Dunkelbuchung

Das Ziel: Ohne menschliche Interaktion bzw. ohne manuelles Eingreifen durch Sachbearbeitende sollen elektronische Eingangsrechnungen vom Eintreffen bis zur Buchung im Unternehmen automatisiert verarbeitet werden. Die Dunkelbuchung zählt daher zum Kernstück einer maximalen Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses.

Und ebenso wie hier ein hohes Potenzial für Effizienzgewinne bei Unternehmen besteht, löst die Vorstellung der dunklen „Hintergrundverarbeitung“ auch eine zögerliche Haltung bei vielen Verantwortlichen aus. Das ist nachvollziehbar, denn in Sachen Rechnungen möchte man maximale Kontrolle behalten. Die Sorge ist allerdings unbegründet, wie gleich zu sehen ist.

Was ist eine Dunkelbuchung?

Als Dunkelbuchung bezeichnet man den automatisierten Rechnungsprozess über folgende Prozessabschnitte hinweg: vom Eintreffen der Rechnung über die Rechnungsprüfung bis hin zur Verbuchung und Zahlung. So viel dazu in aller Kürze.

Denn genau genommen besteht der Rechnungseingangsprozess aus folgenden Abschnitten:

• Rechnungseingang
• Rechnungserfassung
• Rechnungsprüfung
• Rechnungsgenehmigung sowie -klärung und abschließender
• Archivierung

Bei der Dunkelbuchung einer Rechnung sollen nun alle Abschnitte von 1. bis 5. ohne menschlichen Eingriff ablaufen. Bringen wir jetzt also Licht ins Dunkle und beleuchten die einzelnen Abschnitte im Rechnungseingangsprozess.

Was ist zu prüfen im Rechnungsprozess?

• Rechnungserfassung und formelle Rechnungsprüfung: Zunächst möchte man wissen, ob es sich bei dem eingetroffenen Dokument überhaupt um eine ordentliche Eingangsrechnung (nach 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) handelt. Das Vorhandensein der zwölf notwendigen Bestandteile einer elektronischen Rechnung lässt sich ohne Probleme automatisiert prüfen. Falls dies der Fall ist, heißt’s: Ja, es ist eine Rechnung im Sinne des UstG und somit: grundsätzlich freie Fahrt für die weiteren Stationen des Rechnungseingangsprozesses.

• Rechnungsprüfung und Prüfung auf Bestellbezug: Rechnungen erhält man in der Regel, weil zuvor etwas bestellt wurde. Idealerweise interagiert das Eingangsrechnungssystem mit dem wie auch immer gearteten Bestell- oder ERP-System. Hier kann also schnell ermittelt werden, ob zur Rechnung eine (bereits genehmigte) Bestellung, also ein Bestellbezug, vorliegt. Der Einfachheit halber prüft man an dieser Stelle, ob zur Bestellnummer auf der Rechnung eine Bestellung vorliegt. Fällt dieser Abschnitt der Rechnungsprüfung positiv aus, kann die Dunkelbuchung ihren weiteren Lauf nehmen.

• Rechnungsgenehmigung: Bis hierhin wissen wir also bei der elektronischen Eingangsrechnung: Ja, das Dokument ist eine Rechnung mit Bestellbezug. Nun können weitere Details automatisiert geprüft werden, wie z.B. Rechnungssummen, Positionsdaten, Mengen, Skonto etc. Funktional geschieht dies z.B. über einen Two- oder Three-way-Match. Je nachdem, wie die Ergebnisse ausfallen, nimmt der Verlauf der Rechnungsgenehmigung im Prozess der Dunkelbuchung einen anderen Weg. Das Ziel bleibt jedoch immer bestehen: das Vorantreiben der Eingangsrechnung bis zur Buchung. All dies vollzieht sich automatisiert im Hintergrund.

• Rechnungsarchivierung: Rechnungen zählen zu den steuerrechtlich relevanten Unterlagen. Laut GoBD müssen diese revisionssicher archiviert werden. Diesen abschließenden Abschnitt des Rechnungseingangsprozesses erledigt eine handelsübliche Rechnungsverarbeitung automatisiert und legt die Rechnung in einem digitalen Archiv ab.

Die Dunkelbuchungsrate positiv beeinflussende Rechnungsformate

Rechnungsformate für Eingangsrechnungen existieren so einige. Im Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen haben sich dennoch einige Formate etabliert. Grob einteilen lassen sich diese in Formate

• mit strukturierten Daten (EDI, XRechnung, ZUGFeRD etc.) und
• in Rechnungsformate mit unstrukturierten Daten (E-Mails mit oder ohne PDF-Anhang).

Einige dieser Rechnungsformate eignen sich eher für eine automatische Hintergrundverarbeitung. Bei anderen ist hingegen damit zu rechnen, dass manuelle Bearbeitungsschritte im Prozess der Rechnungsverarbeitung notwendig werden. Was wiederum der Dunkelbuchungsquote abträglich ist. Warum dies so ist, verdeutlicht der nun folgende Abschnitt.

Was bedeutet dies für die Dunkelbuchung im Rechnungswesen?

E-Mails mit PDF-Anhang stellen ein weit verbreitetes Rechnungsformat; wobei das PDF meistens die Rechnung darstellt. Die Erkennungsrate für diese Art der Eingangsrechnung liegt bei ~ 95 % Prozent, was auch von der verwendeten Software zur Rechnungsverarbeitung abhängt. Hier müssen die Rechnungsdaten via OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen und erfasst werden. Im Grunde bedeutet dies für den praktischen Prozess der Rechnungsverarbeitung, sich eben nicht auf Dunkelbuchung allein verlassen zu können; weitere Prüfschritte sind hier einzuführen.

Hilfreicher für einen Dunkelbuchungsprozess sind an dieser Stelle elektronische Rechnungen, die aus strukturieren Daten bestehen, wie z.B. EDI, XRechnung, ZUGFeRD etc. Letzteres Rechnungsformat ist ein PDF, das aus einem Sichtteil für den Rechnungsbetrachter und einem maschinenlesbaren XML-Teil mit strukturierten Rechnungsdaten besteht. Der Vorteil im Rechnungswesen: Die Bedeutung der strukturierten Daten steht fest, sodass kein Interpretationsspielraum besteht. Rechnungen mit strukturierten Daten müssen nur richtig geparst und ausgelesen werden. Sobald die daraus gewonnenen Rechnungsinformationen vorliegen, startet die Rechnungsverarbeitung mit besten Voraussetzungen für die Dunkelbuchung.  Alle gewonnenen Informationen können nun gegen bereits vorhandene Datensätze des ERP-/FiBu-Systems aus Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen etc. auf Richtigkeit geprüft werden.

Vorteile durch Dunkelbuchungen im Rechnungswesen

Der gewichtige Vorteil der automatisierten Hintergrundverarbeitung von Eingangsrechnungen besteht darin, dass diese die Effizienz unternehmensinterner Prozesse mit easy invoice anhebt. Denn die Dunkelbuchung verringert entstehende Kosten entlang der Eingangsrechnungsverarbeitung auf den Stationen vom Rechnungseingang über die Buchung bis zur Archivierung samt allen Zwischenschritten. Besteht eine Rechnung alle Prüfschritte, wird diese von keinem Mitarbeiter mehr angefasst. Klar, das senkt die Durchlaufzeiten wesentlich bis zur Rechnungsbuchung auf wenige Sekunden und entlastet zugleich die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung. Denn erst wenn das zu prüfende Rechnungsdokument die Rechnungsprüfung nicht besteht, muss die Rechnung näher betrachtet, um Informationen ergänzt und manuell gebucht werden.