{"id":180048,"date":"2022-09-05T11:15:00","date_gmt":"2022-09-05T09:15:00","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?p=180048"},"modified":"2025-10-17T14:34:11","modified_gmt":"2025-10-17T12:34:11","slug":"digitalisierung-der-rechnungsverarbeitung-11-gruende-fuer-die-invoice-cloud","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/easy-software.com\/de\/newsroom\/digitalisierung-der-rechnungsverarbeitung-11-gruende-fuer-die-invoice-cloud\/","title":{"rendered":"Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung: 11 Gr\u00fcnde f\u00fcr die Invoice Cloud"},"content":{"rendered":"
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Problemlos skalierbar, einfache Kostenkontrolle, keine zus\u00e4tzliche IT notwendig: Cloud-basierte Programme liegen nicht ohne Grund bei immer mehr Unternehmen im Trend<\/strong>. Solche auch Software-as-a-Service (SaaS) genannten L\u00f6sungen, wie z.B. die Invoice-Cloud, sind zudem die zeitgem\u00e4\u00dfe Antwort auf die ver\u00e4nderten Arbeitsbedingungen in Zeiten von New Work. Denn webbasiertes Arbeiten macht alle Beteiligten r\u00e4umlich und zeitlich unabh\u00e4ngig und funktioniert damit im B\u00fcro genauso wie im Homeoffice, Hotel oder im Airport-Terminal.<\/p>\n\n\n\n

Aus diesem Grund ergibt es Sinn, auch bei der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung gleich dar\u00fcber nachzudenken, auf eine zukunftstaugliche Softwarel\u00f6sung zu setzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile eine Cloud-basierte Invoice-L\u00f6sung<\/strong> \u2013 wir nennen sie Invoice Cloud \u2013 bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Einzelnen hat und wie Unternehmen insgesamt von der Cloud <\/strong>profitieren.<\/p>\n\n\n\n

1. Ganzheitliche L\u00f6sung<\/h2>\n\n\n\n

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ber\u00fchrt viele Prozesse und Personen. Es m\u00fcssen zum Beispiel Daten gepr\u00fcft und abgeglichen, Dokumente von A nach B bewegt und Freigaben erteilt werden. All dies muss nach bestimmten Regeln ablaufen, die sich aus Compliance-, Buchhaltungs- und weiteren geltenden Vorschriften ergeben. Mit der Invoice Cloud vereinen Sie diesen gesamten Rechnungsprozess ganzheitlich innerhalb einer einzigen Anwendung<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Mit Hilfe der Software k\u00f6nnen Sie selbst Elemente <\/strong>der Rechnungsverarbeitung feingliedrig steuern: von Vertretungsregelungen \u00fcber das Eskalationsmanagement, eine Vier- oder Sechs-Augenpr\u00fcfung der Rechnung ab einem bestimmten Betrag bis hin zur vollautomatisierten Dunkelbuchung<\/a>. Diese Optionen geh\u00f6ren auch in einer Invoice Cloud dazu. So k\u00f6nnen Sie den Rechnungs-Workflow Cloud-spezifisch nach Ihren Anforderungen strukturieren und \u00fcber weitere Add-ons sogar teilweise oder ganz automatisieren.<\/p>\n\n\n

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Die Dunkelbuchung im Rechnungsmanagement<\/p>\n\n\n\n

Im Whitepaper zeigen wir Wege auf, wie Sie im digitalen Eingangsrechnungs\u00admanagement die Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen noch weiter senken und gleichzeitig den ben\u00f6tigten Arbeitsaufwand auf ein Minimum reduzieren.<\/p>\n\n\n\nWhitepaper lesen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n

2. Tsch\u00fcss, Medienbr\u00fcche<\/h2>\n\n\n\n

Eine Software-L\u00f6sung f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung adressiert ganz gezielt eines der gr\u00f6\u00dften Probleme, mit dem die Kreditorenbuchhaltung vieler Unternehmen noch heute zu k\u00e4mpfen hat: heterogene Rechnungsformate<\/strong>. Denn selbst wenn sie als Unternehmen vorbildlich ihre Buchhaltung digitalisieren<\/a>, kommt dieser intelligente Prozess mit der Zusendung einer Lieferantenrechnung per E-Mail als PDF oder per Post und auf Papier zum Erliegen.<\/p>\n\n\n\n

Die Daten m\u00fcssen umst\u00e4ndlich abgetippt oder per Copy-and-paste ins System eingegeben werden. Das kostet Zeit und wird immer wieder zu einer nervenaufreibenden Fehlerquelle. Mit der Invoice Cloud geh\u00f6rt dieses \u00c4rgernis der Vergangenheit an.<\/p>\n\n\n\n

3. Alle Rechnungsarten werden in der Invoice Cloud unterst\u00fctzt<\/h2>\n\n\n\n

Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung beseitigen Sie nicht nur Medienbr\u00fcche, Sie schaffen damit auch die gr\u00f6\u00dftm\u00f6gliche Kompatibilit\u00e4t zu allen Rechnungsformaten<\/strong>: Neben dem Scan papierbasierter Rechnungen liest die Software Rechnungen auch direkt aus der E-Mail-Anwendung ein und wandelt alle relevanten Informationen durch den Einsatz intelligenter selbstlernender Algorithmen in strukturierte Daten f\u00fcr das Buchhaltungssystem um: Dabei werden alle relevanten PDF-Formate unterst\u00fctzt.Selbstredend sind Sie mit der Invoice Cloud auch f\u00fcr die Zukunft bestens ger\u00fcstet. Moderne strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD<\/a> und dergleichen empf\u00e4ngt die Software sozusagen mit offenen Armen. Denn bei diesen Rechnungsformaten entf\u00e4llt die Extraktion der Daten beim Auslesen; hier handelt es sich um machinenlesbare Formate.<\/p>\n\n\n\n

4. Bessere \u00dcbersicht beim Rechnungsmanagement<\/h2>\n\n\n\n

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist keine wertsch\u00f6pfende T\u00e4tigkeit, sondern eine Pflicht\u00fcbung, die jedoch mit h\u00f6chster Pr\u00e4zision und der gr\u00f6\u00dften Effizienz erledigt werden sollte. Die Invoice Cloud unterst\u00fctzt Sie hier mit einer individualisierten User Experience, in der den Beteiligten rollenbasiert unterschiedliche Ansichten bereitgestellt werden<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Auf diese Weise bekommt der Sachbearbeiter andere Informationen angezeigt als eine Abteilungsleiterin, die nur in den digitalen Freigabeprozess<\/a> von Rechnungen Ihres Teams eingreifen muss, oder der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer, der in Freigabeprozesse ab einer bestimmten Rechnungsh\u00f6he involviert ist. All dies funktioniert \u00fcbrigens genauso auf dem Dienst-PC wie am Laptop im Home-Office oder mit dem Smartphone auf der Dienstreise.<\/p>\n\n\n\n

5. Nahtlose Anbindung an bestehende Systeme<\/h2>\n\n\n\n

Mit der Invoice-Cloud k\u00f6nnen Sie die digitalisierte Rechnungsverarbeitung nahtlos an Ihre bestehende IT-Infrastruktur <\/strong>anbinden. So lassen sich Stammdaten \u00fcber Webservices in eine Schattendatenbank einlesen, gescannte und genehmigte Belege aus dem Workflow in das ERP-System \u00fcbertragen und Workflow-Belege gem\u00e4\u00df der jeweiligen Standardlogik verarbeiten. Dabei gibt Ihnen die Invoice Cloud R\u00fcckmeldungen \u00fcber den Fortschritt aller Prozesse und meldet sich, sobald Fehler oder Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten auftreten.<\/p>\n\n\n

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Webinar-Aufzeichnung: rechnungsverarbeitung aus der cloud<\/p>\n\n\n\n

Welche Vorteile bietet easy invoice smart f\u00fcrs moderne Eingangs\u00adrechnungs\u00admanagement? Wie funktionieren Rechnungsworkflows und welche Abteilungen profitieren von digitaler Rechnungs\u00adverarbeitung?<\/p>\n\n\n\nWebinar ansehen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n

6. Mehr Transparenz<\/h2>\n\n\n\n

Die Invoice Cloud vereinfacht f\u00fcr alle Beteiligten nicht nur die Zusammenarbeit, sie f\u00fchrt auch zu mehr Transparenz. Denn alle beteiligten Mitarbeiter haben in ihren jeweils definierten Rollen <\/strong>immer einen einfachen und schnellen \u00dcberblick \u00fcber alle relevanten Informationen wie auf den Status einer Rechnung, ihre Inhalte mit Positionen und Summen oder ihren Bearbeitungsstand innerhalb des angelegten Workflows. Bei etwaigen Fragen haben so alle Beteiligten den gleichen Wissensstand zu jedem beliebigen Sachverhalt aus dem Eingangsrechnungsprozess.<\/p>\n\n\n\n

7. Automatisierte Prozesse<\/h2>\n\n\n\n

Mit Hilfe der Invoice Cloud k\u00f6nnen Sie Prozesse automatisieren und Ihren Sachbearbeitern viel Arbeit abnehmen. Um das zu erm\u00f6glichen, richten Sie die Software einfach so ein, dass die extrahierten Rechnungsdaten automatisiert auf Richtigkeit und Plausibilit\u00e4t gepr\u00fcft werden. Dabei kann das Cloud-Rechnungsprogramm \u00fcber eine Schnittstelle auch auf Daten Ihres ERP-Systems zur\u00fcckgreifen. Auf diese Weise l\u00e4uft ein Gro\u00dfteil der Pr\u00fcfungen automatisiert im Hintergrund <\/strong>ab: Von den einzelnen Belegpositionen \u00fcber die Lieferantendaten bis hin zur Pr\u00fcfung des Bruttobetrags f\u00fchrt die Invoice Cloud auf Wunsch viele Arbeitsschritte selbst durch.<\/p>\n\n\n\n

8. Geringere Laufzeiten von E-Rechnungen durch die Invoice Cloud<\/h2>\n\n\n\n

Apropos Effizienz: Der Vorteil der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung l\u00e4sst sich auch in konkreten Zahlen <\/strong>ausdr\u00fccken. W\u00e4hrend eine Eingangsrechnung auf Papier vom Eingang bis zur Freigabe der Zahlung inklusive Pr\u00fcfungen eine Bearbeitungsdauer fast 27 Minuten in Anspruch nimmt, fallen f\u00fcr E-Rechnungen <\/a>mit Bestellbezug durchschnittlich nur 2:20 Minuten an. Der Grund: bei diesem fortschrittlichen Rechnungsformat erfordern lediglich die Prozessschritte Freigabe und Zahlung ein manuelles Eingreifen.<\/p>\n\n\n

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Bereit f\u00fcr die E-Rechnungspflicht?<\/h3>\n\n\n\n

Die E-Rechnungspflicht bringt zahlreiche Ver\u00e4nderungen f\u00fcr Unternehmen mit sich. Unser umfassender Leitfaden<\/strong> “SOS E-Rechnung 2025” bietet Ihnen alle wichtigen Informationen und praktische Tipps, um Ihr Unternehmen optimal auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Erfahren Sie, wie Sie die Umstellung effizient und fehlerfrei meistern k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n

\n\nLeitfaden + Checkliste<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n

9. Passgenaue Abbildung kompletter Workflows<\/h2>\n\n\n\n

Mit einer Software k\u00f6nnen Sie die Rechnungsverarbeitung passgenau nach Ihren Bed\u00fcrfnissen digitalisieren<\/strong>. Das bedeutet: Die Invoice Cloud bildet den kompletten Workflow ab, der mit der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen verbunden ist, ohne dabei Ballast mit sich herumzutragen. Nach dem Motto: so viel wie n\u00f6tig und so wenig wie m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n

Sie k\u00f6nnen die Invoice Cloud so einrichten, dass sie die Eingangsrechnungen zun\u00e4chst unter Ber\u00fccksichtigung Ihres ERP-Systems erfasst und extrahiert. Bei der anschlie\u00dfenden Sachbearbeitung k\u00f6nnen Sie die Rechnungsdaten optional in einem Rechnungsbuch erfassen und den Buchungssatz<\/a> zum Beispiel mit fehlenden Informationen wie einer Kostenstelle oder einem Sachkonto erg\u00e4nzen. Der anschlie\u00dfende Pr\u00fcfungs- und Freigabeprozess passt sich an Ihre bestehenden Workflows an, dabei k\u00f6nnen Sie diverse Parameter, wie zum Beispiel mehrstufige Pr\u00fcfprozesse, Wertgrenzen oder eine automatische Zuweisung, an bestimmte Bearbeiter festlegen. Schlie\u00dflich kann jede Eingangsrechnung mit den zugeh\u00f6rigen Dokumenten revisionssicher archiviert werden.<\/p>\n\n\n\n

10. Optimale Kostenkontrolle und Skalierbarkeit<\/h2>\n\n\n\n

Eine Invoice-L\u00f6sung aus der Cloud zahlt sich auch bei den Kosten im wahrsten Sinne des Wortes f\u00fcr Sie aus. So fallen bei diesem Bereitstellungsmodell nicht nur etwaige Folgekosten f\u00fcr die Wartung der Software weg. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Software ist auch die einfache Skalierbarkeit<\/strong>: Bei dem subskriptionsbasierten Lizenzmodell zahlen Sie nur f\u00fcr die tats\u00e4chliche Nutzung der Software. Das gilt sowohl f\u00fcr die Laufzeit als auch f\u00fcr die Anzahl der Nutzer in Ihrem Unternehmen. So bleiben Sie in der Invoice Cloud allzeit flexibel und haben zugleich die optimale Kostenkontrolle.<\/p>\n\n\n\n

11. F\u00fcr die Zukunft bestens ger\u00fcstet<\/h2>\n\n\n\n

Cloud-L\u00f6sungen in Kombination mit Subskriptionsmodellen liegen im Trend. Laut Bitkom Cloud Monitor setzen immer mehr Unternehmen auf dieses Softwaremodell. Denn die Anbieter von Cloud-Software k\u00f6nnen ihre Produkte viel genauer und schneller an die Anforderungen und Bed\u00fcrfnisse der Kunden anpassen<\/strong>. So stellen gro\u00dfe Anbieter wie Microsoft beispielsweise Kunden in Europa Cloud-Services zur Verf\u00fcgung, die gem\u00e4\u00df europ\u00e4ischem Recht in lokalen Rechenzentren gehostet werden \u2013 und wir bei EASY SOFTWARE verfolgen mit unseren Cloud-L\u00f6sungen wie der easy invoice <\/a>exakt denselben Ansatz: maximale Flexibilit\u00e4t, maximale Transparenz, maximale Sicherheit.<\/p>\n\n\n

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So finden Sie die passende Software f\u00fcr Ihre Rechungsverarbeitung<\/p>\n\n\n\n

Was ist wichtig und wie gehe ich vor? In f\u00fcnf Schritten strukturiert vorgehen \u2013 mit Leitfaden und Checkliste. <\/p>\n\n\n\nLeitfaden & Checkliste<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n

kostenlose Vorlage zum Download<\/p>\n\n\n\n

Lastenheft zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung<\/h2>\n\n\n\n

Es gibt viele gute Gr\u00fcnde, warum Sie in Ihrem Unternehmen die Verarbeitung von Eingangsrechnungen digitalisieren<\/a> sollten: Abl\u00e4ufe werden beschleunigt und Kosten reduziert. Viele potenzielle Fehlerquellen fallen weg, der Prozess wird transparenter und die Compliance gest\u00e4rkt. Um diese Vorteile auch wirklich zu realisieren, m\u00fcssen Sie als Unternehmen die passende L\u00f6sung finden und diese zusammen mit einem L\u00f6sungsanbieter zielf\u00fchrend implementieren. Ein Lastenheft geh\u00f6rt bei Software-Projekten dazu, gerade bei Invoice-Projekten, die \u00fcber eine gewisse Komplexit\u00e4t verf\u00fcgen: Es verschafft Ihnen und Ihrem zuk\u00fcnftigen L\u00f6sungsanbieter den detaillierten \u00dcberblick auf die Anforderungen, die das Eingangsrechnungsprojekt<\/mark> mit sich bringt.<\/p>\n\n\n\n

Dabei ist es wichtig hervorzuheben, dass die Digitalisierung des Invoice-Managements nicht nur ein technisches Projekt <\/strong>ist. Denn die Digitalisierung der Abl\u00e4ufe \u00e4ndert zugleich viele etablierte, meist papierbasierte Arbeitsprozeduren. Damit \u00e4ndern sich auch viele verbundene Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter. F\u00fcr den sp\u00e4teren Erfolg im Unternehmensalltag ist es sehr wichtig, dass die technische Seite des Projekts so reibungs- und problemlos wie m\u00f6glich <\/strong>\u00fcber die B\u00fchne geht. So stellen Sie sicher, dass die Ver\u00e4nderungen von den Anwendern bestm\u00f6glich angenommen und gesch\u00e4tzt werden.<\/p>\n\n\n\n

Was ist ein Lastenheft f\u00fcr digitales Invoice-Management?<\/h3>\n\n\n\n

Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements auf Seiten des Unternehmens ist die Erstellung<\/mark> eines detaillierten Lastenheftes<\/mark>. In diesem Beitrag erfahren Sie, wof\u00fcr das Lastenheft ben\u00f6tigt wird und welche Anforderungen es erf\u00fcllen muss. Und das Beste: Wir unterst\u00fctzen Sie mit einer professionell ausgearbeiteten Vorlage <\/strong>bei der Erstellung eines individuellen Lastenheftes f\u00fcr die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n

Mit dem Lastenheft legen Sie fest, welche Anforderungen <\/strong>eine L\u00f6sung zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung aus der Perspektive Ihres Unternehmens erf\u00fcllen sollte. Dazu z\u00e4hlen zum Beispiel Aspekte, wie das technische Umfeld des von Ihnen genutzten ERP-Systems, in dem es funktionieren muss \u2013 aber auch die Aufgaben, die es in der t\u00e4glichen Arbeit abdecken soll sowie finanzielle Fragen nach dem Kostenrahmen des Projekts. Nicht zu vergessen sind Fragen zur Lizenzierung der Software wie auch organisatorische Aspekte, z. B.  die essenzielle Frage, ab wann die L\u00f6sung im Betrieb einsatzbereit sein soll.<\/p>\n\n\n\n

Wichtig ist, dass die Ausarbeitung eines Lastenheftes kein technisches oder Produkt-Know-how voraussetzt<\/strong>, sondern aus der Perspektive des Unternehmens als Auftraggeber formuliert wird. Sie schreiben hier m\u00f6glichst genau all jene W\u00fcnsche und Aufgaben <\/strong>nieder, die am Ende des Projekts durch die Software erf\u00fcllt beziehungsweise von ihr \u00fcbernommen werden sollen. Dabei sollten Sie nicht technisch denken, sondern ganz in Ihrer Perspektive bleiben und nach prozessbezogenen L\u00f6sungen fragen.<\/p>\n\n\n\n

Mit vielen der Angaben und Aspekte, die in einem Lastenheft auftauchen, werden Sie sich zu dem Zeitpunkt, an dem Sie das Lastenheft erstellen m\u00fcssen, bereits auseinandergesetzt haben. Denn im Lastenheft tauchen viele Dinge auf, die f\u00fcr Sie bei der Auswahl einer geeigneten L\u00f6sung f\u00fcr die Verarbeitung der Eingangsrechnungen <\/a>bereits eine gewichtige Rolle gespielt haben. Sehr wahrscheinlich haben Sie sogar schon Listen oder Pl\u00e4ne erstellt<\/strong>, die vieles von dem enthalten, was auch im Lastenheft auftaucht<\/p>\n\n\n

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Kostenlose Lastenheft-Vorlage<\/p>\n\n\n\n

Im Lastenheft dokumentieren Sie die Gesamtheit Ihrer Anforderungen an eine Invoice-L\u00f6sung. Damit gl\u00e4nzen Sie in der K\u00fcr und schaffen die Basis f\u00fcr ein erfolgreiches Eingangsrechnungs-Projekt.<\/p>\n\n\n\nLastenheft-Vorlage sichern<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n

Was geh\u00f6rt in ein Lastenheft zur Einf\u00fchrung einer Software f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung?<\/h3>\n\n\n\n

Wie zuvor ausgef\u00fchrt wurde, dient das Lastenheft dazu, dem Auftragnehmer einerseits die Erwartungen an das Projekt zu vermitteln und ihn andererseits zu bef\u00e4higen, mit den Informationen des Lastenheftes ein Pflichtenheft zu erstellen, das dem Projekt den Weg weist. Damit das funktioniert, sollte ein Lastenheft zur Einf\u00fchrung einer Software-L\u00f6sung f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung folgenden Aspekte abdecken:<\/p>\n\n\n\n