Digitales Business

„Olaf Westmeier* antwortet“: Wohin gehören Projekte zur Eingangsrechnungsverarbeitung?

„Gehören die Projekte in die IT oder in den Finanzbereich?“ Meistens höre ich diese Frage von Mitarbeitern aus der IT. Ich empfehle dann immer – augenzwinkernd formuliert – sich „weg zu ducken“ und das Projekt in der Fachabteilung zu lassen.

Ja, es macht Sinn, dass die Abteilung, die die Prozesse führt, auch bei einer Prozessänderung das Projekt führt. Nur so lassen sich im Projekt kurze Entscheidungswege tatsächlich realisieren.

„Und was ist bei der Einführung zu beachten?“ Auf jeden Fall die „Saisonarbeit“ der Finanzabteilung. Wenn es dann um die zu planende Projekteinführungszeit geht, ist ein Mitarbeiter aus der Finanzbuchhaltung der richtige Ansprechpartner, weil er die saisonalen Termine wie Wirtschaftsprüferbesuche oder Monats- und Jahresabschlüsse am besten kennt.

Bei einem großen Verkehrsdienstleister aus dem Rheinland gibt es gar eine eigene Projektmanagement-Abteilung. Sie sichert das strukturierte Vorgehen von der Anfrage über die Ausschreibung der Vertragsverhandlung bis hin zur Systemeinführung. Eine gute Lösung, wenn auch nicht für jedes Unternehmen realisierbar.

Im Projekt höre ich im Bereich „Rechnungen ohne Bestellbezug“ häufiger die Frage, ob nicht nach der letzten Freigabe der Rechnung die Buchhaltung noch einmal „drüber schauen“ sollte. Innerhalb eines Projektes ist das natürlich möglich. Ich empfehle aus Compliance-Sicht grundsätzlich, dem Vorstand ausschließlich Rechnungen zur Freigabe vorzulegen, zu der alle Details geklärt sind. Nur so kann die Führungsebene verbindliche Entscheidungen über Beträge aber auch über aufgebrachte Kontierungen treffen.

 

*Olaf Westmeier ist Key Account Manager bei der EASY SOFTWARE AG. Er berät seit 1999 Unternehmen zu Prozessen im Dokumentenumfeld und berichtet im EASY Blog über konkrete Beispiel aus seiner beruflichen Praxis.

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