Die fortschreitende Digitalisierung bringt Herausforderungen in puncto des mobilen Arbeitens mit sich. Wie können Sie sich diesen Herausforderungen stellen? Erfahren Sie, wie Sie den mobilen Arbeitsplatz gewinnbringend in Ihrem Unternehmen etablieren.

„New Work“, „Digital Workspace“, „agiles Arbeiten“ – um keinen anderen Bereich tummeln sich aktuell so viele Schlagwörter wie um die Zukunft der Arbeit. Was ist dran? Läuft man Hypes hinterher oder wird sich die Art zu arbeiten durch die Digitalisierung nachhaltig verändern?

Die Zukunft der mobilen Arbeit

Wie wäre es, wenn Sie heute mal zu Hause bleiben und im Homeoffice arbeiten? Oder sind Sie gerade auf Dienstreise und wollen dennoch per Smartphone einen Urlaubsantrag eines Mitarbeiters genehmigen? Was für einige Unternehmer und Abteilungsleiter schon gelebte Realität ist, klingt für viele andere noch weit entfernt.

Laut einer Studie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales empfinden 2017 nur die wenigsten Beschäftigten ihre mobile Arbeitsumgebung als ideal. Zwei Dinge sind den Mitarbeitern besonders wichtig: einerseits die Anerkennung vom Chef, andererseits eine optimale IT-Ausstattung in ihrem Büro. Genau diese hat von circa 60 Prozent eine schlechte Note bekommen. Schlechter Datenzugriff und wenig Flexibilität im Hinblick auf neue digitale Anforderungen sind einige der Mängel.

Dabei werden doch gleichzeitig Märkte und Menschen immer dynamischer. Ihre Mitarbeiter wollen sich den neuen Bedingungen anpassen, sie wollen schneller agieren können und effizienter arbeiten. Im Kontext Ihres Unternehmens ist Enterprise Mobility der kommende Trend.

Was ist Enterprise Mobility?

Die Basis von Enterprise Mobility ist ein digitaler Arbeitsplatz, der alle benötigten Informationen und Tools für die Arbeitsaufgabe am aktuellen Arbeitsort zur Verfügung stellt. Möglich wird das durch Business-Apps, die über herkömmliche Darreichungsformen wie Webclient hinaus den Zugriff auf Informationen und die Teilnahme an Geschäftsprozessen ermöglichen.

Schnittstellen zu diversen Legacy-Anwendungen und Backend-Systemen werden genutzt und die Daten live verarbeitet oder synchronisiert. Auf diese Weise lassen sich geräteübergreifend Daten zeit- und ortsunabhängig austauschen und bearbeiten. Konkret können zum Beispiel Service-Techniker nun auf zentrale Daten von Maschinen, Anlagen oder Kunden zugreifen.

Mobiles Arbeiten als Wettbewerbsvorteil

Viele Firmen bieten bereits mobile Basisanwendungen wie E-Mail-Service und Kalenderfunktionen an. Diejenigen, die allerdings die Mobilisierung ihrer gesamten Geschäftsprozesse vorantreiben sind um 15 Prozent produktiver und arbeiten knapp 30 Prozent profitabler. Warum?

  • Aufgaben werden sofort verfügbar und können direkt erledigt werden.
  • Relevante Informationen für optimale Services für Mitarbeiter und Kunden sind da, wenn man sie braucht und dort, wo man sie braucht.
  • Durchlaufzeiten werden auf ein Minimum reduziert und Effizienz gesteigert
  • Die Qualität steigt: Manuelle Fehler bei der Übergabe von Informationen zwischen Menschen und Abteilungen werden reduziert und der Ablauf ist transparent.
  • Die Mitarbeiter werden in ihrer Arbeitszeit produktiver oder können diese reduzieren.
  • Die Kosten im Unternehmen können gesenkt werden.

Mobiles Arbeiten: Chancen und Vorteile nutzen

Im Idealfall haben Arbeitnehmer und Arbeitgeber ein gleichermaßen großes Interesse, mobiles und flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Sich frei bewegen und unterwegs an Unternehmensprozessen teilhaben zu können, ist für immer mehr Menschen eine Anforderung an ihren Job bzw. Arbeitgeber. Die Digitalisierung verändert bekanntlich Prozesse, also auch den, der eigenen Arbeitsabläufe und Rahmenbedingungen. Das bedeutet aber keineswegs, rund um die Uhr auf Empfang zu sein. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit.

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Self Services als Möglichkeit, Personalverantwortliche zu entlasten und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sollten die Besetzung von vakanten Stellen und das Halten guter Mitarbeiter.

Studie: Mobiles Arbeiten spart Zeit

Ist es allerdings oft doch nicht. So sehen es zumindest die Internationale Arbeitsorganisation (ILO) und die Europäische Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Eurofound). Sie haben in einer gemeinsamen Studie herausgefunden, dass der Trend zum mobilen Arbeiten positive und negative Seiten hat. Positiv: Die meisten Befragten gaben zu Protokoll, dass sie durch mobiles Arbeiten Zeit sparen und autonomer seien. Die Autoren stellen ferner fest, es seien weniger Autos auf den Straßen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seien deutlich motivierter.

Die Kehrseite ist – und dafür hätte es vermutlich keiner wissenschaftlichen Studie bedürft –, dass ständige Erreichbarkeit Stress produziert. Hinzu komme, so die Studienmacher: Mobiles Arbeiten führt oft zu längeren Arbeitszeiten.

Mobiles Arbeiten vs. Büro: Lasst die Mitarbeiter wählen

Obwohl es in der öffentlichen Diskussion den Anschein macht, wird das Arbeiten von zu Hause aus nicht per se zum Alltag von Arbeitnehmern. Aktuell lassen vier von zehn Unternehmen (39 Prozent) in Deutschland ihre Mitarbeiter teilweise oder ganz, mobil arbeiten. Während es bis 2008 einen stetigen Zuwachs gab, geht die Anzahl der im Homeoffice sitzenden Arbeitnehmer laut dem deutschen Institut für Wirtschaft seitdem wieder zurück. Statt also auf starre Lösungen zu setzen, sollte es im Unternehmen vielmehr darum gehen, den Arbeitnehmern eine variable und flexible Arbeitsumgebung zu ermöglichen. In Zeiten der Digitalisierung sollten Unternehmen möglichst vielen Arbeitsplatzmodellen gerecht werden, welche die Kreativität fördern und auch Rückzugsräume bieten.

Drei zentrale Fragen klären: was, wann, wie viel

Klar – so etwas gilt es zu regeln. Und dabei sollte man zwischen Heimarbeit und mobiler Arbeit, etwa dem Zugriff auf E-Mails und Workflows, differenzieren. Die Sozialpartner sind gefragt und gegebenenfalls der Gesetzgeber, wo aktuelle Regelungen des Arbeitsrechtes nicht ausreichen. Da der Anteil mobilen Arbeitens in Deutschland noch deutlich unterhalb des europaweiten Durchschnitts liegt, sind wir hierzulande in der glücklichen Lage, Regeln rechtzeitig definieren zu können.

Erster Schritt in die Digitalisierung

Investitionen in das mobile Arbeiten ermöglichen nicht nur einen enormen Produktivitätsschub in Ihrem Unternehmen, sondern stellen auch den Grundbaustein für weitere Digitalisierungsprojekte. Ist die Plattform erst einmal eingerichtet, dann können weitere Services und Lösungen ergänzt werden, um beispielsweise auch Ihre Kunden mit einzubinden.

Dabei ist wichtig, dass Sie bereits früh eine digitale Agenda erarbeiten und über die punktuellen Lösungen hinausgehen – dann können Sie Ihrem Wettbewerb immer einen Schritt voraus sein.

Nicht weniger wichtig sind Ihre zufriedenen Mitarbeiter, denen Sie die Freiheit geben, ihre Arbeit flexibel zu gestalten. Denn, wenn es an der IT im Unternehmen hapert, hilft auch die Anerkennung vom Chef nicht.

Denn eines ist klar: Dieser Trend setzt sich durch. Und mobile Lösungen zeigen deutlich, dass ein intelligente und nutzerfreundliche Bearbeitung des Themenfeldes für eine deutliche Entlastung der Kolleginnen und Kollegen sorgt, die unterwegs arbeiten. Und dann trifft zu, was ILO und Eurofound letztlich als Fazit unter ihre Studie schreiben: Im Großen und Ganzen überwiegen die Chancen und Vorteile des mobilen Arbeitens. Diese Chancen gilt es zu nutzen.

Was ist zu beachten, wenn man Agilität im Unternehmen einführen möchte?

Ursprünglich aus der Softwareentwicklung entstanden, haben agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban als „Wundermittel“ mittlerweile Einzug gehalten in anderen Unternehmensbereichen. Nüchtern betrachtet kann Agilität nicht alle Probleme lösen, sie kann diese aber durchaus sichtbar machen und Flexibilität im digitalen Wandel fördern.

Agiles arbeiten auf Knopfdruck?

Agiles Arbeiten erfordert zunächst einmal ein radikales Umdenken in der Unternehmenskultur, von hierarchischen Strukturen zu mehr Eigenverantwortung. Besonders wichtig dabei ist, dass Mitarbeiter und Führungskräfte ihre Arbeit ständig reflektieren. Dazu ist eine gute Portion Kritikfähigkeit nötig. Irrtümlicherweise verwechseln Mitarbeiter die Abschaffung von klassischen Hierarchien im Unternehmen oft mit Narrenfreiheit. Dabei bedeutet Eigenverantwortung gerade in agilen Teams: Verantwortung übernehmen, für das Team und das gemeinsame Ziel. Bis agile Methoden ihre Wirkungskraft im Unternehmen entfalten, braucht es also viel Offenheit, Kommunikation und vor allem Zeit.

Digitalisierung verändert die Arbeit und fördert lebenslanges Lernen

Jahrzehntelange Unternehmens-Karrieren werden heutzutage immer seltener. Das hat zweierlei Gründe. Zum einen haben Arbeitnehmer aufgrund von Fachkräftemangel in manchen Branchen, die Möglichkeit, das jeweils bessere Angebot zu wählen und verbinden einen Jobwechsel oft mit einem Aufstieg auf der Karriereleiter oder auch mit einer Neuausrichtung in der Wirtschaft. Zum anderen sehen sich Berufseinsteiger heute damit konfrontiert, teilweise jahrelang von einem befristeten Verhältnis zum nächsten zu stolpern. Durch die fehlende Sicherheit und den gleichzeitig gestiegenen Möglichkeiten sinkt die Loyalität der Mitarbeiter zum Unternehmen. Das führt wiederum dazu, dass Arbeitnehmer sich in einer digitalen Arbeitswelt stetig weiterqualifizieren und zu Experten-Karrieren tendieren, anstatt die klassische Karriereleiter in einem einzigen Unternehmen hochzuklettern.

Was bedeutet das nun für Unternehmen? Lebenslanges Lernen wird in einer digitalisierten und schnelllebigen Welt immer wichtiger. Auf stetigen Wandel müssen sich die Arbeitnehmer einstellen, die flexibel und offen bleiben sollten, aber auch die Unternehmen, die eine offene Unternehmenskultur vorleben. Es gilt, nicht nur geeignete Talente zu finden, sondern sie auch für die Digitalisierung fit zu machen und stetig weiter zu qualifizieren.

Fazit – Was kann die HR-Abteilung für zukünftiges Arbeiten tun?

Waren Personalabteilungen noch nicht vor allzu langer Zeit bloße Sachbearbeitungsstellen für Lohnabrechnungen, sind sie durch die sich ständig veränderten Anforderungen in der digitalen Arbeitswelt mehr denn je gefragt, das Wesen der Arbeit mitzugestalten und strategisch weiterzuentwickeln. Gerade im digitalen Wandel gilt es, digitale Kompetenzen bei Mitarbeitern zu fördern und im „war for talents“ durch optimales Recruiting herauszustechen. Die Konkurrenz schläft bekanntlich nicht: Je besser die Personalabteilungen auf den digitalen Wandel eingestellt sind, desto wahrscheinlicher ist ein nachhaltiger Unternehmenserfolg.

HR-Software wie die digitale Personalakte oder Self-Services für Mitarbeiter und Führungskräfte können dabei helfen, die manuellen und zeitfressenden Routinetätigkeiten in der HR-Abteilung auf ein Minimum zu beschränken, damit Sie sich den wesentlichen Aufgaben wie der strategischen Personalentwicklung widmen können.

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Über Thomas Meysel
Thomas Meysel ist seit Juni 2016 Produktmanager für EASY-Anwendungen. In seiner Freizeit reist er als leidenschaftlicher Hobbykoch und Autor von Kochbüchern über die ostafrikanische Küche. Sind die Kochergebnisse erfolglos, reduziert er seine Frustration darüber, indem er ins Fußballstadion von Borussia Dortmund geht.
Thomas Meysel
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