Wieder ein Schritt in die richtige Richtung: Der Beschaffungsprozess (auch als Procure to pay Prozess oder noch kürzer: P2P bekannt) wird vervollständigt durch eine neue Applikation – EASY Request. Release-Datum wird der 07.12.2018 sein.
Unter Procure-to-pay (P2P) versteht man ein Bündel an Maßnahmen, die dazu beitragen, die gesamte Produktionsmittelkette (supply chain) von der Beschaffung („Procurement“) bis zum Bezahlvorgang („Payment“) möglichst schnell, sicher und kosteneffizient zu gestalten.
Hierbei handelt es sich im Grunde genommen um eines der wohl fundamentalsten Wirtschaftsthemen überhaupt: der Prozess von der Beschaffung und Bestellung bis zur Eingangs-Rechnung hin zur Zahlung. Neu ist an der Zielsetzung des Procure to pay Prozess rein gar nichts. Was es aber sehr wohl von bekannten Ansätzen abhebt ist die ganzheitliche Sichtweise des Beschaffungsprozesses, bei der üblicherweise streng getrennte Unternehmensbereiche als synergetisch verbunden betrachtet werden. Möglich wird dies durch digitales E-Procurement.

EASY Request sorgt für einen enormen Zugewinn an Informationen sowie eine Einsparung von Kosten, Zeit und ablenkenden Routinearbeiten.

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Procure to pay: der Prozess im Überblick

Woraus besteht nun der Procure to pay Prozess? Folgende Skizze soll das verdeutlichen.

Angefangen von der Bedarfsanforderung bis hin zur automatisierten Bestellung im ERP-System und der Zahlung beschreiben diese Teilprozesse den Weg im Beschaffungsprozess.
Nun haben wir unseren bewährten Rechnungsprozess ergänzt um den Vorprozess, der Applikation EASY Request. Somit lässt sich nun der Prozess der elektronischen Bedarfsmeldung bis zur automatisierten Bestellung in nahezu allen ERP-Systemen abbilden.

Vorteile durch Procure to pay für die einzelnen Abteilungen im Beschaffungsprozess

  • die Identifizierung eines Warenbedarfs: Sachbearbeiter
  • die Autorisierung des Einkaufsprozesses: Freigaben Vorgesetzte unter Beachtung der Budgets
  • eine Recherche möglicher Lieferanten: Sachbearbeiter/Einkauf
  • Angebotseinholung: Einkauf
  • Auswahl des Lieferanten: Einkauf
  • Wareneingang: Lager
  • Rechnungseingang: Rechnungsabteilung
  • Bezahlung: Buchhaltung

 

Selbstverständlich lässt sich der P2P-Prozess, je nach Komplexität der Abläufe in der Firma und der internen Firmenstruktur, noch beliebig erweitern.
Damit stellt EASY Request nicht nur ein Optimierungsinstrument dar, sondern präsentiert sich als Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen. Alle Informationen in diesem Prozess finden sich in einer digitalen Einkaufsakte wieder, die im gesamten P2P Prozess ergänzt wird mit den Informationen aus dem anschließenden EASY Rechnungsprozess. Natürlich sind all die Informationen innerhalb der Einkaufsakte wie auch die Freigaben über mobile Apps zu ergänzen und zu bearbeiten!

Sie möchten wissen, wie Procure to pay mit EASY Request funktioniert?

Mehr zum Procure-to-pay-Prozess erfahren

Procure to pay – die digitale Klammer

Ein funktionierendes P2P ist mehr als nahezu jedes andere derzeit beliebte Unternehmenskonzept in der Lage, ein Unternehmen konzeptuell und finanziell nach vorne zu bringen.
Das liegt zum einen daran, dass die Ausgaben für den Produktionsprozess in vielen Betrieben neben den Lohnkosten den größten Teil der Ausgaben ausmachen. Somit können Einsparungen in der Beschaffungskette erhebliche Auswirkungen auf die eigene Liquidität haben. Zum anderen wirkt sich der digitale Procure to pay Prozess gerade wegen seiner 360-Grad-Sicht auf nahezu alle anderen Bereiche einer Firma aus:
  • Der P2P Prozess liefert den Abteilungen höchst interessante Daten und Informationen. Schließlich ist der Austausch mit Lieferanten immer auch eine Form der Marktanalyse, bei der man sich über neue Entwicklungen auf dem Laufenden halten kann. Procure-to-pay wandelt diese Analyse in einen fortlaufenden Prozess um.
  • Die Buchhaltung kann durch entsprechende Optimierungen deutlich entlastet werden. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler.
  • Die Zeitersparnis, die durch EASY Procure to pay erreicht werden kann, ist phänomenal. Die Prozessschritte sind transparent und weitestgehend über den eingesetzten Workflow automatisiert. So lassen sich z.B. entsprechende Angebote einholen, nach der Prüfung durch den Einkäufer automatisierte Bestellungen generieren, die Rechnungen können dann auch automatisiert gebucht werden.
  • Dank der Erfassung aller relevanten Daten besteht zu jedem Zeitpunkt ein genaues Bild darüber, welche Produktionsmittel sich wo im Betrieb befinden und wie sie im Prozess eingesetzt wurden oder eingesetzt werden sollen. Ebenfalls erhalten alle eine Übersicht der kontrollierten und im Workflow geprüften Freigaben innerhalb eines Prozesses
Zusammenfassend sorgt der EASY Procure to pay Prozess also für einen enormen Zugewinn an Informationen sowie eine Einsparung von Kosten, Zeit und ablenkenden Routinearbeiten. Mit EASY SOFTWARE lassen sich somit echte Wettbewerbsvorteile durch ein schlankes, digitales Beschaffungswesen erzielen.
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Über den Autor
Thomas Meysel
ist seit Juni 2016 Produktmanager für EASY-Anwendungen. In seiner Freizeit reist er als leidenschaftlicher Hobbykoch und Autor von Kochbüchern über die ostafrikanische Küche. Sind die Kochergebnisse erfolglos, reduziert er seine Frustration darüber, indem er ins Fußballstadion von Borussia Dortmund geht.
Thomas Meysel
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