Nach langen und zähen Diskussionen mit den Wirtschaftsverbänden haben die Finanzbehörden Ende 2014 neue Buchführungsregeln veröffentlicht. Neben heftig kritisierten Verschärfungen finden sich darin auch wichtige Erleichterungen für die betriebliche Praxis. Nachholbedarf besteht in vielen Unternehmen aber noch bei der obligatorischen Verfahrensdokumentation und den geforderten Verarbeitungskontrollen.

 

Finanzbehörden – technisch aufgerüstet und Abstand verringert

Von der unaufhaltsam fortschreitenden Digitalisierung der Geschäftswelt profitieren nicht nur die Unternehmen. Denn seit Einführung ihres Datenzugriffsrechts haben die Finanzbehörden ihren früheren Abstand zur technischen Weiterentwicklung bei Außenprüfungen durch eine verstärkte Einbeziehung aller betrieblichen DV-Systeme mit steuerlich relevanten Informationen mehr als aufgeholt. Anders als in der Vergangenheit werten sie Daten und Belege aus Kassen, Waren- und Materialwirtschaft, Zeiterfassung oder Dokumentenarchiven nicht mehr nur zur Feststellung der zutreffenden Besteuerung aus. Genutzt werden die Datenbestände darüber hinaus für Risikoanalysen zwecks gezielter Aufdeckung von Schwachstellen und möglicher Manipulationen sowie zur Überprüfung der Buchführung auf formelle Ordnungsmäßigkeit – Maßnahmen, auf die viele Unternehmen trotz gestiegener Compliance-Anforderungen nach wie vor verzichten.

Level-2-Audit – die Weiterentwicklung der Betriebsprüfung

Grundlage dieser von Experten als „Level-2-Audit“ bezeichneten Weiterentwicklung der Betriebsprüfung ist zunächst die sichere Vorhaltung maschinell auswertbarer Datenbestände während der gesetzlich fixierten Aufbewahrungsfristen. Nicht zuletzt deshalb hat das Bundesministerium der Finanzen am 14. November 2014 seine „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – (Az.: IV A – 4 – S 0316/13/10003) bekannt gegeben. Völlig neu erfunden wurden die Buchführungsregeln aber nicht, handelt es sich bei den neuen GoBD neben Anpassungen an moderne Buchhaltungssysteme doch im Wesentlichen um eine Zusammenfassung der bisherigen Vorgaben an eine ordnungsgemäße Speicherbuchführung und den mittlerweile schon mehr als zehn Jahren geltenden Regeln zum Datenzugriffsrecht der Finanzbehörden.

Auf die leichte Schulter nehmen sollten buchführungspflichtige Unternehmen die aktuellen Grundsätze gleichwohl nicht. So wurden zwar viele der noch in den GoBD-Entwürfen enthaltenen ursprünglichen Vorstellungen an Ordnungsmäßigkeit, Aufbewahrung und Unveränderbarkeit einer digitalen Buchführung in jahrelangen kontroversen Diskussionen mit den Wirtschaftsverbänden und Steuerberaterkammern entschärft. Die verbliebenen Anforderungen haben dennoch nicht zu unterschätzende Auswirkungen auf Geschäftsprozesse, Buchungsverhalten und Aufbewahrungspflichten. Zu diesen zählen insbesondere die eindeutige Identifikationsnummer für Buchungen, Kontierungsvermerke auf Papierbelegen sowie der Umgang mit eingescannten Dokumenten. Erschwerend kommt für manch nachlässiges Unternehmen hinzu, dass Lücken in der eigentlich schon seit Jahren verbindlichen Verfahrensdokumentation künftig erstmals ein Verwerfen der Buchführung zur Folge haben könnten. Jedenfalls dann, wenn dadurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Geschäftsprozesse und eingesetzten DV-System seitens der Außenprüfung beeinträchtigt wird.

Das Rad neu erfinden braucht dabei freilich niemand: Hilfe bei der Erstellung leistet die erst kürzlich veröffentliche Muster-Verfahrensdokumentation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), die in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden entwickelt wurde. Abrufbar ist die Musterdokumentation zur geordneten Belegablage als PDF-Version und im Word-Format über die Webseite http://www.gobd.de, auf der noch zahlreiche weitere aktuelle Leitfäden rund um die Aufbewahrungspflichten, zulässige Datenkonvertierungen, Zeitgerechtheit von Buchungen und zur automatisierten Rechnungsverarbeitung kostenlos zur Verfügung gestellt werden.

 

Eine weitere unmissverständliche Aussage zur Aufbewahrung betrieblicher Datenbestände macht den Anpassungsbedarf in vielen Unternehmen zusätzlich deutlich: „Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß.“ Rückendeckung erhalten die Prüfungsdienste durch eine weitere Klarstellung zur Aufbewahrungspflicht, wonach allein die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllen soll.

Neue Buchführungsgrundsätze: Kernpunkte

  • Kontrollen: Technische und organisatorische Kontrollen (etwa Erfassungs-, Plausibilitäts- und Verarbeitungskontrollen sowie Lücken- oder Mehrfachbelegungsanalysen) sollen nicht nur die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle sicherstellen, sondern auch unbefugte Änderungen ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verhindern. Mit bloßen Behauptungen wollen sich die Finanzbehörden künftig nicht mehr zufrieden geben: Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen protokolliert werden (Beispiel: Historisierung von Stamm- und Artikeldaten in Materialwirtschaftssystemen).

 

  • Zeitnahe Buchung: Die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen erachten die Finanzbehörden als unbedenklich, sofern Geschäftsvorfälle periodengerecht der Abrechnungsperiode (Umsatzsteuer-Voranmeldung!) zugeordnet werden, in der sie angefallen sind.

 

  • Kontierungsvermerke: Bei Papierbelegen werden sowohl auf empfangenen als auch auf abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefen Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum verlangt. Kein geeignetes Zuordnungskriterium zwischen Beleg und Aufzeichnung stellen mangels Eindeutigkeit das Beleg- oder Buchungsdatum, die Kontoauszugsnummer sowie der Name (bei umfangreichem Beleganfall) dar. Anders bei elektronischen Belegen: Hier reicht bereits die elektronische Verknüpfung mit einem Datensatz, der die geforderten Kontierungsvermerke enthalt.

 

  • Eindeutige Identifikationsnummer: Über eine einheitliche und je Wirtschaftsjahr eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls muss künftig die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschl. Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäftsvorfalls gewährleistet sein.

 

  • E-Mails: Grundsätzlich sind auch E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig. Ausnahmen: Sofern Rechnungsinhalte oder Kontoauszugsdaten ausschließlich im E-Mail-Anhang enthalten sind und die E-Mail nur als „Transportmittel“ dient – in diesen Fällen reicht die Aufbewahrung der Anhänge. Umwandlungen in andere Formate sind zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Unzulässig ist hingegen eine Reduzierung bereits bestehender maschinellen Auswertbarkeiten wie z.B. PDF/A-3 in Bildformate.

 

  • Ersetzendes Scannen: Papierbelege dürfen digitalisiert und anschließend vernichtet werden, sofern die unternehmensspezifische Regelungen zur unveränderten und ordnungsgemäßen Digitalisierung in der Verfahrensdokumentation aufgeführt sind. Eine Farbwiedergabe ist nur erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z.B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlicher Farbe). Nach dem Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung grundsätzlich nur mit der elektronischen Version erfolgen. Die Papierbelege sind der weiteren Bearbeitung zu entziehen; auf ihnen dürfen keine weiteren Bemerkungen oder Ergänzungen aufgebracht werden.

 

  • Temporäre Zwischenformate: Nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind auch die während der maschinellen Verarbeitung durch das Buchführungssystem erzeugten Dateien, sofern diese ausschließlich einer temporären Zwischenspeicherung von Verarbeitungs-ergebnissen dienen und deren Inhalte im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden.
Artikel jetzt teilen

Sie interessieren sich für die digitale Eingangsrechnungverarbeitung

Neueste Beiträge

Einen Kommentar hinterlassen

Über den Autor
Bernhard Lindgens
Im Bundeszentralamt für Steuern ist Bernhard Lindgens hauptberuflich im Bereich Betrugsbekämpfung zuständig und als Fachautor im Bereich Steuerrecht, Buchführung und Tax Compliance u.a. für Handelsblatt Fachmedien tätig.
Bernhard Lindgens
Das könnte Sie auch interessieren:
Olaf Westmeier
Olaf Westmeier im Interview zu den Grundlagen erfolgreicher Invoice-Projekte
Digitale Transformation in kleinen Schritten
Fünf Imperative für die digitale Transformation im Unternehmen – Von der Vision zur Wertschöpfung
Cloud Microservices
Cloud Microservice Architektur versus Monolith (Teil 2)
Zurück zur Übersicht Nächster Artikel
Digitale Personalakte SAP SuccessFactors