{"id":86415,"date":"2019-03-20T17:40:08","date_gmt":"2019-03-20T16:40:08","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?post_type=glossar&#038;p=86415"},"modified":"2025-06-06T10:50:11","modified_gmt":"2025-06-06T08:50:11","slug":"purchase-to-pay-prozess","status":"publish","type":"glossar","link":"https:\/\/easy-software.com\/de\/glossar\/purchase-to-pay-prozess\/","title":{"rendered":"Purchase-to-Pay-Prozess"},"content":{"rendered":"<div class=\"gb-container gb-container-bff3e728\">\n<div class=\"gb-container gb-container-21f239a0\">\n<div class=\"gb-grid-wrapper gb-grid-wrapper-21d3b66e\">\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-8f04805b\"><div class=\"gb-container gb-container-8f04805b\">\n\n<p>Wenn von <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/newsroom\/der-p2p-prozess-in-zahlen-die-wichtigsten-kpis-im-ueberblick\/\">Purchase-to-Pay<\/a> die Rede ist, verweist man auf den Prozess der Warenbeschaffung in Unternehmen, also den <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/beschaffungsprozesse\/\">Beschaffungsprozess<\/a>. Kurzum: Es geht um den Einkauf von Dienstleistungen und Waren bis schlussendlich zu deren Bezahlung. Das ist der grobe Rahmen, in dem sich das Procure-to-Pay bewegt. Diese Prozesse m\u00f6chte man digitalisiert abbilden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-be760d6a gb-headline-text gb-headline-medium\">Was bedeutet Purchase-to-Pay?<\/h2>\n\n\n\n<p>Ein integrierter Prozess nach dem Purchase-to-Pay-Prinzip soll Ineffizienzen und Fehlerpotentiale, die bei der manuellen Bearbeitung in der Beschaffung entstehen, minimieren. Mithilfe von Purchase-to-Pay-Software l\u00e4sst sich der gesamte Beschaffungsprozess optimieren, indem der Datenaustausch zwischen den einzelnen Prozessschritten digital abgebildet wird und sich dadurch weitgehend automatisieren l\u00e4sst.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-5daa93c7 gb-headline-text gb-headline-medium\">Welche Probleme l\u00f6st Purchase-to-Pay?<\/h2>\n\n\n\n<p>Eine der gr\u00f6\u00dften Herausforderungen f\u00fcr die Beschaffungsfunktion in einem Unternehmen ist, die unterschiedlichen Gegebenheiten und Anforderungen aller Abteilungen auf Basis eines Standard-Prozesses abzubilden. Beginnend mit der Meldung eines Bedarfs, finden die Einzelvorg\u00e4nge typischerweise verteilt \u00fcber das ganze Unternehmen in zahlreichen Organisationseinheiten statt. Am Prozess sind viele Personen beteiligt, die untereinander Informationen austauschen.<\/p>\n\n\n\n<p>Das Ziel von Purchase-to-Pay ist, den Beschaffungsprozess durch einen reibungslosen Datenaustausch ganzheitlich zu optimieren. Doch welchen Herausforderungen sehen sich Einkaufsorganisationen in Unternehmen \u00fcberhaupt gegen\u00fcber?<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Lange Prozess-Durchlaufzeiten:<\/strong> Bei manuellen und papierbasierten Prozessen k\u00f6nnen sich die Laufzeiten des Gesamtprozesses schnell in die L\u00e4nge ziehen. Beschaffungsprozesse sind durch viele Einzelentscheidungen gepr\u00e4gt. Verz\u00f6gert sich eine davon, ger\u00e4t der gesamte Prozess ins Stocken. Immer wieder werden in der Praxis zum Beispiel Bedarfsmeldungen \u201evergessen\u201c und bleiben liegen. Digitale Purchase-to-Pay-L\u00f6sungen funktionieren hingegen wie ein digitales Gehirn. Dank intelligenter <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/workflow-management-system\/\">Workflows<\/a> mit Eskalations- und Erinnerungsfunktionen werden alle Prozessbeteiligten automatisch an ihre offenen Aufgaben erinnert.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Medienbr\u00fcche zwischen Prozessschritten:<\/strong> E-Mails, Telefonate und sogar Fax geh\u00f6ren in vielen Unternehmen noch immer zum Alltag in der Kommunikation rund um den Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Solche Medienbr\u00fcche machen Beschaffungsprozesse ineffizient und letzten Endes auch teuer.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Fehlende Prozess-Transparenz:<\/strong> Ohne Digitalisierung und Integration der einzelnen Prozessschritte verlieren Einkaufsorganisationen schnell den \u00dcberblick. Zahlreiche Prozessbeteiligte und unterschiedliche Kommunikationswege sind die perfekten Zutaten, um den \u00dcberblick in der Beschaffung zu verlieren. Digitale L\u00f6sungen schaffen tagesaktuelle Transparenz und geben Einkaufs- und Finanzabteilungen einen \u00dcberblick \u00fcber alle ein- und ausgehenden Kosten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"gb-block-image gb-block-image-adb67d33\"><img decoding=\"async\" class=\"gb-image gb-image-adb67d33\" src=\"https:\/\/easy-software.com\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/purchase-to-pay-infographic-1024x886.png\" alt=\"Purchase-to-Pay-Prozess\"\/><\/figure>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Ineffiziente manuelle Arbeitsschritte:<\/strong> Nicht-digitalisierte Prozesse lassen sich nicht automatisieren und verursachen damit manuelle Arbeit. Noch dramatischer aber ist die h\u00e4ufig entstehende Mehrarbeit f\u00fcr Mitarbeiter infolge von Fehlern im Prozess oder Problemen in der Kommunikation.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Nicht-Ausnutzung optimaler Zahlungskonditionen:<\/strong> Viele Lieferanten gew\u00e4hren bei rechtzeitiger Zahlung Sonderkonditionen und Skonti. Wenn die Koordination zwischen der Einkaufs- und Finanzabteilung nicht gut funktioniert, k\u00f6nnen solche finanziellen Vorteile schnell verloren gehen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Keine vorausschauende Liquidit\u00e4tsplanung:<\/strong> F\u00fcr die kurzfristige Liquidit\u00e4tsplanung ist es vorteilhaft, anstehende Zahlungen fr\u00fchzeitig zu terminieren. So l\u00e4sst sich der Cashflow optimieren \u2013&nbsp;allerdings nur dann, wenn mit der Bestellung schon klar ist, wann eine Zahlung f\u00e4llig wird. Au\u00dferdem lassen sich durch die Echtzeit-Transparenz und die Verkn\u00fcpfung von Beschaffung und Finanzen die Monats, Quartals- und Jahresabschl\u00fcssen in der Buchhaltung schneller aufstellen, pr\u00fcfen und abschlie\u00dfen. Dieser sogenannte \u201eFast Close\u201c wird allein schon aufgrund gesetzlicher Rahmenbedingungen immer wichtiger, scheitert in der Praxis allerdings h\u00e4ufig wegen der fehlenden Prozessintegration zwischen Einkauf und Buchhaltung.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ein integrierter und automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess erm\u00f6glicht Unternehmen, diese typischen Probleme in der Beschaffung zu beheben.<\/p>\n\n\n<div class=\"gb-container gb-container-b860e3f3\">\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-dabaf045 gb-headline-text gb-headline-small\">Purchase-to-Pay in drei Schritten<\/p>\n\n\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-7768e61d gb-headline-text\">Im Whitepaper zeigen wir Ihnen, wie Sie dieses vielgliedrige Konglomerat vor- und nachgelagerter Teilprozesse zum sinnvollen Ganzen verbinden \u2013 f\u00fcr einen reibungslosen, transparenten und beschleunigten Purchase-to-Pay-Prozess.<\/p>\n\n\n\n<a class=\"gb-button gb-button-14c027ff gb-button-text gb-button-large-btn content-cta-banner\" href=\"https:\/\/microsite.easy-software.com\/de\/whitepaper-der-purchase-to-prozess-vom-bedarf-ueber-den-einkauf-bis-zur-buchung\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">whitepaper lesen<\/a>\n\n<\/div>\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-ff6440dc gb-headline-text gb-headline-medium\">Welche Prozessschritte umfasst Purchase-to-Pay?<\/h2>\n\n\n\n<p>Der Purchase-to-Pay-Prozess besteht aus einer Vielzahl einzelner Prozessschritte. Dabei lassen sich im wesentlichen bedarfsbezogene (Purchase) und zahlungsbezogene (Pay) Prozesse voneinander unterscheiden.<\/p>\n\n\n\n<p>Die bedarfsbezogenen Prozesse (Purchase) erstrecken sich \u00fcber den ersten Teil des Beschaffungsprozesses von der Bedarfsmeldung bis zum Wareneingang:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Bedarfsmeldung<\/li>\n\n\n\n<li>Pr\u00fcfung<\/li>\n\n\n\n<li>Freigabe<\/li>\n\n\n\n<li>Bestellung<\/li>\n\n\n\n<li>Auftragsbest\u00e4tigung<\/li>\n\n\n\n<li>Wareneingang<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Die zahlungsbezogenen Prozesse (Pay) beziehen sich auf den zweiten Teil des Beschaffungsprozesses, der mit dem Eingang der Rechnung des Lieferanten beginnt und mit deren Bezahlung endet:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/elektronische-eingangsrechnung\/\">Rechnungseingang<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/easy-invoice\/\">Rechnungsverarbeitung<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>Abgleich mit Bestellung<\/li>\n\n\n\n<li>Rechnungsfreigabe<\/li>\n\n\n\n<li>Zahlung<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>In einem integrierten Purchase-to-Pay-Prozess werden beide Teile miteinander verbunden, sodass daraus ein von Anfang bis Ende integrierter Gesamtprozess entsteht. Digitale Beschaffungsl\u00f6sungen regeln den Datenaustausch f\u00fcr alle Transaktionen entlang dieser Prozesskette.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-ec4df682 gb-headline-text gb-headline-medium\">Teilprozesse des Purchase-to-Pay<\/h2>\n\n\n\n<p>Ein genauerer Blick zeigt, dass der <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/beschaffungsprozesse\/\">Beschaffungsprozess<\/a> aus etwaigen einzelnen Prozessschritten besteht. Grunds\u00e4tzlich l\u00e4sst sich der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess zun\u00e4chst in zwei Prozessseiten einteilen \u2013 in die Seite der bedarfsbezogenen Prozesse und in die Seite der zahlungsbezogenen Prozesse:<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-f0ecbc10 gb-headline-text gb-headline-small\">Purchase-to-Pay \u2013 die bedarfsbezogenen Prozesse<\/h2>\n\n\n\n<p>Alles startet mit der Bedarfsmeldung: Entweder manuell, jemand ben\u00f6tigt etwas und bringt die Bedarfsmeldung auf den Weg, oder der ganze Prozess startet schon automatisiert. Alles auf einen Blick besteht der bedarfsbezogene Teil der Purchase-to-Pay-Prozesse aus:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>der Bedarfsmeldung<\/li>\n\n\n\n<li>deren Pr\u00fcfung und Freigabe<\/li>\n\n\n\n<li>der Bestellung<\/li>\n\n\n\n<li>der <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/beschaffungsprozesse\/automatisierte-bestellbestaetigung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Auftragsbest\u00e4tigung<\/a><\/li>\n\n\n\n<li>dem Wareneingang bzw. der <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/glossar\/wareneingangskontrolle\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Wareneingangskontrolle<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-df27bdaa gb-headline-text gb-headline-small\">Die zahlungsbezogenen Prozesse im Purchase-to-Pay<\/h2>\n\n\n\n<p>Sp\u00e4testens mit dem Wareneingang liegt auch eine Eingangsrechnung vor. Ab hier startet der Zahlungs- und Verbuchungspart des Purchase-to-Pay-Prozesses. Jener besteht aus:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Rechnungseingang<\/li>\n\n\n\n<li>Rechnungsverarbeitung<\/li>\n\n\n\n<li>Abgleich mit Bestellung<\/li>\n\n\n\n<li>Rechnungsfreigabe<\/li>\n\n\n\n<li>Zahlung<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Es liegt auf der Hand, dass ein digitaler Purchase-to-Pay-Prozess in Unternehmen f\u00fcr einen enormen Transparenzschub sorgt. Gleicherma\u00dfen beschleunigt Purchase-to-Pay auch die Prozesslaufzeiten ungemein \u2013 ein gut funktionierendes Purchase-to-Pay-System vorausgesetzt.<\/p>\n\n\n\n<p>Bei der Suche nach einer griffigen Beschreibung f\u00fcr einen Beschaffungsprozess, der von Anfang bis Ende digital integriert ist, taucht immer wieder ein Begriff auf: Purchase-to-Pay, h\u00e4ufig abgek\u00fcrzt als P2P und gelegentlich abgewandelt zu Procure-to-Pay. Purchase-to-Pay umfasst die Prozessschritte vom Einkauf von Waren und Dienstleistungen bis zu deren Bezahlung.<\/p>\n\n\n\n<p>In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Eigenschaften und Vorteile eines integrierten Purchase-to-Pay-Prozesses vor und wie Sie diesen in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen. Au\u00dferdem erfahren Sie hier, warum in Zeiten der Digitalisierung und Industrie 4.0 ein effizienter Beschaffungsprozess unverzichtbar wird.<\/p>\n\n\n\n<p>Purchase-to-Pay umfasst alle Prozessschritte rund um die Beschaffung von der Bedarfsmeldung \u00fcber den Bestellvorgang bis zur Rechnungspr\u00fcfung und Bezahlung. Noch immer f\u00fchren viele Unternehmen die Vorg\u00e4nge entlang dieser Prozesskette ganz oder zumindest teilweise manuell durch. Eine <a href=\"https:\/\/www.bitkom.org\/Presse\/Presseinformation\/Jedes-vierte-Unternehmen-hat-noch-keine-einzige-Akte-digitalisiert.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener nofollow\">Studie zur Digitalisierung<\/a> des IT-Branchenverbands Bitkom hat dies zuletzt eindr\u00fccklich best\u00e4tigt: In vier von zehn deutschen Unternehmen l\u00e4uft die H\u00e4lfte der Gesch\u00e4ftsprozesse papierbasiert ab.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>In vier von zehn Unternehmen l\u00e4uft die H\u00e4lfte der Gesch\u00e4ftsprozesse papierbasiert ab. Purchase-to-Pay digitalisiert die Beschaffung.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p><strong>Definition: Purchase-to-Pay erm\u00f6glicht Unternehmen, die einzelnen Schritte des Beschaffungsprozesses mithilfe digitaler L\u00f6sungen zu verbinden und den Datenaustausch zu automatisieren \u2013&nbsp;von der Bedarfsmeldung \u00fcber die Lieferung bis zur Rechnungsverarbeitung.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-68f332ee gb-headline-text gb-headline-medium\">Wie sieht eine erfolgreiche Purchase-to-Pay-Strategie in Zeiten der Digitalisierung und Industrie 4.0 aus?<\/h2>\n\n\n\n<p>Digitalisierung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Umsetzung eines integrierten Purchase-to-Pay-Prozesses. Doch es gilt auch: \u201eBei der Digitalisierung geht es um viel mehr als die Umwandlung von analogen Prozessen in digitale Prozesse\u201c, so Barbara Engels vom Institut der deutschen Wirtschaft im Gespr\u00e4ch mit der <a href=\"https:\/\/www.sueddeutsche.de\/wirtschaft\/digitalisierung-alles-schon-digital-1.3983161\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener nofollow\">S\u00fcddeutschen Zeitung<\/a>. Digitale Transformation allein ist noch kein Erfolgsgarant f\u00fcr Ihr Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n<p>Vielmehr sollten Sie Ihren Beschaffungsprozess grunds\u00e4tzlich auf den Pr\u00fcfstand stellen und Ineffizienzen Schritt f\u00fcr Schritt aufdecken. \u00dcberpr\u00fcfen Sie die Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten angefangen mit der Bestellung und Auftragsbest\u00e4tigung bis zu internen Pr\u00fcf- und Freigabeprozessen. Im Falle manueller Prozesse hinterfragen Sie kritisch: Gibt es plausible Gr\u00fcnde f\u00fcr papierbasierte und h\u00e4ndische Prozesse, wenn ausgereifte digitale L\u00f6sungen zur Verf\u00fcgung stehen?<\/p>\n\n\n\n<p>Dank Industrie 4.0 werden Maschinen schon bald intelligent und selbstst\u00e4ndig miteinander kommunizieren. Daher w\u00e4re es nur logisch, bei der digitalen Transformation vor einem so essentiellen Prozess wie der Beschaffung nicht Halt zu machen. Mit h\u00e4ndischen Prozessen sind ein hoher Zeit- und Personalaufwand sowie ein enormes Fehlerpotential verbunden. Ein zumindest in Teilen automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess minimiert Fehlerquellen, erh\u00f6ht die Transparenz und spart Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit und Geld.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Worte Purchase-to-Pay sowie Procure-to-Pay werden h\u00e4ufig synonym verwendet. Beides stammt aus dem englischen Sprachraum. Was aber meint Purchase-to-Pay?<\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":35,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"class_list":["post-86415","glossar","type-glossar","status-publish","format-standard","hentry","no-featured-image-padding"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/glossar\/86415","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/glossar"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/glossar"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/glossar\/86415\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=86415"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}