Am 21.11.18 war es wieder so weit: In Hamburg trafen am Thema „automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung“ interessierte Unternehmensvertreter zusammen, um sich diesbezüglich auf den aktuellen Stand der Dinge bringen zu lassen. Fokus dieses Mal: die digitale Eingangsrechnung im Unternehmenseinsatz – beleuchtet aus vier praxisbezogenen Perspektiven.

Mittlerweile eine feste Institution im EASY Umfeld, war auch dieser Rechnungstag gut besucht. Gut 20 Teilnehmer fanden sich im Riverside Hotel ein. Durch den Tag führten vier Sprecher, Dipl. Wirt.-Inf. CISA Volker Dora (PricewaterhouseCoopers GmbH),  Christian Wallon, Finance Director EMEA (Infiania Germany GmbH & Co. KG), Dirk Hupperich, Leiter Sales Operations (EASY SOFTWARE), Dirk Kraus, Key Account Manager (EASY SOFTWARE) und Dipl. Finanzwirt Bernhard Lindgens (Referat Umsatzsteuerbetrugsbekämpfung, Bundeszentralamt für Steuern in Bonn).

Sehr gute, detailierte Schilderung der Einführung des Systems und den daraus resultierenden Hürden und Erfolgen, so wurde der Rechnungstag inhaltich wahrgenommen.

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Wake-up-call: Rechnungseingangsverarbeitung in der digitalen Welt

Pünktlich um 10:00 Uhr startete Volker Dora mit dem Beitrag „Rechnungseingangsverarbeitung in der digitalen Welt“. In gut 45 Minuten umriss er zunächst den State of the Art bzgl. der Formen und Verfahren zur digitalen Rechnungsverarbeitung – von papierbasierten Rechnungen und deren Scan-in, bis hin zu aktuellen, oft XML-basierten (EDI) und hybriden Formaten (ZUGFeRD) etc. Direkt im Anschluss zeigte Volker Dora die Potentiale der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung auf: Prozessbeschleunigung, kürzere Durchlauf- und Bearbeitungszeiten, mehr Transparenz und durch Automatisierung des Rechnungseingangs nie wieder Skonto-Fristen verstreichen lassen. Und ja, man weiß um die für ein Unternehmen positiven Effekte – nur leider lassen sich viele KMUs diese Chance bislang noch entgehen. Gründe gibt es genug. Aber es sind keine unüberwindbaren Hürden. Als Aufruf kann man hier festhalten: Vor Einführung einer Lösung zur automatisierten Eingangsrechnung müssen Vertreter aller betroffenen Fachabteilungen nebst der IT in Kommunikation stehen, ein Team bilden und an einem Strang ziehen. Das Commitment aller Beteiligten ist die Voraussetzung. Über andere hilfreiche Voraussetzungen wusste Christian Wallon im daraufolgenden Beitrag zu berichten.

In kleinen Schritten zur 100%-Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses

Nach einer viertelstündigen Kaffeepause ging es in eine zweite Runde der Vorträge. Diesmal hatte Christian Wallon die Ehre über „Einführung der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung und der entstandene Nutzen für das Unternehmen „Infiana Germany GmbH & Co. KG“ zu berichten. Der Vortrag war spannend strukturiert, stellte jener doch die unternehmerische Praxis in den Vordergrund – vor Einführung der digitalen Eingangsrechnungslösung und was danach geschah. Kurz zusammengefasst: Viele manuelle Schritte mussten in der Eingangsrechnungsbearbeitung zuvor vollzogen werden; das betraf die Rechnungsprüfung in punkto Preis- sowie Mengenprüfung – und zog sich über das manuelle Verbuchen der Rechnungen fort. Mit der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung kam dann das Aufatmen: Zeitersparnis, Transparenz, Fehlerminimierung, Kostensenkung und eine höhere Motivation der Mitarbeiter in den betroffenen Fachabteilungen sind bis heute das Resultat. Natürlich, und auch darüber konnte Herr Wallon berichten, funktioniert dies nur, wenn bestimmte Dinge berücksichtigt werden: Analog zum ersten Vortrag, verwies auch Christian Wallon auf die Bildung eines kompetenten Projekt-Teams und den Ansatz, nicht alles auf einmal umsetzen zu wollen. 100%-Automatisierung steht am Ende des Projekts, der Weg dorthin muss in kleineren Schritten passieren. Gesunder Pragmatismus eben, der die Option zu leichten Fehlerkorrekturen und Anpassungen erst eröffnet.

Der Inhouse-Blick: EASY Invoice in a nutshell

Im dritten Vortrag stellten Dirk Hupperich und Uwe Kraus das Produkt EASY Invoice vor. Dirk Hupperich fokussierte in seinem Vortrag namens „drei Schritte zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung“ den grundsätzlichen Aufbau von EASY Invoice – vom Rechnungseingang (Scan-in von Papier-Rechnungen sowie per E-Mail) über den Prüfungs- und Freigabeprozess bis hin zur Übergabe der Resultate an eine Finanzbuchhaltungssoftware. Alles sehr idealtypisch gehalten, wohlwissend, dass der Rechnungseingang und daran anschließende Prozesse doch von Unternehmen zu Unternehmen verschieden ausfallen dürften, aber EASY Invoice dennoch genau die Flexibilität mitbringt, sich den unterschiedlichen Anforderungen anzupassen. Uwe Kraus zeigte daran anschließend in einer Live-Demo längs der von Dirk gezeigten Schritte, wie sich mit EASY Invoice ganz praktisch arbeiten lässt.

Die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung aus Sicht der Finanzämter

In der letzten Runde der Vorträge widmete sich Bernhard Lindgens der Eingangsrechnungsverarbeitung aus rechtlicher Perspektive. Rechtliche Rahmenbedingungen und praktische Erfahrungen, Aufbewahrungs- und Prüfpflichten, steuerliche Fallstricke bei der Rechnungsstellung sowie rechtliche Novellierungen standen dabei im Fokus – ein durchaus komplexes Thema, dem immer mehr Bedeutung zukommt. Und so wurde Bernhard Lindgens nicht müde, darauf hinzuweisen, dass Geschäftsprozesse elektronischer Art immer mehr ins Blickfeld der Finanzbehörden geraten. Nur zwei Stichworte dazu: „XRechnung und certified tax payer, CTP“ – hier heißt es aufgpassen und dranbleiben.

Abschließend lässt sich sagen, dass auch der 17. Informationstag digitale Rechnungen von den Teilnehmern aus Unternehmen diverser Branchen und unterschiedlicher Größe mit großem Interesse aufgenommen wurde. Deutlich zeigte sich dies an den imm er wieder aufkommenden Fragen bereits während der Vorträge und den vielen, intensiven Gesprächen, die in den Pausen stattfanden. Die positiven Bewertungen unserer Gäste reichten von „schön, dass wir Fragen stellen konnten und diese offen beantwortet wurden“, „ein spannender Tag mit spannenden Themen“ bis hin zu „sehr gute, detailierte Schilderung der Einführung des Systems und den daraus resultierenden Hürden und Erfolgen.“

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