E-Procurement

Unter dem englischsprachigen Wort E-Procurement versteht man im deutschsprachigen Raum den elektronischen Einkauf in Unternehmen. Das Ziel: Ein nutzerfreundliches System bereitzustellen, das die erste Hälfte des Beschaffungsprozesses von der Bedarfsmeldung bis zur Warenlieferung und Rechnungseingang maßgeblich unterstützt.

 

E-Procurement vereinfacht dargestellt

 

Der Beschaffungsprozess beginnt mit einer Bedarfsmeldung. Jemand benötigt irgend etwas. Ein gutes E-Procurement-System verhält sich dann wie ein Online-Shop. Der Mitarbeiter loggt sich ein.  Vorhandene Artikel stehen dann zur Auswahl oder lassen sich komfortabel suchen. Nur ein Klick auf „Bedarfsmeldung absenden“ löst eine Bestellanforderung an einen Freigeber aus. Der Clou: Sobald der Freigeber die Bedarfsmeldung auch tatsächlich freigibt, geht die Bestellung an den Lieferanten raus. Das Procurement-System hält im Hintergrund also schon Freigeber, mögliche Lieferanten, Einkaufskonditionen etc. bereit. Alles ist geregelt und festgelegt. Darüber hinaus laufen hier auch die Informationen zum weiteren Verlauf des bestellten Artikels ein: Bestellannahme, Wareneingang, Lieferschein und auch die Rechnungsstellung. Im Idealfall verfügt das E-Procurement-System auch über passende Schnittstellen zum ERP-System. Dort stehen diese Informationen zur Weiterverarbeitung bereit. Das ergibt Sinn und bildet die Basis für weitere automatisiert ablaufende Prozesse.  Ferner steigert E-Procurement auch die Transparenz im Beschaffungswesen. Es ist ideal für Unternehmen mit verteilten Organisationseinheiten.

 

Kurz zusammengefasst: Natürlich werden alle am Einkaufsprozess beteiligten Mitarbeiter über den jeweiligen Status einer Bestellung automatisiert benachrichtigt. Es ist wie Zuhause, gleicht einer Bestellung in einem gut sortierten Online-Shop. Mit Sicherheit unterstützt ein gutes E-Procurement-System auch mobiles Arbeiten via Apps auf Smartphones/Tablets etc. Aus Nutzersicht stellt sich dieses System sehr praktisch dar. Aber auch für Unternehmen selbst besitzt der elektronische Einkauf deutliche Vorteile: Vereinfacht es doch die erste Hälfte des digitalen Beschaffungsprozesses ungemein – und nach hinten raus ermöglicht er sogar die automatisierte Rechnungsverarbeitung, da Freigaben ja schon zu Beginn erteilt worden sind.

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