In Zeiten von steigendem Wettbewerb um Mitarbeiter will sich das Personalmanagement strategisch aufstellen. Ein möglicher erster Schritt dafür ist, das bestehende SAP SuccessFactors-System um ein DMS in der Cloud zu erweitern, da Dokumente verstreut in SuccessFactors liegen. Das Add-on, die elektronische Personalakte SAP SuccessFactors, bündelt Dokumente zentral und stellt eine 360°-Ansicht der Mitarbeiter her.

Versteckspiel in der Personalverwaltung

Personaldokumente kommen in drei unterschiedlichen Wegen in SAP SuccessFactors: entweder aus externen Quellen, das sind beispielsweise Bewerbungsunterlagen, die im Modul Recruitment liegen. Dokumente, wie Arbeitszeugnisse werden intern von HR-Mitarbeitern erzeugt – oft in Office-Anwendungen – oder sie werden direkt aus SAP SuccessFactors generiert, das sind beispielsweise Performance Reviews im Modul Performance. Fehlt eine elektronische Personalakte in SAP, sind die unterschiedlichen Dokumente also verstreut in den einzelnen SuccessFactors-Modulen oder auch in anderen Applikationen und diversen E-Mail-Eingängen. Hinzu kommt der Medienbruch zwischen Papierakte und SAP SuccessFactors: er führt zu verlängerten Suchzeiten, Übertragungs-Fehler sind möglich. Sind Dokumente und Daten derart dezentral verteilt, haben HR-Mitarbeiter Schwierigkeiten, Informationen zu finden, zu bündeln und ausreichend gegen einen unbefugten Zugriff zu schützen – Stichwort DSGVO.

Clever in der Cloud mit der Personalakte für SuccessFactors

Die Einführung einer zentralen elektronischen Personalakte in SAP SuccessFactors, die sich nahtlos integriert, vereinfacht die Arbeit in der Personalverwaltung, indem sie Dokumente aus allen SuccessFactors-Modulen, Anwendungen wie E-Mails, PDF-Dateien oder eingescannte Dokumente zentral bündelt und abbildet. HR-Verantwortliche finden relevante Dokumente innerhalb der elektronischen Personalakte und erhalten eine 360°-Ansicht auf einen Mitarbeiter. Mitarbeiter in der Personalverwaltung haben die Möglichkeit, Dokumente über alle elektronischen Personalakten in SAP SuccessFactors hinweg digital auszuwerten und somit Vollständigkeit und Datenkonsistenz sicherzustellen.

Automatisierte Berechtigungen – Schattenakten ade

Unter Einbezug des SAP SuccessFactors Berechtigungswesens können HR-Mitarbeiter den Zugriff auf die elektronischen Personalakten zielgruppengerecht steuern. Personaladministration und Entgeltabrechnung greifen somit auf unterschiedliche Bereiche der Akte zu, aber auch Vorgesetzte und Mitarbeiter (ESS/MSS) können ihre jeweils berechtigten digitalen Personalakten in SAP und Dokumentarten jederzeit einsehen, ohne sie kopieren oder per Mail verschicken zu müssen – Die Entstehung von Schattenakten wird so verhindert. Hintergrundprozesse und definierte Regeln der elektronischen Personalakte in SAP stellen sicher, dass die Personalverwaltung Löschfristen und somit gesetzliche Vorgaben sowie Erinnerungen zu Akten automatisiert einhält – ergo: Compliance-Risiken und Datenschutzverstöße werden minimiert.

Elektronische Personalakte in SAP SuccessFactors: alle profitieren

Die elektronische Personalakte, vollintegriert in SAP-SuccessFactors, bildet die Basis für Effizienz im Personalmanagement und schafft Raum für eine moderne Personalverwaltung, die Daten problemlos auswerten kann, Zeit durch digitale Prozesse spart und sich somit der strategischen Weiterentwicklung widmen kann.

Nicht zuletzt profitieren die eigenen Mitarbeiter im Unternehmen von schlanken Personalprozessen und einer effizienten Personalverwaltung. Zufriedene Mitarbeiter sprechen schließlich für unternehmerischen Erfolg.

EASY bietet neben der elektronischen Personalakte „EASY PCM Employee File Cloud“ auch eine elektronische Personalakte als On-Premises- und Hybrid-Variante. Weitere Informationen zur elektronischen Personalakte für SAP-Systeme finden Sie auf unserer Website.

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Über Marcus Kirchner
Innovative Lösungen für SAP HCM und SuccessFactors sind der Ansporn von Marcus Kirchner. Als Produktmanager meistert er Hindernisse, und das nicht nur beim Obstacle-Race
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