Digitale Wareneingangskontrolle: für nahtloses P2P mit Überblick in SAP^®

Wir bringen Sie auf Flughöhe, verleihen digitale Flügel

Der Wareneingang und die Wareneingangskontrolle zählen zu den kritischen Stellen im Beschaffungsprozess: Viele Unternehmen setzen an dieser Stelle noch auf papierbasierte Lieferscheine und haben mit den typischen Dunkelfeldern zu kämpfen. Einfache Fragen zum Bestellstatus à la „wo ist die Ware in welcher Menge und in welcher Qualität eingegangen“ lassen sich anhand papierener Lieferscheine nicht in der gebotenen Zeit beantworten – gerade für dezentrale Organisationen mit mehreren Standorten stellt dies eine Herausforderung dar. Denn: Nachgelagerte und für ein Unternehmen entscheidende Prozesse, z. B. im Rechnungsverarbeitungsprozess oder gar in der Produktion, laufen dann Gefahr, ins Stocken zu geraten.

Machen Sie es sich mit EASY Delivery Notes for SAP^® Solutions leicht und lehnen Sie sich zurück. Denn unsere Lösung verleiht ihrem Unternehmen und Mitarbeitern die nötige Flughöhe, um jeden Lieferschein mit der digitalen Wareneingangskontrolle im nun digitalen Wareneingang im Blick zu behalten.

Vorteile der digitalen Wareneingangskontrolle auf einen Blick

Transparenz:
Alles im Blick: Monitoring der Warenlieferungen. Wann wurde wo, was, in welcher Menge und zu welchem Preis geliefert
Sicherheit:
Durch Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Berechtigungen
Schnellere Durchlaufzeiten
Durch maximalen Automatisierungsgrad im digitalen Wareneingang mit integrierter Prozesssteuerung

Einkaufssicherheit:
Durch Überwachung aller Lieferungen und Lieferscheine in der digitalen Wareneingangskontrolle – die entstandene Transparenz ermöglicht jederzeit einen stets aktuellen Überblick
Umweltfreundlich:
Verzicht auf Papier und Aktenordner
Kostenersparnis:
Schlanke Prozesse; Fristen für in Aussicht gestellte Skonti sowie eventuell Mahnfristen immer im Visier – so bringt die Wareneingangskontrolle durch den digitalen Lieferschein enorme Effizienzgewinne in den Folgeprozessen, z.B. für den Rechnungseingang.

Die 3 Schritte der digitalen Wareneingangskontrolle

Empfang der Ware – Scan-in der Lieferscheine

Im nunmehr digitalen Wareneingang übergeben Sie die Positionen der erhaltenen Ware verlässlich Ihrer ERP-Software. Ein einfaches und sicheres Erfassen von Lieferscheinen per Scan-in durch den intelligenten Belegleser von EASY Delivery Notes ist das Gebot der Stunde. So funktioniert die digitale Wareneingangskontrolle – und auf fehlerträchtige, manuelle Eingaben verzichten Sie mit EASY Delivery Notes. Falls Bestellbezug vorhanden, findet automatisch eine Prüfung der Positionsdaten des nun digitalen Lieferscheins (Warenbegleitschein) statt. Abweichungen zur ursprünglichen Bestellung werden deutlich hervorgehoben.

Fehlerhafte Lieferungen: schnell erkannt durch die digitale Wareneingangskontrolle

Auch im Lager verlangt das Tagesgeschäft Geschwindigkeit und Präzision. Folgende Fragen will man bei Wareneingang sofort beantwortet wissen: „Wurde die Ware am richtigen Lieferort zugestellt?“, „wurde in den erwarteten Losgrößen geliefert?“ und „stimmen Menge und Qualität der bestellten Ware mit der Lieferung überein?“ etc. Hier steht die digitale Wareneingangskontrolle mit EASY Delivery Notes Rede und Antwort: Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferung erkennt EASY Delivery Notes for SAP Solutions anhand des digitalen Lieferscheins sofort. Bei Bedarf treten Sie in Kontakt mit dem Lieferanten – direkt aus Delivery Notes, festgestellte Differenzen werden dabei mit übergeben.

Freie Fahrt für nachgelagerte Prozesse

Das automatische Zuordnen von Lieferscheinen zu Bestellvorgängen gehört in der digitalen Wareneingangskontrolle eben „nur“ zur Pflicht. Nachgelagerte Prozesse, wie z.B. das Verarbeiten und Buchen von Eingangsrechnungen, stellen die Kür dar. An dieser Stelle spielt EASY Delivery Notes for SAP Solutions seine Stärken aus: Die nahtlose Erweiterung um BANF, Bestellwesen, Auftragsbestätigungen, Eingangsrechnungsbearbeitung und Vertragsmanagement ist im Handumdrehen möglich.

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Der Purchase-to-Pay-Prozess
unter der Lupe

Erfahren Sie in diesem Whitepaper, wie Sie das Maximum an Effizienz aus dem Purchase-to-pay-Prozess herausholen und somit unternehmensweite Transparenz herstellen. Der digitale Wareneingang bildet dabei eines der wichtigen Bindeglieder.

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Potenziale der elektronischen Wareneingangskontrolle entdecken

EASY Delivery Notes for SAP Solutions bildet eines der zentralen Elemente des Purchase-to-pay-Prozesses. Gerade der digitale Wareneingang stellt nicht nur die Schnittstelle zu vor- und nachgelagerten Prozessen dar, sondern zeigt sich auch als Ankerpunkt: Hier beantwortet sich die Frage, was ist in welcher Menge und Qualität geliefert worden. Einkaufsorganisationen sehen sich in den meisten Fällen allein schon aufgrund des Liefer-Aufkommens vor die Herausforderung gestellt, den Überblick über papierene Lieferscheine zu behalten. Wie hilft Ihnen EASY Delivery Notes mit der digitalen Wareneingangskontrolle im Tagesgeschäft?

Manuelle Tätigkeiten minimieren

Reduzieren Sie manuelle Eingriffe während der Wareneingangskontrolle auf ein Minimum. Der intelligente Belegleser von EASY Delivery Notes überzeugt durch seine extrem hohe Lesegenauigkeit. Der Scan-in übernimmt alle Daten des Lieferscheins und übergibt sie in strukturierter Weise an das führende System. Damit gewinnen Sie an Transparenz.

Prozesszeiten verkürzen

Natürlich verringern Sie mit der digitalen Wareneingangskontrolle auch die Zeitdauer für den Wareneingang – durch die integrierte Steuerung nachgelagerter Prozessschritte. Auftrag-Splits bei Teillieferungen und Retouren stoßen Sie ebenfalls in der Delivery Notes-Anwendung an, die natürlich auch auf mobilen Enderäten nutzbar ist.

Maximale Prozesstransparenz

Erhöhen Sie die Prozesstransparenz im Wareneingang ebenso wie in vor- und nachgelagerten Prozessen. EASY Delivery Notes for SAP bietet Ihnen aussagekräftige Dashboards fürs tägliche Monitoring. So behalten Sie die Übersicht und haben alle wichtigen Zahlen, Daten und Fakten immer auf einen Blick parat.

Praktische Suche

Durch die praktische Suchfunktion in EASY Delivery Notes for SAP Solutions finden Sie Ihre Lieferscheine immer mit einem Mausklick wieder. Filterung und Sortierung nach Fälligkeit, Lieferant, Lieferdatum etc. sind natürlich ebenso möglich.

Keine Dubletten

Vermeiden Sie das verbreitete Problem der Mehrfacherfassung von Lieferscheinen. EASY Delivery Notes prüft automatisch auf doppelte Belege. So vermeiden Sie mögliche Doppelzahlungen und weiter daraus resultierende Schwierigkeiten.

Fragen zur digitalen Wareneingangskontrolle? Wir haben die Antworten.

Wie hilft mir EASY Delivery Notes bei der Kostenreduktion im Wareneingang?

Wareneingänge werden mit EASY Delivery Notes schnell und effizient bestehenden Beschaffungsvorgängen zugeordnet. Dabei werden Wareneingänge unmittelbar mit vereinbarten Informationen (Liefermenge, Lieferkonditionen etc.) abgeglichen. Aufwändiges Prüfen und manuelles Suchen und Zuordnen entfallen somit.

Mit welchen SAP ERP-Systemen können Integrationen realisiert werden?

SAP Fiori Launchpad (On-Premises oder SAP Cloud Platform) mit SAP Fiori Libraries
SAP NetWeaver > 7.40 (Patchlevel nicht älter als ein 1 Jahr)
SAP Fiori Version > 1.52

Wie hilft EASY Delivery Notes for SAP Solutions, den Überblick zu behalten?

Wareneingänge werden mit EASY Delivery Notes schnell und effizient bestehenden Beschaffungsvorgängen zugeordnet. Dabei werden Wareneingänge unmittelbar mit vereinbarten Informationen (Liefermenge, Lieferkonditionen etc.) abgeglichen. Damit haben die Verantwortlichen bei der Wareneingangskontrolle stets den Überblick über erfolgte und offene Lieferungen.

Beherrscht Delivery Notes den Umgang mit Auftrags-Splits bei Teillieferungen?

Ja. Delivery Notes beherrscht im Wareneingang den Umgang mit Auftrag-Splits.

Kann ich das Delivery Notes-System auch auf mobilen Geräten (Smartphones/Tablets) nutzen?

Ja.

Warum sollte ich Lieferscheine aufbewahren?

Lieferscheine belegen den Wareneingang und damit im Idealfall die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrages durch den Lieferanten. Gleichzeitig dokumentiert der Lieferschein aber auch Abweichungen hinsichtlich Liefermenge, Lieferumfang und/oder Qualität der Lieferung (z.B. Beschädigung). Ein wichtiger Punkt während der Wareneingangskontrolle. Damit bilden Lieferscheine wichtige Elemente des Gesamtvorgangs ab und unterliegen daher auch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

Was muss auf einem Lieferschein draufstehen?

Die Angaben auf Lieferscheinen unterliegen keinen gesetzlichen Vorgaben
Lieferschein stellt die Verbindung dar zwischen Ware, Versand und Rechnung
Durch den Warenbegleitschein, alltagssprachlich auch als Lieferschein bezeichnet, stellt der Kunde fest, um welche Bestellung es sich hier handelt. Vor allem in Unternehmen mit einem hohen Lieferaufkommen hilft der Warenbegleitschein, während der Wareneingangskontrolle den Überblick zu wahren. So ein Warenbegleitschein kann auch gleichzeitig die Packliste sein. Mitarbeiter im Versand und im Lager überprüfen die Angaben auf dem Lieferschein, indem sie alles abhaken, was im Paket ist.
Es besteht keine gesetzliche Pflicht der Warenlieferung einen Lieferschein beizulegen. Somit bestehen auch Pflichtangaben für den Warenbegleitschein.
Empfehlung: Die Angaben auf Lieferscheinen orientieren sich an dessen Funktionen. Jener unterstützt Kunden, die Bestellung der Rechnung zuzuordnen. Hilfreiche Angaben des Warenbegleitscheins:
- Absender und Empfänger der Lieferung
- Versand- und Lieferdatum
- eine Lieferscheinnummer und/oder auf welche Rechnungsnummer sich der Lieferschein bezieht
- eine Auflistung der gelieferten Waren mit gängiger Bezeichnung und wichtigen Angaben dazu (zum Beispiel bei einer Lieferung Fliesen: die Mengenangabe, den Herstellernamen, die Farbe und das Format). Mit diesen Angaben lässt sich überprüfen, ob Bestellung und Lieferung übereinstimmen.
- Angaben zur Versandart bzw. zum Transport-Unternehmen
- Eigentumshinweis

Welche Felder liest EASY Delivery Notes for SAP Solutions aus?

Kopfdaten des Lieferscheins:
- Lieferant
- Empfänger der Lieferung
- Versanddatum und Lieferdatum
- Lieferscheinnummer
- Referenz zur Bestellung
Positionsdaten des Lieferscheins:
- Positionsnummer
- Artikelnummer
- Artikel-Bezeichnung
- Mengeneinheit
- Menge
Weitere Felder können leicht definiert werden

Unterstützt EASY Delivery Notes for SAP Solutions andere Applikationen aus dem Purchase-to-Pay-Bereich?

EASY Delivery Notes for SAP Solutions past sich nahtlos in den Purchase-to-Pay Prozess ein. Damit wird ein durchgängiger Ablauf und Belegfluss von der Bedarfsmeldung über Angebotseinholung, Bestellung, Bestellbestätigung und Lieferung bis zum Rechnungseingang ermöglicht.
Dabei harmoniert EASY Delivery Notes for SAP Solutions hervorragend mit den weiteren SAP-integrierten Lösungen EASY Order Confirmation for SAP Solutions, EASY Invoice Management for SAP Solutions und EASY Contract Management for SAP Solutions.

Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?

Stellt der Lieferschein auch einen Buchungsbeleg dar, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht
Gemäß GoB beträgt die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen aus dem laufenden Geschäftsbetrieb wie Angebote oder Lieferscheine 6 Jahre
Lieferscheine, die nach Erhalt oder Versand der Rechnung keine weitere Bedeutung haben, dürfen entsorgt werden, sofern sie nach dem 1. Januar 2017 geschrieben wurden. Dies war der Stichtag für das Bürokratieentlastungsgesetz. Für ältere Lieferscheine gelten noch die alten Regelungen.

Um diesen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, bietet sich als Archivierungsoftware EASY Archive an.

Dank EASY konnte die Durchlaufzeit einer Rechnung in unserem
Unternehmen von vormals einigen Tagen auf wenige Minuten reduziert werden.

Ulrich Fey, Fachbereichsleiter IT + Services der Mediengruppe Klambt

Referenzen

Mit über 125 Jahren ist Hertha BSC nicht gerade ein Digital Native. Damit das Rechnungswesen noch effizienter wird, zählt die Buchhaltung des Hertha BSC auf EASY Invoice.

Ein schnelles und komplexes Wachstum macht sich in allen Abteilungen bemerkbar. So auch in der Finanzabteilung.

Für Loparex installierte die EASY SOFTWARE die elektronische Eingangsrechnungs-Lösung EASY Invoice – mit dem Ziel: Transparenz an allen Standorten & beschleunigte Rechnungsbearbeitung.