{"id":202606,"date":"2023-11-23T15:24:58","date_gmt":"2023-11-23T14:24:58","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?p=202606"},"modified":"2025-10-07T11:09:37","modified_gmt":"2025-10-07T09:09:37","slug":"verfahrensdokumentation-nach-gobd-welche-pflichten-bestehen-fur-unternehmen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/easy-software.com\/de\/newsroom\/verfahrensdokumentation-nach-gobd-welche-pflichten-bestehen-fur-unternehmen\/","title":{"rendered":"Verfahrensdokumentation nach GoBD<\/em>: Welche Pflichten bestehen f\u00fcr Unternehmen?\u00a0"},"content":{"rendered":"
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Falls Sie sich damit noch nicht besch\u00e4ftigt haben sollten, wird es h\u00f6chste Zeit: Das Thema betrifft jedes<\/mark> steuerpflichtige<\/mark> Unternehmen<\/mark> vom kleinen Familienbetrieb bis zum gro\u00dfen Konzern. Unabh\u00e4ngig von der Gesellschaftsform verlangen die Finanzverwaltungen in Deutschland, dass ihnen bei einer Betriebspr\u00fcfung eine Verfahrensdokumentation gem\u00e4\u00df GoBD vorgelegt wird. Was das bedeutet und was Unternehmen bei Nichtbeachtung droht, lesen Sie in diesem Blogbeitrag. Und wir zeigen Ihnen auch einen Weg auf, wie Sie diese Kuh m\u00f6glichst einfach und effektiv vom Eis bekommen, gerade was die Verfahrensdokumentation zum digitalen Eingangsrechnungsprozess<\/a> anbelangt. <\/p>\n\n\n

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Was bedeutet Verfahrensdokumentation nach GoBD<\/em>?<\/h2>\n\n\n\n

Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Baustein der GoBD*. Darin dokumentieren Unternehmen alle Abl\u00e4ufe und Prozesse zur Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Wiedergabe steuerrechtlich relevanter Unterlagen. Sie dient dem Nachweis, dass ein Unternehmen die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) zur Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erf\u00fcllt. Dies ber\u00fchrt sicherlich auch den Bereich der Buchf\u00fchrung in Ihrem Unternehmen. Die Verfahrensdokumentation m\u00fcssen Sie als Dokument f\u00fcr Ihr Unternehmen individuell erstellen.<\/p>\n\n\n\n

Die GoBD selbst ist Verwaltungsvorschrift und Richtlinie zugleich. Einerseits f\u00fcr Landesfinanzbeh\u00f6rden und andererseits f\u00fcr Unternehmen. Sie enth\u00e4lt eine Reihe komplexer Anweisungen, wie die Landesfinanzbeh\u00f6rden bei der Pr\u00fcfung von Unternehmen vorgehen sollen. Zugleich nimmt sie Unternehmen in die Pflicht, alle steuerlich relevanten B\u00fccher, Aufzeichnungen und Unterlagen GoBD-konform zu f\u00fchren. Wie Sie die daf\u00fcr notwendigen Prozesse gestalten, dokumentieren Sie in der Verfahrensdokumentation.<\/p>\n\n\n\n

* GoBD steht f\u00fcr: Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form; diese Verwaltungsvorschrift fu\u00dft u.a. auf dem HGB und der AO.<\/p>\n\n<\/div>\n\n

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Gesch\u00e4ftsdaten im Griff: GoBD<\/em> \u2013 Sicherheit meistern<\/h3>\n\n\n\n

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Gesch\u00e4ftsdaten GoBD-konform und revisionssicher managen \u2013 ohne komplexe Prozesse oder Risiken. In diesem Webinar zeigen wir praxisnah, wie Sie Compliance-Anforderungen effizient umsetzen und Ihre Daten jederzeit im Griff behalten.<\/p>\n\n\n\nWebinar anschauen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n\n\n

Die Rolle der Verfahrensdokumentation<\/h2>\n\n\n\n

Wozu wird die Verfahrensdokumentation ben\u00f6tigt? Diese von Ihnen ausgearbeitete Dokumentation hat lediglich einen Zweck: Sie dient Wirtschaftspr\u00fcfern im Fall einer Betriebspr\u00fcfung oder Revision Ihres Unternehmens als zentrales Dokument, das einen umfassenden \u00dcberblick zum Verst\u00e4ndnis der technischen und betrieblichen Abl\u00e4ufe vermittelt. Die Verfahrensdokumentation hat also die Aufgabe, die digitalisierte Buchf\u00fchrung in Ihrem Unternehmen f\u00fcr die Pr\u00fcfer transparent und verst\u00e4ndlich zu machen. Sie wird somit zu einem unverzichtbaren Instrument, wenn Sie die B\u00fccher, Unterlagen und Aufzeichnungen in Ihrem Unternehmen GoBD-konform f\u00fchren wollen. <\/p>\n\n\n\n

Aus Erfahrung wissen wir, dass bei einigen Unternehmen die Vorstellung vorherrscht, eine Verfahrensdokumentation sei nur ein \u201enettes Extra\u201c, das optional f\u00fcr eine Pr\u00fcfung zur Verf\u00fcgung gestellt werden k\u00f6nnte. Wie problematisch diese Einstellung ist, wird deutlich, wenn Sie sich mit den m\u00f6glichen Konsequenzen<\/a> einer fehlenden oder unvollst\u00e4ndigen Verfahrensdokumentation auseinandersetzen.<\/p>\n\n\n\n

Was sollte die Verfahrensdokumentation nach GoBD <\/em>beinhalten?<\/h2>\n\n\n\n

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gem\u00e4\u00df GoBD erfordert Sorgfalt, Planung und eine klar strukturierte Herangehensweise. Anders als viele Unternehmen meinen, ist die Erstellung dieser Dokumentation jedoch keine allzu komplizierte Angelegenheit. Bei genauerem Hinsehen lassen sich 5 notwendige Elemente der Verfahrensdokumentation nach GoBD erkennen.<\/p>\n\n\n\n

Die 5 notwendigen Elemente der Verfahrensdokumentation<\/h3>\n\n\n\n

1. Allgemeine Beschreibung zum Unternehmen<\/h4>\n\n\n\n

Formulieren Sie hier allgemeine Angaben zum Unternehmen: zur Organisation, zu den Prozessen, die Sie dokumentieren, zum Speicherort der Daten, ggf. zu beauftragten Dienstleistern.<\/p>\n\n\n\n

2. Anwenderdokumentation<\/h4>\n\n\n\n

Die Anwenderdokumentation muss alle Informationen beinhalten, die f\u00fcr eine sachgerechte Bedienung einer IT-Anwendung erforderlich sind: Wer erledigt was im beschriebenen Prozess? Existieren Arbeitsanweisungen, gibt es Schulungen und Einweisungen? Wer administriert den beschriebenen Prozess?<\/p>\n\n\n\n

3. Technische Systemdokumentation<\/h4>\n\n\n\n

In der technischen Systemdokumentation beschreiben Sie die EDV-Umgebung der buchf\u00fchrenden Systeme.<\/p>\n\n\n\n

4. Die Betriebsdokumentation<\/h4>\n\n\n\n

Die Betriebsdokumentation umfasst alle Anweisungen f\u00fcr den IT-Betrieb und die IT-Sicherheit, wie z.B. IT-Notfallpl\u00e4ne.<\/p>\n\n\n\n

5. IKS: Internes Kontrollsystem<\/h4>\n\n\n\n

Das IKS dient zur Sicherung der Prozessqualit\u00e4t. Dokumentieren Sie, wie Sie Qualit\u00e4t durch organisatorische Regelungen und regelm\u00e4\u00dfige, ggf. stichprobenartige und zu dokumentierende Kontrollen sicherstellen. <\/p>\n\n\n\n

F\u00fcr wen ist Verfahrensdokumentation Pflicht?<\/h2>\n\n\n\n

Unter Experten ist umstritten, ob f\u00fcr Unternehmen eine gesetzliche Pflicht besteht, eine Verfahrensdokumentation anzufertigen. Schlie\u00dflich sind die GoBD kein Gesetz. Da wir keine Juristen sind, m\u00fcssen wir diese Diskussion den Experten \u00fcberlassen. Eines ist aber sicher: Der Tag der Wirtschaftspr\u00fcfung kommt und genau dann wird eine Verfahrensdokumentation sehr hilfreich und sinnvoll sein. Eine klare Meinung dazu vertritt z.B. Wilhelm F. Flintrop (Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer, 1st.-consulting). Mehr dazu erfahren Sie im Experten-Interview bei Proxess<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Welche Risiken drohen bei Nichteinhaltung? <\/h2>\n\n\n\n

Aus Erfahrung l\u00e4sst sich jedoch sagen, dass die Nicht-Erf\u00fcllung der Grunds\u00e4tze mit Bezug auf die Verfahrensdokumentation bei einer Pr\u00fcfung zumindest zu ernsthaften Problemen f\u00fchren kann. <\/p>\n\n\n\n