Wir lassen Experten zu Wort kommen. Heute im Interview: Olaf Westmeier, seines Zeichens Senior Account Manager bei der EASY. Thema: Tipps bei der Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung in SAP. Was Sie schon immer über die digitale Eingangsrechnung wissen wollten, sich aber nie zu fragen trauten – wir haben uns getraut.

1. Gehören Projekte zur Eingangsrechnungsverarbeitung in die IT oder in den Finanzbereich?

Meistens höre ich diese Frage von Mitarbeitern aus der IT. Ich empfehle dann immer – augenzwinkernd formuliert – sich „wegzuducken“ und das Projekt in der Fachabteilung zu lassen.

Und ja, es ergibt Sinn, dass die Abteilung, die den Prozess führt, auch bei einer Prozessänderung federführend tätig wird. Nur so lassen sich im Projekt kurze Entscheidungswege tatsächlich umsetzen.

Der Rechnungsleser sollte eigenständig lernen – so z.B. wenn Anwender automatische Leseergebnisse korrigieren.

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2. Und was ist bei der Einführung einer automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung zu beachten?

Auf jeden Fall die „Saisonarbeit“ der Finanzabteilung. Wenn es dann um die zu planende Projekteinführungszeit geht, sollten die saisonalen Termine wie Wirtschaftsprüferbesuche oder Monats- und Jahresabschlüsse berücksichtigt werden.

Vor Einführung der Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung muss auch die Freigabe-Matrix für Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug (fertig) entwickelt und festgelegt werden.

Wichtig und hilfreich ist es auch, mit einem relevant großen Pilot-Buchungskreis ein Projekt zu starten, das man dann peu à peu auf das gesamte Unternehmen ausweitet.

Bei einem großen Verkehrsdienstleister aus dem Rheinland gibt es eine eigene Projektmanagement-Abteilung. Sie sichert das strukturierte Vorgehen von der Anfrage über die Ausschreibung und Vertragsverhandlung bis hin zur Systemeinführung. Eine gute Lösung, wenn auch nicht für jedes Unternehmen realisierbar.

 

3. Sollte man bei der Wahl der Lösung darauf achten, alles „aus einer Hand“ von einem Dienstleister zu bekommen?

Die Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung mit nur einem Dienstleister umzusetzen, hat ganz klar Vorteile. Man hat genau einen Ansprechpartner für alle Schnittstellen und im Zuge des Projekts auftretenden Probleme. Das spart Zeit und Nerven.

4. Sollte die IT-Fachabteilung miteinbezogen werden?

Meine Empfehlung: Wenn Sie in ihrer Fachabteilung eine gute Idee haben, involvieren Sie die IT. Wenn diese keine „Lösung“ im aktuellen Portfolio hat, überzeugen Sie den oder die IT-Kollegen davon, dass Ihre Abteilungslösung eine Art „Testballon“ für die Zusammenarbeit mit der auszuwählenden Firma sein könnte. Sie führen dann zwei Referenztelefonate mit Anwendern und besuchen einen weiteren – so stellen Sie sicher, dass der gewählte Anbieter den Geschäftsprozess auch vollumfänglich abdecken kann.

 

5. Welche organisatorischen Arbeiten können Unternehmen bereits im Vorfeld eines Projektes zur automatisierten Rechnungsverarbeitung in SAP schaffen?

Befreien Sie den Lieferantenstamm von Dubletten. Das ist die Basis für eine reibungslose Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses.

Für eine lückenlose, elektronische Erfassung empfiehlt sich zudem ein zentraler Rechnungseingang. Gegebenenfalls müssen Geschäftspartner über die neue Rechnungsanschrift sowie den Stichtag der Umstellung informiert werden. Vorhanden sein sollten auch je ein Rechnungseingang-Postfach pro Buchungskreis.

 

6. Welche Prozessverbesserungen sind durch eine SAP-integrierte Eingangsrechnungsverarbeitung zu erwarten?

  • Eine Verbesserung der Prozessqualität im Hinblick auf Durchgängigkeit, Sicherheit und Einhaltung der Freigabestrategien.
  • Die Einhaltung der Skontofristen wird verbessert werden, genauso wie die einfache Klärung von Unstimmigkeiten bei Eingangsrechnungen.
  • Wenn dem Kunden schnelle und zeitgerechte Periodenabschlüsse wichtig sind, kann EASY das u. a. durch periodengerechte Buchungen mit Zahlsperren unterstützen.
  • Freigeber werden wegen der neuen mobilen Freigabeoberflächen lieber unterwegs am Prüfungsprozess teilnehmen. Diese Tatsache sollte die Durchlaufzeiten im Management verringern.
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Olaf Westmeier
berät seit vielen Jahren EASY-Kunden als Management Consultant zu Prozessthemen in der Unternehmensverwaltung. Seine Spezialgebiete sind SAP, Archivierung, Eingangsrechnungsverarbeitung, Accountmanagement – und privat: „Gospel für Trauungen“ am Piano.

7. Welche Funktionalitäten soll eine Eingangsrechnungslösung mitbringen?

  • Rechnungen sollten sich an allen Standorten scannen lassen, die Verarbeitung der Belege soll dann aber zentral durch die Buchhaltung gesteuert werden.
  • Eine Dunkelverarbeitung von Eingangsrechnungen soll möglich sein – also, wenn eine Bestellung ausgelöst, der Wareneingang gebucht ist und die Rechnung zu den vorherigen Belegen passt – warum sollte ein Kunde die dann noch einmal anfassen müssen? Der Wareneingang muss bestätigt sein, Preis und Menge müssen stimmen. Dann ließe sich das Ganze noch durch eine Whitelist und Blacklist der Lieferanten „fein tunen“ – in die Whitelist gehören alle Lieferanten, deren Eingangsrechnungen bei der Verarbeitung keinerlei Probleme bereiten, und in die Blacklist dann Lieferanten, bei denen das Gegenteil der Fall ist. Letzteres kann unterschiedliche Gründe haben.
  • Eine Lösung aus einer Hand! Die gesamte Strecke vom Dokumenteneingang bis zur Bezahlung soll durch den Auftragnehmer realisiert werden.
  • Der Rechnungsleser sollte eigenständig lernen – so z.B. wenn Anwender automatische Leseergebnisse korrigieren.
  • Oberflächen sollten rollengerecht gestaltet sein, Benutzer in der Buchhaltung und im Einkauf arbeiten sehr viel im SAP und erwarten eine SAP-GUI-basierte Oberfläche. Gelegenheitsbenutzer wie die Kostenstellen- und Bereichsverantwortlichen arbeiten lieber mit einer klar strukturierten Oberfläche, die sie in ihren Aufgaben zur Prüfung und Freigabe von Rechnungen unterstützt.
  • Das System soll analog und digital eingehende Rechnungen über den gleichen Prozess verarbeiten.
  • Die Nutzung eines bereits vorhandenen Archiv-Systems muss möglich sein.

 

8. Welche Vorteile einer SAP-integrierten Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung können aus IT-Sicht erwartet werden? 

  • Der Einsatz von SAP-Fiori Oberflächen: perfekt für Gelegenheitsnutzer, intuitiv und leicht bedienbar.
  • Weil das SAP-System über eine extrem hohe Systemverfügbarkeit verfügt, benötigt ein in SAP integrierter Workflow keine zusätzliche Hardware oder Service Level Agreements.
  • Bestehenden Berechtigungen und Rollenkonzepte können übernommen werden. Es müssen keine parallelen Systeme aufgebaut und gepflegt werden.
  • Von EASY PCM Process2Design kann jeder Kunde eine schnelle Umsetzung von zusätzlichen Anforderungen aus der Fachabteilung erwarten. Unter dem Strich kommt man durch EASY PCM Process2Design mit geringerem Mittel- und Zeiteinsatz zum Ziel.
  • EASY PCM basiert zu 100 Prozent auf SAP-Technologie und EASY PCM Process2Design ist von der SAP zertifiziert. Das gibt Sicherheit.
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