STFA Construction Group
Komplexe Projekte = komplexe Dokumente
Die Zahlen machen schwindlig: STFA errichtete bereits mehr als 32 Kilometer Dämme und bewegte über die Jahre 12 Millionen Kubikmeter Sand, um dem Meer Land abzutrotzen. Allein die Brücken und Viadukte, die STFA errichtete – darunter die Neue Galatabrücke in Istanbul – summieren sich auf 90 Kilometer, die vom Konzern gegrabenen Tunnel auf 100 Kilometer. Und alle Wohn- und Nutzgebäude, bei deren Entstehung das Unternehmen Regie führte, bedecken gemeinsam eine Fläche von 1,7 Millionen Quadratmetern.
Das Dokumenten-Management der EASY für den perfekten Brückenschlag
Wenn Fußballfans aus aller Welt im Jahr 2022 ins Emirat Katar reisen, um ihren Idolen zuzujubeln und jedes Tor zu feiern wie den Titel, können viele mit der neuen „Gold Line“ zum Stadion in Doha fahren. Die Metro-Strecke in der Hauptstadt des Wüstenstaats entsteht eigens für das Großereignis. Unter Mitwirkung der STFA, eines der führenden Entwickler, Planer und Umsetzer von Bauprojekten in Nahost und Nordafrika. Um die schiere Komplexität dieses und ähnlicher Großprojekte zu managen, setzt STFA auf EASY SOFTWARE.
Im Jahr 1938 gründeten zwei türkische Ingenieure das Unternehmen STFA. Weltweit anerkannte Brücken wollten sie errichten und andere Bauwerke. Heute ist die Vision der beiden Gründer, deren Initialen den Firmennamen prägen – Sezai Türkes und Feyzi Akkaya – längst Wirklichkeit. In der MENA-Region (Middle East and North Africa) zählt STFA zu den führenden Adressen, wenn es um Mammutprojekte geht.
Das Unternehmen versteht sich als Full-Service-Dienstleister, unterhält Niederlassungen unter anderem in Katar, Dubai, Libyen, Tunesien und China sowie eine Vielzahl an Tochterfirmen, mit denen es jedes Projekt schlüsselfertig abliefern kann. Von der geologischen Analyse über die Entwicklung und Planung bis hin zur Durchführung: Unter der Regie der STFA entstehen längst nicht mehr nur Brücken, sondern auch Straßen, Tunnel, Wohnanlagen, Hotels, Krankenhäuser, Flughäfen, Dämme, Häfen, Wasseraufbereitungsanlagen, Stromtrassen und sogar Kraftwerke oder Pipelines. Im Grunde gibt es nichts, was die STFA nicht bauen kann – oder nicht bereits gebaut hat. Europaweite Beachtung fand zuletzt der MelenBosporus-Tunnel: Durch ihn werden die Bewohner im europäischen Teil Istanbuls mit Wasser aus dem Fluss Melen versorgt, der auf der asiatischen Seite des Bosporus liegt. Der Tunnel verläuft in einer Tiefe von 135 Metern unter dem Meeresspiegel – eine ingenieurstechnische Meisterleistung.
Dank EASY SOFTWARE haben wir nicht nur an unternehmerischer Sicherheit gewonnen, sondern bereits viel Geld gespart.“
Mehmet Timuçin Erdoğu IT-Leiter STFA
Projekte wie dieses erfordern nicht nur eine minutiöse Planung. Sie benötigen insbesondere absolute Transparenz und eine perfekte Ablage, denn die Dokumente, die während jedes einzelnen Vorhabens anfallen – Planungsunterlagen, Zeitpläne, geologische Studien, Anträge, Bewilligungen, Prüfungs- und Abnahmeunterlagen, Lieferantenverträge und -vereinbarungen, und vieles, vieles mehr erreichen schnell ein Ausmaß, das mit reinen Papierarchiven und ohne digitalen Workflow kaum noch zu managen ist. Zumal insbesondere in der Baubranche extremer Termindruck herrscht und selbst bei hervorragender Planung höchste Flexibilität in der Umsetzung gefordert ist.
Das wurde Ende der ersten Dekade im neuen Millennium besonders deutlich: STFA hatte viele Ausschreibungen gewonnen und wuchs schneller als je zuvor in der über 70-jährigen Firmengeschichte. STFA IT-Leiter Mehmet Timuçin Erdogu erinnert sich: „Noch 2007 waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Bauunternehmungen gut elf Millionen Personenstunden im Einsatz. 2008 betrug diese Zahl bereits knapp 18,5 Millionen und stieg 2009 nochmals auf 26 Millionen. Uns war klar: Um dieses Wachstum kontrolliert zu gestalten und zu gewährleisten, dass Projekte transparent ablaufen, dass erfolgskritisches Wissen und relevante Informationen jederzeit schnell für die Menschen verfügbar sind, die sie benötigen, musste ein entsprechendes System her. Wir gingen auf die Suche nach einem leistungsfähigen Dokumenten-Management.“
Projektinformationen
EASY SOFTWARE sticht 29 Konkurrenten aus
Bei der Suche ging STFA ebenso geplant zu Werke wie beim Bau eines neuen Hafens: In einer ersten Runde identifizierte Erdogus Bereich dreißig potenzielle Kandidaten und nahm ihre Produkte unter die Lupe. „Für uns gab es dabei ein Knock-out-Kriterium“, so der IT-Spezialist: Die Lösung musste einfach und flexibel sein, um in unserem oft hektischen Alltag bestehen zu können.“ So entstand eine Shortlist von vier Firmen, die ihre Produkte präsentieren durften. STFA sprach in der Phase mit Referenzkunden der infrage kommenden Anbieter – darunter auch die EASY SOFTWARE Kunden Hayat und Toyota Tsusho. In die Endrunde schafften es zwei Firmen, eine davon EASY SOFTWARE aus Mülheim an der Ruhr. STFA bat nun um eine „Live Demo“. Der Clou: Um die Flexibilität des Produktes zu prüfen, änderte STFA in letzter Sekunde das Szenario für die Live-Vorführung. Nur EASY SOFTWARE konnte die kurzfristige Änderung umsetzen – damit war die Wahl getroffen.
DMS managt Daten unterschiedlichster Art und Herkunft
Heute unterstützt das Dokumenten-Management von EASY SOFTWARE das Unternehmen STFA in der Bewältigung internationaler Projekte. Alle relevanten Dokumente der Bauprojekte des Konzerns bildet es in einer vorab gemeinsam mit STFA definierten Struktur in digitalen Akten ab. Unmittelbar nach dem Scannen von Papierdokumenten erkennt das System dabei automatisch, in welchen „Aktenordner“ welches Schriftstück gehört und legt es dort revisionssicher ab. Darüber hinaus ermöglicht es den direkten Export wichtiger Dokumente und E-Mails aus der E-Mail-Anwendung des Unternehmens sowie aus Microsoft Office-Umgebung oder Druckströmen.
Ein Vorzug der Komplettlösung: Alle EASY SOFTWARE-Module sind optimal aufeinander abgestimmt und arbeiten perfekt zusammen. Sonderanpassungen oder Individuallösungen waren bei der Implementierung nur in äußerst geringem Umfang notwendig. Lediglich die Benutzeroberfläche galt es, möglichst funktional und nutzerfreundlich an die Gewohnheiten der User vor Ort anzupassen.
Dank einer übersichtlichen Struktur und umfangreicher Recherchemöglichkeiten stehen Daten zu jedem wichtigen Großprojekt nun jedem, der über die entsprechende Berechtigung verfügt, binnen kürzester Zeit zur Verfügung. Die Reaktionsfähigkeit des Konzerns hat sich bereits verbessert. „Mehr als 14 internationale Großprojekte laufen derzeit, die meisten davon in der MENA-Region. Jedes Vorhaben stellt unterschiedliche Anforderungen an unsere Mitarbeiter. Mit Hilfe der EASY Lösungen sind wir nun in der Lage, innerhalb von nur drei bis vier Werktagen alle Anforderungen des entsprechenden Projektes zu analysieren und eine Lösung zu entwickeln.“
Neben den Daten aus den Bauprojekten migrierte man übrigens bereits Dokumente aus dem Vertrags- und Risiko-Management, der Personalplanung und den Gesundheits- und Sicherheitsanwendungen des Unternehmens in die EASY Lösung. Als äußerst nützlich erweist sich zudem die SAP-Integration. „Die EASY Lösung verfügt über eine SAP-zertifizierte Schnittstelle, für uns als SAP-Anwender ein klarer Mehrwert, denn beide Systeme tauschen äußerst verlässlich Daten aus“, so Erdogu.
Software von EASY vielseitig einsetzbar
Die EASY SOFTWARE-Erfolgsgeschichte im Hause STFA geht weiter: „Dank EASY SOFTWARE haben wir nicht nur an unternehmerischer Sicherheit gewonnen, sondern bereits viel Geld gespart“, so Erdogu. „Aktuell setzen wir Software von EASY in unserer Bau-Sparte ein. Hier arbeiten wir derzeit an einer mobilen Lösung, die unsere Mitarbeiter im Projekteinsatz unterstützt – wo auch immer das Projekt sie hinführt. Doch wir werden definitiv weitere Lösungen implementieren – auch in anderen Unternehmensbereichen. Denn wir haben festgestellt, dass Software von EASY eine ideale Plattform nicht nur für das Dokumenten-Management ist, sondern gleichzeitig ein hervorragendes Archiv- und Workflow-System bereitstellt.“