Digitale Waren­eingangs­kontrolle: für nahtloses P2P mit Überblick in SAP®

Wir bringen Sie auf Flughöhe.

Die Wareneingangskontrolle und der Wareneingang zählen zu den kritischen Stellen im Beschaffungsprozess: Viele Unternehmen setzen an dieser Stelle noch auf papierbasierte Lieferscheine und haben mit den typischen Dunkelfeldern zu kämpfen. Einfache Fragen zum Bestellstatus à la „wo ist die Ware in welcher Menge und in welcher Qualität eingegangen“ lassen sich anhand papierener Lieferscheine nicht in der gebotenen Zeit beantworten – gerade für dezentrale Organisationen mit mehreren Standorten stellt dies eine Herausforderung dar. Denn: Nachgelagerte und für ein Unternehmen entscheidende Prozesse, z. B. im Rechnungsverarbeitungsprozess oder gar in der Produktion, laufen dann Gefahr, ins Stocken zu geraten.

Im Wareneingang spielt die elektronische Bedarfsanforderung weiteres Optimierungspotential aus: Lieferschein und Rechnungen bekommen einen Kontext.

Vorteile der digitalen Wareneingangskontrolle in SAP®

Machen Sie es sich mit EASY Delivery Note for SAP® Solutions leicht und lehnen Sie sich zurück. Denn unsere Lösung verleiht ihrem Unternehmen und Mitarbeitern die nötige Flughöhe, um jeden Lieferschein mit der digitalen Wareneingangskontrolle im nun digitalen Wareneingang im Blick zu behalten.

  • Transparenz: Monitoring der Warenlieferungen – wann wurde wo, was, in welcher Menge und zu welchem Preis geliefert
  • Sicherheit: Durch Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Berechtigungen
  • Schnellere Durchlaufzeiten: Durch maximalen Automatisierungsgrad im digitalen Wareneingang mit integrierter Prozesssteuerung
  • Einkaufssicherheit: Durch Überwachung aller Lieferungen und Lieferscheine in der digitalen Wareneingangskontrolle – die entstandene Transparenz ermöglicht jederzeit einen stets aktuellen Überblick
  • Umweltfreundlich: Verzicht auf Papier, Aktenordner und Aktenräume
  • Kostenersparnis durch schlanke Prozesse: Fristen für in Aussicht gestellte Skonto- sowie Mahnfristen immer im Visier – so bringt die Wareneingangskontrolle in SAP® durch den digitalen Lieferschein enorme Effizienzgewinne in den Folgeprozessen, z.B. für den Rechnungseingang.

Die 3 Schritte der digitalen Wareneingangskontrolle

Empfang der Ware – Scan-in der Lieferscheine

Im nunmehr digitalen Wareneingang übergeben Sie die Positionen der erhaltenen Ware verlässlich Ihrer ERP-Software. Ein einfaches und sicheres Erfassen von Lieferscheinen per Scan-in durch den intelligenten Belegleser von EASY Delivery Note ist das Gebot der Stunde. So funktioniert die digitale Wareneingangskontrolle – und auf fehlerträchtige, manuelle Eingaben verzichten Sie mit EASY Delivery Note. Falls Bestellbezug vorhanden, findet automatisch eine Prüfung der Positionsdaten des nun digitalen Lieferscheins (Warenbegleitschein) statt. Abweichungen zur ursprünglichen Bestellung werden deutlich hervorgehoben.

Fehlerhafte Lieferungen: schnell erkannt durch die digitale Wareneingangskontrolle

Auch im Lager verlangt das Tagesgeschäft Geschwindigkeit und Präzision. Folgende Fragen will man bei Wareneingang sofort beantwortet wissen: „Wurde die Ware am richtigen Lieferort zugestellt?“, „wurde in den erwarteten Losgrößen geliefert?“ und „stimmen Menge und Qualität der bestellten Ware mit der Lieferung überein?“ etc. Hier steht die digitale Wareneingangskontrolle mit EASY Delivery Note Rede und Antwort: Abweichungen zwischen Bestellung und Lieferung erkennt EASY Delivery Note for SAP Solutions anhand des digitalen Lieferscheins sofort. Bei Bedarf treten Sie in Kontakt mit dem Lieferanten – direkt aus Delivery Note, festgestellte Differenzen werden dabei mit übergeben.

Freie Fahrt für nachgelagerte Prozesse

Das automatische Zuordnen von Lieferscheinen zu Bestellvorgängen gehört in der digitalen Wareneingangskontrolle eben „nur“ zur Pflicht. Nachgelagerte Prozesse, wie z.B. das Verarbeiten und Buchen von Eingangsrechnungen, stellen die Kür dar. An dieser Stelle spielt EASY Delivery Note for SAP® Solutions seine Stärken aus: Die nahtlose Erweiterung um die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen, Eingangsrechnungen und das Vertragsmanagement ist im Handumdrehen möglich.

Potenziale der elektronischen Wareneingangskontrolle entdecken

EASY Delivery Note for SAP® Solutions bildet eines der zentralen Elemente des Purchase-to-pay-Prozesses. Gerade die digitale Wareneingangskontolle von Lieferscheinen stellt nicht nur die Schnittstelle zu vor- und nachgelagerten Prozessen dar, sondern zeigt sich auch als Ankerpunkt: Hier beantwortet sich die Frage, was ist in welcher Menge und Qualität geliefert worden. Einkaufsorganisationen sehen sich in den meisten Fällen allein schon aufgrund des Liefer-Aufkommens vor die Herausforderung gestellt, den Überblick über papierene Lieferscheine zu behalten. Wie hilft Ihnen EASY Delivery Note mit der digitalen Wareneingangskontrolle im Tagesgeschäft?

Manuelle Tätigkeiten minimieren

Reduzieren Sie manuelle Eingriffe während der Wareneingangskontrolle auf ein Minimum. Der intelligente Belegleser von EASY Delivery Note überzeugt durch seine extrem hohe Lesegenauigkeit. Der Scan-in übernimmt alle Daten des Lieferscheins und übergibt sie in strukturierter Weise an das führende System. Damit gewinnen Sie an Transparenz.

Praktische Suche

Durch die praktische Suchfunktion in EASY Delivery Note for SAP Solutions finden Sie Ihre Lieferscheine immer mit einem Mausklick wieder. Die Filterung und Sortierung nach Fälligkeit, Lieferant, Lieferdatum etc. sind natürlich ebenso möglich.

Prozesszeiten verkürzen

Natürlich verringern Sie mit der digitalen Wareneingangskontrolle auch die Zeitdauer für den Wareneingang – durch die integrierte Steuerung nachgelagerter Prozessschritte. Auftrag-Splits bei Teillieferungen und Retouren stoßen Sie ebenfalls in der Delivery Note-Anwendung an, die natürlich auch auf mobilen Endgeräten nutzbar ist.

Keine Dubletten

Vermeiden Sie das verbreitete Problem der Mehrfacherfassung von Lieferscheinen. EASY Delivery Note prüft automatisch auf doppelte Belege. So vermeiden Sie mögliche Doppelzahlungen und weiter daraus resultierende Schwierigkeiten.

Maximale Prozesstransparenz

Erhöhen Sie die Prozesstransparenz im Wareneingang ebenso wie in vor- und nachgelagerten Prozessen. EASY Delivery Note for SAP bietet Ihnen aussagekräftige Dashboards für das tägliche Monitoring. So behalten Sie die Übersicht und haben alle wichtigen Zahlen, Daten und Fakten immer auf einen Blick parat.

Fragen zur digitalen Wareneingangskontrolle in SAP®

Wie hilft mir EASY Delivery Note for SAP® Solutions bei der Kostenreduktion im Wareneingang?

Wareneingänge werden mit EASY Delivery Note schnell und effizient bestehenden Beschaffungsvorgängen zugeordnet. Dabei werden Wareneingänge unmittelbar mit vereinbarten Informationen (Liefermenge, Lieferkonditionen etc.) abgeglichen. Aufwändiges Prüfen und manuelles Suchen und Zuordnen entfallen somit.

Mit welchen SAP ERP-Systemen können Integrationen realisiert werden?

  • SAP Fiori Launchpad (On-Premises oder SAP Cloud Platform) mit SAP Fiori Libraries
  • SAP NetWeaver > 7.40 (Patchlevel nicht älter als ein Jahr)
  • SAP Fiori Version > 1.71

Wie hilft EASY Delivery Note for SAP Solutions, den Überblick zu behalten?

Wareneingänge werden mit EASY Delivery Note schnell und effizient bestehenden Beschaffungsvorgängen zugeordnet. Dabei werden Wareneingänge unmittelbar mit vereinbarten Informationen (Liefermenge, Lieferkonditionen etc.) abgeglichen. Damit haben die Verantwortlichen bei der Wareneingangskontrolle stets den Überblick über erfolgte und offene Lieferungen.

Beherrscht Delivery Note den Umgang mit Auftrags-Splits bei Teillieferungen?

Ja. EASY Delivery Note for SAP Solutions beherrscht im Wareneingang den Umgang mit Auftrag-Splits.

Kann ich das Delivery Note-System auch auf mobilen Geräten (Smartphones/Tablets) nutzen?

Ja. Wir unterstützen iOS und Android in aktuellen Versionen.

Warum sollte ich Lieferscheine aufbewahren?

Lieferscheine belegen den Wareneingang und damit im Idealfall die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrages durch den Lieferanten. Gleichzeitig dokumentiert der Lieferschein aber auch Abweichungen hinsichtlich Liefermenge, Lieferumfang und/oder Qualität der Lieferung (z.B. Beschädigung) – ein wichtiger Punkt während der Wareneingangskontrolle. Damit bilden Lieferscheine wichtige Elemente des Gesamtvorgangs ab und unterliegen daher auch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

Was muss auf einem Lieferschein enthalten?

  • Die Angaben auf Lieferscheinen unterliegen keinen gesetzlichen Vorgaben
  • Lieferschein stellt die Verbindung dar zwischen Ware, Versand und Rechnung
    Durch den Warenbegleitschein, alltagssprachlich auch als Lieferschein bezeichnet, stellt der Kunde fest, um welche Bestellung es sich hier handelt. Vor allem in Unternehmen mit einem hohen Lieferaufkommen hilft der Warenbegleitschein, während der Wareneingangskontrolle den Überblick zu wahren. So ein Warenbegleitschein kann auch gleichzeitig die Packliste sein. Mitarbeiter im Versand und im Lager überprüfen die Angaben auf dem Lieferschein, indem sie alles abhaken, was im Paket ist.
  • Es besteht keine gesetzliche Pflicht der Warenlieferung einen Lieferschein beizulegen. Somit bestehen auch keine Pflichtangaben für den Warenbegleitschein.
  • Empfehlung: Die Angaben auf dem Lieferschein orientieren sich an dessen Funktionen. Jener unterstützt Kunden, die Bestellung der Rechnung zuzuordnen. Hilfreiche Angaben des Warenbegleitscheins:
    • Absender und Empfänger der Lieferung
    • Versand- und Lieferdatum
    • eine Lieferscheinnummer und/oder auf welche Rechnungsnummer sich der Lieferschein bezieht
    • eine Auflistung der gelieferten Waren mit gängiger Bezeichnung und wichtigen Angaben dazu; zum Beispiel bei einer Lieferung Fliesen: die Mengenangabe, den Herstellernamen, die Farbe und das Format.  Mit diesen Angaben lässt sich überprüfen, ob Bestellung und Lieferung übereinstimmen.
    • Angaben zur Versandart bzw. zum Transport-Unternehmen
    • Eigentumshinweis

Welche Felder liest EASY Delivery Note for SAP Solutions aus?

  • Kopfdaten des Lieferscheins:
    • Lieferant
    • Empfänger der Lieferung
    • Versanddatum und Lieferdatum
    • Lieferscheinnummer
    • Referenz zur Bestellung
  • Positionsdaten des Lieferscheins:
    • Positionsnummer
    • Artikelnummer
    • Artikel-Bezeichnung
    • Mengeneinheit
    • Menge
  • Weitere Felder können leicht definiert werden

Unterstützt EASY Delivery Note for SAP Solutions andere Applikationen aus dem Purchase-to-Pay-Bereich?

EASY Delivery Note for SAP Solutions passt sich nahtlos in den Purchase-to-Pay-Prozess ein. Damit wird ein durchgängiger Ablauf und Belegfluss von der Bedarfsmeldung über Angebotseinholung, Bestellung, Bestellbestätigung und Lieferung bis zum Rechnungseingang ermöglicht.

Dabei harmoniert EASY Delivery Note for SAP Solutions hervorragend mit den weiteren SAP-integrierten Lösungen EASY Order Confirmation for SAP Solutions, EASY Invoice Management for SAP Solutions und EASY Contract Management for SAP Solutions.

Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?

  • Stellt der Lieferschein auch einen Buchungsbeleg dar, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren
  • Stellt der Lieferschein einen Handels-/Geschäftsbrief dar (d.h. er wird als Warenbegleitschein, Frachtbrief oder Packliste genutzt), gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren
  • Die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen aus dem laufenden Geschäftsbetrieb wie Angebote oder Lieferscheine 6 Jahre
  • Lieferscheine, die nach Erhalt oder Versand der Rechnung keine weitere Bedeutung haben, dürfen entsorgt werden, sofern sie nach dem 1. Januar 2017 geschrieben wurden. Dies war der Stichtag für das Bürokratieentlastungsgesetz. Für ältere Lieferscheine gelten noch die alten Regelungen.

Um diesen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen, bietet sich als Archivierungsoftware EASY Archive an.

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Referenz-Kunden
  • Bei Verkaufstransaktionen oder im Falle von Rechtsangelegenhei­ten ist es ein immenser Vorteil, wenn die Papiere nicht landesweit in den Forstbetrieben verteilt sind, son­dern zentral vorliegen.

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  • Bei SSI Schäfer Shop GmbH, eines der führenden Versandhändler im Bereich Büroausstattungen in Europa, gehen 800 Rechnungen pro Tag ein. Die Menge stellt buchhalterisch eine Herausforderung dar. Egal, ob Rechnungen per Mail oder Post ankommen, sie müssen direkt ins SAP ERP-System übertragen werden.

    Die ganze Story

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