{"id":189643,"date":"2023-02-14T11:44:47","date_gmt":"2023-02-14T10:44:47","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?p=189643"},"modified":"2025-03-17T15:59:40","modified_gmt":"2025-03-17T14:59:40","slug":"automatisierte-rechnungsverarbeitung-7-funktionen-die-2023-jeder-braucht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/easy-software.com\/de\/newsroom\/automatisierte-rechnungsverarbeitung-7-funktionen-die-jeder-braucht\/","title":{"rendered":"7 Funktionen zur Rechnungsverarbeitung, die jeder braucht"},"content":{"rendered":"
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Digitale Rechnungsprozesse haben sich in deutschen Unternehmen innerhalb der letzten drei Jahre rasant durchgesetzt. Lag der Anteil 2019 noch bei 19 %<\/a> der befragten KMUs, sprechen 2022 schon 40 % davon<\/a>, eine digitale L\u00f6sung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung einzusetzen. Dies fand jedenfalls der Bitkom heraus. Die Vision des papierlosen B\u00fcros ist ein St\u00fcckweit Realit\u00e4t geworden. Gro\u00dfartig. Das hat seine Gr\u00fcnde. Zwar ist die automatisierte Rechnungsbearbeitung kein Prozess, der aus sich selbst heraus Werte sch\u00f6pft. Allerdings unterst\u00fctzt der Eingangsrechnungsprozess den Kernprozess eines Unternehmens. Gleichzeitig vereinfacht die digitale Rechnungsverarbeitung das t\u00e4gliche Handling ungemein. In diesem Beitrag schauen wir uns die Highlights an, indem wir die Kernfunktionen entlang des Prozesses beschreiben, die eine Eingangsrechnungssoftware heutzutage mitbringen muss.<\/p>\n\n\n\n

Rechnungseingang: Erfassung von Eingangsrechnungen \u2013 durch diese Gasse muss sie kommen<\/h2>\n\n\n\n

Zeitgem\u00e4\u00dfe Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung unterst\u00fctzt die Erfassung digitaler Rechnungen wie auch von Papierrechnungen<\/strong>. Klar. Denn leider stellen so einige Rechnungssteller<\/strong> und -versender noch auf das Medium Papier ab. Damit m\u00fcssen Sie rechnen. Auch wenn die Rechnungen noch per Post ins Haus kommen, verl\u00e4uft die Rechnungserfassung<\/a> in diesem Fall via Scan-in plus anschlie\u00dfende Optical-Character-Recognition (OCR<\/a>).<\/p>\n\n\n\n

Entweder Sie nutzen zur Rechnungserfassung dann ein Multifunktionsger\u00e4t (Mfc) oder, falls das Aufkommen papierener Rechnungen eher gering ausf\u00e4llt, ein Smartphone \u2013 Hauptsache, das erstellte Abbild oder das PDF der Rechnung erreicht Ihren Rechnungseingang.<\/p>\n\n\n\n

Sicherlich setzen viele Rechnungssteller mittlerweile auf den Rechnungsversand via E-Mail. In der Regel stellt das angeh\u00e4ngte PDF das Rechnungsdokument dar. Die Rechnungserfassung vereinfacht sich auf diesem Weg. Keiner muss hier mehr Briefe \u00f6ffnen und Rechnungen einscannen \u2013 das funktioniert mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung von allein. Nebenbei erzielen Sie dabei einen weiteren Vorteil: Laut Steuervereinfachungsgesetz<\/a> d\u00fcrfen und sollen Sie die digitalen Rechnungen auch elektronisch archivieren. Keine Medienbr\u00fcche, keine Aktenr\u00e4ume \u2013 und den standortunabh\u00e4ngigen Zugriff aufs Rechnungsarchiv jederzeit. Allein das spart Zeit, Geld und \u00fcber B\u00fcroetagen gelaufene Turnschuhmeter. 10 Jahre<\/strong> m\u00fcssen Sie Rechnungen archivieren <\/strong>und aufbewahren.<\/p>\n\n\n

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So finden Sie die passende Software f\u00fcr Ihre Rechungsverarbeitung<\/p>\n\n\n\n

Was ist wichtig und wie gehe ich vor? In f\u00fcnf Schritten strukturiert vorgehen \u2013 mit Leitfaden und Checkliste.<\/p>\n\n\n\nLeitfaden & Checkliste<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n

Validierung von Eingangsrechnungen<\/h2>\n\n\n\n

Nach der Rechnungserfassung ist vor der Validierung und Rechnungspr\u00fcfung. Nun liegen alle Rechnungsdaten digital vor. Folglich dreht es sich im nun anstehenden Schritt um die Rechnungs-Validierung. D.h. die automatisierte Rechnungsverarbeitung \u00fcberpr\u00fcft, ob es sich \u00fcberhaupt um eine ordentliche Rechnung<\/strong> handelt. Laut Umsatzsteuergesetz (UStG \u00a714<\/a>, \u00a714a<\/a>) muss eine Rechnung 12 Pflichtangaben<\/a> aufweisen. Diese zu \u00fcberpr\u00fcfen, \u00fcbernimmt<\/strong> die automatisierte<\/strong> Rechnungsverarbeitung<\/strong> mit der UStG-\u00a714-Pr\u00fcfung<\/strong> f\u00fcr Sie. Welche Pflichtangaben einfach auf eine Eingangsrechnung geh\u00f6ren, lesen Sie im Blog-Beitrag “Rechnungen p\u00fcfen, aber richtig<\/a>“. Keiner muss hier mehr manuell pr\u00fcfen und auf die Rechnung schauen. Was wiederum ein klarer Zeitgewinn ist und ein Raus-aus-der-Routine f\u00fcr Ihre Mitarbeiter bedeutet.<\/p>\n\n\n\n

Der n\u00e4chste Schritt zur automatischen Rechnungsverarbeitung: Extraktion der Rechnungsdaten<\/h2>\n\n\n\n

Nachdem die Rechnungspr\u00fcfung auf UStG-14 erfolgreich abgeschlossen wurde, folgt die Extraktion der Rechnungsdaten. Das Auslesen der Rechnungsdaten erfolgt dabei automatisiert. Das besitzt zwei entscheidende Vorteile: Zum einen muss sich kein Mitarbeiter mehr auf manuelle Eingaben verlassen. Sp\u00e4testens ab einer mittleren zweistelligen Rechnungsanzahl pro Tag macht sich dies deutlich bemerkbar. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung funktioniert nicht nur schneller, sondern vor allen Dingen fehlerfrei. Das erspart auch zeitintensives Nachfragen per Telefon oder E-Mail-Pingpong.<\/p>\n\n\n\n

Ein weiterer Vorteil: Sp\u00e4testens hier profitieren Sie davon, wenn die automatische Rechnungsverarbeitung \u00fcber eine Integration in vorgelagerte Gesch\u00e4ftsprozesse verf\u00fcgt: z.B. in ERP-Systeme und dort stattfindende Bestellprozesse. Genau dann k\u00f6nnen weitere Prozessbeschleuniger stattfinden. Z. B. l\u00e4sst sich \u00fcber einen 3-Way-Match<\/a> feststellen, ob zur Eingangsrechnung auch eine Bestellung aus Ihrem Hause vorliegt. Das vereinfacht und sichert automatische Rechnungsprozesse enorm.<\/p>\n\n\n\n

Das A & O: Freigabe-Workflows w\u00e4hrend der automatisierten Rechnungsverarbeitung<\/h2>\n\n\n\n

Hier haben wir den wirklichen Arbeitsvereinfacher im Blick: Workflows steuern Prozesse zur Rechnungsfreigabe<\/a>, regeln Eskalationen, falls To-dos nicht erledigt wurden, und setzen automatisch Vertretungsregeln um, sollte der urspr\u00fcnglich vorgesehene Rechnungsbearbeiter nicht aktiv werden.<\/p>\n\n\n

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Mit easy invoice In 24 Stunden zum digitalen Rechnungsmanagement<\/p>\n\n\n\n

Eingangsrechnungen verarbeiten sich mit easy invoice<\/a> von nun an wie von allein. Rechnungen empfangen Sie per E-Mail oder als Scan-in. Einfach reibungslos. Erfahren Sie im Whitepaper, wie Sie mit blitzschnell Ihren Rechnungsworkflow umsetzen.<\/p>\n\n\n\nWhitepaper lesen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n

Wie funktionieren Rechnungsfreigaben workflow-gesteuert?<\/h3>\n\n\n\n

Alle Rechnungen wurden bis hierhin gepr\u00fcft und validiert. In der Regel finden Rechnungsmitarbeiter diese Rechnungen daraufhin im digitale Rechnungseingangskorb der Software zur automatisierten Rechnungsbearbeitung. Nun geschieht ein kleines Wunder, denn allein schon dieser Schritt der Zuordnung von Rechnungen und Aufgaben zu bestimmten Rechnungsbearbeitern findet automatisiert statt.<\/p>\n\n\n\n

Auch den \u201eRechnungstransport\u201c durch die einzelnen Abteilungen erledigt die digitale Rechnungsverarbeitung. Im Rahmen eines Workflows<\/a> zur Rechnungsfreigabe sendet das Rechnungsmanagementsystem anstehende Aufgaben zu Rechnungen anhand definierter Parameter automatisch an die zust\u00e4ndigen Bearbeiter oder Gruppen innerhalb oder au\u00dferhalb des Unternehmens. Wichtig an dieser Stelle<\/strong>: Dabei wird nicht die Rechnung selbst versendet<\/strong>, sondern nur der Link auf das betreffende Rechnungsdokument. <\/strong>Die Benachrichtigung erfolgt entweder in der Eingangsrechnungssoftware oder per E-Mail. Das hat den Vorteil<\/strong>, dass das Dokument<\/strong> w\u00e4hrend des Workflows f\u00fcr alle anderen autorisierten Mitarbeiter zug\u00e4nglich<\/strong> bleibt. Damit geh\u00f6ren Dokumentenkopien<\/strong> ebenso der Vergangenheit<\/strong> an wie die daraus erwachsende Un\u00fcbersichtlichkeit.<\/p>\n\n\n\n

Diese Workflows zur Rechnungsfreigabe treiben den automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess voran bis zur Buchung. Und sollte zwischendurch ein Rechnungstask eskalieren, bleibt auch das auf dem Schirm und geht nicht verloren. Zur Buchung und Zahlung freigegebene Rechnungen finden die Mitarbeitenden dann in der Buchungsliste.<\/p>\n\n\n\n

Zwei, die zusammengeh\u00f6ren: elektronische Rechnungen und digitale Archivierung<\/h2>\n\n\n\n

Nachdem gebucht und gezahlt wurde, darf die automatisierte Rechnungsverarbeitung den abschlie\u00dfenden Schritt einleiten: n\u00e4mlich die Archivierung<\/a> der Eingangsrechnung. Idealerweise verf\u00fcgt die Rechnungssoftware \u00fcber Optionen zur Anbindung an digitale Archivsysteme. Darauf sollten Sie achten. Wichtig ist hier insbesondere die f\u00fcr Rechnungen und Gesch\u00e4ftsunterlagen wichtige GoBD-Konforme Archivierung<\/a>. Achten Sie bei der Auswahl auf entsprechende Zertifizierungen und Testate zur revisionssicheren Archivierung. Die Testate IDW PS-880<\/a> und ISAE 3000 sind hier beispielhaft zu nennen.<\/p>\n\n\n

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Verwaltung und Archivierung von Eingangsrechnungen<\/p>\n\n\n\n

Gerade bei der Verarbeitung und Verwaltung von Eingangsrechnungen ist es ratsam, bew\u00e4hrte Methoden<\/strong> f\u00fcr den Rechnungseingangsprozess anzuwenden. Erfahren Sie im Whitepaper, welche das sind.<\/p>\n\n\n\nWhitepaper lesen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n

Standortunabh\u00e4ngiger Einsatz der automatisierten Rechnungsbearbeitung<\/h2>\n\n\n\n

Software-as-a-Service (SaaS), Cloud-Variante oder doch lieber On-Premises? Das h\u00e4ngt von der Gewichtung Ihrer Anforderungen ab. Wollen Sie f\u00fcr standortunabh\u00e4ngiges Arbeiten auch bei Eingangsrechnungsprozessen sorgen, setzen Sie Ihre Anspr\u00fcche am schnellsten mit einem SaaS-Angebot oder einer Eingangsrechnungssoftware aus der Cloud<\/a> um. Gerade mit Blick auf die Ver\u00e4nderungen der letzten drei Jahre im Arbeitsverhalten \u2013 Stichwort: \u201eHomeoffice\/New Work\u201c \u2013 werden Sie den mitarbeiterseitigen Anspr\u00fcchen schnell gerecht.<\/p>\n\n\n\n

Dass die automatisierte Rechnungsbearbeitung locker und leicht in und aus der Cloud funktioniert, liegt auf der Hand.  F\u00fcr alle Beteiligten bringt dies nur Vorteile: Eine Rechnungsverarbeitung aus der Cloud, als Managed-Service z.B., ist schnell bereitgestellt. Oft m\u00fcssen keine Consultants mehr ins Unternehmen, meist reicht ein \u201eclick-and-buy\u201c. Zudem verf\u00fcgen Angebote dieser Art \u00fcber einen Standard-Rechnungsprozess, der die Anwendungsf\u00e4lle in vielen Unternehmen abdeckt. Dabei bleiben unternehmensinterne IT-Ressourcen geschont; auch um Wartung und Erreichbarkeit etc. k\u00fcmmert sich der Anbieter. Ebenso muss kein Know-how rund ums Thema der Rechnungsbearbeitung aufgebaut werden. Ein zus\u00e4tzlicher Vorteil bei SaaS-\/Cloud-Angeboten ist eher betriebswirtschaftlicher Natur: Sie wissen, wie viele Mitarbeitende die Cloud-Software<\/a> nutzen und andere Parameter. Damit verf\u00fcgen Sie \u00fcber eine bessere Kostenkontrolle.<\/p>\n\n\n\n

Automatisierte Rechnungsverarbeitung verlangt Integration in ERP-Systeme<\/h2>\n\n\n\n

Den maximalen Output in Sachen Effizienz und unternehmensinterner Transparenz erzielen Sie jedoch durch eine gut angebundene L\u00f6sung zur Rechnungsbearbeitung. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren<\/a>, sollten Sie im Vorfeld festhalten, mit welchen Systemen die zuk\u00fcnftige Rechnungsverarbeitung \u201esprechen\u201c soll. Schnittstellen zur Interaktion mit ERP- und CRM-Systemen etc. m\u00fcssen dazu vorhanden sein.<\/p>\n\n\n

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Webinar-Aufzeichnung: rechnungsverarbeitung aus der cloud<\/p>\n\n\n\n

Welche Vorteile bietet easy invoice smart f\u00fcrs moderne Eingangs\u00adrechnungs\u00admanagement? Wie funktionieren Rechnungsworkflows und welche Abteilungen profitieren von digitaler Rechnungs\u00adverarbeitung?<\/p>\n\n\n\nWebinar ansehen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Digitale Rechnungsprozesse haben sich innerhalb der letzten drei Jahre rasant durchgesetzt, fand der Bitkom unl\u00e4ngst heraus. Die Vision des papierlosen B\u00fcros ist ein St\u00fcckweit Realit\u00e4t geworden. Nur 24 Stunden trennen Sie heute von digitaler Rechnungsverarbeitung.<\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":189718,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"categories":[1126,3,395,1908,1907,1906],"tags":[],"download_type":[],"class_list":["post-189643","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-beschaffungsprozesse","category-blog","category-cloud","category-e-akte","category-eingangsrechnungen","category-workflows","no-featured-image-padding","resize-featured-image"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/189643","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=189643"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/189643\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/189718"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=189643"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=189643"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=189643"},{"taxonomy":"download_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/download_type?post=189643"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}