Archivierung in SAP® für mehr Flow bei der Arbeit

Die Archivierung in SAP® ist das Rückgrat für all Ihre dokumentenintensiven Geschäftsprozesse. Egal, auf welche Art ein Dokument ins Unternehmen kommt, ob per E-Mail, Scan oder per PDF, Ihr SAP®-Archivsystem bündelt sämtliche Informationen und Dokumente revisionssicher und wiederauffindbar. Machen Sie Schluss mit langer Suche nach der letzten Rechnung oder der Gehaltsabrechnung. Vertrauen Sie dem Marktführer für Archivsysteme: EASY Archive for SAP Solutions ist das Bindeglied zwischen Ihrem SAP-System, den Dokumenten in Ihrem Unternehmen und dem Archiv.

Mehr Daten fordern mehr Performance

Durch die zunehmende digitale Abbildung von Geschäftsprozessen wächst die Menge an elektronischen Daten und Dokumenten rasant an – eine Herausforderung für Ihr SAP Archiv, denn die großen Datenmengen belasten die Systemperformance und bremsen damit Ihre Arbeit mit dem SAP-System. Eine Aufstockung der In-Memory-Datenbank ist zudem mit beachtlichen Kosten verbunden.

Archivierung mit EASY – mehr Performance für Ihr SAP-System

Die Lösung für die Archivierung Ihrer Daten und Dokumente ist EASY Archive for SAP Solutions. Die von SAP zertifizierte Schnittstelle verbindet das SAP-System mit dem zugrundeliegenden externen EASY Archive über den integrierten SAP-Bestandteil ArchiveLink und lagert so Daten und Dokumente, die gerade nicht benötigt werden, aus dem SAP-System in das EASY Archive aus. So werden Performancekapazitäten geschaffen und die revisionssicher archivierten Daten stehen weiterhin für die tägliche Arbeit zur Verfügung.

Das zugrundeliegende EASY Archive verarbeitet nicht nur die Daten und Dokumente aus Ihrem SAP-System, sondern auch all jene, die in anderen Anwendungen generiert werden. Das schafft die Basis für zahlreiche Funktionen der EASY-Lösung, die über die reine Ablage hinausgehen.

Archivierung in SAP - kein Problem mit EASY Archive for SAP Solutions

EASY Archive for SAP Solutions verbindet Ihr SAP-System mit EASY Archive und lagert Daten und Dokumente ressourcenschonend aus

Dokumente in SAP sicher archivieren und weiterhin mit ihnen arbeiten

Mit EASY Archive haben Sie einen Ablageort für Ihre Daten und Dokumente, der gleich mehrere Vorteile bietet. Daten und Dokumente werden hier revisionssicher abgelegt und erfüllen die Compliance- sowie Datenschutz-Anforderungen wie GoBD und DSGVO. Die Daten und Dokumente in EASY Archive können auch nach der Archivierung wieder verfügbar gemacht werden.

Die schlanke hoch-performante Lösung ist bereits größtenteils vorkonfiguriert und lässt sich so problemlos an Ihr SAP-System anbinden – und das sogar im laufenden Betrieb.

Funktionen von EASY Archive for SAP Solutions

Mit EASY Archive for SAP Solutions erreichen Sie mehr als nur eine Ablage Ihrer Daten und Dokumente. So unterstützt die Lösung Sie durch zahlreiche weitere Funktionen für die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse:

  • SAP-Dokumente sowie Dokumente aus anderen Systemen lassen sich vorgangsbezogen miteinander verknüpfen und thematisch zusammenhängend in Akten bündeln. So sehen Sie auf einen Blick alles, was zusammengehört.
  • Archivierte SAP- als auch Nicht-SAP-Daten lassen sich mithilfe der Volltextsuche direkt aus der SAP-Umgebung heraus recherchieren. Das vermeidet den umständlichen Wechsel zwischen verschiedenen Systemen bei der Recherche und spart wertvolle Zeit.
  • Daten und Dokumente können über EASY Archive for SAP Solutions mit zusätzlichen Metadaten verknüpft werden, die das Recherchieren von SAP-Daten mit dem Archiv Client auch außerhalb von SAP ermöglichen.
  • Daten und Dokumente können vorgangsbezogen für alle Enterprise-Applikationen archiviert und in Prozesse eingebunden werden, sodass vielseitige Geschäftsprozesse gestaltet werden können, die sich nicht auf SAP beschränken.
  • Dokumenteneingang

  • Klassifizierung und Zuordnung

  • Arbeiten mit Dokumenten

  • DSGVO-konforme Archivierung

Daten archivieren und besser nutzbar machen.

In unserem Whitepaper erfahren Sie, wie es geht.

Informationszentriertes Arbeiten
mit dem Archiv für SAP

Die Archivierungslösung von EASY für Ihr SAP-System stellt die Verbindung zwischen SAP-Systemen und den Content Services her. Es unterstützt alle Funktionen der SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink und ist durch SAP zertifiziert.

EASY Archive for SAP Solutions kommt hervorragend mit Ihrem SAP-System zurecht. Das ist kein Zufall, denn EASY legt großen Wert auf die strikte Integration von SAP-Dokumenten nach SAP-Standard. Die Integration wurde bereits mehrfach für die jeweils aktuellen SAP-Versionen zertifiziert. Als unabhängige Zusatzkomponente stellt die Archivierungslösung in SAP sicher, dass SAP-Dokumente unabhängig vom eigentlichen SAP-System abgelegt sind. Der Zugriff auf diese Dokumente gelingt neben SAP aus einer Vielzahl von Standardanwendungen wie Microsoft® SharePoint heraus und vielen anderen mehr.

SAP Zertifizierung

Vorteile der Archivierungslösung für SAP

Wenn Sie Effizienz steigern und gleichzeitig Prozesssicherheit wahren wollen, dann ist EASY Archive for SAP Solutions die richtige Antwort, denn sie bietet zahlreiche Vorteile:

  • Kosten- und Kapazitätsersparnis – das Datenvolumen in der laufenden Applikation wird reduziert, wodurch die Systemperformance verbessert und Ausgaben für teuren zusätzlichen Speicherplatz überflüssig werden
  • Revisionssicherheit – Daten und Dokumente werden unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Datenarchivierung aufbewahrt
  • Hohe Zugriffsgeschwindigkeit – Daten und Dokumente sind durch Volltextsuche und Vermeidung von Medienbrüchen schnell verfügbar
  • Verarbeitungsgeschwindigkeit – Import und Indexierung von bis zu 700.000 Ausgabedokumenten pro Stunde auf einer Standard-Serverplattform
  • SAP-Zertifizierung – durch die Zertifizierung durch SAP SE unterstützt EASY Archive for SAP Solutions alle Funktionen der SAP ArchiveLink Standardschnittstelle und bietet viele nützliche Erweiterungen für SAP ArchiveLink
  • Nahtlose Prozessintegration – durch die Verknüpfung mit externen Dokumenten und weiteren Unternehmensapplikationen können Prozesse sinnvoll verknüpft und optimiert werden

Erweiterungen für die Archivierung in SAP

Mit den Zusatzmodulen für EASY Archive for SAP Solutions machen Sie mehr aus Ihrer SAP Archivlösung.

SmartAttach: Automatisierte (späte) Zuordnung von Dokumenten zu SAP-Belegen

EASY SmartAttach verbindet abgelegte Dokumente mit einem bestehenden SAP-Datensatz (SAP Business Object). EASY SmartAttach for SAP Solutions ist eine Massenlösung zur Verknüpfung von externen Dokumenten mit SAP-Buchungen. So können Sie z.B. Servicescheine Ihren Ausgangsrechnungen zuordnen und können so jederzeit ihre erbrachte Leistung nachweisen.

WebDAV for SAP ILM: EU-DSGVO-konforme Archivierung von Dokumenten und Daten

EASY WebDAV for SAP ILM (SAP ILM) erfüllt alle Anforderungen an die SAP ILM-fähige Ablage von Archivdaten und Archivdokumenten. Mit dieser Integration erhalten Sie die Grundlage für ein nachhaltiges Lebenszyklusmanagement Ihrer Daten und sind bestens auf die Anforderungen der Digitalisierung eingestellt. So werden die von Ihnen in ILM eingerichteten Aufbewahrungsrichtlinien und Sperrfristen mit den Löschvorgängen im Archiv transparent verknüpft. Zusätzlich erfüllt Ihr Unternehmen die Vorgaben der DSGVO.

SING: Dokumentenindexierung für Zugriffe ohne SAP-Zugang

Das Modul SING erweitert die abgelegten Originaldokumente um weitere Geschäftsmetadaten. Dadurch erlangen Sie den Zugriff und die Recherchemöglichkeit all Ihrer SAP-Dokumente über den EASY Archive-Client. Sie nutzen die komfortable Volltextsuche, unabhängig vom SAP-System.

Retrieval: Universeller Zugriff auf Archive über SAP-Systeme

EASY Retrieval ermöglicht es den Benutzern des SAP-Systems in ihrer gewohnten Umgebung, leicht auf alle in EASY Archive gespeicherten Firmendokumente (SAP- und Non-SAP-Dokumente) zuzugreifen. Beispielsweise können Sie bei der Erstellung von Versandpapieren auf Prüfzeugnisse zugreifen, die in einem separaten EASY Archive abgelegt sind.

Mehr als Archivierung in SAP: Mit den Zusatzmodulen nutzen Sie das gesamte Potenzial von EASY Archive for SAP Solutions

Mit den Zusatzmodulen für EASY Archive for SAP Solutions nutzen Sie das gesamte Potenzial von EASY Archive for SAP Solutions

Behalten Sie den Überblick mit einem Archiv für SAP

Die EASY-Lösung beherrscht weitaus mehr als nur Archivierung in SAP. So unterstützt EASY Archive for SAP Solutions Sie durch zahlreiche weitere Funktionen für die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse, wie z.B.

Sie können einfach jedes Dokument im Unternehmen in SAP archivieren

  • Drucklisten, Journale, Mahnlisten
  • Kundenaufträge
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Personalakten, Kunden- und Projektakten
  • E-Mails im Prozess
  • Verträge

Frühes Ablegen

Die Mitarbeiter scannen alle Dokumente sofort nach Eingang ein und ordnen diese einzeln dem korrekten Betriebsvorgang über den SAP Business Workflow zu, der schon vordefiniert wurde.

Spätes Ablegen

Die eingehenden Dokumente werden mit einem Barcode versehen. Sie werden gesammelt eingescannt und durch den Barcode automatisch dem richtigen Betriebsvorgang zugeordnet.

Gleichzeitiges Ablegen

Der Betriebsvorgang wird gebucht, danach wird das zugehörige Dokument eingescannt und sofort manuell diesem Vorgang zugeordnet.

Archivierung in SAP – die Basis für saubere Daten in SAP S/4HANA

Die Menge an Dokumenten und Daten in Unternehmen ist nicht zu unterschätzen. Die darin enthaltenen Informationen sind die Basis für den Geschäftserfolg. Ohne ein Archivsystem sind sie häufig nicht optimal für Arbeitsprozesse nutzbar. Zusätzlich ist die Rechtslage in Deutschland eindeutig, es gibt klare gesetzliche Vorgaben, wie mit Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten, umgegangen werden muss, zum Beispiel Aufbewahrungsfristen für Personalakten. Auch die Rechnungsprüfung folgt bestimmten Fristen, diese müssen in aller Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Faktisch alle geschäftsrelevanten Dokumente unterliegen einem Lebenszyklus, an dessen Ende die Archivierung steht.

Gerade auch im Hinblick auf eine geplante Migration nach SAP S/4HANA ist es sinnvoll, alle Dokumente und Daten mithilfe eines Archivsystems sauber zu migrieren. Dies sorgt für weniger Komplexität bei der Migration und für signifikante Kosteneinsparung beim Betrieb von SAP S/4HANA.

Sauberer Start ohne kostspieligen alten Ballast in SAP S/4HANA?

Kein Problem mit der richtigen Vorarbeit. Wie es geht, erfahren Sie im Whitepaper.

Referenzen

Vhi

EASY SOFTWARE übernimmt umfangreiches Dokumentensystem-Upgrade und Cloud-Migration für Irlands führende Krankenversicherung während des COVID-Lockdowns.

Stadt Gelsenkirchen

Wie viele große Städte hat auch die Stadtverwaltung Gelsenkirchen im Ruhrgebiet ihren eigenen Dienstleister für IT - die gkd-el (Gelsenkirchener Kommunale Datenzentrale-Emscher-Lippe). Seit über 20 Jahren entwickelt dieser kontinuierlich die digitale Hard- und Softwareinfrastruktur der Verwaltung. Ein wichtiger Baustein ist der Anwendungsbereich Dokumentenmanagement und Archivierung.

Pegasus Airlines

Zusammen mit EASY und mit Hilfe von Technologien wie Blockchain oder Künstlicher Intelligenz zielt die Digitalisierungsstrategie der Pegasus Airlines nicht nur darauf ab, das Kundenerlebnis zu verbessern, sondern auch die internen Prozesse der Mitarbeitenden.
Sie haben Fragen? Wir haben die Antworten.

Die von SAP zertifizierte Schnittstelle verbindet das SAP-System mit dem zugrundeliegenden externen EASY Archive über den integrierten SAP-Bestandteil ArchiveLink und lagert so Daten und Dokumente aus dem SAP-System in das EASY Archive aus.

EASY Archive for SAP Solutions ist von SAP zertifiziert und unterstützt alle Funktionen der SAP ArchiveLink Standardschittstelle.

Für die technische Integration von SAP ILM wird das Modul EASY WebDAV for SAP ILM verwendet. Voraussetzungen dafür sind ein entsprechendes EASY Archive und das Basismodul für EASY Archive for SAP Solutions (s.o.) sowie entsprechende User-Lizenzen.

Ja, EASY hat EASY WebDAV for SAP ILM von SAP zertifizieren lassen.

Nicht nur der Zeitaufwand, auch der Kostenaufwand für S/4HANA variiert je nach Größe der zu migrierenden Datenbankinhalte stark. Eine gut geplante Umstellung mit bereinigten Daten bringt aber viele positive Entwicklungen mit sich. Dazu gehören beispielsweise:

  • Bessere Performance
  • Weniger Speicherplatz nötig nach Bereinigung
  • Einfache Administration der HANA Datenbank
  • Weniger laufende Kosten für Platz auf dem Hauptspeicher
  • Weniger Ressourcen für die Umstellung und reduzierte Gesamtbetriebskosten
icon-kommunikation

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