{"id":109970,"date":"2020-04-06T17:13:16","date_gmt":"2020-04-06T15:13:16","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?p=109970"},"modified":"2025-10-17T14:30:10","modified_gmt":"2025-10-17T12:30:10","slug":"wie-sie-grosse-mengen-von-dokumenten-digitalisieren-die-scanstrasse","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/easy-software.com\/de\/newsroom\/wie-sie-grosse-mengen-von-dokumenten-digitalisieren-die-scanstrasse\/","title":{"rendered":"Wie Sie gro\u00dfe Mengen von Dokumenten digitalisieren: Die Scanstra\u00dfe"},"content":{"rendered":"
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Digitale Gesch\u00e4ftsprozesse, die Papier im B\u00fcro \u00fcberfl\u00fcssig machen \u2013 das ist das Ziel vieler Unternehmen. Bis dahin scheint es allerdings noch ein weiter Weg zu sein. Laut einer aktuellen Studie<\/a> arbeiten nur vier Prozent der Angestellten in Deutschland und \u00d6sterreich bereits komplett papierlos.<\/p>\n\n\n\n

Eine der gr\u00f6\u00dften H\u00fcrden bei der Digitalisierung von Dokumenten ist die Unmenge von Akten, die sich \u00fcber Jahre hinweg angesammelt haben. Diese m\u00fcssen elektronisch verf\u00fcgbar gemacht werden, damit ein vollumf\u00e4nglicher digitaler Prozess \u00fcberhaupt anlaufen kann. Dar\u00fcber hinaus kommen jeden Tag weitere Dokumente per Post und E-Mail hinzu, die auch verarbeitet werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

Oft fehlen einfach die zeitlichen und personellen Ressourcen, um diese gro\u00dfen Mengen von Dokumenten zu digitalisieren. Dabei ist es mit einfachem Scannen nicht getan. Die Belege m\u00fcssen auch virtuell ein neues Zuhause finden. Nur wenn sie richtig verschlagwortet, kategorisiert und abgelegt werden, finden Sie Ihre Dokumente auch jederzeit wieder.<\/p>\n\n\n\n

Die L\u00f6sung ist eine Scanstra\u00dfe, auch oft digitale Belegerfassung genannt. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie so etwas funktioniert und was Sie bei der Auswahl einer passenden L\u00f6sung beachten sollten. Zuerst wollen wir allerdings kl\u00e4ren, warum es sich \u00fcberhaupt lohnt Dokumente zu digitalisieren.<\/p>\n\n\n\n

Warum lohnt es sich Dokumente zu digitalisieren?<\/h2>\n\n\n\n

Digital verf\u00fcgbare Dokumente sind die Voraussetzung f\u00fcr die Digitalisierung Ihrer  Gesch\u00e4ftsprozesse. Sie haben im Vergleich zum Papier viele Vorteile. Dazu z\u00e4hlen:<\/p>\n\n\n\n

Zeitersparnis<\/p>\n\n\n\n

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter m\u00fcssten nur ein paar Stichworte in eine Suchmaske eingeben und schon wird Ihnen das gesuchte Dokument angezeigt. So schnell findet garantiert niemand ein Papier im Aktenschrank. Dadurch beschleunigen sich Ihre Prozesse. Ihre Angestellten k\u00f6nnen schneller arbeiten und z\u00fcgig Auskunft geben, wenn Kunden Fragen haben.<\/p>\n\n\n\n

Flexibilit\u00e4t<\/p>\n\n\n\n

Ob von zu Hause aus, vom Kundentermin oder w\u00e4hrend der Gesch\u00e4ftsreise, auf digitale Dokumente k\u00f6nnen Sie jederzeit und von \u00fcberall her zugreifen. Diese Flexibilit\u00e4t geh\u00f6rt zu einer modernen Arbeitswelt einfach dazu.<\/p>\n\n\n\n

Sicherheit<\/p>\n\n\n\n

Ein digitales Dokument hat keinen der Nachteile, die Papier mit sich bringen. Es verblasst nicht und kann nicht zerst\u00f6rt werden, da es auf einem Server gespeichert ist. Sogar jede Ver\u00e4nderung wird dokumentiert und versioniert, sodass h\u00f6chste Transparenz und Nachvollziehbarkeit gew\u00e4hrleistet werden kann. Das macht digitale Akten revisionssicher<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Umweltbewusstsein<\/p>\n\n\n\n

Ein Mitarbeiter druckt durchschnittlich bis zu 50 Seiten Papier t\u00e4glich<\/a> aus. Das entspricht einem Verbrauch von etwa 1,2 B\u00e4umen pro Jahr. Wenn Sie auf Papier weitgehend verzichten, dann senkt das die CO2 Bilanz Ihres Unternehmens. Das Klima und unsere Umwelt wissen es zu sch\u00e4tzen.<\/p>\n\n\n\n

Arbeitsqualit\u00e4t<\/p>\n\n\n\n

Nicht nur die Effizienz, sondern auch die allgemeine Qualit\u00e4t der Arbeit verbessert sich dank digitaler Dokumente. L\u00e4stiges Suchen und W\u00e4lzen in Akten f\u00e4llt weg und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen vereinfacht sich<\/a>, denn Dokumente k\u00f6nnen nun einfacher gemeinsam genutzt werden. All dies sorgt f\u00fcr mehr Zufriedenheit im Arbeitsalltag.<\/p>\n\n\n\n

Wie funktioniert eine Scanstra\u00dfe?<\/h2>\n\n\n\n

Eine Scanstra\u00dfe ist ein Prozess zur digitalen Erfassung von papierbasierten Dokumenten. Diesen k\u00f6nnen Sie einmalig zur Digitalisierung von bestehenden Akten implementieren und dann weiter nutzen, um neu eingehende Papiere sofort digital verf\u00fcgbar zu machen.<\/p>\n\n\n\n

In diesen Erfassungsprozess lassen sich idealerweise auch elektronisch vorliegende Dokumente und deren automatische Extrahierung mit anbinden. Somit k\u00f6nnen beispielsweise auch E-Mail-Anh\u00e4nge direkt verarbeitet und richtig abgelegt werden.<\/p>\n\n\n\n

\"Scanstra\u00dfe<\/figure>\n\n\n
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Die digitale Belegerfassung \u2013 Die Scanstra\u00dfe<\/p>\n\n\n\n

Im Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie durch digitale Belegerfassung gro\u00dfe Mengen von Dokumenten digitalisieren, wie die Scanstra\u00dfe funktioniert und warum sich dies langfristig f\u00fcr Ihr Unternehmen lohnt.<\/p>\n\n\n\nWebinar ansehen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n

Die digitale Belegerfassung im Rahmen einer Scanstra\u00dfe l\u00e4uft in vier Schritten ab:<\/h2>\n\n\n\n

1. Vorbereitung<\/p>\n\n\n\n

Der Hauptteil der zu digitalisierenden Dokumente in Unternehmen liegt im A4-Format vor. Generell k\u00f6nnen aber auch andere Papierformate, sowie Fotos und kleinere Kassenbelege gescannt werden. Alle Dokumente m\u00fcssen zun\u00e4chst aus Ordnern, Umschl\u00e4gen, Akten und Folien herausgenommen werden. Auch Tacker- und B\u00fcroklammern, sowie Bindungen und Haftnotizen m\u00fcssen entfernt werden, damit alle Seiten fehlerfrei durch den Scanner laufen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

2. Scannen<\/p>\n\n\n\n

Nun werden die Dokumente eingescannt. Der Scanner oder die Scan-Software sollte dabei in der Lage sein, Text automatisch zu erfassen und suchbar zu machen. Hierf\u00fcr kommt oft Optical Character Recognition (OCR) <\/a>Technologie zum Einsatz. Es existieren aber auch schon Extraktionstechnologien, die von k\u00fcnstlicher Intelligenz gest\u00fctzt werden und dadurch noch genauer arbeiten.<\/p>\n\n\n\n

3. Speicherung und Ablage<\/p>\n\n\n\n

Die eingescannten Dokumente werden gespeichert und automatisch an das Dokumenten-Management-System<\/a> \u00fcbergeben. Dieses nimmt anhand der ausgelesenen Informationen eine Kategorisierung vor und erkennt, ob es sich bei dem Dokument beispielsweise um einen Lieferschein, eine Eingangsrechnung<\/a> oder einen Vertrag<\/a> handelt. Nun k\u00f6nnen Sie die Dokumente problemlos f\u00fcr anschlie\u00dfende digitale Workflows nutzen.<\/p>\n\n\n\n

4. Digitaler Abruf der Dokumente<\/p>\n\n\n\n

Die digitalen Dokumente lassen sich schnell und einfach abrufen. Daf\u00fcr gen\u00fcgt es, Stichworte in eine Suchfunktion einzugeben. Da die Belege auf einem Server gespeichert sind, k\u00f6nnen sie von \u00fcberall her abgerufen werden \u2013 sogar \u00fcber mobile Apps oder im Offline-Modus ohne Verbindung zum Internet. Sie haben au\u00dferdem die M\u00f6glichkeit, den Zugang durch unterschiedliche Zugriffsrechte<\/a> zu organisieren.<\/p>\n\n\n\n

Was Sie bei der Auswahl einer passenden L\u00f6sung beachten sollten?<\/h2>\n\n\n\n

Der Erfolg Ihrer Digitalisierung steht und f\u00e4llt mit der richtigen Software. Hierauf sollten Sie bei der Auswahl achten:<\/p>\n\n\n\n

Einfache Handhabung<\/p>\n\n\n\n

Ihre Mitarbeiter sollten schon nach einer kurzen Einweisung mit Scanner und Software problemlos arbeiten k\u00f6nnen. Eine intuitiv handhabbare L\u00f6sung minimiert Bedienfehler und wird schneller von Ihrer Belegschaft akzeptiert.<\/p>\n\n\n\n

Automatische Texterkennung<\/p>\n\n\n\n

Auf automatische Texterkennung durch OCR-Technologie oder k\u00fcnstliche Intelligenz sollten Sie nicht verzichten. Diese ist die Voraussetzung daf\u00fcr, dass Ihre Dokumente durchsuchbar und einfach wieder auffindbar werden. Entweder enth\u00e4lt der Scanner schon dieses Feature oder die nachgelagerte Software.<\/p>\n\n\n\n

Die Auswahl des Scanners<\/p>\n\n\n\n

Welcher Scanner f\u00fcr Ihr Projekt der richtige ist, l\u00e4sst sich pauschal nicht beantworten. Dies ist abh\u00e4ngig von den erwarteten St\u00fcckzahlen der zu scannenden Dokumente, sowie deren Gr\u00f6\u00dfe und weiteren Anforderungen. Wir sind Ihnen bei der Auswahl gern behilflich. Hier<\/a> k\u00f6nnen Sie mit unseren Experten Kontakt aufnehmen.<\/p>\n\n\n\n

Eine L\u00f6sung f\u00fcr alle Dokumente<\/p>\n\n\n\n

Wenn Sie separate Tools f\u00fcr bestimmte Arten von Dokumenten anschaffen m\u00fcssen, dann verursacht dies zus\u00e4tzliche Kosten und Mehraufwand. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre ausgew\u00e4hlte L\u00f6sung nahezu alle anfallenden Dokumente verarbeiten kann.<\/p>\n\n\n\n

Anbindung an nachgelagerte Systeme<\/p>\n\n\n\n

Ihre Scanstra\u00dfe sollte Dokumente direkt an Ihr ERP-System (z.B. SAP) und Ihr Dokumenten-Management-System \u00fcbergeben, welche die Dokumente automatisch richtig zuordnen und ablegen. Die meisten L\u00f6sungen sind mittlerweile als Web Services verf\u00fcgbar, die problemlos mit anderen Applikationen interagieren und die digitalen Dokumente intern weiterreichen.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/p>\n\n\n\n

Eine Scanstra\u00dfe organisiert und erleichtert die elektronische Erfassung von Papierdokumenten immens. Einmal implementiert, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, die digitale Dokumente mit sich bringen. Schon nach kurzer Zeit werden Ihre Mitarbeiter nicht darauf verzichten wollen.<\/p>\n\n\n\n

Wir bieten mit EASY Capture Plus eine umfassende L\u00f6sung f\u00fcr Ihre digitale Belegerfassung an. Nicht nur die Inhalte papierbasierter Dokumente werden erfasst, sondern auch die aus elektronischen Quellen wie E-Mail-Anh\u00e4ngen. EASY Capture Plus integriert sich nahtlos in Ihre Betriebsabl\u00e4ufe und \u00fcbergibt die Dokumente an Ihr ERP System und nat\u00fcrlich auch das EASY Dokumenten-Management-System. Folgen Sie dem Link, um mehr \u00fcber die digitale Belegerfassung<\/a> zu erfahren.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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