell und verlässlich sind? Denn Produktdaten entstehen nicht an einer zentralen Stelle. Sie verteilen sich auf ERP- und PLM-Systeme, Qualitätsmanagement, Lieferantenportale und weitere Anwendungen. Hinzu kommen dokumentenbasierte Nachweise wie Prüfberichte, Zertifikate, Konformitätserklärungen und technische Dokumentationen. Der Digitale Produktpass ist deshalb nicht nur eine Frage der richtigen Plattform und des Datenaustauschs. Wo Produktinformationen durch Dokumente belegt werden, können DMS- und Archivsysteme für Nachvollziehbarkeit und langfristige Verfügbarkeit sorgen. ### Was ist ein Digitaler Produktpass (DPP)? Der Digitale Produktpass (Digital Product Passport, DPP) ist ein digitales Informationskonzept der EU. Er soll relevante Informationen zu Produkten, Komponenten und Materialien für Unternehmen, Verbraucher, Reparatur- und Recyclingbetriebe sowie Behörden über deren Lebenszyklus hinweg digital zugänglich machen und damit unter anderem Nachhaltigkeit, Kreislaufwirtschaft und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen unterstützen. Die rechtliche Grundlage bildet insbesondere die **Ecodesign for Sustainable Products Regulation (ESPR)**, Verordnung (EU) 2024/1781. Der Digitale Produktpass wird dabei schrittweise für ausgewählte Produktgruppen eingeführt. Welche Informationen ein DPP konkret enthalten muss, wird abhängig von der jeweiligen Produktgruppe und den einschlägigen Rechtsakten festgelegt. ## Warum sollten sich Unternehmen jetzt mit dem Digitalen Produktpass beschäftigen? Mit der ESPR wurde der regulatorische Rahmen für den Digitalen Produktpass geschaffen. Die konkreten DPP-Anforderungen werden schrittweise für einzelne Produktgruppen festgelegt. Dazu zählen unter anderem bestimmte Batterien sowie perspektivisch weitere Produktgruppen. Für Unternehmen bedeutet das: Die Vorbereitung auf den DPP beginnt nicht erst mit der Auswahl einer technischen Plattform. Ebenso wichtig ist, ob relevante Produktinformationen und Nachweise zuverlässig verfügbar, eindeutig zuordenbar und nachvollziehbar verwaltet werden. ## Welche Rolle spielen DMS und Archivsysteme beim Digitalen Produktpass? [DMS](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-dms.md)– und [Archivsysteme](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/easy-archive.md) können eine wichtige Rolle in der Informationslandschaft rund um den Digitalen Produktpass übernehmen. Denn zahlreiche Produktinformationen werden durch Dokumente belegt oder ergänzt, beispielsweise durch Zertifikate, Prüfberichte, technische Dokumentationen oder Konformitätserklärungen. Dabei ist die Rolle klar abzugrenzen: Ein DMS oder Archiv ersetzt keine DPP-Plattform. Es kann jedoch die dokumentenbasierte Informationsgrundlage strukturiert, nachvollziehbar und langfristig verfügbar halten. Vom Dokumentenarchiv zur vernetzten Informationsbasis Produktinformationen und Nachweise entfalten ihren Nutzen erst, wenn sie zuverlässig auffindbar und miteinander verknüpft sind. Unser Whitepaper zeigt, wie moderne Archivierung Informationssilos aufbrechen und vorhandenes Wissen besser für digitale Geschäftsprozesse nutzbar machen kann. [ ![whitepaper lesen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-359732496625.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLKd1lJEoGy1UnlX%2FWv%2FKKXunWMFjtptMYZEUXLVKP2L7zs4UURcW%2BTrFBdCe97LyGH7QFMVVllpANiNFB5CAPpnNrkp9rzAm1lDCF9tRvc0aWBoyjmwMZxlZdUD4Mhk4wgdAK40HaAojA8UJ9W1fWUM%2BYiSbSMURIL9DbwR0sViJQ1s4JHw2L1Vn4riLmvKGokckz4gaEwUFto%2Bg0%2B7NGa8myCXeym9WZRP%2BhetNahERE%2FCP9K%2FWsPpBg%3D%3D&webInteractiveContentId=359732496625&portalId=3973635) ## Welche Daten benötigt ein Digitaler Produktpass? Je nach Produktgruppe können im Digitalen Produktpass Informationen zu technischen Eigenschaften, Materialien, Herkunft, Nachhaltigkeit, Sicherheit und Konformität sowie Reparatur, Wiederverwendung und Recycling relevant sein. Welche Angaben verpflichtend sind, hängt von den produktspezifischen Anforderungen ab. Die Daten entstehen meist in unterschiedlichen Systemen, etwa ERP, PLM, Qualitätsmanagement oder Lieferantenportalen. Dokumentenbasierte Nachweise können zusätzlich in DMS- und Archivsystemen, aber auch in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken oder dezentralen Dateiablagen liegen. Unternehmen müssen daher Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen und gleichzeitig ihre Qualität und Nachvollziehbarkeit sicherstellen. ## Welche Dokumente können Informationen für den Digitalen Produktpass liefern? Nicht jede Information im DPP basiert auf einem Dokument. Viele Angaben können als strukturierte Daten direkt aus ERP-, PLM- oder anderen Fachsystemen stammen. Gleichzeitig können dokumentenbasierte Nachweise wichtig sein, um bestimmte Produktinformationen zu belegen oder deren Herkunft nachvollziehbar zu machen. Typische Beispiele können sein: | **Dokument** | **Möglicher Beitrag zum Digitalen Produktpass** | | --- | --- | | Materialnachweis | Informationen zu Herkunft und Zusammensetzung von Materialien | | Prüfbericht | Nachweis von Qualitäts- oder Sicherheitsprüfungen | | Lieferantenzertifikat | Nachweise aus der Lieferkette | | Nachhaltigkeitsnachweis | Dokumentation von Umwelt- und Nachhaltigkeitsinformationen | | Wartungsdokumentation | Informationen zu Wartung und Produktlebensdauer | | Technische Dokumentation | Produktinformationen und technische Spezifikationen | Welche dieser Dokumente tatsächlich relevant sind und welche Informationen in einem DPP bereitgestellt werden müssen, hängt von Produktgruppe und regulatorischem Kontext ab. Die Beispiele zeigen jedoch, welche Rolle eine strukturierte Produktdokumentation als Informations- und Nachweisquelle spielen kann. ## wenn DPP-relevante Nachweise verteilt liegen: typische Herausforderungen In vielen Unternehmen existieren die benötigten Produktinformationen bereits. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, sie zuverlässig zu finden, einzuordnen und mit dem jeweiligen Produkt zu verknüpfen. Problematisch wird es beispielsweise, wenn: - mehrere Versionen desselben Dokuments im Umlauf sind, - die Zuordnung zwischen Produkt und Nachweis fehlt, - relevante Dokumente über verschiedene Dateiablagen verteilt sind, - Nachweise bei Audits manuell zusammengesucht werden müssen Solche Informationssilos erhöhen den Rechercheaufwand und erschweren es, Aktualität, Herkunft und Nachweis einer Information zuverlässig festzustellen. ## Wie können DMS und Archivsysteme die DPP-Dokumentation unterstützen? [Dokumentenmanagement](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/dokumentenmanagementsystem.md)– und Archivsysteme verwalten nicht nur Dateien, sondern verbinden Dokumente mit Kontext, [Metadaten](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/glossar/metadaten.md) und Prozessen. Wichtige Funktionen sind: - **Strukturierte Zuordnung:** Metadaten verknüpfen Dokumente beispielsweise mit Produkt- oder Materialnummern, Lieferanten und Dokumenttypen. - **Versionsmanagement:** Unterschiedliche Dokumentenstände lassen sich kontrolliert verwalten und aktuelle Versionen identifizieren. - **Suche und Zugriff:** Produktbezogene Nachweise können über große Informationsbestände hinweg schneller gefunden werden. - **Verknüpfung mit Fachsystemen:** Dokumente können mit Informationen aus ERP, PLM oder anderen Anwendungen in Beziehung gesetzt werden. - **Langfristige Verfügbarkeit:** [Archivierung](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/archivierung.md) unterstützt dabei, relevante Dokumente auch über den Lebenszyklus einzelner Fachanwendungen hinaus verfügbar zu halten. [Workflows](https://easy-software.com/wp-content/uploads/wp-mfa-exports/page/workflow-management-system.md) sowie definierte Aufbewahrungs- und Löschregeln können zusätzlich dazu beitragen, Dokumentenprozesse und Compliance-Anforderungen zu unterstützen. **Sicher, zuverlässig & easy – Archivierung in der Cloud** Produktinformationen und Nachweise müssen langfristig verfügbar und zuverlässig zugänglich sein. Erfahren Sie in unserem Webinar, wie Cloud-Archivierung mit easy archive eine sichere und flexible Dokumentenbasis unterstützen kann. [ ![webinar ansehen →](https://hubspot-no-cache-eu1-prod.s3.amazonaws.com/cta/default/3973635/interactive-359731945667.png) ](https://cta-eu1.hubspot.com/web-interactives/public/v1/track/redirect?encryptedPayload=AVxigLJ0z48UGGBEksChwrufVmC%2FIs7Up9oepRJywz98cRLo23yuZpNTGhc7fMdcNjYP8lEzU22iPFP7eERb016%2BhpoCiy%2FkGrI9ADC0LxPD4G11A3D%2FnaUsYyGm6sz3TCswBuMLqvzG8n%2Bp3EHGpLy3WvoJCu9RzONMxN%2FfMPwpjkXYpc5bvMrcLxiekuhZR9Sq8RbgZKCgUQ5f14ZpWOgsOY6pJfxTycM%2BdypA0jstDqSRRu6WReuvQcEjCOVWsvbSNTw7FP01oOTUydyqQB6MYblUIooNJA%3D%3D&webInteractiveContentId=359731945667&portalId=3973635) ## DMS, ERP, PLM und DPP: unterschiedliche Aufgaben, gemeinsame Informationsbasis Ein Digitaler Produktpass kann Informationen aus unterschiedlichen Systemen zusammenführen: ERP-Systeme liefern beispielsweise Material- und Lieferanteninformationen, PLM-Systeme Produktstrukturen und technische Daten und Qualitätsmanagement-Systeme Prüf- und Qualitätsinformationen. DMS- und Archivsysteme verwalten die dazugehörigen dokumentenbasierten Nachweise. Eine DPP-Lösung macht schließlich die jeweils erforderlichen Informationen für berechtigte Zielgruppen zugänglich. Entscheidend ist daher eine Informationsarchitektur, in der Daten, Dokumente und Nachweise miteinander verknüpft werden können. ## Fazit: Der Digitale Produktpass braucht eine belastbare Informationsbasis Mit der ESPR wird der Digitale Produktpass schrittweise für weitere Produktgruppen relevant. Unternehmen sollten dabei nicht nur auf die spätere DPP-Plattform schauen, sondern auch darauf, wo Produktinformationen und Nachweise heute liegen und wie zuverlässig sie verwaltet werden. DMS- und Archivsysteme ersetzen weder ERP und PLM noch eine DPP-Lösung. Sie spielen ihre Stärken dort aus, wo Produktinformationen durch Dokumente nachvollziehbar belegt werden müssen: bei Zuordnung, Versionierung, Verfügbarkeit und langfristiger Sicherung. Wer seine Produktdokumentation strukturiert und Informationssilos abbaut, schafft damit wichtige Voraussetzungen für zukünftige DPP-Initiativen. Denn ein Digitaler Produktpass ist nur so vertrauenswürdig wie die Informationen und Nachweise, auf denen er basiert. ## Fragen zum digitalen Produktpass ### Ist ein DMS eine Digital-Product-Pass-Lösung? Nein. Ein DMS ersetzt keine DPP-Plattform. Es kann jedoch die Verwaltung, Zuordnung, Versionierung und Archivierung von Dokumenten und Nachweisen unterstützen, die als Informationsgrundlage im DPP-Umfeld relevant sind. ### Welche Datenquellen können in einen Digitalen Produktpass einfließen? DPP-relevante Informationen können aus unterschiedlichen Unternehmenssystemen stammen, beispielsweise ERP, PLM, Qualitätsmanagement oder weiteren Fachanwendungen. Auch DMS- und Archivsysteme können Informationen und dokumentenbasierte Nachweise bereitstellen. Welche Daten konkret erforderlich sind, wird produktspezifisch festgelegt. ### Warum kann Archivierung für den Digitalen Produktpass relevant sein? Archivierung kann dazu beitragen, dokumentenbasierte Informationen und Nachweise langfristig verfügbar und nachvollziehbar zu halten. Das ist insbesondere dann relevant, wenn Produkte lange genutzt werden oder Dokumente unabhängig vom Lebenszyklus operativer Anwendungen erhalten bleiben sollen. ### Kann ein bestehendes DMS für den Digitalen Produktpass genutzt werden? Ein bestehendes DMS kann Teil der Informationslandschaft rund um den Digitalen Produktpass sein. Besonders relevant sind Funktionen wie Metadatenverwaltung, Versionsmanagement, Suche, Dokumentenzuordnung, Workflows sowie die zuverlässige Bereitstellung produktbezogener Nachweise. ### Wie hängen ERP, PLM, DMS und Digitaler Produktpass zusammen? ERP- und PLM-Systeme können wichtige strukturierte Produkt- und Geschäftsdaten liefern. DMS- und Archivsysteme verwalten dokumentenbasierte Informationen und Nachweise. Eine DPP-Lösung kann die für den jeweiligen Anwendungsfall erforderlichen Informationen zusammenführen beziehungsweise zugänglich machen.