{"id":202435,"date":"2023-12-01T17:18:32","date_gmt":"2023-12-01T16:18:32","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?p=202435"},"modified":"2025-12-01T09:45:48","modified_gmt":"2025-12-01T08:45:48","slug":"archivierungssoftware-im-unternehmen-einfuehren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/easy-software.com\/de\/newsroom\/archivierungssoftware-im-unternehmen-einfuehren\/","title":{"rendered":"Worauf Unternehmen bei Einf\u00fchrung einer Archivierungssoftware achten sollten"},"content":{"rendered":"<div class=\"gb-container gb-container-bff3e728\">\n<div class=\"gb-container gb-container-21f239a0\">\n<div class=\"gb-grid-wrapper gb-grid-wrapper-21d3b66e\">\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-8f04805b\"><div class=\"gb-container gb-container-8f04805b\">\n\n<p>Da ein Archiv von vielen Fachabteilungen genutzt wird, sollten Sie die Fachabteilungen in die Fragen einbeziehen.\u202fUm das Ganze zu vereinfachen, folgt hier ein schematischer \u00dcberblick, unterteilt in vier Schritte:<\/p>\n\n\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-be760d6a gb-headline-text gb-headline-skyline\">Schritt 1<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-d9e591bc gb-headline-text gb-headline-medium\">Ermitteln Sie den Ist-Zustand zur Archivierung im Unternehmen<\/h2>\n\n\n\n<p>F\u00fchren Sie Gespr\u00e4che mit Fachabteilungen. Fragestellungen sind z.B.: Warum, wo und wobei soll ein Archivsystem helfen? Welche Ziele sollen dadurch erreicht werden? Es ist nicht nur die revisionssichere Archivierung, die wichtig ist. Versuchen Sie die Antworten auf diese Fragen zu kategorisieren.<\/p>\n\n\n\n<p>Im ersten Schritt k\u00f6nnte eine grobe Kategorisierung wie folgt lauten:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Welche Archivfunktionen sind zwingend notwendig und welche einfach nur nice-to-have?&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Vergessen Sie nicht, heute schon an die Zukunft zu denken: Was k\u00f6nnte wichtig werden?&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Sobald Sie diese Liste vervollst\u00e4ndigt haben, suchen Sie das <strong>Gespr\u00e4ch mit den Fachabteilungen und erg\u00e4nzen<\/strong> diese Liste.&nbsp;<\/p>\n\n\n<div class=\"gb-container gb-container-7f4e831d\">\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-8a5f87e5 gb-headline-text gb-headline-small\">Whitepaper: Einf\u00fchrung eines Archivs<\/p>\n\n\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-495a395c gb-headline-text\">Die Einf\u00fchrung eines neuen Archivsystems gestaltet sich in Unternehmen oft schwierig. Worauf sie bei Einf\u00fchrung einer Archivierungs\u00adsoftware achten sollten. Wie die Einf\u00fchrung in 7 Schritten gelingt \u2013 mit Checkliste.<\/p>\n\n\n\n<a class=\"gb-button gb-button-1d8ed878 gb-button-large-btn content-cta-banner\" href=\"https:\/\/microsite.easy-software.com\/de\/whitepaper-worauf-sie-bei-einfuehrung-eines-archivs-achten-sollten\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><span class=\"gb-button-text\">Whitepaper mit Checkliste<\/span><span class=\"gb-icon\"><svg version=\"1.1\" id=\"Ebene_1\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" xmlns:xlink=\"http:\/\/www.w3.org\/1999\/xlink\" x=\"0px\" y=\"0px\" viewBox=\"0 0 48 48\" style=\"enable-background:new 0 0 48 48;\" xml:space=\"preserve\"><path d=\"m29.95 39.1-3.25-3.2 9.6-9.65h-33V21.7h33l-9.6-9.65 3.25-3.2L45.05 24Z\"><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-38b2476e gb-headline-text gb-headline-skyline\">Schritt 2<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-5daa93c7 gb-headline-text gb-headline-medium\">w\u00e4hlen Sie Kennzahlen mit \u00dcberzeugungskraft und Argumentationsst\u00e4rke<\/h2>\n\n\n\n<p>Dazu ermitteln Sie Kennzahlen, die den aktuellen Stand im Unternehmen bzgl. des tagt\u00e4glichen Umgangs zur Archivierung beschreiben. Fragen dieser Art k\u00f6nnen sein:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Wie lange ben\u00f6tigen Ihre Kollegen f\u00fcr das Erfassen, Ablegen, Archivieren und schlie\u00dflich Suchen von Information pro Dokument in Minuten insgesamt?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Erfassen Sie die Zeit in Minuten f\u00fcr<\/strong>&nbsp;<br>a) das Erfassen eines Dokuments&nbsp;<br>b) das Ablegen eines Dokuments&nbsp;<br>c) das Archivieren eines Dokuments&nbsp;<br>d) das Suchen eines Dokuments&nbsp;<br>&nbsp;<br><strong>Notieren<\/strong> Sie <strong>diese Zeiten pro Dokument<\/strong> und <strong>berechnen<\/strong> Sie darauffolgend den <strong>Zeitaufwand<\/strong> f\u00fcr <strong>alle Dokumente pro Tag<\/strong> und schlie\u00dflich <strong>f\u00fcr einen ganzen Monat<\/strong>. So haben Sie einen ersten Eindruck, wie viel Zeit die manuelle, papierbasierte Archivierung kostet.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Schlie\u00dflich beantworten Sie noch folgende zwei Fragen:<\/strong>&nbsp;<br>g)\u202fWie gro\u00df ist Ihr Unternehmensarchiv in m\u00b2?&nbsp;<br>h) Wie hoch ist die monatliche Warmmiete des Unternehmensarchiv?&nbsp;<\/p>\n\n\n<div class=\"gb-container gb-container-04c3422e\">\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-4f04e6be gb-headline-text gb-headline-small\">Digitale Archivierung &#8211; intelligent &amp; zukunftssicher<\/p>\n\n\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-d60bfbfd gb-headline-text\">Erleben Sie im Webinar, wie easy archive Ihre Archivierungsprozesse revolutioniert \u2013 mit zukunftsf\u00e4higen Funktionen, optimierter Performance und maximaler Rechtssicherheit.<\/p>\n\n\n\n<a class=\"gb-button gb-button-14ac2641 gb-button-large-btn content-cta-banner\" href=\"https:\/\/microsite.easy-software.com\/de\/webinar-aufzeichnung-digitale-archivierung-intelligent-zukunftssicher\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><span class=\"gb-button-text\">Webinar ansehen<\/span><span class=\"gb-icon\"><svg version=\"1.1\" id=\"Ebene_1\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" xmlns:xlink=\"http:\/\/www.w3.org\/1999\/xlink\" x=\"0px\" y=\"0px\" viewBox=\"0 0 48 48\" style=\"enable-background:new 0 0 48 48;\" xml:space=\"preserve\"><path d=\"m29.95 39.1-3.25-3.2 9.6-9.65h-33V21.7h33l-9.6-9.65 3.25-3.2L45.05 24Z\"><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-1565da83 gb-headline-text gb-headline-skyline\">Schritt 3<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-ff6440dc gb-headline-text gb-headline-medium\">Skizzieren Sie gegenw\u00e4rtige Ablage- bzw. Archivstrukturen und den Dokumentenfluss im Unternehmen<\/h2>\n\n\n\n<p>Versuchen Sie, die gegenw\u00e4rtige Situation genau zu erfassen. Erst wenn Sie wissen, welchen Weg Dokumente im Unternehmen nehmen, haben Sie einen Ansatz f\u00fcr die mit der Archiv-Einf\u00fchrung erhofften Optimierungen. Bedenken Sie: Allein die Transformation verbessert nicht den Prozess.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Stellen Sie folgende Fragen:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Welche Dokumenten- und Aktentypen existieren im Unternehmen \u00fcberhaupt?&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Wie verl\u00e4uft der Dokumentenfluss im Unternehmen \u2013 vom Eintreffen \u00fcber die Ablage durch welche Zwischenstationen bis zum Archiv?&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Mitarbeiter-Gruppen sind in den Dokumentenfluss involviert, wer bearbeitet welche Dokumente wann?&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Durch diesen Ansatz erkennen Sie recht bald, welche Prozesse sich als effizient bzw. ineffizient erweisen. So finden Sie die st\u00e4rksten Schmerzpunkte im Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-4a8c3aba gb-headline-text gb-headline-skyline\">Schritt 4<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-ec4df682 gb-headline-text gb-headline-medium\">Nehmen Sie potenzielle Archivanbieter unter die Lupe<\/h2>\n\n\n\n<p>Sobald eine erste Ermittlung der obengenannten Kennzahlen feststeht, verf\u00fcgen Sie \u00fcber eine starke Grundlage f\u00fcr die weitere Argumentation im Unternehmen. Entscheidend an dieser Stelle wird darauffolgend eine offene Kommunikation mit dem jeweiligen <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/easy-archive\/\">Archiv-Hersteller<\/a> sein, der Ihnen eine realistische Einsch\u00e4tzung, \u00fcber die mit dem Archiv zu erreichenden Zielwerte geben kann.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n<div class=\"gb-container gb-container-f0a06b9f\">\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-eae054a0 gb-headline-text gb-headline-small\">Checkliste: Tipps zur Bewertung eines sicheren Cloud-Archiv-Anbieters<\/p>\n\n\n\n<p>Wie sicher ist Ihre digitale Archivierung wirklich? Unsere kostenlose Checkliste mit 11 praxisnahen Tipps hilft Ihnen, Cloud-Archiv-Anbieter gezielt zu bewerten \u2013 von Datenschutz und Compliance bis zur Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit. Jetzt die Checkliste sichern!<\/p>\n\n\n\n<a class=\"gb-button gb-button-f508f24c gb-button-text gb-button-large-btn content-cta-banner\" href=\"https:\/\/microsite.easy-software.com\/de\/tipps-zur-bewertung-eines-sicheren-cloud-archiv-anbieters\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Checkliste sichern<\/a>\n\n<\/div>\n\n\n<p><strong>Anwenderakzeptanz \u2013 Key-User aus den Fachabteilungen<\/strong>&nbsp;<br>Sobald Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, kann man die in die engere Auswahl gekommenen <strong>Archiv-Systeme einem\u202fAnwendertest<\/strong> unterziehen. Nehmen Sie die sp\u00e4teren, repr\u00e4sentativen Anwender der Fachabteilungen als Key-User an die Hand und vereinbaren Sie einen Workshop beim Anbieter. Pr\u00fcfen Sie, ob die Archivierungsl\u00f6sung den Erwartungen entspricht. Je nach Archiv ist auch eine Testinstallation mit Probedaten m\u00f6glich. Das erm\u00f6glicht ein \u00fcber den Workshop hinausgehendes Testen. Bei Anbieter von SaaS- und Cloud-L\u00f6sungen vereinfachen die eben genannten Schritte, sodass ein Gro\u00dfteil sicherlich online stattfinden kann.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Nutzerfreundlichkeit: auch bei GoBD-konformer Archivierung<\/strong>&nbsp;<br><strong>Nehmen<\/strong> Sie das <strong>Urteil\u202f<\/strong>der<strong>\u202fKey-Use<\/strong>r aus den Fachabteilungen <strong>ernst<\/strong>. Denn das zuk\u00fcnftige Archiv der Wahl soll die Arbeit wirklich vereinfachen. Machen Sie den Selbsttest: W\u00fcrden Sie mit der Archivl\u00f6sung, die Ihnen gerade vom Hersteller demonstriert wird, gerne arbeiten? Laden Sie dazu Key-User der Fachabteilungen ein. Lassen Sie von den ausgew\u00e4hlten Key-Usern berichten:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Bereitet die Arbeit mit der zuk\u00fcnftigen Archivierungsl\u00f6sung wirklich Freude?&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Wirkt die Bedienung einfach, selbsterkl\u00e4rend, schl\u00fcssig und ergonomisch?&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"gb-container gb-container-b860e3f3\">\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-dabaf045 gb-headline-text gb-headline-small\">revisionssichere Archivierung leicht gemacht<\/p>\n\n\n\n<p class=\"gb-headline gb-headline-7768e61d gb-headline-text\">easy archive ist das leistungsf\u00e4hige Archiv \u2013 egal ob On-Premises oder als SaaS-L\u00f6sung \u2013 f\u00fcr Dokumente und Belege aus dokumentenintensiven Gesch\u00e4ftsprozessen. Als solide Basis nutzen Sie das Archiv \u00fcber die digitale Schnittstelle f\u00fcr nahtlose Integrationen in Gesch\u00e4ftsprozesse wie z.B. Eingangsrechnungsmanagement, Personalprozesse oder Vertragsmanagement.<\/p>\n\n\n\n<a class=\"gb-button gb-button-14c027ff gb-button-large-btn content-cta-banner\" href=\"https:\/\/microsite.easy-software.com\/de\/whitepaper-cloud-archivierung-in-der-praxis\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><span class=\"gb-button-text\">easy archive entdecken<\/span><span class=\"gb-icon\"><svg version=\"1.1\" id=\"Ebene_1\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" xmlns:xlink=\"http:\/\/www.w3.org\/1999\/xlink\" x=\"0px\" y=\"0px\" viewBox=\"0 0 48 48\" style=\"enable-background:new 0 0 48 48;\" xml:space=\"preserve\"><path d=\"m29.95 39.1-3.25-3.2 9.6-9.65h-33V21.7h33l-9.6-9.65 3.25-3.2L45.05 24Z\"><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Investition in ein System zur revisionssicheren Archivierung stellt eine Investition in die Zukunft dar. Dabei steht und f\u00e4llt vieles in Abh\u00e4ngigkeit von der gegenw\u00e4rtigen Situation Ihres Unternehmens. Bevor Sie eine Archivierungsl\u00f6sung einf\u00fchren, sollten Sie sich dazu wichtige Fragen stellen und ehrlich beantworten.<\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":129278,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"categories":[1591,3,1907],"tags":[],"download_type":[],"class_list":["post-202435","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-archivierung","category-blog","category-eingangsrechnungen","no-featured-image-padding","resize-featured-image"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/202435","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=202435"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/202435\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":222657,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/202435\/revisions\/222657"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/129278"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=202435"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=202435"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=202435"},{"taxonomy":"download_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/download_type?post=202435"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}