{"id":132883,"date":"2021-04-01T15:35:13","date_gmt":"2021-04-01T13:35:13","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?p=132883"},"modified":"2025-03-31T15:05:29","modified_gmt":"2025-03-31T13:05:29","slug":"7-herausforderungen-beim-workflow-management-digitaler-dokumente","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/easy-software.com\/de\/newsroom\/7-herausforderungen-beim-workflow-management-digitaler-dokumente\/","title":{"rendered":"7 Herausforderungen beim Workflow-Management digitaler Dokumente"},"content":{"rendered":"
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Mit der digitalen Transformation wird es immer mehr zur Realit\u00e4t: Ob es um das Rechnungswesen, Bestellvorg\u00e4nge oder HR-Prozesse geht, Schritt f\u00fcr Schritt wird der Umgang mit Dokumenten in internen und externen Gesch\u00e4ftsprozessen digitalisiert.<\/p>\n\n\n\n

Dabei hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass der gro\u00dfe Vorteil von digitalen Dokumenten nicht nur darin besteht, dass Unternehmen jetzt weniger Papier ausdrucken und Aktenberge produzieren. Mit der Umstellung auf digitale Dokumente lassen sich zahlreiche Prozesse im Betrieb automatisieren und effektiver gestalten. Die Voraussetzung daf\u00fcr ist ein gut funktionierendes Dokumenten-Management-System (DMS)<\/a>. Es bildet den zentralen Baustein, um den Workflow mit digitalen Dokumenten im Unternehmen zu handhaben. Das bedeutet: digitale Prozesse zu konzipieren, umzusetzen und zu verbessern.<\/p>\n\n\n\n

Aber viele Unternehmen schrecken vor dieser Aufgabe zur\u00fcck. Sei es, weil sie den Aufwand f\u00fcrchten, der die Umgestaltung von Prozessen bedeutet, oder weil sie meinen, nicht \u00fcber das n\u00f6tige Knowhow zu verf\u00fcgen, solche digitalen Prozesse \u00fcber ein Workflow-Management-System <\/a>aufzusetzen. Um mehr Handlungssicherheit zu bekommen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, worin die sieben gr\u00f6\u00dften Herausforderungen beim DMS-Workflow-Management bestehen.<\/p>\n\n\n\n

1. Digitale Prozesse d\u00fcrfen keine Blackbox sein<\/h2>\n\n\n\n

Das Pew Research Center hat in einer\u00a0Umfrage<\/a>\u00a0herausgefunden, dass viele Menschen bei Digital-Themen im Alltag gro\u00dfe Wissensl\u00fccken aufweisen. Die Mehrheit der Befragten konnte nicht sagen, was eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Passkey<\/a> ist oder woran man eine sichere Internetverbindung erkennt. Dinge, mit denen viele im digitalen Leben jeden Tag zu tun haben.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Unternehmen sind ein Spiegel der Gesellschaft. Auch digitale Prozesse werden von Mitarbeitern oft als eine Blackbox angesehen, deren Regeln und Funktionsweisen ihnen nicht ersichtlich sind. Das f\u00fchrt dazu, dass einmal aufgestellte Regeln einfach befolgt werden, auch wenn sie f\u00fcr einen Arbeitsablauf keinen Sinn ergeben sollten. Das f\u00fchrt zu unmotivierten Mitarbeitern, die nicht proaktiv, sondern reaktiv handeln. <\/p>\n\n\n\n

Um diesen negativen Kreislauf zu durchbrechen, m\u00fcssen die Mitarbeiter in digitale Workflows <\/a>einbezogen werden und deren Prozesse f\u00fcr alle Beteiligte transparent gestaltet werden. Denn nur so kann sich mit der Akzeptanz auch die Effektivit\u00e4t digitaler Prozesse im Unternehmen voll entfalten.<\/p>\n\n\n\n

2. Digitale Prozesse ben\u00f6tigen eine definierte Struktur<\/h2>\n\n\n\n

Besonders in gro\u00dfen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern m\u00fcssen Prozesse genau de\ufb01niert werden, damit sich alle an sie halten. Definierte Prozesse erm\u00f6glichen den Aufbau von effizienten Strukturen, mit denen die Arbeitsabl\u00e4ufe in die richtigen Bahnen gelenkt werden. Sie bieten Mitarbeitern eine Anleitung, um ihre Arbeitskraft dort einzusetzen, wo es gesch\u00e4ftlich Sinn ergibt. <\/p>\n\n\n\n

Das gilt erst recht f\u00fcr digitale Prozesse. Ein Dokumenten-Workflow, der schon in Papierform nicht richtig funktioniert hat, wird auf digitaler Stufe nicht besser ablaufen. Deshalb kommt es bei der Digitalisierung von Prozessen darauf an, bestehende Abl\u00e4ufe zun\u00e4chst auf den Pr\u00fcfstand zu stellen. Damit ist zugleich die Chance verbunden, mit der Digitalisierung alte Fehler im Workflow zu tilgen und zu neuen digitalen Ufern aufzubrechen. <\/p>\n\n\n

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Workflowmanagement – Prozesse einfach digitalisieren<\/p>\n\n\n\n

Der Aufwand, um Prozesse digital abzubilden, scheint enorm. Dabei l\u00e4sst sich nahezu jeder papierbasierte Arbeitsablauf durch Workflow-Management-Systeme einfach digitalisieren und laufend optimieren.<\/p>\n\n\n\nWebinar ansehen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n

3. Digitale Prozesse m\u00fcssen agil auf Ver\u00e4nderungen reagieren k\u00f6nnen<\/h2>\n\n\n\n

Geschwindigkeit wird in der digitalen Welt immer wichtiger. Unternehmen m\u00fcssen schneller auf Ver\u00e4nderungen reagieren und ihre Prozesse neuen Gegebenheiten anpassen k\u00f6nnen. F\u00fcr das Workflow-Management<\/a> digitaler Prozesse bedeutet das, sie m\u00fcssen nicht nur \u2013 wie das in der Corona-Krise deutlich wurde \u2013 agil auf \u00e4u\u00dfere Einfl\u00fcsse reagieren k\u00f6nnen und dazu in der Lage sein, ihre Prozesse an neue Umweltfaktoren adaptieren zu k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n

Digitale Prozesse sollten zugleich die F\u00e4higkeit besitzen, interne Optimierungen auf systemischer Ebene schnell umsetzen zu k\u00f6nnen. Mit einem guten digitalen Workflow-Management sollten neue Prozesse innerhalb weniger Stunden aufgesetzt und getestet werden k\u00f6nnen. Diese Agilit\u00e4t verschafft allen Gesch\u00e4ftsbereichen einen besseren Spielraum, um auf neue Anforderungen zu reagieren.<\/p>\n\n\n\n

4. Digitale Prozesse m\u00fcssen sich flexibel anpassen k\u00f6nnen<\/h2>\n\n\n\n

Viele Unternehmen scheuen sich davor, digitale Systeme zu implementieren, weil sie f\u00fcrchten, dass sie damit Fakten schaffen, die sich sp\u00e4ter nicht wieder zur\u00fccknehmen lassen. Dahinter steht die Angst, mit starren Prozessen die Digitalisierung eher zu blockieren, anstatt sie effizienter werden zu lassen. Diese Angst ist nicht unbegr\u00fcndet. <\/p>\n\n\n\n

Deshalb muss sich jeder Prozess die Frage gefallen lassen: Was passiert, wenn man den neuen Ablauf wieder ver\u00e4ndern muss \u2013 und zwar im laufenden Betrieb? Das ist nur dann m\u00f6glich, wenn ein digitaler Prozess so aufgebaut ist, dass er sich nicht nur schnell, sondern auch flexibel an neue Herausforderungen anpassen l\u00e4sst. <\/p>\n\n\n\n

5. Digitale Prozesse m\u00fcssen einfach und dezentral sein<\/h2>\n\n\n\n

Die Implementierung digitaler Projekte ist oft mit einem gro\u00dfen IT-Overhead verbunden: Systeme m\u00fcssen eingerichtet und gewartet und Mitarbeiter in aufwendigen Schulungen in die Bedienung der neuen Systeme eingearbeitet werden. Damit verbunden muss oft eine zentrale Instanz aufgebaut werden, die \u00fcber die Prozesse wacht und dar\u00fcber entscheidet, was umgesetzt werden kann. <\/p>\n\n\n\n

Ein solcher zentralistischer Ansatz, der auf Spezialwissen und Expertentum aufbaut, ist teuer, blockiert notwendige Innovationen und wirkt nicht selten demotivierend auf Mitarbeiter und Teams. Deswegen sollte digitales Workflow-Management auf Systeme setzen, die einem Low-Code-Ansatz folgen und keine Programmierer oder IT-Experten ben\u00f6tigen. Jede Fachabteilung sollte selbst dazu in der Lage sein, ihre Prozesse zu gestalten, um neue Ideen schnell verwirklichen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

6. Digitale Prozesse m\u00fcssen nachvollziehbar und zurechenbar sein<\/h2>\n\n\n\n

Ein digitaler Workflow bedeutet, dass Prozesse im Dokumentenmanagement vollautomatisiert ablaufen: In regelbasierten Abl\u00e4ufen werden Dokumente anhand vordefinierter Parameter abgelegt und mit Zugriffsberechtigungen f\u00fcr Bearbeiter oder Gruppen innerhalb oder au\u00dferhalb des Unternehmens versehen. <\/p>\n\n\n\n

In diesem Prozess muss sichergestellt werden, dass dieser Workflow immer mit den geltenden Compliance-Richtlinien \u00fcbereinstimmt: Dazu muss jeder Prozessschritt aufgenommen und dokumentiert werden, damit sich alles immer und an jeder Stelle ganz genau nachvollziehen l\u00e4sst.<\/p>\n\n\n\n

7. Digitale Prozesse m\u00fcssen reversibel und kontrollierbar sein<\/h2>\n\n\n\n

Digitale Workflows lassen sich einfach anpassen und ver\u00e4ndern. Diese Flexibilit\u00e4t ist f\u00fcr Unternehmen aber nur dann ein Gewinn, wenn sie keine Einbahnstra\u00dfe ist. Digitale Prozesse ben\u00f6tigen ein Ged\u00e4chtnis, mit dem Ver\u00e4nderungen jederzeit r\u00fcckg\u00e4ngig gemacht werden k\u00f6nnen. Denn nur wenn die M\u00f6glichkeit besteht, einen vorherigen Zustand quasi auf Knopfdruck wieder herzustellen, k\u00f6nnen Modifikationen am System gefahrlos vorgenommen werden. <\/p>\n\n\n\n

Gleichzeitig ben\u00f6tigen digitale Prozesse ein Controlling: Workflow-Management kann nur dann effizient funktionieren, wenn die Laufzeiten der Prozesse \u00fcberwacht und Reports erstellen werden k\u00f6nnen, die genau \u00fcber die Performance des Systems Auskunft geben und darauf hinweisen, wann und wo M\u00f6glichkeit zur Optimierung der Prozesse besteht.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Mit einem Dokumentenmanagementsystem lassen sich zahlreiche\u00a0dokumentenbasierte Prozesse digital abbilden.\u00a0EASY\u00a0Process\u00a0Builder\u00a0unterst\u00fctzt Sie dabei, sodass\u00a0Ihre\u00a0Workflows im DMS binnen\u00a0k\u00fcrzester Zeit startklar sind. Das papierlose B\u00fcro ist ein lang gehegtes Versprechen, um die alte Zettelwirtschaft in Unternehmen endlich ad acta zu legen. <\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":132889,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"categories":[3,431,1906],"tags":[],"download_type":[],"class_list":["post-132883","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog","category-dokumentenmanagement","category-workflows","no-featured-image-padding","resize-featured-image"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/132883","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=132883"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/132883\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/132889"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=132883"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=132883"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=132883"},{"taxonomy":"download_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/download_type?post=132883"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}