Schon seit einiger Zeit sind die Begriffe “HR 4.0” oder “Personalarbeit der Zukunft” in den Medien zu finden – sie drücken aus, dass sich die Personalabteilung vom reinen “Verwalter” zum strategischen Partner für Mitarbeiter, Führungskräfte und Geschäftsführung wandeln kann. Im selben Kontext fallen Begriffe wie Talent Management, (Social-) Recruiting, Employer Branding, Unterstützung bei Change-Prozessen und New Way of Work.

Vorhersagen gefällig?

Ich fasse die Möglichkeiten von “HR 4.0” an einigen Stellen noch etwas weiter: Wie wäre es, wenn die Personalabteilung auf Grund statistischer Verfahren, die heute schon aus dem Bereich Predictive Maintenance – also der Vorhersage des nächsten Wartungsintervalls einer Maschine – bekannt sind, auch ihre Personal-, Weiterentwicklungs- und Nachfolgeplanung automatisieren könnten?

Proaktiv in drei Stufen

Über bekannte Muster und strukturiert vorliegende Informationen zum Mitarbeiter (z. B. Dauer der Firmenzugehörigkeit und Alter in Verbindung mit Änderungen am XING-Status) lässt sich z. B. maschinell voraussagen, dass ein Mitarbeiter ggf. über eine erhöhte Wechselbereitschaft verfügt.

Diesen Hinweis bekommt der zuständige Personalsachbearbeiter automatisch und kann mit der zuständigen Führungskraft die weiteren Schritte besprechen.

Voraussetzung für diese Form der strategischen und proaktiven Personalarbeit sind drei Stufen:

  • Digitalisierte administrative Personalprozesse – sie schaffen die notwendige Basis für die folgenden Stufen
  • Dashboards in Realtime – Kennzahlen aus den Systemen und Prozessen sowie weiterführende relevante HR-Kennzahlen stehen in Echtzeit zur Verfügung
  • Predictive HR (Vorausschauende Personalarbeit) – Auf Basis der oben ermittelten Kennzahlen werden Trends und Analysen automatisch ermittelt und vom System an die jeweiligen Stakeholder gemeldet.

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Rasanter Wandel in der Gesellschaft erfordert auch ein Umdenken in der Arbeitsweise von HR-Managern. Gestalten statt nur verwalten, lautet die jetzige Devise. Heute geht es darum, hochwertige digitale Personalservices anzubieten.

Los geht´s mit der digitalen Personalakte

Der erste Schritt kann die Digitalisierung von administrativen Standardprozessen im Personalwesen sein. Diese geht meistens einher mit der Einführung einer digitalen Personalakte. Erst wenn alle Informationen rund um einen Mitarbeiter elektronisch vorliegen und kein Papier mehr verwendet wird, lassen sich administrative Personalprozesse digitalisieren.

Im nächsten Schritt handelt es sich dabei oftmals um die Bereitstellung von Employee Self Services: z. B. Zeiterfassung, Urlaubsantrag und Änderungswesen an Adresse, Familienstand oder Kontoverbindung über ein Self-Service-Portal. Nach und nach lassen sich weitere Prozesse wie z. B. die Durchführung jährlicher Beurteilungsgespräche, interne Versetzungen, Reisekostenabrechnungen und das Bescheinigungswesen umsetzen. Personal(einsatz-)planung, optimierte On- / und Offboarding-Prozesse sowie alle Formen des Recruitings sind ebenfalls relevante Prozesse, die sich gut digitalisieren lassen.

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