4 Herausforderungen im Vertragsmanagement und wie sie sich durch digitale Kollaboration lösen lassen

Verträge gehören zum täglichen Brot im Business. Kaum eine Geschäftsbeziehung mit Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten und Partnern kommt ohne eine vertragliche Vereinbarung aus. Umso erstaunlicher ist es, dass nur wenige Unternehmen das Vertragsmanagement par excellence beherrschen.

Das Magazin Harvard Business Review zitiert Studien, nach denen Unternehmen zwischen fünf und 40 Prozent des Wertes eines Deals durch ineffiziente Vertragsprozesse vernichten. Die Lösung haben die Autoren des Beitrags auch gleich parat: künstliche Intelligenz. Doch muss es wirklich gleich das ganz große Kaliber sein?

In diesem Blogbeitrag befassen wir uns mit typischen Herausforderungen, denen sich Unternehmen bei der Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Verträgen tagtäglich gegenüber sehen. Und wir wollen Antworten auf die häufigsten Fragen geben, die Unternehmen aller Branchen und Größen beschäftigen.

Viele Unternehmen vernichten zwischen fünf und 40 Prozent des Wertes eines Deals durch ineffiziente Vertragsprozesse.

Zwei gute Nachrichten vorweg:

• Wir haben es im Vertragsmanagement zwar mit einem komplexen Prozess zu tun. Allerdings ähneln sich die Herausforderungen für die meisten Unternehmen. Wenn alle in einem Boot sitzen, lohnt es sich, in eine Richtung zu rudern – sprich, Best Practices zu nutzen!
• Künstliche Intelligenz wird für viele Business-Probleme als Wunderwaffe herangezogen – und meistens vollkommen zurecht. Im Vertragsmanagement sind es allerdings oft kleinere, leichter handhabbare digitale Lösungen, die bereits Wunder bewirken!

1. Individuelle Workflows statt bewährter Standards

Viele Wege führen nach Rom. Bitte vergessen Sie diese Redewendung, wenn es ums Vertragsmanagement geht. Der Anfang jedes Vertragsprozesses ist ein Entwurf, das Ende bildet das unterzeichnete finale Exemplar und schließlich dessen Archivierung. Und im Gegensatz zur Reise nach Rom sind auch die Schritte zwischen Start und Ziel glasklar definiert.

Verzichten Sie auf Experimente und setzen Sie bei Ihrem Vertragsmanagement auf einen klar definierten Ablauf, der beispielsweise folgendermaßen aussehen könnte:

• Entwurf: Erstellung eines Vertragsentwurfs auf Basis von Standardvorlagen für unterschiedliche Vertragsarten
• Prüfung: Genehmigung eines Vertragsentwurfs durch Workflows mit integriertem Fristenmanagement
• Freigabe: Freigabe eines geprüften Vertragsentwurfs auf Basis eines hinterlegten Berechtigungskonzeptes
• Abstimmung: inhaltliche Koordination des Vertragsentwurfs mit dem Vertragspartner mit Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung
• Unterzeichnung: rechtssicherer Abschluss des Vertrags mit Hilfe einer digitalen Signatur-Lösung
• Archivierung: sichere Ablage und Archivierung geschlossener Verträge und Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Berechtigungen

2. Medienbrüche statt digitaler Integration

Die Bearbeitung von Verträgen wird gerne als administrativer Papierkram abgetan. Doch hinter diesem saloppen Vergleich steckt in vielen Fällen mehr Wahrheit als vielleicht vermutet – und zwar im ersten Wortteil „Papier“. Denn während inzwischen die überwiegende Mehrheit der Unternehmen (75 Prozent) mit digitalen Dokumenten arbeiten, hat noch immer ein Viertel keine einzige Papierakte digitalisiert. Zu diesem Ergebnis kommt der Bitkom Digital Office Index.

Medienbrüche stehen bei nicht digitalisierten Verträgen an der Tagesordnung und verursachen Probleme entlang des gesamten Vertragsprozesses:

• Bei der manuellen, papierbasierten Erstellung von Verträgen werden Standardinhalte häufig vergessen oder fehlerhaft verwendet.
• Die Kommunikation per Hauspost oder E-Mail ist unsicher und ineffizient. Zudem geraten Verträge nicht selten unter die Räder und wichtige Fristen werden überschritten.
• Die Archivierung von Papierdokumenten macht das Suchen und Finden von Verträgen zu einem zeitraubenden Unterfangen.
• Außerdem ist die papierbasierte Bearbeitung von Verträgen ein fehleranfälliger Prozess, der zudem kaum nachvollziehbar und steuerbar ist.

Medienbrüche und die damit verbunden Risiken lassen sich leicht vermeiden, indem Sie Ihr Vertragsmanagement lückenlos digitalisieren – womit wir beim nächsten Punkt wären.

3. Insellösungen statt integrierter Komplettlösungen

Digitale Lösungen für das Vertragsmanagement sind grundsätzlich eine gute Wahl. Doch wenn sich Mitarbeiter aufgrund einer fehlenden Gesamtstrategie eigene Systemlandschaften bauen, dürften die erhofften Prozessverbesserungen ausbleiben.

Gleichzeitig sind Einzelinitiativen einer Abteilung oder eines Ihrer Teams ein ziemlich verlässlicher Indikator für Schwachstellen in Ihrem IT-Konzept. Nutzen Sie Lösungen, die möglichst alle Anforderungen aus einem Guss abdecken – und entscheiden Sie sich für Standardlösungen von Marktführern. Das Vertragsmanagement ist kein Differenzierungsmerkmal gegenüber Ihrem Wettbewerb, vermeiden Sie also Experimente und setzen Sie auf Bewährtes.

Wir bei easy haben unseren Kunden sehr genau zugehört und deren Bedürfnisse analysiert. Das Ergebnis ist easy contract – eine Komplettlösung für das Vertragsmanagement, hinter der zwei Jahrzehnte Erfahrung und Entwicklungsarbeit stecken. Und dennoch ist das Ende der Fahnenstange nicht erreicht: Weil auch wir nicht alle Anforderungen in Eigenregie abdecken können, integrieren wir die beliebtesten digitalen Lösungen auf dem Markt per API.

So können unsere Kunden seit Kurzem ihre Verträge direkt aus easy contract heraus mit einem Vertragspartner teilen und per Google Drive und Microsoft OneDrive gemeinsam bearbeiten. Für die rechtsgültige elektronische Unterschrift können Nutzer von easy contract direkt in der Anwendung den Signaturprozess per FP Sign oder DocuSign steuern.

Weitere Anwendungen von Drittanbietern lassen sich per API-Integration mit easy contract verknüpfen. Dadurch bleiben Nutzer in ihrer gewohnten Umgebung, ohne auf die Funktionen beliebter Drittanbieter verzichten zu müssen.

4. Scheinsicherheit statt Rechtssicherheit

Einer der vielleicht interessantesten Aspekte im Vertragsmanagement ist das Thema Rechtssicherheit. Während Kritiker digitaler Lösungen gerne die Rechtssicherheit der elektronischen Signatur infrage stellen, entgeht ihnen völlig, wie wenig konventionelle, papierbasierte Vertragsprozesse den modernen Compliance-Anforderungen entsprechen.

Wer Papierverträge wie in der guten alten Zeit ausdruckt, einscannt, erneut ausdruckt und noch einmal scannt, begräbt jeglichen Anspruch auf transparente Rechtssicherheit und Compliance. Digitale Lösungen protokollieren dagegen jeden einzelnen Arbeitsschritt entlang des gesamten Ablaufs und dokumentieren die Vertragshistorie in chronologischer Reihenfolge.

Zeitgemäße Vertragsmanagement-Lösungen berücksichtigen zudem die essentiellen Vorgaben des Handels- und Steuerrechts:

• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
• Grundsätze ordnungsmäßiger IT-gestützter Buchführungssysteme (GoBD)
• Grundsätze zum Datenzugriff
• Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
• Bundesdatenschutzgesetz
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Damit sind digitale Vertragslösungen ein wichtiger Baustein für die revisionssichere Archivierung und transparente Versionierung von Vertragsdokumenten. Sie schaffen Rechtssicherheit, entsprechen höchsten Compliance-Anforderungen und reduzieren damit geschäftliche Risiken für Unternehmen aller Branchen und Größen.