Wie Sie Ihr Stammdatenmanagement in SAP in den Griff bekommen

Dadurch verbessern Sie die Qualität Ihrer SAP Stammdaten, es lassen sich Durchlaufzeiten reduzieren, SAP Logistikprozesse in Echtzeit überwachen sowie optimieren und es werden Personalressourcen für die eigentlich umsatzbringenden Aufgaben frei. Zudem wird die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit deutlich vereinfacht.

In vielen Unternehmen wird dieses Thema noch immer so behandelt, wie eine lästige Tätigkeit im Haushalt: Alle wissen, dass sie erledigt werden muss, aber niemand will die Ärmel hochkrempeln und loslegen. Diese Parallele legt zumindest eine Studie des Business Application Research Center (BARC) nahe. Danach hat das Stammdatenmanagement bei den meisten Entscheidern in den Unternehmen den höchsten Stellenwert, obwohl das Thema in der Unternehmenspraxis oftmals stark vernachlässigt wird.

Dabei ist Stammdatenmanagement für eine erfolgreiche Digitalisierung in Unternehmen mindestens so nützlich (und notwendig) wie der Abwasch oder das Staubwischen für ein aufgeräumtes Zuhause. Denn nur mit einem Pool aufgeräumter Stammdaten können viele Digitalisierungsinitiativen wirklich erfolgreich sein. Schließlich sind Daten die Goldnuggets der digitalen Transformation.

Saubere SAP Logistikprozesse – Es geht um Kosten

Sehen wir uns ein Beispiel aus der Praxis an: Stellen Sie sich einen mittelständischen Industrie-Anlagenbauer mit mehreren Niederlassungen und Werken in verschiedenen Ländern vor. Dieses Unternehmen benutzt fünf SAP®-Systeme, in denen Jahr für Jahr etwa 15.000 Materialstammsätze angelegt werden, die die lebensnotwendige Basis für zahlreiche Geschäftsprozesse darstellen.

Ein Bereich, in dem Stammdaten besonders wichtig sind, ist die Supply Chain. Schleichen sich in diese Stammdaten Fehler ein, was bei 15.000 Materialstammsätze pro Jahr – und einem schlechten Datenmanagement – nicht auszuschließen ist, kann das gravierende Auswirkungen auf die Prozesse in der Lieferkette haben: Verrutschte Kommastellen können Planungen in die Irre führen, ein falsch gesetzter Parameter einen komplexen Beschaffungsprozesse blockieren, eine veraltete Adresse zu Lieferengpässen führen, die die gesamte Produktion lahmlegen.

Diese Aufzählung verdeutlicht: schlechte Materialstammdaten sind kein Schönheitsfehler im System, sondern können schnell zu einem empfindlichen Kostenfaktor werden. Und das gilt nicht nur für Worst-Case-Szenarien, sondern auch für das tägliche Brot-und-Butter-Geschäft mit den Stammdaten: So wendete unser Anlagenbauer aus dem Beispiel oben im Jahr etwa 1 Million Euro an Prozesskosten für das Materialstammdatenmanagement auf.

Warum Stammdatenmanagement Probleme bereitet

Im Gegensatz zu Transaktionsdaten haben SAP Stammdaten eine zeitlich unbestimmte Lebensdauer. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Daten über ihren spezifischen Lebenszyklus hinweg korrekt gehandhabt werden. Das bedeutet: ins System eingegeben, dort gepflegt, vorgehalten und gesichert werden und am Ende gezielt gelöscht werden können.

Diese umfangreichen Anforderungen machen das Stammdatenmanagement so kompliziert. Sind die Prozesse im Unternehmen nicht in ausreichendem Maße an diese Anforderungen angepasst, zieht das unweigerlich Qualitätsprobleme nach sich: der Materialstammdatensatz ist unaufgeräumt und fehlerhaft und erweist sich bei vielen Prozessen als unzuverlässig.

Effizientes Management von SAP Stammdaten – Herausforderungen erkennen

Um zu verstehen, warum Materialstammdaten Unternehmen vor so große Probleme stellen, hilft ein Blick auf die grundsätzlichen Herausforderungen, mit denen das Stammdatenmanagement verbunden ist:

• Fehleranfälligkeit der Datenanlage. Materialstammdaten werden an vielen Stellen im Unternehmen in das System eingegeben und gepflegt. Das geschieht oftmals noch von Hand und durch unterschiedlich qualifizierte Personen. Häufig handelt es sich um normale Projektmitarbeiter aus den Abteilungen, die einen Schnellkurs in SAP absolviert haben. Mit der Komplexität des Programms sind diese schnell überfordert.
• Koordination der Datenanlage. Es gibt kaum Unternehmen, in denen alle Prozesse von A bis Z digitalisiert sind. Die Folge: Beteiligte aus unterschiedlichen Abteilungen tauschen Informationen über Daten per E-Mail oder Chat, verschiedene Dokumenttypen, am Telefon oder im direkten Gespräch aus. Das ist aufwendig, frisst Geld und vernichtet Ressourcen.
• Unklare Strukturen. Mit einem Unternehmen wandeln sich auch der Anlageprozess und die Struktur der Datenverwaltung. Mitarbeiter kommen und gehen, Bereiche werden neu aufgestellt, Standorte eröffnet oder geschlossen. Geht das Stammdatenmanagement nicht mit der Zeit und wird an diese Veränderungen angepasst, wird es ineffizient und die Qualität der Daten sinkt.
• Lange, intransparente Prozesslaufzeiten. Ein Datenmanagement mit chaotischen Abläufen blockiert irgendwann auch andere Geschäftsprozesse im Unternehmen. In der Folge zögert sich zum Beispiel die Erteilung einer Freigabe heraus und keiner weiß so recht, woran es liegt.
• Redundante Stammdaten. Es müssen nicht gleich immer falsche Daten sein, die zu Problemen führen. Auch doppelt angelegte Datensätze, wie für einen Lieferanten, der verschiedene Standorte bedient, werden schnell zum Sand im Getriebe – zum Beispiel, weil für eine Retour die veralteten Stammdaten verwendet wurden.

Wie lassen sich Materialstammdaten in SAP optimieren?

Wollen Unternehmen diese Herausforderungen angehen, müssen sie das Management ihrer Stammdaten gezielt und koordiniert verbessern. Einzelne isolierte Maßnahmen reichen dazu nach unserer Erfahrung nicht aus. Wir raten deshalb dazu, den gesamten Prozess zur Materialstammanlage zu überdenken. Fragen Sie sich, ob es unter dem Strich nicht nachhaltiger ist, die Ärmel hochzukrempeln und eine Neustrukturierung der Materialstamm-Anlageprozesse anzugehen. Die Alternative ist eine nervenaufreibende Flickschusterei, in der schlechte Prozesse in weniger schlechte Prozesse überführt werden. Wenn Sie die Optimierung Ihrer Materialstammdaten angehen, definieren Sie am besten zunächst die generelle Anforderungen, die der Prozess erfüllen soll. Dazu zählen:

• Flexibilität: Die Datenanlage sollte sich an Materialarten und den wirklichen Anforderungen orientieren, nicht umgekehrt.
• Automatisierung: Reduzieren Sie manuelle Eingaben so weit wie möglich, denn diese sind fehleranfällig und ziehen einen hohen Koordinationsaufwand nach sich.
• Geschwindigkeit: Verringern Sie die Durchlaufzeiten, damit nachgelagerte Prozesse schneller angestoßen werden können.
• Transparenz: Ein übersichtliches Monitoring aller Prozesse zeigt Ihnen Schwachstellen und Verantwortlichkeiten auf, vereinfacht die Fehlersuche und fördert Lernprozesse.

Wie Sie mit EASY Material Management Ihre Ziele umsetzen

Lassen Sie sich überzeugen von den SAP Software Lösungen für Logistikprozesse. EASY Material Management for SAP® Solutions wurde gezielt entwickelt, um die beschriebenen Probleme und Anforderungen zu adressieren. Die Softwarelösung ist komplett in SAP integriert und fügt sich nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur ein. Mit EASY Material Management können Sie Ihre Materialstammdaten im bestehenden Systemumfeld neu aufsetzen und in einen nachhaltigen Prozess überführen.

Vom Kickoff bis zum Live-Gang dauert eine Optimierung mit EASY Material Management nur etwa acht Wochen. Danach sind alle Systeme eingerichtet und ihre Mitarbeiter geschult. Am Ende dieses Zeitraums lassen sich Stammdaten einfacher und ohne Dubletten anlegen und pflegen. Als Unternehmen profitieren Sie von einer viel besseren Datenqualität mit klaren Verantwortlichkeiten und kürzeren Durchlaufzeiten beim Stammdatenmanagement. Die Frage, wer künftig den Hausputz übernimmt, hat sich damit weitgehend erledigt.

Und die Kosten?

Die Optimierung des Stammdatenmanagements mit EASY Material Management wird schnell zum „easy win“: Denn die Investitionskosten amortisieren sich durch die deutlichen Kosteneinsparungen und die erhöhte Produktivität sehr schnell. Unserem Kunden aus dem Anlagenbau mit 15.000 Materialstammsätzen pro Jahr gelang es so, seine Prozesskosten von einer Million Euro in Verbindung mit einer Migration seiner Systeme auf S4/HANA um drei Viertel zu reduzieren.