{"id":192401,"date":"2022-04-04T19:02:50","date_gmt":"2022-04-04T17:02:50","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?page_id=192401"},"modified":"2025-03-31T08:24:02","modified_gmt":"2025-03-31T06:24:02","slug":"easy-invoice-smart","status":"publish","type":"page","link":"http:\/\/easy-software.com\/de\/leistungsbeschreibung\/easy-invoice-smart\/","title":{"rendered":"Leistungsbeschreibung easy invoice smart"},"content":{"rendered":"<div class=\"gb-container gb-container-5a060613\"><div class=\"gb-inside-container\">\n<h1 class=\"gb-headline gb-headline-ba3e7689 gb-headline-text gb-headline-large\">Leistungsbeschreibung easy invoice smart<\/h1>\n\n<div class=\"gb-container gb-container-ae4cfc2d\"><div class=\"gb-inside-container\">\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"#1\">Allgemeine Informationen<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#2\">Produktspezifikationen<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#3\">Workflow Invoice<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#4\">Verwaltung Kontingent Rechnungen<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#5\">Support und Servicelevel<\/a><\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"#6\">Zertifizierungen<\/a><\/li>\n<\/ol>\n\n<\/div><\/div>\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-685ff3fd gb-headline-text gb-headline-medium\" id=\"1\">1. Allgemeine Informationen <\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-f0c15d46 gb-headline-text gb-headline-small\">1.1 easy invoice smart Basisinformationen<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li><strong>easy invoice<\/strong>&nbsp;ist die effiziente L\u00f6sung f\u00fcr die Digitale Rechnungsbearbeitung. Eingehende Rechnungen werden in einem sicheren und transparenten Prozess erfasst und Rechnungsinformationen zuverl\u00e4ssig extrahiert. Die Rechnung durchl\u00e4uft anschlie\u00dfend einen Pr\u00fcfungs- und Freigabeworkflow, Buchungsdaten werden an das nachgelagerte ERP-System \u00fcbergeben und die Rechnung bei Bedarf revisionssicher archiviert. Als verantwortlicher Manager behalten Sie jederzeit den \u00dcberblick \u00fcber Ihre Rechnungsvorg\u00e4nge. easy invoice f\u00fcgt sich harmonisch in eine bestehende IT-Landschaft ein und w\u00e4chst mit dem Unternehmen.<\/li>\n\n\n\n<li>Mit easy invoice vereinfachen Sie Ihren Rechnungseingangsprozess. Alle eintreffenden Rechnungen werden zun\u00e4chst eingescannt beziehungsweise vom System importiert. Mit hoher Genauigkeit k\u00f6nnen die Daten ausgelesen und durch Abgleich mit vorhandenen Informationen aus anderen Quellen (z.B. ERP-Systemen) auf Richtigkeit und Plausibilit\u00e4t gepr\u00fcft werden. Gleichzeitig erfolgt einerseits eine formale Pr\u00fcfung (z.B. \u00a714 UstG), andererseits ein Abgleich zur Bestellung. Die so validierten Daten werden anschlie\u00dfend in den Pr\u00fcfungs- und Freigabeworkflow \u00fcbergeben. Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter bekommen ihre Vorg\u00e4nge automatisch zugestellt und k\u00f6nnen sich auf ihre Aufgaben in der Bearbeitungskette voll konzentrieren. Im n\u00e4chsten Schritt k\u00f6nnen die gepr\u00fcften und freigegebenen Rechnungen zur Buchung an das ERP-System \u00fcbergeben und abschlie\u00dfend bei Bedarf revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt werden. Digitalisierte Dokumente stehen damit sowohl w\u00e4hrend des Pr\u00fcfungs- und Freigabeprozesses allen berechtigten Anwendern zur Verf\u00fcgung als auch zu jedem sp\u00e4teren Zeitpunkt. Dieser Zugriff kann dabei sowohl aus der L\u00f6sung selbst als auch nahtlos aus einem angebundenen ERP-System erfolgen.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>easy invoice smart cloud<\/strong> ist die standardisierte \u201eOut of the Box\u201c-L\u00f6sung von easy invoice (s.o.). Sie erm\u00f6glicht es, ohne Anpassungen von Skripten oder Workflows einen Best-of-Class-Ansatz im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung in der easy Cloud einzusetzen. Mit wenigen Konfigurations-Schritten, durch Consultants oder fachkundige User, erhalten Kunden eine komplette Rechnungsverarbeitung gem\u00e4\u00df der Kostenrechnungspr\u00fcfung. Der Grad der Standardisierung von easy invoice smart deckt die wesentlichen Kunden-Anforderungen an eine Invoice L\u00f6sung von easy ab und ist das Ergebnis jahrelanger Erfahrung und zahlreicher erfolgreicher Projekte auf diesem Gebiet. Die M\u00f6glichkeiten der projekt-spezifischen Individualisierung sind zum Nutzen einer \u00e4u\u00dferst kurzen Implementierungsphase bewusst limitiert worden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-44392980 gb-headline-text gb-headline-small\">1.2 easy invoice smart cloud<\/h3>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-3411e9d1 gb-headline-text gb-headline-x-small\">1.2.1 Betrieb<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Der Betrieb der L\u00f6sung easy invoice smart cloud sowie der Extraktionskomponenten findet ausschlie\u00dflich auf der Plattform der EASY SOFTWARE AG (easy Cloud) statt und wird durch das Managed Service Team der easy software betreut.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-4f51d5dc gb-headline-text gb-headline-x-small\">1.2.2 Konfigurationsm\u00f6glichkeiten<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Bei easy invoice smart cloud stehen Anpassungsm\u00f6glichkeiten einzig auf Basis der Konfigurationsmasken z.B. Freigabematrix oder Anbindung des E-Mail-Postfachs zur Verf\u00fcgung. Weitere Anpassungen sind nicht vorgesehen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-685c3353 gb-headline-text gb-headline-x-small\">1.2.3 Updates &amp; Upgrades<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>F\u00fcr easy invoice smart cloud wird immer die aktuelle, von der easy Entwicklung freigegebene Version von easy invoice smart eingesetzt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-8b42d3b0 gb-headline-text gb-headline-x-small\">1.2.4 Add Ons &amp; Konnektoren<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Bei Anbindung eines ERP-Systems (ERP-Konnektor) muss mit dem Update \/ Upgrade von easy invoice smart die Funktionsf\u00e4higkeit der kunden-spezifischen Anbindungs- und \u00dcbergabe-Parameter (Buchungss\u00e4tze) \u00fcberpr\u00fcft werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Die Anbindung eines ERP-Systems muss durch ein gesondertes Consulting-Projekt bewertet und umgesetzt werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-f01e2173 gb-headline-text gb-headline-medium\" id=\"2\">2. Produktspezifikationen <\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-75747d14 gb-headline-text gb-headline-small\">2.1 Rechnungeingang<\/h3>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-efd9d21a gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.1.1 E-Mail<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Der Rechnungseingang per E-Mail ist der einzige vorgesehene Weg zum Rechnungseingang<\/li>\n\n\n\n<li>Rechnungen werden ausschlie\u00dflich aus \u2013 in easy invoice smart \u2013 konfigurierten E-Mail-Postfach \/ Postf\u00e4chern ausgelesen und weiterverarbeitet.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-3514db8e gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.1.2 Papierhafte Rechnungen<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Papierhafte Rechnungen k\u00f6nnen mittels unterschiedlicher Quellen z.B. Smartphones, Arbeitsplatzscanner oder Multifunktionsger\u00e4te (MFPs) erfasst werden. So k\u00f6nnen Sie nahezu immer und \u00fcberall papierhafte Rechnungen erfassen und in den Rechnungslauf \u00fcbergeben.<\/li>\n\n\n\n<li>Die digitalisierten, papierhaften Rechnungen werden durch das jeweilige o.g. Ger\u00e4t mittels der ger\u00e4tespezifischen E-Mail-Sende-Funktion an das eine f\u00fcr easy invoice smart konfigurierte Postfach versandt und dort weiterverarbeitet.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-f918bf1f gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.1.3 Rechnungs-Datei-Formate<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Folgende Dateiformate f\u00fcr eingehende Rechnungen werden durch easy invoice smart unterst\u00fctzt\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>JPG\/JPEG<\/li>\n\n\n\n<li>PDF<\/li>\n\n\n\n<li>E-Rechnungsformate (siehe 2.1.4)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Die Rechnungen werden als Anhang von E-Mails in die L\u00f6sung eingebracht.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-450830d0 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.1.4 E-Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD)<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>easy invoice smart erm\u00f6glicht auch die Verarbeitung strukturierter elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen), wie sie beispielsweise im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format vorliegen. Dabei werden die relevanten Rechnungsdaten automatisiert aus den vorgegebenen Feldern der E-Rechnung extrahiert und in den Pr\u00fcfungs- und Freigabeprozess von easy invoice smart integriert.<\/li>\n\n\n\n<li>Die Anlieferung der E-Rechnungen erfolgt \u00fcber denselben Mechanismus wie bei PDF- oder JPEG-Dateien (z. B. per E-Mail an das definierte Postfach).<\/li>\n\n\n\n<li>Der nachfolgende Pr\u00fcfungs- und Freigabeworkflow (siehe Abschnitt 2.3) bleibt f\u00fcr E-Rechnungen identisch zu dem f\u00fcr PDF- oder Papierrechnungen. Auch die anschlie\u00dfende Buchung im ERP-System (Abschnitt 2.4) und eine optionale revisionssichere Archivierung (Abschnitt 2.6) erfolgen analog. Somit f\u00fcgt sich die Verarbeitung von E-Rechnungen nahtlos in den bestehenden Prozess ein und garantiert eine umfassende Nachvollziehbarkeit sowie GoBD-konforme Archivierung.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-c12043c2 gb-headline-text gb-headline-small\">2.2 Rechnungs-Verarbeitung<\/h3>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-4661708b gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.2.1 E-Mail<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Der Start der Rechnungsverarbeitung erfolgt nach Eingang der Rechnungen in das entsprechende easy invoice smart E-Mail-Postfach.<\/li>\n\n\n\n<li>Die \u00fcber das easy invoice smart E-Mail-Postfach eingegangenen Rechnungen werden im Eingangskorb angezeigt und k\u00f6nnen \u2013 optional nach manueller Pr\u00fcfung \u2013 an die Extraktion \u00fcbergeben werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-f395f8c7 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.2.2 Extraktion \/ Validierung mit Stammdaten<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Die Rechnungen werden \u2013 zusammen mit den Stammdaten \u2013 an den Extraktions-Service \u00fcbermittelt.<\/li>\n\n\n\n<li>Die Stammdaten m\u00fcssen mittels einer entsprechenden Datei (z.B. .csv) vom Kunden zur Verf\u00fcgung gestellt werden und werden vom Anwender \u00fcber die entsprechende Funktion in der Benutzeroberfl\u00e4che in die L\u00f6sung eingebunden.<\/li>\n\n\n\n<li>Bei nicht eindeutigen Extraktionsergebnissen werden die Rechnungen im Verifikationsclient angezeigt und k\u00f6nnen bei Bedarf manuell korrigiert werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Bei eingehenden E-Rechnungen (XRechnung\/ZUGFeRD) werden die Metadaten bereits strukturiert \u00fcbermittelt, was die manuelle Verifikation weiter reduziert und in vielen F\u00e4llen eine noch h\u00f6here Extraktionsqualit\u00e4t erm\u00f6glicht.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-dd908be9 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.2.3 Extraktion \/ Validierung ohne Stammdaten<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Die Rechnungen werden der Extraktion \u00fcbergeben und nach der Extraktion im Verifikationskorb abgelegt.<\/li>\n\n\n\n<li>Im internen Verifikationsclient werden die Extraktionsergebnisse mit den Stammdaten abgeglichen und zur Verifikation angezeigt. Hierbei wird auch die Qualit\u00e4t der Erkennung der Inhalte an den jeweiligen Feldern durch Farbcodes kenntlich gemacht.<\/li>\n\n\n\n<li>In diesem Fall stehen weder Kreditoreninformationen zur Auswahl.<\/li>\n\n\n\n<li>Nach erfolgter Verifikation wird der Beleg in den Rechnungsfreigabe-Workflow (Siehe 2.3) \u00fcbergeben.<\/li>\n\n\n\n<li>Die Qualit\u00e4t der Extraktion mit Stammdaten\u00fcbermittlung ist um ein Vielfaches h\u00f6her als die Qualit\u00e4t der Extraktion \/ Validierung ohne Stammdaten\u00fcbermittlung, da durch die Verwendung von Stammdaten deutlich mehr Basisinformationen f\u00fcr einen intelligenten Abgleich der Rechnungs-Daten vorliegen.<\/li>\n\n\n\n<li>Bei einer Extraktion \/ Validierung ohne Stammdaten\u00fcbermittlung m\u00fcssen die Ergebnisse von Hand korrigiert oder zus\u00e4tzliche Inhalte erfasst werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Grundlegend entscheidet die Qualit\u00e4t des Belegs \u00fcber die G\u00fcte der Extraktionsergebnisse. Kontrastreiche, klare Schrift erzeugt bessere Ergebnisse bei der Extraktion von digitalen Dokumenten und Scans, als eine helle Schrift auf wei\u00dfen Belegen. Zus\u00e4tzlich erh\u00f6ht die Nutzung von sog. \u201ereadable PDFs\u201c ebenfalls die Extraktionsqualit\u00e4t.<\/li>\n\n\n\n<li>Bei eingehenden E-Rechnungen (XRechnung\/ZUGFeRD) werden die Metadaten bereits strukturiert \u00fcbermittelt, was die manuelle Verifikation weiter reduziert und in vielen F\u00e4llen eine noch h\u00f6here Extraktionsqualit\u00e4t erm\u00f6glicht.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-901e4d83 gb-headline-text gb-headline-small\">2.3 Rechnungspr\u00fcfung und -freigabe<\/h3>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-dee54be9 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.3.1 Zeichnungsliste<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Je Rechnungskreis kann ein Zeichnungskreis angelegt werden. In der Basisbereitstellung existiert bereits ein leerer Zeichnungskreis, der f\u00fcr alle Rechnungskreise gilt, die keinen eigenen Zeichnungskreis zugewiesen haben.<\/li>\n\n\n\n<li>Im Zeichnungskreis werden die Mitglieder der jeweiligen Freigabestufen zugewiesen.<\/li>\n\n\n\n<li>Je Zeichnungskreis existiert eine Unterschriftenregel, in der die lizenzierten Freigabestufen eingerichtet werden k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-eed682ac gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.3.2 Freigabestufen (Levels\/Tiers)<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Im Standard werden 3 Freigabestufen inkl. Sachpr\u00fcfung angezeigt, die durch eine entsprechende Lizenzerweiterung auf bis zu 5 Freigabestufen erh\u00f6ht werden k\u00f6nnen. F\u00fcr diese Lizenzerweiterung fallen Kosten an.<\/li>\n\n\n\n<li>An jeder Freigabestufe k\u00f6nnen unterschiedlich hohe Freigabegrenzen definiert werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-43869de4 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.3.3 Vier-Augen-Prinzip<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Es kann ein Vier-Augen-Prinzip f\u00fcr den Zeichnungskreis oder ein Vier-Augen-Prinzip an bestimmten Freigabestufen festgelegt werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Das Vier-Augen-Prinzip am Zeichnungskreis legt fest, dass auf jeder Freigabestufe das Vier-Augen-Prinzip gilt. Es muss dann immer eine zweite Person mit der entsprechenden Berechtigung eine Freigabe erteilen, damit die Rechnung weiterverarbeitet wird.<\/li>\n\n\n\n<li>Wird das Vier-Augen-Prinzip an einer Freigabestufe aktiviert, so wird der freizugebende Beleg zwei unterschiedlichen Benutzern der gleichen Freigabestufe zur Freigabe vorgelegt. Hier gilt das Vier-Augen-Prinzip nur f\u00fcr die Freigabestufe, an der es aktiviert wurde.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-106c7bb1 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.3.4 Routing-Gruppen<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Dynamisches Routing\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Das dynamische Routing ist hoch flexibel und erfordert, dass die jeweils nachfolgende Routinggruppe vom Anwender manuell ausgew\u00e4hlt wird.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Definierte Routinggruppen\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Routinggruppen legen den Lauf einer Rechnung durch die unterschiedlichen Abteilungen fest.<\/li>\n\n\n\n<li>Gibt es mehr als eine Route f\u00fcr eine Rechnung, so wird dem Benutzer, der aktuell die Freigabe erteilt, eine Auswahl f\u00fcr die n\u00e4chste m\u00f6gliche Abteilung angezeigt.<\/li>\n\n\n\n<li>Existiert nur eine definierte Route, so wird die Rechnung ohne Auswahl weitergereicht.<\/li>\n\n\n\n<li>Trifft keine Route zu, so wird die Wildcard-Routinggruppe als Fallback herangezogen. Mitglieder dieser Routinggruppe (z.B. Buchhaltung) k\u00f6nnen dann zus\u00e4tzliche Routen anlegen oder anlegen lassen oder die Rechnung einer vorhandenen Route \u00fcbergeben.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-2617690f gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.3.5 Rechnungs-Eingang<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Die Genehmigungs-Gruppe erh\u00e4lt die freizugebenden Rechnungen in ihrem dedizierten Gruppen-Eingangs-Korb.<\/li>\n\n\n\n<li>Jedes Mitglied dieser Genehmigungs-Gruppe kann Rechnungen aus diesem Gruppen-Eingangs-Korb freigeben.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-1e03bc8b gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.3.6 Storno \/ Zur\u00fcck zur Sachpr\u00fcfung \/ Zur \u00dcberarbeitung zur\u00fcckschicken<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Bei einem Storno einer Rechnung wird die Rechnung direkt zu dem vorherigen Workflow-Verantwortlichen zur\u00fcckgeschickt.<\/li>\n\n\n\n<li>Rechnungen k\u00f6nnen bei falscher Zuordnung an die Sachpr\u00fcfung zur\u00fcckgegeben werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Im Falle einer Zuordnung zu einer nicht vorhandenen Routinggruppe wird die Rechnung an die Buchhaltung \u00fcbergeben.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-1f935392 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.3.7 Vertretungsregeln<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Die Verantwortung und Vertretung f\u00fcr die Rechnungen werden durch die Gruppen-Postf\u00e4cher (Freigabe-Pool) realisiert. Pro Freigabe Level m\u00fcssen somit mindestens zwei Personen definiert sein.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-d98a8ab1 gb-headline-text gb-headline-small\">2.4 Buchung im ERP-System<\/h3>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-173e1677 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.4.1 Ohne Anbindung eines ERP-Systems<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>easy invoice smart erzeugt eine Liste (Buchungsreport) der freigegebenen Rechnungen zum (manuellen) Abgleich mit dem ERP-System.<\/li>\n\n\n\n<li>Dieser Report wird als exportierbare CSV-Datei zur Verf\u00fcgung gestellt und kann vom Kunden als Import-Datei f\u00fcr das eingesetzte ERP-System verwendet werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-566ca0b4 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.4.2 Buchung im ERP-System mit technischer Anbindung eines ERP-Systems (optional)<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Folgende ERP-Systeme werden derzeit unterst\u00fctzt\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Microsoft Dynamics 365 Business Central<\/li>\n\n\n\n<li>Datev Connect<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Die Anbindung der unterst\u00fctzten ERP-Systeme muss durch einen Consultant vorgenommen werden, um die kunden-spezifischen Anbindungs- und \u00dcbergabe-Parameter (Buchungss\u00e4tze) zu konfigurieren (Diese Consulting-Leistung ist nicht durch die \u201eeasy invoice smart cloud &#8211; Inital Setup Fee\u201c abgedeckt).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-9ead838f gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.4.3 Leistungsumfang der Buchung im ERP-System<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Aus den Rechnungen werden die Buchungss\u00e4tze, die in 2.4.2 durch den Consultant definiert wurden, an das ERP-System \u00fcbergeben.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Die Liste der unterst\u00fctzten ERP-Systeme entspricht dem Stand bei Erstellung \/ \u00dcberarbeitung dieses Dokuments. \u00c4nderungen und Erg\u00e4nzungen vorbehalten.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-c1e11bee gb-headline-text gb-headline-small\">2.5 Benutzerarten in easy invoice smart<\/h3>\n\n\n\n<p>Die L\u00f6sung unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Benutzern. Ben\u00f6tigte Benutzer bzw. Benutzerarten m\u00fcssen in easy invoice smart separat geordert werden.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-e9542ee9 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.5.1 Power User<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Typische Anwenderrollen: Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung, Leiter der Buchhaltung<\/li>\n\n\n\n<li>Ausl\u00f6ser: Eingang von Rechnungen<\/li>\n\n\n\n<li>T\u00e4tigkeiten: Erfassen von Rechnungen in der L\u00f6sung, Pr\u00fcfen, Zuordnen (Kostenstelle, Sachkonto, Rechnungspr\u00fcfer), \u00dcberwachen des Rechnungsprozesses, Buchen der Rechnung<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-f47d1fdf gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.5.2 Approval User<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Typische Anwenderrollen: Kostenstellenverantwortliche, fachliche Verantwortliche, Waren- oder Leistungsempf\u00e4nger<\/li>\n\n\n\n<li>Ausl\u00f6ser: Einzelne Rechnung zur Pr\u00fcfung<\/li>\n\n\n\n<li>T\u00e4tigkeiten: Sachliche Pr\u00fcfung der Rechnung, Genehmigung oder Ablehnung der Rechnung mit Begr\u00fcndung (z.B. \u201eWare nicht erhalten\u201c, \u201eWare oder Leistung mangelhaft\u201c, \u201eMengenabweichung\u201c, \u201eLieferdatum nicht eingehalten\u201c, \u201eFalscher Lieferort\u201c, \u2026)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"gb-headline gb-headline-3947fa24 gb-headline-text gb-headline-x-small\">2.5.3 Portal User (nur Lesen)<\/h4>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Typische Anwenderrollen: Externer Pr\u00fcfer, Controller<\/li>\n\n\n\n<li>Ausl\u00f6ser: Informationsbedarf \u00fcber gebuchte und archivierte Rechnungsvorg\u00e4nge<\/li>\n\n\n\n<li>T\u00e4tigkeiten: Recherche nach archivierten Rechnungen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-e4a17a31 gb-headline-text gb-headline-small\">2.6 Archivierung<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>easy invoice cloud Smart l\u00e4\u00dft sich durch die optionale Archivierung mit easy invoice smart Archive Cloud erweitern.<\/li>\n\n\n\n<li>Die Buchung der Archivierungsoption muss im gleichen Level wie das jeweilige Hauptmodul easy invoice smart cloud erfolgen. Die Buchung der Archivierungsoption folgt den gleichen Vertragslaufzeiten wie easy invoice smart cloud.<\/li>\n\n\n\n<li>Die Archivierung umfasst jeweils ein zum Level passendes Speichervolumen im Archiv. Sollte das definierte Volumen nicht ausreichen muss Speichervolumen nachgebucht werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-4a9ee9e3 gb-headline-text gb-headline-medium\" id=\"3\">3. Workflow Invoice<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-5b6381ab gb-headline-text gb-headline-small\">3.1 Workflowbeschreibung<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Rechnungs-Eingang:\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Die Rechnung liegt in digitaler Form (siehe auch \u201eRechnungs-Datei-Formate 2.1.3\u201c) in einem dedizierten E-Mail-Postfach vor. Papierbasierte Rechnungen k\u00f6nnen per MFP oder Smartphone gescannt werden und an das dedizierte E-Mail-Postfach gesendet werden.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Rechnungs-Extraktion:\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Die Rechnung wird aus dem dedizierten E-Mail-Postfach an den easy Extraction-Service \u00fcbergeben, der die Inhalte der Rechnung ausliest (siehe auch \u201eExtraktion mit \/ ohne Stammdaten 2.2.2 und 2.2.3) und nach dem Auslesen zur manuellen Nachbearbeitung an den Verifikations-Client \u00fcbergibt.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Rechnungs-Verifikation:\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Die Rechnung wird nach der Extraktion an einen Verify-Client \u00fcbergeben. Hier werden eine manuelle Sichtung und Nachbearbeitung der durch einen Extraktions-Service automatisiert erkannten Rechnungs-Informationen durchgef\u00fchrt.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Rechnungs-Freigabe Workflow:\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Nach der abgeschlossenen Rechnungs-Verifikation startet der Rechnungs-Freigabe Workflow im easy invoice smart Web Client. Genaue Informationen zum Rechnungs-Workflow und dem Standard-Funktionsumfang finden Sie hier: \u201eRechnungs-Freigabe Workflow 2.3\u201c.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Archivierung im easy invoice smart Archive Cloud (GoBD konform, IDW PS-880 zertifiziert) &#8211; Optional\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Nach dem abgeschlossenem Rechnungs-Freigabe Workflow kann die Rechnung GoBD konform im revisions-sicherem easy archive cloud archiviert werden (kostenpflichtig).<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n\n\n\n<li>Buchung im ERP-System\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Nach dem abgeschlossenem Rechnungs-Freigabe Workflow und damit erfolgter Freigabe der Rechnung wird eine Rechnungs-Liste zum Abgleich der Rechnungen im ERP-System erstellt. Siehe 2.4<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-bee88376 gb-headline-text gb-headline-small\">3.2 \u00dcbersicht Workflow (Grafik)<\/h3>\n\n\n\n<figure class=\"gb-block-image gb-block-image-57bc5103\"><img decoding=\"async\" class=\"gb-image gb-image-57bc5103\" src=\"https:\/\/easy-software.com\/wp-content\/uploads\/p2p-ecm_easy_invoice_smart_prozessgrafik_leistungsbeschreibung_englisch.png\" alt=\"Eingangsrechnungsworkflow\"\/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:50px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-8650f991 gb-headline-text gb-headline-small\">3.3 Beschreibung notwendiger kundenspezifischer individueller Einstellungen<\/h3>\n\n\n\n<p>Folgende Einstellungen m\u00fcssen Kunden-individuell vorgenommen werden:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Konfigurationsmaske<\/li>\n\n\n\n<li>Freigabematrix<\/li>\n\n\n\n<li>Anbindung des E-Mail-Postfachs<\/li>\n\n\n\n<li>Kundenspezifische System- und Kommunikations-Einstellungen<\/li>\n\n\n\n<li>Struktur der Rechnungs-Liste<\/li>\n\n\n\n<li>Anbindung ERP-System (optional)<\/li>\n\n\n\n<li>Anbindung \u00e9asy archive (optional)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-67e22ce3 gb-headline-text gb-headline-medium\" id=\"4\">4. Verwaltung Kontingent Rechnungen<\/h2>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-f4ac3f38 gb-headline-text gb-headline-small\">4.1 Gebuchtes Rechnungsvolumen<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Bei der Bestellung von easy invoice smart cloud bucht der Kunde ein bestimmtes Volumen an Eingangsrechnungen (jeweils f\u00fcr 12 Monate).<\/li>\n\n\n\n<li>Als Eingangsrechnung im Sinne der Metrik z\u00e4hlt der Eingang einer E-Mail mit Anhang in das definierte Rechnungseingangspostfach. Damit wird der Rechnungspr\u00fcfungs- und Freigabeprozess gestartet und das verf\u00fcgbare Restvolumen um jeweils 1 Z\u00e4hler reduziert.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-cd19ae6c gb-headline-text gb-headline-small\">4.2 \u00dcbersicht \u00fcber die \u201everbrauchten\u201c Rechnungen<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Der Kunde erh\u00e4lt zu Beginn jeden Monats eine Aufstellung \u00fcber die im zur\u00fcckliegenden Monat \u201everbrauchten\u201c Rechnungen.<\/li>\n\n\n\n<li>Dabei reduziert sich das Volumen an verf\u00fcgbaren Rechnungen mit jedem gestarteten Rechnungspr\u00fcfungsvorgang, also mit jedem Rechnungseingang in die L\u00f6sung.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-925f4131 gb-headline-text gb-headline-small\">4.3 \u00dcberschreiten des gebuchten Volumens<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Bei Erreichen von 90% des gebuchten Rechnungsvolumens erh\u00e4lt der Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail auf seinen eingetragenen Account.<\/li>\n\n\n\n<li>Bei Erreichen von 100% des gebuchten Rechnungsvolumens erh\u00e4lt der Kunde eine weitere Benachrichtigung per E-Mail auf seinen eingetragenen Account.<\/li>\n\n\n\n<li>F\u00fcr jede weitere verarbeitete Rechnung wird dann der Preis f\u00fcr Additional Invoice im entsprechenden Paket (gem\u00e4\u00df Angebot) berechnet und mit der n\u00e4chsten Monatsmeldung in Rechnung gestellt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-5d476176 gb-headline-text gb-headline-medium\" id=\"5\">5. Support und Servicelevel<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list blocklist\">\n<li>Der Support von easy invoice smart cloud unterliegt der <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/contracts\/asb\/policy\/\">\u201eRichtlinie f\u00fcr Wartung und Support\u201c<\/a>.<\/li>\n\n\n\n<li>Support gem\u00e4\u00df dem Supportlevel \u201eStandardpflege\u201c ist in den buchbaren Cloud-Services enthalten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-86f41059 gb-headline-text gb-headline-medium\" id=\"6\">6. Zertifizierungen<\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full is-resized\"><img decoding=\"async\" width=\"863\" height=\"1212\" src=\"https:\/\/easy-software.com\/wp-content\/uploads\/zertifikat-virtion_210111.jpg\" alt=\"Zertifikat\" class=\"wp-image-195623\" style=\"width:432px;height:606px\" srcset=\"https:\/\/easy-software.com\/wp-content\/uploads\/zertifikat-virtion_210111.jpg 863w, https:\/\/easy-software.com\/wp-content\/uploads\/zertifikat-virtion_210111-768x1079.jpg 768w, https:\/\/easy-software.com\/wp-content\/uploads\/zertifikat-virtion_210111-1x1.jpg 1w\" sizes=\"(max-width: 863px) 100vw, 863px\" \/><\/figure>\n\n<\/div><\/div>\n\n<div class=\"gb-container gb-container-f3d8b295\" id=\"invoice\">\n<div class=\"gb-grid-wrapper gb-grid-wrapper-f05d3b4b\">\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-8f7c3542\"><div class=\"gb-container gb-container-8f7c3542 grid-padding-left\">\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-2bf5c1dd gb-headline-text gb-headline-medium\">die richtigen daten in den richtigen h\u00e4nden<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-7dea81cb\"><div class=\"gb-container gb-container-7dea81cb grid-padding-right\">\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-d883c170 gb-headline-text gb-headline-marked-headline\">easy<mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-easy-cyan-color\">invoice<\/mark><\/p>\n\n\n\n<p>Rechnungen digital pr\u00fcfen und freigeben.<\/p>\n\n\n\n<a class=\"gb-button gb-button-283ce650 gb-button-large-btn\" href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/easy-invoice\/\"><span class=\"gb-button-text\">easy invoice entdecken<\/span><span class=\"gb-icon\"><svg version=\"1.1\" id=\"Ebene_1\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" xmlns:xlink=\"http:\/\/www.w3.org\/1999\/xlink\" x=\"0px\" y=\"0px\" viewBox=\"0 0 48 48\" style=\"enable-background:new 0 0 48 48;\" xml:space=\"preserve\"><path d=\"m29.95 39.1-3.25-3.2 9.6-9.65h-33V21.7h33l-9.6-9.65 3.25-3.2L45.05 24Z\"><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Leistungsbeschreibung easy invoice smart 1. Allgemeine Informationen 1.1 easy invoice smart Basisinformationen 1.2 easy invoice smart cloud 1.2.1 Betrieb 1.2.2 Konfigurationsm\u00f6glichkeiten 1.2.3 Updates &amp; Upgrades 1.2.4 Add Ons &amp; Konnektoren 2. Produktspezifikationen 2.1 Rechnungeingang 2.1.1 E-Mail 2.1.2 Papierhafte Rechnungen 2.1.3 Rechnungs-Datei-Formate 2.1.4 E-Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) 2.2 Rechnungs-Verarbeitung 2.2.1 E-Mail 2.2.2 Extraktion \/ Validierung mit Stammdaten 2.2.3 Extraktion \/ Validierung ohne Stammdaten 2.3 Rechnungspr\u00fcfung und -freigabe 2.3.1 Zeichnungsliste 2.3.2 Freigabestufen (Levels\/Tiers) 2.3.3 Vier-Augen-Prinzip 2.3.4 Routing-Gruppen 2.3.5 Rechnungs-Eingang 2.3.6 Storno \/ Zur\u00fcck zur Sachpr\u00fcfung \/ Zur \u00dcberarbeitung zur\u00fcckschicken 2.3.7 Vertretungsregeln 2.4 Buchung im ERP-System 2.4.1 Ohne Anbindung eines ERP-Systems &#8230; <a title=\"Leistungsbeschreibung easy invoice smart\" class=\"read-more\" href=\"http:\/\/easy-software.com\/de\/leistungsbeschreibung\/easy-invoice-smart\/\" aria-label=\"Mehr Informationen \u00fcber Leistungsbeschreibung easy invoice smart\">Details<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":0,"parent":151787,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"class_list":{"0":"post-192401","1":"page","2":"type-page","3":"status-publish","5":"no-featured-image-padding"},"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/192401","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=192401"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/192401\/revisions"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/151787"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=192401"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}