Digitalisierung ist das Thema Nummer eins im HR-Bereich. Die Suche nach Talenten und die Weiterqualifizierung von Mitarbeitern nimmt immer mehr Zeit in Anspruch. Personalabteilungen suchen nach neuen Möglichkeiten, Routineaufgaben zu automatisieren und dadurch mehr Freiräume für strategische HR-Aufgaben zu gewinnen. Dabei spielt Employee Self Service, mit dessen Hilfe sich die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und HR-Abteilungen digitalisieren lässt, eine immer wichtigere Rolle.

Planen Sie die Einführung von Employee Self Service in Ihrem Unternehmen? Beschäftigen Sie sich gerade mit der Auswahl von Employee Self Service-Systemen wie SAP ESS? Dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen und Vorteile von Employee Self Service für Unternehmen, HR-Abteilungen und Mitarbeiter vor.

Was bedeutet Employee Self Service?

Employee Self Service, in der Regel als ESS abgekürzt und frei übersetzt „Mitarbeiter-Selbstbedienung“, bezeichnet digitale Anwendungen, über die Mitarbeiter und Manager zahlreiche HR-Standardprozesse selbstständig ausführen und bearbeiten können. Dazu gehören die Verwaltung persönlicher Daten, das Anstoßen von Genehmigungsprozessen sowie HR-Routineaufgaben wie das Eintragen von Arbeitszeiten und das Melden von Krankheitstagen.

Definition: Employee Self Service ermöglicht Mitarbeitern und Managern, über digitale Self Service-Anwendungen personenbezogene Informationen zu verwalten, Genehmigungsprozesse zu initiieren und Entwicklungspläne zu managen.

In der Vergangenheit wickelten Unternehmen Personalprozesse papierbasiert oder per E-Mail-Kommunikation ab. Heute stehen HR-Organisation mit IT-Anwendungen wie SAP ESS webbasierte und mobile Lösungen zur Verfügung, mit denen sich ein erheblicher Teil der Routineaufgaben digitalisieren lässt. Das entlastet Personalabteilungen und spart Kosten. Gleichzeitig schätzen vor allem jüngere Mitarbeiter-Generationen, die in einer digital vernetzten Welt aufgewachsen sind, die Möglichkeiten der Selbstverwaltung.

Vor allem jüngere Mitarbeiter-Generationen, die in einer digital vernetzten Welt aufgewachsen sind, schätzen die Möglichkeiten der HR-Selbstverwaltung.

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Personalabteilungen, die ihre Abläufe auf Basis von SAP managen, können ihr SAP-ERP-System mit dem bereits erwähnten Self-Service-Modul SAP ESS erweitern. Führungskräften steht wiederum mit SAP MSS (Manager Self Service) eine Anwendung zur Verfügung, die eine konsolidierte Sicht auf alle Verantwortungsbereiche und Führungsaufgaben ermöglicht, so zum Beispiel das Managen von Zielvorgaben und Fördermaßnahmen. Damit erweitern SAP ESS/MSS den SAP-Standard um Self Service-Funktionen, die HR-Abteilungen bei der Digitalisierung ihrer Aufgaben und Workflows unterstützen.

Add-ons für SAP HCM und SAP SuccessFactors

ESS/MSS-Anwendungen für SAP können viel, aber nicht alles. Um die letzten Lücken bei der HR-Digitalisierung zu schließen, haben wir Add-on-Lösungen für SAP HCM und SAP SuccessFactors entwickelt. Fordern Sie eine Live-Demo an und erleben Sie selbst, wie Sie mit unseren Add-ons Ihre HR-Prozesse effizient gestalten und Kosten minimieren.

Welche Funktionen umfasst eine ESS-Lösung?

Seit ihren Anfängen haben sich ESS-Anwendungen wie SAP Employee Self Service Schritt für Schritt weiterentwickelt. Zu Beginn stand vor allem die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitern sowie die Pflege personenbezogener Daten im Mittelpunkt. Heute bilden ESS-Lösungen auch komplexere HR-Funktionen wie Weiterbildung, Karriereplanung und das Management persönlicher Ziele ab.

Im Folgenden kategorisieren und beschreiben wir die wichtigsten ESS-Funktionen, die jede moderne SAP-HR-Anwendung abbilden können sollte.

Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiter-Informationen

  • Pflege der Kontakt-Informationen und Adresse
  • Aktualisierung der Bankverbindung
  • Aktualisierung von Daten nach Ereignissen wie Heirat oder Geburt eines Kindes

Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten

  • Dokumentation von Arbeitszeiten
  • Überwachung von Arbeitszeiten durch Vorgesetzte
  • Ablage von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Erstellung von Anträgen für Geschäftsreisen und Urlaubszeiten

  • Erstellung und Abgabe von Urlaubsanträgen
  • Anzeige des Resturlaubs
  • Erstellung und Änderung von Reise-Anträgen
  • Erstellung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
  • Genehmigung von Reise- und Urlaubsanträgen durch Vorgesetzte

Management von Entwicklungsmaßnahmen

  • Dokumentation des Mitarbeiter-Beurteilungsprozesses
  • Kontrolle über die Erreichung von Zielen
  • Erstellung eines Entwicklungsplans
  • Anmeldung bei Fortbildungsmaßnahmen
  • Vorschläge für Entwicklungsziele durch Vorgesetzte

Auskünfte und Informationen für das gesamte Unternehmen

  • Telefonbuch des Unternehmens
  • Übersicht aktueller Stellenangebote
  • Informationen zu Betriebsvereinbarungen
  • Informationen über Firmen-Events
  • Allgemeine Informationen zu Fortbildung und Qualifikation
  • Mitarbeiter-Umfragen und Bewertungen

Welche Vorteile bieten ESS-Lösungen?

ESS-Lösungen geben Ihren Mitarbeitern einerseits mehr Autonomie bei der Nutzung von HR-bezogenen Fragen. Andererseits entlastet die Selbstverwaltung Ihre Personalabteilung von zeitintensiven Routineaufgaben.

Wir haben die wichtigsten Vorteile von Employee Self Service für Sie zusammengefasst.

Schneller Weg zur digitalen HR-Abteilung: Über eine webbasierte Benutzeroberfläche erhalten Mitarbeiter auf einfache Art und Weise den Zugang zu HR-Basisfunktionen – ein essentieller Schritt in Richtung Digitalisierung Ihres Personalwesens.

Mobiler Zugriff von unterwegs: Skalierbare ESS-Anwendungen lassen sich bequem auf Smartphones und Tablet-Computern nutzen. Damit können Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte auf Geschäftsreisen oder von zuhause aus bequem auf HR-Funktionen zugreifen.

Höhere Prozessgeschwindigkeit: Durch die Selbstverwaltung der wichtigsten HR-Funktionen entfallen Zwischenschritte und Wartezeiten, zum Beispiel bei der Bearbeitung von Anträgen. Dadurch beschleunigen sich Ihre HR-Prozesse insgesamt.

Verfügbarkeit rund um die Uhr: Der digitale Zugang per Self-Service entkoppelt die Verfügbarkeit von HR-Funktionen von Bürozeiten und Zeitzonen. Alle wichtigen Prozesse sind jederzeit und von überall erreichbar.

Mehr Effizienz und geringere Kosten: Self-Service schont die Ressourcen Ihrer Personalabteilung, indem HR-Mitarbeiter von administrativen Aufgaben entlastet werden. Das macht alle Abläufe effizienter und reduziert die Bearbeitungskosten.

Weniger Medienbrüche, weniger Fehlerquellen: Integrierte ESS-Anwendungen verarbeiten HR-Daten innerhalb eines Systems. Das ineffiziente Exportieren von Daten und deren Weiterverarbeitung in Excel oder Word entfällt. Dadurch sinkt die Zahl der Medienbrüche und möglicher Fehlerquellen.

Mehr Eigenverantwortung und Transparenz: Das Delegieren der Eingabe und Pflege von personenbezogenen Informationen stärkt die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeiter. Sie übernehmen eine aktive Rolle im Prozess und bekommen ein besseres Verständnis für alle Abläufe.

Für welche Unternehmen eignen sich ESS-Lösungen?

Prinzipiell eignen sich ESS-Lösungen für Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen. Jeder einzelne Mitarbeiter, der mehr Eigenverantwortung bei der Pflege seiner persönlichen Daten und der selbstständigen Nutzung von HR-Funktionen übernimmt, führt zu einer direkt spürbaren Entlastung Ihrer Personalabteilung.

Studien haben gezeigt, dass sich die Effizienzvorteile von Employee Self Service besonders eindrücklich bei Organisationen mit mindestens 500 bis 1.000 Mitarbeitern realisieren. Die gewünschten Skaleneffekte durch die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen wirken also dann besonders gut, wenn ein Unternehmen eine gewisse Größenordnung erreicht hat.

Der Markt für Enterprise Self Service entwickelt sich allerdings sehr dynamisch. ESS-Funktionen auf Basis ausgereifter Lösungen wie SAP HCM und SAP SuccessFactors richten sich tendenziell eher an mittelständische und größere Unternehmen. Gleichzeitig arbeiten viele kleinere Softwareanbieter an Cloud-basierten SaaS-Lösungen, so dass es mittlerweile für nahezu jede Unternehmensgröße geeignete HR-Software mit integrierten ESS-Funktionen gibt.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl einer ESS-Lösung achten?

Bei der Auswahl Ihrer ESS-Lösungen sollten Sie einige grundsätzliche Aspekte beachten, die wir im Folgenden für Sie zusammengefasst haben.

Integration in vorhandene Systemlandschaft: ESS-Lösungen sind eine funktionale Erweiterung Ihrer bestehenden HR-Anwendung. Wenn Sie zum Beispiel SAP nutzen, sollten Sie bei Employee Self Service auf eine Lösung setzen, die sich nahtlos in Ihre vorhandene SAP-Systemlandschaft integrieren lässt.

Mobile Anwendungen: Mit mehr als fünf Milliarden Smartphones im Einsatz spielt die mobile Nutzung Ihrer Business-Applikationen eine wichtige Rolle. Wählen Sie eine ESS-Lösung aus, die sich komfortabel auf Smartphones und Tablets nutzen lässt. Vor allem Ihre Außendienstmitarbeiter und Vielreisende werden es Ihnen danken.

Flexibel anpassbares Rechtemanagement: In Zeiten flexibler Beschäftigungsmodelle, die von projektbasierten Engagements bis hin zu Festanstellungen reichen, sollte Ihre ESS-Lösung ebenso flexibel sein. Achten Sie darauf, dass das System die Möglichkeit bietet, ESS-Zugriffsrechte individuell anzupassen.

Intuitive Benutzeroberfläche: Der Erfolg Ihrer ESS-Lösung steht und fällt mit der Akzeptanz durch Ihre Mitarbeiter. Wählen Sie eine Lösung aus, die sich einfach bedienen lässt. Aufwendige Schulungen und Benutzerhandbücher gehören der Vergangenheit an.

Wir wünschen Ihnen und Ihrem Unternehmen viel Erfolg bei der Umsetzung von Employee Self Service. Werfen Sie gerne einen Blick auf unser Leistungsangebot für SAP HCM und SAP SucessFactors. Wir beraten Sie gerne – sprechen Sie uns einfach an!

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