Gleich ob Briefe von der Versicherung, eine Bewerbung in Papierform, Lieferscheine, digitale Rechnungen in unterschiedlichen Formaten per E-Mail, ZUGFeRD-Formate, XRechnungen oder eben doch papierbasiert – wer kennt das nicht. Format- und Medienbrüche stellen noch immer den Hemmschuh in der Informationsgewinnung eines Unternehmens dar. Diesen gilt es zu überwinden.

Die effektivsten digitalen Ver- und Bearbeitungsprozesse taugen nichts, wenn die Erfassung, d.h. die Digitalisierung und/oder die Überführung der Daten in den Prozess, nicht oder schlecht funktioniert. Beispielhaft können folgende Prozesse genannt werden: Eingangsrechnung- und Beschaffungsprozess etc., die allesamt von zentraler Bedeutung für ein Unternehmen sind.

Automatisiert verarbeiten ­– die Träume des Herrn Schreiber

Herr Schreiber, Leiter des Rechnungswesens in einer Fertigungsfabrik, der YXZ GmbH, hat einen Traum und hofft auf ein Wunder: Sämtliche Bestell- und Rechnungsprozesse wie auch die Zahlungen gelangen in wenigen Sekundenn automatisiert in die zuständigen Sachabteilungen… Die Freigabe der Zahlung erledigt er in seinem Traum liegend unter Palmen am Strand in Sekundenschnelle mobil –was für ein Leben.

Zurück in seiner Realität wieder angekommen, ärgert sich Herr Schreiber. Schon wieder liegen Rechnungen tagelang im Empfang und im Sekretariat und der vor einem halben Jahr eingeführte Rechnungsprüfungsprozess stoppt und kann nicht genutzt werden.

Missmutig führt er zu besseren Übersicht ein Rechnungseingangsbuch in Schriftform, damit er Ende des Monats wenigstens die Rückstellungen für die Zahlung der Rechnungen vornehmen kann.

Die Digitalisierung von Rechnungen z. B. ins Portable Document Format (PDF) muss jemand im Sekretariat erst einmal durchführen. Das bringt Herrn Schreiber keinen Schritt weiter. PDF ist zwar schön, aber die Mitarbeiter müssen die Daten erfassen, abschreiben und kontieren. Eine fehlerträchtige Mammutaufgabe: Fehler beim Digitalisieren, Blick- und Tippfehler. Folge: Die Freigabeprozesse dauern, denn immer wieder gibt es Rückfragen.

Aus Träumen Wirklichkeit entstehen lassen – schneller als man denkt

Neue Ufer werden sichtbar durch die Verwendung von AI und RPA in der Weiterentwicklung der Basistechnologien (OCR) als auch im Rahmen von Erfassungslösungen, wo wir uns im globalen Umfeld durch eine enorme Anzahl von Beispielen gerechnet haben.

Das Ziel ist in Sicht, durchgängige Digitalisierung von Prozessen. Einer der wichtigsten Bausteine in den kaufmännischen Prozessen ist die Erfassung von Informationen. Einmal eingeführt durchbrechen wir die Mauer der Medienbrüche mit dem Ziel

  • Prozesszeiten zu minimieren,
  • die Mitarbeiter zu entlasten Transparenzen zu erhöhen und
  • die Kosten zu senken.

Wir bedienen die komplette Strecke des Medienbruchübergangs zwischen Bild und Information. Sie wollen mehr über das Thema unserer Eingangsrechnungslösung erfahren?

Rechnungen und Schriftverkehr, Bestellungen, Auftragsbestätigungen werden in Baustein, der Erfassung mit automatischer Extraktion von Daten, in sekundenschnelle klassifiziert, extrahiert und den Prozessen zugeführt.

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Über Thomas Meysel
Thomas Meysel ist seit Juni 2016 Produktmanager für EASY-Anwendungen. In seiner Freizeit reist er als leidenschaftlicher Hobbykoch und Autor von Kochbüchern über die ostafrikanische Küche. Sind die Kochergebnisse erfolglos, reduziert er seine Frustration darüber, indem er ins Fußballstadion von Borussia Dortmund geht.
Thomas Meysel

Das war die EASY WORLD 2021

Über 30 Fachvorträge rund um digitale Geschäftsprozesse aus den Bereichen Dokumentenmanagement, Purchase-to-Pay- und Personalmanagement-Prozesse sowie innovative Lösungen.

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