Wie Sie große Mengen von Dokumenten digitalisieren: Die Scanstraße

Digitale Geschäftsprozesse, die Papier im Büro überflüssig machen – das ist das Ziel vieler Unternehmen. Bis dahin scheint es allerdings noch ein weiter Weg zu sein. Laut einer aktuellen Studie arbeiten nur vier Prozent der Angestellten in Deutschland und Österreich bereits komplett papierlos.

Eine der größten Hürden bei der Digitalisierung von Dokumenten ist die Unmenge von Akten, die sich über Jahre hinweg angesammelt haben. Diese müssen elektronisch verfügbar gemacht werden, damit ein vollumfänglicher digitaler Prozess überhaupt anlaufen kann. Darüber hinaus kommen jeden Tag weitere Dokumente per Post und E-Mail hinzu, die auch verarbeitet werden müssen.

Oft fehlen einfach die zeitlichen und personellen Ressourcen, um diese großen Mengen von Dokumenten zu digitalisieren. Dabei ist es mit einfachem Scannen nicht getan. Die Belege müssen auch virtuell ein neues Zuhause finden. Nur wenn sie richtig verschlagwortet, kategorisiert und abgelegt werden, finden Sie Ihre Dokumente auch jederzeit wieder.

Die Lösung ist eine Scanstraße, auch oft digitale Belegerfassung genannt. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie so etwas funktioniert und was Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung beachten sollten. Zuerst wollen wir allerdings klären, warum es sich überhaupt lohnt Dokumente zu digitalisieren.

Warum lohnt es sich Dokumente zu digitalisieren?

Digital verfügbare Dokumente sind die Voraussetzung für die Digitalisierung Ihrer  Geschäftsprozesse. Sie haben im Vergleich zum Papier viele Vorteile. Dazu zählen:

Zeitersparnis

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter müssten nur ein paar Stichworte in eine Suchmaske eingeben und schon wird Ihnen das gesuchte Dokument angezeigt. So schnell findet garantiert niemand ein Papier im Aktenschrank. Dadurch beschleunigen sich Ihre Prozesse. Ihre Angestellten können schneller arbeiten und zügig Auskunft geben, wenn Kunden Fragen haben.

Flexibilität

Ob von zu Hause aus, vom Kundentermin oder während der Geschäftsreise, auf digitale Dokumente können Sie jederzeit und von überall her zugreifen. Diese Flexibilität gehört zu einer modernen Arbeitswelt einfach dazu.

Sicherheit

Ein digitales Dokument hat keinen der Nachteile, die Papier mit sich bringen. Es verblasst nicht und kann nicht zerstört werden, da es auf einem Server gespeichert ist. Sogar jede Veränderung wird dokumentiert und versioniert, sodass höchste Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden kann. Das macht digitale Akten revisionssicher.

Umweltbewusstsein

Ein Mitarbeiter druckt durchschnittlich bis zu 50 Seiten Papier täglich aus. Das entspricht einem Verbrauch von etwa 1,2 Bäumen pro Jahr. Wenn Sie auf Papier weitgehend verzichten, dann senkt das die CO2 Bilanz Ihres Unternehmens. Das Klima und unsere Umwelt wissen es zu schätzen.

Arbeitsqualität

Nicht nur die Effizienz, sondern auch die allgemeine Qualität der Arbeit verbessert sich dank digitaler Dokumente. Lästiges Suchen und Wälzen in Akten fällt weg und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen vereinfacht sich, denn Dokumente können nun einfacher gemeinsam genutzt werden. All dies sorgt für mehr Zufriedenheit im Arbeitsalltag.

Wie funktioniert eine Scanstraße?

Eine Scanstraße ist ein Prozess zur digitalen Erfassung von papierbasierten Dokumenten. Diesen können Sie einmalig zur Digitalisierung von bestehenden Akten implementieren und dann weiter nutzen, um neu eingehende Papiere sofort digital verfügbar zu machen.

In diesen Erfassungsprozess lassen sich idealerweise auch elektronisch vorliegende Dokumente und deren automatische Extrahierung mit anbinden. Somit können beispielsweise auch E-Mail-Anhänge direkt verarbeitet und richtig abgelegt werden.

Die digitale Belegerfassung im Rahmen einer Scanstraße läuft in vier Schritten ab:

1. Vorbereitung

Der Hauptteil der zu digitalisierenden Dokumente in Unternehmen liegt im A4-Format vor. Generell können aber auch andere Papierformate, sowie Fotos und kleinere Kassenbelege gescannt werden. Alle Dokumente müssen zunächst aus Ordnern, Umschlägen, Akten und Folien herausgenommen werden. Auch Tacker- und Büroklammern, sowie Bindungen und Haftnotizen müssen entfernt werden, damit alle Seiten fehlerfrei durch den Scanner laufen können.

2. Scannen

Nun werden die Dokumente eingescannt. Der Scanner oder die Scan-Software sollte dabei in der Lage sein, Text automatisch zu erfassen und suchbar zu machen. Hierfür kommt oft Optical Character Recognition (OCR) Technologie zum Einsatz. Es existieren aber auch schon Extraktionstechnologien, die von künstlicher Intelligenz gestützt werden und dadurch noch genauer arbeiten.

3. Speicherung und Ablage

Die eingescannten Dokumente werden gespeichert und automatisch an das Dokumenten-Management-System übergeben. Dieses nimmt anhand der ausgelesenen Informationen eine Kategorisierung vor und erkennt, ob es sich bei dem Dokument beispielsweise um einen Lieferschein, eine Eingangsrechnung oder einen Vertrag handelt. Nun können Sie die Dokumente problemlos für anschließende digitale Workflows nutzen.

4. Digitaler Abruf der Dokumente

Die digitalen Dokumente lassen sich schnell und einfach abrufen. Dafür genügt es, Stichworte in eine Suchfunktion einzugeben. Da die Belege auf einem Server gespeichert sind, können sie von überall her abgerufen werden – sogar über mobile Apps oder im Offline-Modus ohne Verbindung zum Internet. Sie haben außerdem die Möglichkeit den Zugang durch unterschiedliche Zugriffsrechte zu organisieren.

Was Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung beachten sollten?

Der Erfolg Ihrer Digitalisierung steht und fällt mit der richtigen Software. Hierauf sollten Sie bei der Auswahl achten:

Einfache Handhabung

Ihre Mitarbeiter sollten schon nach einer kurzen Einweisung mit Scanner und Software problemlos arbeiten können. Eine intuitiv handhabbare Lösung minimiert Bedienfehler und wird schneller von Ihrer Belegschaft akzeptiert.

Automatische Texterkennung

Auf automatische Texterkennung durch OCR-Technologie oder künstliche Intelligenz sollten Sie nicht verzichten. Diese ist die Voraussetzung dafür, dass Ihre Dokumente durchsuchbar und einfach wieder auffindbar werden. Entweder enthält der Scanner schon dieses Feature oder die nachgelagerte Software.

Die Auswahl des Scanners

Welcher Scanner für Ihr Projekt der richtige ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Dies ist abhängig von den erwarteten Stückzahlen der zu scannenden Dokumente, sowie deren Größe und weiteren Anforderungen. Wir sind Ihnen bei der Auswahl gern behilflich. Hier können Sie mit unseren Experten Kontakt aufnehmen.

Eine Lösung für alle Dokumente

Wenn Sie separate Tools für bestimmte Arten von Dokumenten anschaffen müssen, dann verursacht dies zusätzliche Kosten und Mehraufwand. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre ausgewählte Lösung nahezu alle anfallenden Dokumente verarbeiten kann.

Anbindung an nachgelagerte Systeme

Ihre Scanstraße sollte Dokumente direkt an Ihr ERP-System (z.B. SAP) und Ihr Dokumenten-Management-System übergeben, welche die Dokumente automatisch richtig zuordnen und ablegen. Die meisten Lösungen sind mittlerweile als Web Services verfügbar, die problemlos mit anderen Applikationen interagieren und die digitalen Dokumente intern weiterreichen.

Fazit

Eine Scanstraße organisiert und erleichtert die elektronische Erfassung von Papierdokumenten immens. Einmal implementiert, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, die digitale Dokumente mit sich bringen. Schon nach kurzer Zeit werden Ihre Mitarbeiter nicht darauf verzichten wollen.

Wir bieten mit EASY Capture Plus eine umfassende Lösung für Ihre digitale Belegerfassung an. Nicht nur die Inhalte papierbasierter Dokumente werden erfasst, sondern auch die aus elektronischen Quellen wie E-Mail-Anhängen. EASY Capture Plus integriert sich nahtlos in Ihre Betriebsabläufe und übergibt die Dokumente an Ihr ERP System und natürlich auch das EASY Dokumenten-Management-System. Folgen Sie dem Link, um mehr über die digitale Belegerfassung zu erfahren.